Revisão e avaliação do Activtrak

Preços e configuração

O ActivTrak é gratuito para monitorar até três estações de trabalho com 3 gigabytes (GB) de armazenamento. O plano gratuito (que inclui anúncios na interface do usuário) também inclui IDs de conta ilimitados, exportação de CSV no log de atividades, armazenamento de dados com base em HDD, uma captura de tela por atividade, além de acesso à visualização em tempo real e ao bloqueio de sites. Embora o produto tenha planos básicos e avançados disponíveis quando o testamos pela primeira vez, a empresa reduziu seus níveis para apenas dois: o nível Freemium e um chamado Advanced.

O plano Avançado inclui todos os recursos de médio porte para empresas maiores, como vários alarmes de captura de tela, armazenamento ilimitado de dados, instalador remoto do Windows, armazenamento de dados baseado em SSD e suporte por email sem anúncios, para citar apenas alguns. O preço em camadas desse plano começa em US $ 7, 20 por usuário por mês, desde que você se inscreva em um contrato anual.

A empresa também possui o que chama de Recursos complementares, pelos quais cobra separadamente. Isso inclui reprodução de vídeo, sinalização de tela, redação de tela e acesso a dados brutos. Você precisará discutir os preços exatos com um representante do ActivTrak e o que você escolher adicionar será incluído na sua fatura anual, pois esses recursos estão disponíveis apenas para assinantes anuais. Isso é um pouco menos flexível do que quando analisamos o ActivTrak pela primeira vez, mas ainda oferece esquemas de preços muito mais acessíveis para pequenas e médias empresas (SMBs) do que os preços corporativos de uma ferramenta como o Veriato 360.

No que diz respeito à instalação, o agente ActivTrak era tão fácil de instalar quanto o Teramind. O agente de rastreamento ActivTrak está disponível para Windows, macOS, Chrome O e um navegador Chrome instalado em qualquer sistema operacional de desktop (SO), incluindo FreeBSD, Linux e outros. Na minha máquina Windows 10 de teste, entrei na minha conta de administrador e cliquei no botão Install Agent no canto superior direito. Quando você configura uma conta e faz login pela primeira vez, o ActivTrak exibe um rápido vídeo do YouTube que o orienta no processo de instalação do agente.

Uma vez baixado, o assistente de instalação do ActivTrak foi aberto na minha máquina de teste e completou a instalação em um ou dois minutos, sem complicações no meu final. O agente ActivTrak é furtivo, o que significa que os processos de aplicativo e arquivo têm nomes anônimos, passando despercebidos. Assim, quando a instalação foi concluída e eu saí da conta de administrador, a máquina estava pronta para o monitoramento e apareceu imediatamente na interface do usuário de gerenciamento. Comparado aos problemas de instalação e compatibilidade de várias etapas enfrentados ao configurar o agente em ferramentas como o InterGuard, o ActivTrak foi muito fácil.

Monitoramento de funcionários

Juntamente com o Teramind, o ActivTrak exibia a interface do usuário administrativa mais intuitiva e baseada em nuvem de qualquer uma das ferramentas de monitoramento de funcionários deste resumo. O ActivTrak pode sincronizar com sua conta do Google para autenticação de dois fatores e login, um login bacana e um toque de segurança não encontrado em outras ferramentas. Quando você faz logon pela primeira vez, o painel Inicial fornece várias estatísticas e visualizações de dados para obter uma noção da produtividade da sua equipe ou organização.

O ActivTrak coloca o controle de tempo no topo, mostrando o tempo produtivo e improdutivo agregado gasto em aplicativos e sites, embora você possa filtrar facilmente os resultados para mostrar usuários ou grupos específicos. Ao rolar para baixo, você encontrará uma seleção de capturas de tela recentes de funcionários, seguidas por um gráfico de barras de produtividade filtrável e um gráfico de usuário que detalha o tempo produtivo, improdutivo e ocioso. Abaixo disso, os gráficos de setores mostram os principais aplicativos e sites visitados. Para todos os aplicativos, o ActivTrak registra o texto da barra de título, mas para os navegadores, ele coleta um campo de dados extra contendo o URL completo.

