Organize-se: 15 dicas de produtividade de especialistas

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• Organize-se: 15 dicas de produtividade de especialistas
• Entrevistas 3 e 4
• Dicas de produtividade 1-15

Uma das armadilhas de ser uma pessoa organizada é que tendemos a nos prender aos nossos hábitos e técnicas organizacionais, confundindo rigidez com rigor. Na coluna Organizar-se desta semana, decidi ir muito além dos meus próprios limites, entrevistando quatro pessoas que desenvolvem aplicativos de produtividade e perguntando sobre suas próprias dicas e truques para se manter organizado e eficiente.

Esses CEOs, fundadores e desenvolvedores passam o horário de trabalho pensando no que as pessoas desorganizadas precisam fazer para se tornarem mais organizadas. Eles constroem seu software com base em dados de teste, observações pessoais e feedback de uma enorme comunidade de usuários.

Nessas quatro entrevistas, você encontrará reflexões sobre o que significa ser organizado e produtivo, além de dicas e truques específicos que esses especialistas usam por si mesmos.

Amir Salihefendic, fundador da Doist

Amir Salihefendic é o fundador da Doist, uma empresa especializada em software de produtividade. Os dois principais produtos de software da empresa, Todoist e Wedoist, ajudam mais pessoas a gerenciar suas tarefas pessoais e projetos colaborativos. Abaixo está um trecho de uma entrevista mais longa que fiz com Salihefendic sobre organização e eficiência.

JD: Seu produto Todoist visa ajudar as pessoas a assumir o controle das tarefas que precisam executar. Ao desenvolver o aplicativo, o que você aprendeu sobre o que a maioria das pessoas precisa em termos de ajuda e orientação para realizar suas tarefas?

AS: As pessoas são realmente ruins em criar suas tarefas. A maioria das pessoas cria tarefas realmente difíceis de concluir. Por exemplo, "perder peso" não é uma tarefa; é um projeto mais longo que inclui centenas de tarefas. No entanto, a maioria das pessoas adiciona "perder peso" como uma tarefa.

O melhor é ver "perder peso" como um projeto que tem tarefas como comer dez frutas por dia, ir à academia todos os dias, etc. Entender a complexidade da tarefa e dividi-la em pedaços gerenciáveis ​​e acionáveis ​​é realmente importante para sua organização e produtividade. Também é motivador, pois você pode concluir subtarefas ao longo do caminho e sentir que está se aproximando da meta.

JD: Você pode compartilhar conosco duas ou três dicas ou truques para aumentar a produtividade?

AS: Eu acho que o e-mail é realmente um matador de produtividade. Recebo centenas de e-mails por dia e gerencio da seguinte maneira:

• Eu só verifico e processo o email três vezes ao dia (manhã, meio-dia e tarde).
• Eu respondo um e-mail se demorar menos de um minuto.
• Arquivar se um email não for importante.
• Eu delegar e-mail [que desejo responder mais tarde] como uma tarefa para Todoist (através do nosso plugin Chrome) e especificar uma data de vencimento para não esquecê-la.
• À tarde, quando meus níveis de energia estão baixos, respondo a emails mais longos.

JD: Você compartilharia uma imagem da sua área de trabalho ou uma captura de tela da sua área de trabalho?

Mikael Berner: É realmente importante. Outra dimensão que acho que apóia sua proposta é que ser organizado não significa que você é disciplinado ou pode agir. Eu acho que a disciplina subjacente à organização é importante.

Eu também acho que o foco pode ser mal interpretado, pois precisa ser longo [períodos de trabalho ininterrupto].

Lemos e descobrimos estudos que dizem que a pessoa média muda de contexto a cada três minutos, mas não volta a uma tarefa por 27 minutos. A produtividade é muito sobre troca de contexto e como você lê e processa informações. Você precisa ser capaz de responder às coisas importantes que estão chegando. Você está organizado de forma a ter números de telefone nos lugares e horas certos? Ou você tem que pular para encontrá-los?

JD: Ao desenvolver o programa EasilyDo, quais pesquisas ou dados você descobriu sobre o que as pessoas precisam para ser mais eficientes, organizadas e mais produtivas?

MB: Descobrimos em nossos estudos que nenhum de nós está ciente de quanto tempo e energia estamos dedicando a pequenas tarefas que nem sabemos que são tarefas. Cronômetros quanto tempo leva para realizar essas pequenas tarefas e comparamos com o tempo que um agente inteligente leva para você.

Todos nós estamos sendo sobrecarregados e nem sabemos que estamos sendo sobrecarregados por aplicativos e dados distribuídos.

JD: Você pode compartilhar conosco duas ou três dicas e truques para aumentar a produtividade?

MB: Confio em ferramentas que me ajudam a revelar as informações mais importantes. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - muitas coisas que ordenam o e-mail - eu recomendo qualquer uma dessas ferramentas.

A melhor regra, e às vezes deslizo para fora disso, é "Se você deseja abrir um email, faça algo com ele, como responder a ele ou excluí-lo ou arquivá-lo". Nem abra um email, a menos que você possa processá-lo imediatamente. Isso faz parte da regra de dois minutos.

Estou sentado em nossa sala de conferências agora que tem essas mesas da Ikea, mas são mesas de vidro que você pode desenhar com marcadores de apagamento a seco. Ele reúne o trabalho do grupo na mesa, em vez de enviar um membro do grupo para um quadro. Reforça o trabalho em equipe.