Revisão e classificação do Accountingsuite

O AccountingSuite é novo em nossas revisões anuais de contabilidade para pequenas empresas, mas está disponível desde 2012. Entre o software de contabilidade básico que normalmente analisamos e os aplicativos de médio porte, como NetSuite e Intaact, o AccountingSuite é a pequena empresa com mais recursos site de contabilidade que testamos. Suas ferramentas de rastreamento de estoque são as mais robustas que já vimos nessa faixa de preço, e o serviço é bastante competente no rastreamento de tempo e projetos. A experiência do usuário, no entanto, poderia usar algum trabalho.

Considerando tudo o que faz, juntamente com suas opções de suporte generosas, o AccountingSuite é uma excelente opção para pequenas empresas que precisam ir além do QuickBooks e desejam aprender como configurá-lo e personalizar o serviço para uso individual. A empresa também pode ajudar com isso.

Planos e Preços

O AccountingSuite oferece quatro níveis de serviço. A inicialização (US $ 19 por mês) inclui opções básicas de contabilidade, ferramentas de acompanhamento de projetos e tempo e relatórios para um usuário. Os negócios (US $ 25 por mês) adicionam impostos sobre vendas, compras e vendas para dois usuários. Por US $ 55 por mês, a versão profissional para cinco usuários também inclui gerenciamento abrangente de inventário. O plano Profissional com comércio eletrônico custa US $ 129 por mês para 10 usuários. Todas as versões possuem CPA ilimitado e assentos de guarda-livros.

Para comparação, o QuickBooks Online começa em US $ 20 por mês para seu plano Simple Start. O próximo nível é o Essentials, que adiciona recursos de cobrança, multiusuário e controle de tempo por US $ 35 por mês. O plano Plus (US $ 60 por mês) oferece um acompanhamento completo do projeto e do inventário. O Sage Business Cloud Accounting começa em US $ 25 por mês. O plano inicial do ZipBooks é gratuito, oferecendo contatos e faturamento ilimitados, um feed bancário e gerenciamento de receita e despesa. O Wave também é gratuito, mas cobra taxas de transação.

O AccountingSuite não oferece centenas de complementos, como o Xero e o QuickBooks Online; foi projetado para incluir recursos avançados sem a necessidade de complementos. No entanto, ele se integra aos líderes do setor em áreas como folha de pagamento (ADP e SurePayroll), imposto sobre vendas (Avalara), CRM (Zoho) e pagamentos on-line (Stripe e Dwolla).

Configuração séria

Considerando sua profundidade, amplitude e capacidade de personalização, o AccountingSuite não é o tipo de site em que você entra e cria faturas em cinco minutos (embora você possa). Se você deseja a melhor e mais individualizada experiência possível, realmente deve reservar um pedaço de tempo sério para começar a usar o site.

A empresa oferece várias maneiras de guiá-lo através do processo de instalação. Há um guia do usuário pesquisável, bem como a Academia AccountingSuite. Você pode se conectar com especialistas em suporte via chat, email e telefone. E há um link na página inicial do fluxo de trabalho para uma empresa de teste; você pode carregar isso e praticar usando os recursos do site antes de começar a inserir seus próprios dados ativos.

Há também uma extensão do navegador disponível através do serviço WalkMe que ajuda você nas etapas iniciais e mais avançadas; ele adiciona um "Mostre-me como!" na barra de ferramentas de navegação. Eu experimentei resultados variados usando essa ferramenta; às vezes não concluía um processo específico. Não há nenhum link para ajudar nas telas de trabalho e realmente não há orientação sensível ao contexto.

Um dos primeiros lugares que você deve parar é o menu Configurações (disponível em várias páginas do site). Aqui, você pode especificar preferências para dezenas de opções em todo o site, como moeda, imposto sobre vendas, contas padrão, unidades de medida, locais e montagem de estoque. Alguns recursos são desativados quando você usa o AccountingSuite pela primeira vez, por isso é muito importante que você visite todas as seções de Configurações. O serviço também oferece orientação especializada se você estiver atualizando do QuickBooks.

Simplificando a complexidade

O AccountingSuite precisa empacotar muito conteúdo em suas telas, e o faz com êxito. Ainda assim, pode ser uma interface de usuário muito cheia. Uma opção de página inicial se assemelha às páginas iniciais de muitos aplicativos de contabilidade para pequenas empresas ao longo dos anos. Essa visualização do fluxo de trabalho é dividida em seis seções: vendas, contabilidade / banco, compras, estoque, acompanhamento de projeto / tempo e suporte. Cada área exibe botões coloridos que representam tarefas ou ferramentas específicas contidas nela. Por exemplo, Vendas tem quatro: Cotações, Pedidos de vendas, Faturas e Remessas. Clique em um para ser levado para essas telas de trabalho.

Diretamente à esquerda, há um painel de navegação vertical que fica visível, não importa para onde você vá no site, servindo como guia principal para se locomover. Ele é dividido em Menu Rápido, Vendas, Compras, Estoque, Banco, Contabilidade, Projetos / Tempo, Relatórios e Listas. Digamos que você selecione Vendas. Três listas de links de texto são exibidas. Um contém links para listas de formulários relacionados e outras ferramentas (faturas de vendas, recebimentos de caixa, extratos, listas de preços). O segundo leva você para as telas de criação de formulários reais. E o terceiro exibe uma lista de relatórios para essa seção.