Você não pode personalizar os widgets do painel como no InterGuard e Veriato 360. O ActivTrak também não possui visualizações direcionadas, como os painéis de risco e foco do Teramind. Mas há uma guia em tempo real para ver quais aplicativos e funcionários os sites estão usando no momento (junto com o dispositivo, SO, informações de endereço IP etc.), com a opção de capturar uma captura de tela em tempo real pressionando o ícone Câmera ao lado de o usuário. A partir daí, os administradores podem até ampliar e ler o monitor de um funcionário.

Os gráficos do painel principal - e realmente todas as métricas de produtividade que a ActivTrak reúne - decorrem de como o software lida com categorias. Você gerencia categorias por meio da guia Configurações e pode classificar aplicativos e sites pelos quais são produtivos e improdutivos. Mas isso não é tudo: os administradores também podem agrupar atividades por tipo, incluindo bancos, email, entretenimento, jogos, compras, redes sociais e esportes. As listas Categorias e produtividade em Configurações permitem que as empresas criem e classifiquem suas próprias categorias personalizadas, além de adicionar ou excluir aplicativos e sites manualmente com um simples clique. A interface do usuário de gerenciamento baseada em lista é simples, mas poderosa, e deixe-me adicionar e remover sites com facilidade. Você também pode ver uma lista de aplicativos e sites indefinidos atualmente prontos para serem classificados. Isso é semelhante ao Work Examiner, embora o ActivTrak também tenha uma guia Bloqueio para levar a classificação de produtividade um passo adiante ao bloquear fisicamente domínios para aumentar a produtividade dos funcionários.

Fora dos painéis principais e em tempo real, a maioria dos dados de monitoramento mais detalhados é encontrada na guia Relatórios e na seção Capturas de tela. No que diz respeito às capturas de tela, o ActivTrak permite que você veja as capturas de tela mais recentes do usuário, nas quais pude clicar em um visualizador de apresentações de slides através das capturas de tela da minha máquina de teste. Você também pode ver uma exibição histórica das capturas de tela filtradas por usuário, data ou categorias de produtividade. Não há feeds de vídeo ao vivo ou gravados; você não pode ver as gravações de reprodução histórica como em Teramind. Mas o recurso de captura de tela em tempo real é bom para capturar evidências fotográficas do trabalho de um funcionário (ou da falta dele) a qualquer momento. As capturas de tela podem ser configuradas usuário a usuário e podem ser tiradas a cada 5 segundos, no mínimo. Conforme necessário, você pode reproduzir, pausar ou baixar as capturas de tela. Além disso, você pode marcar uma caixa para tirar várias capturas de tela de cada vez. Um recurso que falta aqui é a capacidade de desfocar as capturas de tela para privacidade, como você pode fazer no Desktime Pro. Mas se você optar pelo complemento DLP (explicado posteriormente), o ActivTrak tomará medidas extras para garantir a privacidade de dados confidenciais. O ActiveTrak também oferece um recurso de alias para alterar o nome de um usuário nos relatórios que você cria. Esse mesmo alias pode ser usado para várias máquinas. Você encontrará o recurso de alias em Configurações.

Uma observação importante no monitoramento do ActivTrak é que a plataforma intencionalmente não registra as teclas digitadas. A empresa diz que as plataformas de monitoramento de funcionários que registram keylogging às vezes são classificadas como maliciosas por programas antivírus (que eu experimentei, irritantemente, durante a instalação e teste do InterGuard). Em vez de gravar as teclas digitadas, o ActivTrak coloca mais ênfase nas capturas de tela e rastreia o movimento do mouse e do teclado (apenas teclas e comandos não específicos) para determinar se uma sessão do usuário está ativa ou ociosa. Ao contrário do Teramind, no entanto, o ActivTrak não possui a capacidade de executar o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) em capturas de tela para pesquisar imagens por palavras-chave específicas. No entanto, a empresa confirmou que está trabalhando em uma ferramenta de análise de conteúdo para fazer exatamente isso.

Relatórios e alertas

Você pode navegar para relatórios específicos clicando em cada gráfico no painel principal. No entanto, o ActivTrak também possui uma lista de detalhamentos de dados na guia Relatórios do menu de navegação no lado esquerdo. Os relatórios Sites principais, Aplicativos principais, Categorias principais e Usuários principais são auto-explicativos. Eles mostram que você acompanhou o tempo produtivo e improdutivo no topo da página e, em seguida, uma lista de sites, aplicativos, categorias ou usuários, com durações e porcentagens de uso filtradas por usuários ou computadores. Existem também algumas informações úteis, como a capacidade de clicar em subpáginas e títulos de páginas, procurar uma captura de tela ou criar um alarme relacionado à entrada de atividade que você identificou.

