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O Paychex Accounting Online foi lançado apenas no final de 2013, mas os dois aplicativos integrados que o compõem já existem há muito tempo. O principal aplicativo de contabilidade é o serviço canadense Kashoo, que agora está disponível como um pacote integrado ao Paychex Online Payroll. A marca Paychex tem mais de 40 anos e é bastante familiar para a comunidade empresarial. Suas soluções de folha de pagamento, recursos humanos e terceirização de benefícios são bem respeitadas e usadas por mais de meio milhão de empresas nos EUA. Kashoo, por outro lado, é comparativamente novo; é um site sólido de contabilidade de entrada dupla, fácil de entender e usar. Mas o Paychex Accounting Online (de US $ 27 por mês, mais taxas) carece de muitos dos recursos encontrados em seus concorrentes, como pedidos de compra, registros de contatos abrangentes, rastreamento de itens e categorização de transações.
A abordagem híbrida é um ótimo exemplo da natureza em evolução da contabilidade de pequenas empresas à medida que ela se move para a nuvem. Algumas empresas, como Intuit e Xero, fornecem uma solução contábil básica e um aplicativo de processamento de folha de pagamento que são integrados perfeitamente. Outras organizações estão formando parcerias e integrando sites relacionados, como é o caso do Paychex Accounting Online. Isso já acontece há anos, o melhor exemplo provavelmente é o Intuit App Center, que possui centenas de complementos que ampliam a utilidade da área de trabalho do QuickBooks e do QuickBooks Online Plus, em áreas como CRM, cobrança e faturamento e tempo / despesa gestão.
Contas a receber e contas a pagar
O Paychex Accounting Online atenderia melhor as pequenas empresas com necessidades modestas de contas a receber e a pagar, mas que precisam de uma verdadeira contabilidade de entrada dupla sem ter que entender os débitos e créditos em segundo plano. Ele vem com um plano de contas personalizável (melhor personalizado por um profissional de contabilidade, que você pode convidar para vigiar sua atividade) e relatórios financeiros padrão: balanço, lucro e perda e balancete. Você pode exportá-los para os formatos PDF, Excel, CSV e HTML. Você pode inserir ajustes de transação, mas é melhor deixar para o profissional de contabilidade lidar com débitos e créditos.
O site não usa o termo "contas a receber". Em vez disso, você clica na guia "Renda" para abrir suas opções lá. Você pode inserir receitas diversas, uma fatura ou um pagamento. Um modelo de registro para seus clientes contém informações de contato muito simples, com algumas outras listas suspensas para variáveis como Termos e Conta de receita. O modelo da fatura é aproximadamente comparável aos oferecidos pelos concorrentes, na medida em que inclui os campos básicos para itens como imposto sobre vendas, termos e data de vencimento. E você pode enviá-las por e-mail aos clientes.
Mas você não pode atribuir faturas a categorias como vendedor, divisão ou local, nem seus clientes podem devolver um pagamento via cartão de crédito (não há suporte para contas de comerciante). Não há rastreamento dos níveis de estoque (embora esteja disponível um registro básico de item) nem preços alternativos (descontos, etc.). O único relatório oferecido aqui é Recebíveis antigos, cuja única opção de personalização é a data final.
O nível de detalhe e personalização é semelhante para contas a pagar, ou "Despesas". Você pode preencher um formulário descrevendo uma despesa ou fatura e registrar pagamentos. Os modelos de registro de fornecedores servirão bem a empresas simples, mas não são tão detalhados quanto os do Xero, por exemplo. Contas a pagar antigas é o único relatório disponível aqui.
Operação bancária na nuvem
As melhores soluções de contabilidade on-line e finanças pessoais (na verdade, a maioria delas, período) permitem conectar-se às instituições financeiras nas quais você tem contas e fazer download de transações. Paychex Accounting Online não é excepção. Você simplesmente seleciona o nome do banco ou da empresa do cartão de crédito e insere suas credenciais de login para esses sites. O Paychex Accounting Online faz uma conexão e faz o download inicial. Você também pode fazer o upload dos extratos bancários manualmente.
Obviamente, você também pode inserir receitas e transações manualmente. E você pode transferir fundos entre contas. Mas o Paychex Accounting Online não oferece o recurso de reconciliação bancária mais sofisticado e contínuo que o Xero e o QuickBooks Online Plusdo. Funciona de maneira semelhante à reconciliação no papel. Você deve colocar uma marca de seleção na frente de todas as transações no site que aparecem no seu extrato em papel, além de marcar suas transações on-line no seu extrato bancário. Parece uma entrada de dados duplicada, que a contabilidade online deveria evitar.
Um fluxo de trabalho lógico
O Paychex Accounting Online foi claramente projetado com o profissional não contábil em mente. Sua interface de usuário é limpa e organizada, e usa uma linguagem que os leigos entenderiam. O painel vertical esquerdo contém links de texto para todos os elementos do site. Primeiro, é claro, é o Painel, que é um pouco atípico para esse tipo de site. O centro da tela, que normalmente contém os principais números comerciais, contém duas janelas com guias: uma para inserir receita e outra para despesas.
Esse layout é semelhante ao que você vê quando clica nos links Renda e Despesas individuais, embora o Painel não exiba o histórico de transações na parte inferior da tela. Seus dados comerciais em tempo real - principalmente os saldos da conta - aparecem no painel vertical direito. E não há tabelas ou gráficos.
Links para outras áreas do site aparecem no painel vertical esquerdo. Diferentemente das soluções de contabilidade on-line que são mais complexas, o Paychex Accounting Online é simples o suficiente para que tudo seja explicado nesse painel, mesmo os relatórios individuais (que são poucos). Clique em um link e a tela principal de trabalho dessa atividade aparece, em vez de apresentar outro menu de sub-links.
A conexão Paychex
Enquanto sites concorrentes de contabilidade on-line criaram lentamente seus próprios aplicativos de folha de pagamento bem integrados, a Paychex foi na outra direção. Ele construiu uma nova solução, facilitando a integração do Paychex Online Payroll ao serviço de contabilidade existente Kashoo, conforme mencionado anteriormente. Você insere as informações da folha de pagamento no aplicativo Paychex e as importa manualmente para o lado da contabilidade. O cálculo do imposto sobre os salários e o arquivamento / pagamento são suportados. Paychex não publica preços; em vez disso, você deve solicitar uma cotação.
O Paychex Accounting Online não é um site difícil de aprender rapidamente, mas qualquer pessoa iniciante em contabilidade provavelmente precisará de alguns esclarecimentos e assistência, apesar da abordagem padrão em inglês do aplicativo para a interface do usuário - é apenas a natureza da besta contábil. O site oferece suporte aos usuários com uma variedade de recursos de ajuda, incluindo vídeos, seminários on-line, artigos on-line, bate-papo e telefone. O acesso móvel está disponível para os dois aplicativos nos dispositivos iOS, mas o suporte ao Android é limitado ao próprio aplicativo da folha de pagamento.
É bom ver os fornecedores de soluções financeiras se unindo para fornecer pacotes de aplicativos para empresas que façam sentido. Se você já usa os serviços da folha de pagamento Paychex e deseja casá-los com funções contábeis de entrada dupla muito básicas, certamente vale a pena considerar o Paychex Accounting Online. Neste ponto, no entanto, se sua empresa precisa de mais funcionalidades do que as ofertas da Paychex Accounting Online, além de um processamento completo e integrado da folha de pagamento, o QuickBooks Online Plus, a Escolha do Editor da PCMag para contabilidade on-line, é a melhor opção.