À medida que você continua trabalhando em telas diferentes, uma barra de ferramentas horizontal na parte superior da tela exibe um botão para cada página visitada, para que você possa retornar facilmente. Clicar no x à direita de cada rótulo fecha-o ou você pode fechá-los todos de uma vez. O acesso a um menu padrão do Windows aparece no canto superior esquerdo, mas você precisa saber que ele existe, pois não é óbvio. Uma pequena seta amarela para baixo abre menus deslizantes para operações normalmente encontradas em Arquivo, Editar e Exibir. A lista contém uma entrada muito importante: "Configurações da página inicial", onde você especificará preferências para a exibição da sua página inicial; existem quatro além da visualização Fluxo de trabalho mencionada anteriormente.

Preenchendo os espaços em branco

Os muitos modelos de registro e formulários de transação do AccountingSuite contêm campos comumente usados ​​por pequenas empresas. Os registros de clientes e fornecedores, por exemplo, têm campos para informações de contato e não muito mais. Eles não são tão detalhados quanto, digamos, os dos Zoho Books. Formulários como faturas são muito mais abrangentes. Além dos campos padrão que sites como o Xero e o Sage oferecem (cliente, data, termos, número da fatura), existem campos para opções como origem da remessa, método de remessa, número de rastreamento, unidade de medida e número da ordem de venda correspondente. Você pode ver um histórico de cada transação e gerar notas de crédito, etiquetas de remessa e listas de embalagem na tela da fatura.

Mas essas são apenas as configurações padrão. O AccountingSuite é incrivelmente personalizável, mais do que qualquer concorrente nos sites de contabilidade que analisamos. Clique em "Alterar formulário" e uma janela é aberta, contendo dezenas de opções para o formulário ou registro atual. Você pode clicar na frente de qualquer um que esteja marcado para removê-lo e clicar para adicionar um que ainda não esteja lá.

Quando estiver em uma tela de trabalho, haverá pelo menos uma linha de botões pequenos na parte superior da página em que você clica para acessar as funções relacionadas. Na página Controle de tempo, por exemplo, você pode fazer coisas como criar uma nova entrada de tempo, anexar arquivos, gerar uma fatura por um período de tempo faturável ou ver suas opções de personalização de formulário. Os próprios formulários, como faturas e pedidos de compra, adotam uma abordagem ligeiramente diferente das listas suspensas usadas para selecionar itens como clientes e itens. Ao clicar na seta para baixo para abrir a lista, você tem três opções. Você pode inserir uma sequência de pesquisa para encontrar a entrada desejada, exibir uma lista de todas as disponíveis ou criar uma nova em tempo real.

Você sempre pode adicionar à lista de opções para cada campo à medida que avança. Mas parte do seu trabalho de configuração deve incluir a compilação dessas listas com antecedência, o máximo possível. Ao clicar em Listas na barra de ferramentas vertical esquerda, você vê todos os tipos de dados disponíveis no site, como Projeto / Trabalho, Forma de pagamento, Classe e Níveis de preço. A partir daqui, você pode criar quantos de cada desejar. Clique em "Transportadora" sob o cabeçalho Criar, por exemplo, e você verá uma tabela listando as que você já definiu (DHL, FedEx ou UPS, por exemplo). Uma pequena janela é aberta contendo campos preenchidos em branco para adicionar mais.

Duas entradas nesta lista merecem atenção especial (elas também aparecem quando você clica na guia Menu rápido na barra de ferramentas vertical esquerda). A Central do Cliente / Fornecedor permite acessar listas abrangentes de clientes e fornecedores da sua empresa. Destaque um clicando nele e o painel direito da tela exibe as transações correspondentes. Você pode fazer uma busca detalhada para abrir as transações subjacentes.

Se você tiver vários funcionários usando o AccountingSuite, precisará configurá-los antes que eles comecem a trabalhar. Clique na lista de usuários para abrir a tela e você deverá ver uma entrada. Clique em + Adicionar na barra de ferramentas para adicionar um usuário. Você verá campos de informações, incluindo nome, email e título. Abaixo disso, você especifica que tipo de acesso cada indivíduo tem em cada área principal do site: Acesso total, Somente exibição ou Sem direitos (você também pode marcar uma caixa marcada Somente relatórios, que mostra tudo o resto). É comparável ao que sites como o Xero oferecem, mas eu esperava mais de um site tão avançado; por exemplo, permissões que vão para o nível da tela.

Relatórios e dispositivos móveis

Um site de contabilidade tão robusto precisa de um estábulo de relatórios que corresponda ao seu poder. O AccountingSuite afirma que, embora seus relatórios não sejam tão personalizáveis ​​quanto o QuickBooks Online, nem existem tantos. Você pode criar os relatórios padrão esperados para cada seção do site (Compras, Inventário etc.) e os relatórios financeiros mais complexos que os contadores geralmente criam e analisam (como Balanço e Demonstração de resultados).

Atualmente, o AccountingSuite está trabalhando em um aplicativo Android para o serviço, e a empresa afirma que as páginas são otimizadas para dispositivos móveis. Consegui acessá-lo em um iPad usando o Chrome (o Safari não é suportado) e, embora tenha sido aberto no Samsung Galaxy S8, o conteúdo era pequeno demais para ser visto.

Ferramentas profundas, ajuda fraca e interface do usuário

O AccountingSuite tem um valor impressionante: você obtém muitas funcionalidades e personalizações para seu investimento. A empresa está muito aberta a trabalhar em estreita colaboração com os usuários para criar um ambiente de contabilidade personalizado, embora o AccountingSuite possa certamente ser usado como está. No entanto, gostaria de ver uma ajuda mais sensível ao contexto e uma experiência mais atualizada do usuário para acompanhar todas as ferramentas de contabilidade.

No geral, o AccountingSuite é um serviço recomendado para pequenas empresas que precisam de mais do que o oferecido pelo Xero, especialmente na área de rastreamento de inventário. Mas, para a maioria das necessidades contábeis de pequenas empresas, o QuickBooks Online continua sendo nossa escolha dos editores.