Vídeo: COMO LIMPAR O AZULEJO FÁCIL COM O MOP | OSF - Rafa Oliveira (Outubro 2024)
Nunca conheci uma unidade de rede compartilhada dentro de uma empresa que não fosse pelo menos um pouco desleixada. Os servidores compartilhados geralmente são projetados para permitir a colaboração, além de disponibilizar arquivos e informações gratuitamente aos nossos colegas de trabalho. Eles também ajudam as empresas a capturar e fazer backup de dados com facilidade e eficiência - em teoria, é isso.
Na realidade, eles se transformam no local onde são armazenadas as fotos da festa natalícia da empresa de seis anos atrás. Na última frase, usei a voz passiva intencionalmente, porque ninguém parece assumir a responsabilidade de colocar algo em uma unidade compartilhada que não deveria estar lá. As coisas simplesmente aparecem. Ninguém sabe como ou por que chegaram lá. E, portanto, ninguém os remove por medo de pisar nos pés de outra pessoa ou excluir algo que outra pessoa precisa.
Os espaços compartilhados devem ser projetados de maneira a corresponder ao fluxo de trabalho ou organograma de um departamento ou empresa. Coisas de natureza paralela, como duas equipes que se reportam ao mesmo nível de gerenciamento, devem ter paralelo na estrutura de pastas. Quando uma nova pessoa ingressa em um departamento, ela deve ser capaz de descobrir rapidamente onde estão os arquivos importantes em uma rede compartilhada, porque sua localização (nome da pasta e como está aninhada em outras pastas) deve refletir como a empresa foi projetada. Uma verdadeira bandeira vermelha é quando alguém que trabalha há muito tempo não consegue encontrar coisas porque não sabe onde é, ou pior, nem sabe onde deveria estar.
Aqui está tudo o que fizemos, passo a passo, para limpar nossos servidores desleixados. No final, você encontrará um resumo dos resultados, bem como notas sobre o que deu certo e o que deu errado.
O Projeto de Limpeza do Servidor
Etapa 1: Comunique-se. Primeiro, falamos sobre o problema de ter um servidor desleixado, incluindo por que ele é um problema (ineficiências, inconsistências, sobrecarregar o espaço da rede), possíveis soluções e procedimentos para implementar essas soluções.
Então conversamos um pouco mais. Depois conversamos sobre com quem mais precisamos conversar. Eu não posso levar para casa o suficiente a importância da comunicação para o sucesso deste projeto. Conversamos muito, pessoalmente e por e-mail.
Durante essas conversas, percebemos o quanto seria importante a comunicação com a equipe de TI também. Então, nós os incluímos em nosso plano e propusemos um cronograma. A equipe de TI nos deu um conselho crucial que, no final, se tornou nosso verdadeiro ponto de partida para o projeto. Eles disseram: não tente limpar o que você tem; em vez disso, comece com uma tela em branco e crie as estruturas de pastas desejadas e copie apenas os arquivos que deseja manter. Todo o resto, eles disseram, eles arquivariam.
Etapa 2: revise os dados existentes. Segundo, todas as partes interessadas - principalmente os gerentes de equipe - sentaram-se à mesa com um laptop e um projetor. Nós nos conectamos ao espaço do servidor em questão e, juntos, examinamos alguns dos arquivos existentes, apenas para garantir que ninguém esquecesse alguns lotes de arquivos que deveríamos manter.
Também pensamos nos dados existentes em termos de como eles refletiam ou não nossos fluxos de trabalho atuais. Os espaços compartilhados são geralmente usados para colaborar no trabalho. A estrutura e os nomes das pastas precisam refletir com precisão esse fluxo de trabalho para que seja útil.
Muito do que encontramos nos servidores estava horrivelmente desatualizado. Havia pastas nomeadas para funcionários que não estavam na empresa há anos. Encontramos arquivos que datam de 2003. Havia restos de projetos que nunca saíram do papel. Ninguém precisava de nada disso.
Etapa 3: Mapeie a nova estrutura. Enquanto ainda estávamos sentados ao redor da mesa, esboçamos a estrutura de pastas que achamos que deveria estar no lugar. Todos os gerentes concordaram com o design, o que precisava refletir nossa estrutura de equipe e fluxo de trabalho. Aqui está o que projetamos, embora eu tenha tornado os nomes genéricos para que eles façam sentido para alguém não familiarizado com o funcionamento interno de nosso escritório:
No nível superior, temos pastas para cada equipe e projeto ou tarefa especial, além de uma para "Recursos" que se aplicam a todas as equipes.
Cada equipe possui um subconjunto de pastas: algumas que mostram o fluxo de trabalho, uma para cada membro da equipe e pastas adicionais, conforme fazem sentido para as necessidades dessa equipe. Por exemplo, as subpastas da minha equipe são assim:
Usamos sublinhados e números para fazer com que nossas pastas de fluxo de trabalho fiquem na parte superior da estrutura e apareçam na mesma ordem em que o trabalho ocorre. A pasta chamada "1_EDITING" é onde os arquivos que estão prontos para serem editados vão e permanecem até que a edição seja concluída. Em seguida, eles passam para "2_RTP", que significa "pronto para produzir" - em outras palavras, a edição está concluída e esses arquivos estão prontos para o próximo estágio. Depois que um arquivo é produzido, ele deve ser movido para "3_PRODUCED", que basicamente se torna nosso arquivo ativo. Qualquer coisa nessa pasta poderia, em teoria, ser arquivada; portanto, sempre teremos um cache de arquivos que sabemos que podemos remover, se precisarmos recuperar algum espaço.
