Organize-se: documente seu fluxo de trabalho

Novos funcionários e novos rostos na força de trabalho, incluindo recém-formados, normalmente têm mais tempo disponível quando iniciam um novo emprego. O treinamento pode levar semanas ou meses, e colegas de trabalho e gerentes querem dar-lhe algum espaço para respirar enquanto você se acostuma. Uma das maneiras mais valiosas de usar esse tempo de inatividade é documentar o fluxo de trabalho e os processos.

Documentar seu fluxo de trabalho e processos significa nada mais do que anotar exatamente o que seu trabalho implica, passo a passo. É exatamente tudo o que você aprende quando é novo no ambiente de trabalho. Também envolve todos os ajustes e alterações que você pode fazer nesses processos com o passar do tempo ou à medida que você descobre maneiras melhores ou mais eficientes de realizar seu trabalho.

Empresas e organizações governamentais muito grandes e bem estabelecidas podem já ter manuais de operações e outra documentação em abundância - mas, na minha experiência, empresas e equipes menores normalmente não têm, ou se o fazem, estão seriamente desatualizadas.

Quando enfrentar um tempo de inatividade em um novo trabalho, documente seu fluxo de trabalho e processos ou atualize os manuais que você recebeu. Os benefícios são enormes e muitos.

Benefícios da documentação do seu fluxo de trabalho

Para iniciantes, a documentação do seu fluxo de trabalho reforçará o treinamento no trabalho que você teve até o momento. Com efeito, você aprenderá o trabalho mais rapidamente.

Segundo, esses documentos são de ouro para os gerentes e o departamento de TI, que talvez não conheçam as etapas e pessoas envolvidas no seu trabalho - que precisarão saber sempre que fizerem alterações ou introduzirem novas ferramentas e terão que pensar em todos os efeitos possíveis. Deixe-me dizer por experiência própria que você não ouvirá nada além de elogios se puder entregar um documento detalhado e organizado que contenha tudo o que eles precisam. A alternativa é discuti-los através do seu trabalho ad hoc, quando você pode esquecer um passo, ou falar errado, ou simplesmente errar.

Terceiro, gerentes e colegas se apegam aos seus documentos se você precisar tirar uma licença inesperada. Da mesma forma, quando você for promovido para uma nova posição ou mudar para outra empresa, os colegas que você deixar para trás ficarão agradecidos por ter manuais atualizados para repassar à pessoa que ocupa o seu lugar.

Como documentar seu fluxo de trabalho

A documentação que você escreve deve ser simples, fácil de entender e acessível. Na maioria dos casos, recomendo criar um documento de texto (como um documento do Word) com algumas imagens incorporadas.

Em vez de criar um documento enorme que descreva tudo, crie documentos que capturem apenas um procedimento ou que descrevam uma série de procedimentos relacionados que devem ser executados em ordem. Pessoalmente, estou impressionado com a documentação com mais de 11 ou 12 páginas. Eu prefiro ver 4 ou 5 páginas de instruções simples e fáceis de ler. Os "prós e contras" no final deste artigo ajudarão você a criar manuais concisos, porém completos.

Simplificando, faça anotações sempre que tiver treinamento no trabalho e transfira essas anotações para um documento. Ao começar o trabalho por conta própria, adicione suas anotações ou ajuste-as para refletir com mais precisão as tarefas que você está realizando.

Se houver um "quadro geral" em seu trabalho, algumas descrições gerais, coloque isso no início do documento. Os pontos que compõem o quadro geral são os que você deve registrar mais detalhadamente, neste mesmo documento ou em alguns documentos menores, se precisar quebrá-lo. Por exemplo, no marketing de boletins, a visão geral pode ser assim:

• Copywriter grava uma cópia e a envia ao gerente de marketing.
• O gerente de marketing revisa e edita a cópia e obtém a aprovação do gerente de marketing sênior.
• O gerente de marketing envia uma solicitação para executar uma atualização da lista.
• O gerente de marketing entrega a cópia final ao assistente.
• Assistente produz boletim e envia teste de garantia de qualidade.
• A equipe de controle de qualidade analisa os boletins e envia as alterações. O Assistente implementa alterações, verifica e programa a liberação.