Há também um relatório de produtividade, que pode mostrar uma barra de progresso com timestamp da produtividade de um funcionário ao longo de um único dia, semana, mês ou mesmo ano. Por fim, há o log de atividades, um relatório mais abrangente que mostra todas as ações de funcionários com carimbo de data e hora em aplicativos, sites etc., com capturas de tela correspondentes, se aplicável. Portanto, se um funcionário passou uma hora no Reddit, você pode entrar em subpáginas para ver o que estava vendo ou observar a atividade improdutiva no contexto mais amplo de sua jornada de trabalho. Todos os relatórios podem ser baixados como um arquivo CSV ou salvos diretamente no Google Drive. Ao classificar e exportar dados do relatório, clicar na guia Colunas no lado superior direito permite verificar quais campos de dados você deseja que o seu relatório inclua.

O ActivTrak ainda não tem pesquisa de palavras-chave do OCR para capturas de tela, mas oferece rastreamento de palavras-chave por meio de alertas (chamados de alarmes). Na guia Alarmes, consegui configurar notificações para serem acionadas com alguma lógica automatizada, como se uma descrição ou URL continha uma palavra-chave ou frase específica ou se um usuário executa uma ação específica, como conectar um dispositivo USB. Depois que o alarme dispara, o agente ActiveTrak permite gravar a quantidade de tempo que um dispositivo USB foi conectado.

Consegui definir meu alerta de teste para tirar várias capturas de tela a cada 10 segundos se o termo "pesquisa de emprego" surgisse na atividade de um funcionário e até exibir uma mensagem pop-up personalizada para que ele soubesse que sua ação não é permitida (por exemplo, se eles excederem um tempo diário alocado em sites de mídia social). O ActivTrak também permite configurar notificações por email e Webhooks para qualquer alerta. Você também pode enviar outros relatórios e alertas baseados em email, incluindo um relatório Weekly Digest de todas as suas atividades de escritório e métricas de produtividade.

Google Analytics para seu escritório

O ActivTrak se esforça para evitar ser rotulado como spyware ou semelhante ao Big Brother, e inclui vários recursos para levar esse ponto para casa. Em vez disso, é como um "Google Analytics para o seu escritório". Na guia Configurações, consegui definir uma programação de agente personalizada para que o ActivTrak monitorasse apenas as atividades durante o horário de trabalho, o que é particularmente útil para trabalhadores remotos. E o software inclui as guias Grupos e Acesso, para os administradores agruparem usuários em equipes ou departamentos específicos e, em seguida, fornecerem apenas aos gerentes acesso para visualizar dados de monitoramento relacionados aos funcionários que eles supervisionam diretamente. Há também um log de auditoria que mostra todas as atividades de administrador e gerente no sistema e, o mais importante, um recurso Não rastrear que interromperá todo o monitoramento em uma máquina, mesmo que um agente esteja instalado.

O recurso de privacidade mais importante, no entanto, é se sua organização oferece o recurso DLP disponível como uma opção na guia Capturas de tela. Aqui, o ActivTrak na verdade permite que você redija itens como endereços de e-mail e números de telefone, números de passaporte e cartão de crédito, números de Seguro Social, informações de seguro e outros dados pessoais e financeiros confidenciais para que não sejam registrados ou armazenados. Isso está disponível apenas no plano Avançado como um recurso complementar.

O ActivTrak não tem o monitoramento profundo da Editors 'Choice Teramind ou de outros players corporativos, como InterGuard, StaffCop Enterprise e Veriato 360, e isso é por design. Das três ferramentas que testamos com foco nas métricas de produtividade - ActivTrak, Desktime e Work Examiner, o ActivTrak é o mais fácil de configurar e usar. Ele oferece os mais recursos de privacidade, excelentes métricas e relatórios de produtividade e alertas automatizados. Com preços acessíveis por volume escalonado, o ActivTrak é a nossa escolha dos editores para empresas que buscam aumentar a produtividade e a eficiência em seus escritórios com coleta de dados direcionada, mas não precisam ou querem pagar por uma plataforma completa de vigilância de funcionários, semelhante ao Big Brother.