Etapa 4: Crie regras. Como eu já comecei a explicar na seção anterior, cada pasta possui algumas regras associadas a ela, sobre o que pode e o que não pode entrar nelas, ou como elas devem ser usadas. Se alguém quiser compartilhar fotos, por exemplo, deve colocá-lo em sua própria pasta de nomes. Dessa forma, fica claro quem é responsável pelos dados.
Também discutimos se tínhamos arquivos que precisam ser acessíveis para várias equipes (criamos e criamos uma pasta de Recursos para elas) e se alguma informação deve ser bloqueada (sim: tudo na pasta Equipe de Gerenciamento).
Etapa 5: garantir consistência. Ao projetarmos nossas pastas e regras para usá-las, também procuramos áreas em que pudéssemos e devíamos ser consistentes. Quando as estruturas de pastas e os fluxos de trabalho podem (e devem ser) consistentes, ocorre durante os períodos de transição de pessoal, como quando alguém sai da empresa, sai de licença de maternidade ou está inesperadamente doente. A consistência em um espaço de servidor compartilhado ajuda todos na organização a descobrir o estado dos projetos atuais, o que é importante, o trabalho que já foi concluído e assim por diante.
Um projeto de acompanhamento (que estamos implementando agora) é criar melhor consistência em nossas convenções de nomeação de arquivos também. Decidimos adiar a implementação dessa alteração de nome de arquivo até que todos se acostumassem a usar as novas pastas compartilhadas para não sobrecarregar ninguém com muitas informações novas de uma só vez.
Etapa 6: verifique uma última vez com todas as partes interessadas. Antes de implementarmos qualquer coisa, fizemos uma verificação final sobre o plano com todas as partes interessadas, incluindo algumas pessoas que originalmente não pensávamos incluir, mas cujos nomes surgiram em nossa análise dos dados existentes. "Essa não é a área de especialização de Arielle? É melhor perguntarmos a ela o que ela acha que precisa ser feito nesta seção."
Etapa 7: finalize e comunique a linha do tempo. Os últimos passos foram finalizar a linha do tempo e iniciar o projeto. Estas foram as peças finais do quebra-cabeça:
- Decida quando e como divulgar as informações: envie um email para todos os funcionários no meio da semana sobre a nova estrutura do servidor, regras e todas as informações relacionadas, incluindo datas (consulte o próximo item).
- Defina datas para: quando as pessoas devem copiar os arquivos que desejam manter (final de semana); quando eles devem começar a usar a nova estrutura (no nosso caso, imediatamente após o recebimento do email); quando o servidor antigo será cortado (dissemos a eles no final da semana, mas, na realidade, cumprimos esse prazo com alguns dias extras).
- Planeje alguns emails de lembrete antes de realmente cortar o acesso ao servidor antigo.
- Deixe a TI executar o corte real.
Resultados de limpeza do servidor
Esse e-mail no meio da semana, contendo todas as informações sobre o projeto de limpeza do servidor, saiu às 11:27 da manhã de quarta-feira. Algumas pessoas tinham perguntas frequentes, mas o tópico da resposta a todos se acalmou às 11h57. Isso significa que todas as perguntas básicas foram respondidas em 30 minutos.
Dentro da minha equipe, outros esclarecimentos continuaram em relação ao nosso fluxo de trabalho - mas o último que eu tenho é de 13:05 no mesmo dia. Sem dúvida, algumas pessoas fizeram perguntas adicionais sem responder a todos, mas a maioria das perguntas foi respondida em duas horas.
Nos dias seguintes, concluímos a linha do tempo sem problemas. A equipe de TI gerou um relatório rápido, mostrando que reduzimos o total de dados em 76%. Os números falam por si.
Antes
- Espaço total: 250GB
- Número de arquivos: 447, 249
- Número de pastas: 36.773
Depois de
- Espaço total: 59.2GB
- Número de arquivos: 58.624
- Número de pastas: 2.962
Postmortem e Feedback do Projeto
Algumas semanas após o término da migração e reestruturação do servidor, perguntei ao líder do projeto, aos gerentes e aos administradores de rede de TI se eles tinham algum feedback ou anotações post-mortem. Ninguém fez. Tudo correu notavelmente bem. Aqui está o que o líder de TI disse:
"Nos mais de 10 anos que estive aqui, é a primeira vez que uma equipe departamental empreende um projeto como esse por seu próprio interesse e o executa tão bem. Isso ajuda [o outro administrador de rede de TI] e é melhor manter a rede e tenho certeza de que isso ajuda sua equipe com o fluxo de trabalho e a organização. Pedimos literalmente a várias gerações de gerenciamento que determinassem o que sua equipe realizou no nível de base, e isso é muito apreciado ".
Na minha perspectiva, há uma coisa que eu gostaria que tivéssemos feito de maneira um pouco diferente. Eu gostaria que tivéssemos contado inicialmente aos funcionários sobre o projeto pessoalmente em uma rápida reunião improvisada, e não por e-mail. O e-mail é bom e, com certeza, ninguém gosta de reuniões, mas eu senti que as pessoas se sentiriam mais incluídas no processo, se tivessem sido informadas durante uma discussão aberta e não através de um "IMPORTANTE!" o email.
Agora temos um servidor compartilhado melhor, mais consistente, mais eficiente e mais simples. As regras de como usá-lo são claras, com responsabilidade integrada. Os gerentes de equipe são responsáveis pelas pastas da equipe e os indivíduos são responsáveis pelo conteúdo de suas pastas de nomes.
Se você está pensando em iniciar seu próprio projeto de limpeza de servidor em sua organização, espero que você possa obter alguns conselhos deste artigo sobre a importância de obter conselhos de seu departamento de TI, e comunicar-se completamente em todos os estágios é crucial para o sucesso.