Qualquer um desses itens pode ter um manual de três páginas descrevendo as etapas necessárias para realizar o trabalho. Onde e como a cópia é enviada? Qual é o formato da cópia? Quem executa a atualização da lista e o que isso significa? Ou vários desses itens podem ser combinados em um manual, por exemplo, as três tarefas que começam com "gerente de marketing…"

O que você precisará

Para escrever as etapas, você precisará ter sido treinado nelas pelo menos uma vez. Quando precisar fazer o trabalho novamente, use seu primeiro rascunho de seus próprios procedimentos para guiá-lo pelas etapas para verificar se são precisos e fáceis de entender.

Capturas de tela. Faça capturas de tela de qualquer coisa que pareça difícil de explicar em texto ou que seja melhor ilustrada visualmente. Salve todas as suas capturas de tela em uma pasta primeiro e adicione-as ao documento apenas se forem necessárias. Ter muitas capturas de tela parece arrogante para quem lê seus manuais.

(Existem vários métodos para fazer uma captura de tela, mas os mais rápidos são: no Windows, use o botão PrtScn e, em seguida, a função colar para soltar sua imagem em um programa de edição de imagens onde você pode cortá-la e editá-la; em um Mac, use Apple + Shift + 4 e arraste o alvo pela área que você deseja fotografar.)

Software de captura de tela. O editor de imagens que você usa pode incluir ferramentas para marcar suas capturas de tela, se você quiser adicionar uma seta apontando para algo relevante ou destacar uma parte específica da imagem. Por US $ 50, o programa de captura de tela Snagit e Snagit for Mac fará quase tudo o que você precisa.

Ferramentas de diagrama. Alguns fluxos de trabalho e procedimentos são melhor expressos através de pequenos diagramas. O software de mapeamento mental pode ajudá-lo a desenhar rapidamente fluxogramas e tal, embora você também possa encontrar muitas dessas mesmas ferramentas de diagramação no Microsoft PowerPoint e uma seleção mais limitada no Word na guia Inserir.

O que fazer e o que não fazer

• Crie documentos individuais para diferentes processos e procedimentos, em vez de um documento massivo que explica todo o seu trabalho.
• Seja completo, mas também conciso.
• Inclua capturas de tela.
• Demore várias semanas para concluir os documentos. Reserve um tempo para refletir sobre os processos e retorne aos documentos para verificar se os registrou com precisão.
• Coloque um carimbo de data na parte superior da página, mostrando quando o arquivo foi atualizado mais recentemente.
• Use os cargos em vez dos nomes das pessoas ao documentar o fluxo de trabalho.
• Mantenha as cópias principais em um local compartilhado para que outras pessoas possam recuperá-las facilmente.
• Mantenha um backup local dos arquivos na área de trabalho ou em um sistema baseado em nuvem privada (ou em ambos).
• Revise e revise seus documentos uma vez por ano. Pense neles como documentos vivos que nunca são "finalizados". Eles estão sempre evoluindo.
• Diga ao seu chefe e colegas que você está criando e mantendo esses novos registros, pois eles também podem ter informações valiosas.
• Não inclua clip-art simplesmente para incrementar as páginas. Todo mundo odeia.
• Não enlouqueça a formatação do texto. Mantenha simples. Use negrito para subtítulos. Use marcadores e listas numeradas conforme apropriado para ajudar as pessoas a ver informações relevantes com facilidade. Mantenha os parágrafos muito curtos.
• Não use o nome das pessoas. Consulte as pessoas por seus cargos. Eu já disse isso? Sim, eu fiz, mas é realmente importante, então estou dizendo novamente.
• Não seja excessivamente protetor com seus documentos. Você os criou para ajudar a organização, não para seu único benefício.
• Não envie seus documentos para PDFs. Deixe-os em um formato que possa ser editado (veja acima).