Revisão e classificação da Agiloft

Interface e recursos principais

A Agiloft personaliza cada implementação com base nas necessidades individuais dos negócios, para que o que você vê na Agiloft esteja completamente vinculado à sua função de usuário e aos fluxos de trabalho específicos de gerenciamento de contratos adaptados à sua organização. Ao contrário de uma plataforma como o Coupa Contract Lifecycle Management, que concentra seu gerenciamento de contratos apenas em cenários de gerenciamento de gastos e compras, a Agiloft é uma lista em branco que você pode adaptar a qualquer caso de uso de negócios.

A interface de usuário (baunilha) da interface do usuário pode parecer um pouco datada se usada sem aplicar nenhuma personalização. Mas a Agiloft permite ajustar as cores, a marca e o layout ao seu gosto ou para combinar com o site da empresa. Para testar a plataforma atualizada, entrei em quatro portais diferentes, personalizados para funções específicas. Dependendo de ter efetuado login como administrador, gerente de contratos, aprovador de contratos ou usuário contratado, vi uma organização diferente dos recursos e campos disponíveis.

Em todos os painéis definidos pelo usuário, a primeira coisa que você vê é um painel personalizado com gráficos e widgets e um menu de navegação à esquerda que mostra "tabelas" disponíveis da plataforma, registros e contratos abertos recentemente e qualquer tarefa que você ' foi atribuído. Há também uma barra de pesquisa universal na parte superior da interface do usuário que pode executar consultas em todos os contratos, arquivos, páginas e registros no banco de dados. Para os fins desta revisão, testamos da perspectiva de um gerente de contratos, aprovador e usuário das diferentes UIs personalizadas.

Ao entrar no portal do gerente de contratos, recebi imediatamente gráficos de contratos baseados em widget em andamento e vencimentos e renovações de contratos futuros. Também recebi uma lista de registros para gerenciar contratos ativos. Um ícone Correio ao lado de cada contrato me dava opções para configurar notificações ou ações automatizadas em uma ação específica do contrato ou atribuir uma tarefa a outro usuário. Nessa página, eu também podia importar e exportar contratos, verificar o contrato que desejava editar em massa etc. Como gerente de contratos, eu tinha várias opções no menu à esquerda. Consegui visualizar listas de diretórios de todas as pessoas e empresas associadas a contratos dentro e fora da minha organização, bem como todos os contratos no sistema com um ícone de árvore. Isso permite ver um diagrama de relacionamento dos usuários e empresas associados a esse contrato. Assim como na Administração de contratos Onit e na Revisão e aprovação de contratos, também existem fluxos de trabalho de aprovação para rastrear contratos, assim como tipos de contrato e a capacidade de criar modelos diferentes. A Agiloft também permite pesquisar pelas cláusulas específicas de um contrato e pesquisar uma biblioteca específica da cláusula. Para ilustrar a diferença de funções de usuário, o portal do aprovador de contratos mostrou apenas as tabelas básicas de diretório e aprovações de contratos sem nenhuma funcionalidade mais profunda; o usuário contratado não veria a opção de aprovações.

Para testar como a Agiloft lida com o ciclo de vida do contrato, criei um novo contrato, configurei um fluxo de trabalho de aprovação e acompanhei o contrato desde o início até a assinatura. Quando você clica no botão Novo contrato, a Agiloft abre uma janela detalhada com uma variedade estonteante de opções. Cada novo registro obtém um número de identificação por padrão e, então, tive a opção de escolher se esse registro era um contrato, subcontrato, contrato principal ou uma alteração de um contrato existente. Há também o Tipo de contrato, que fornece todos os tipos e modelos personalizados que sua empresa criou para escolher. Esses tipos e modelos incluem um contrato de serviço ao cliente, contrato de confidencialidade, contrato de trabalho, fornecedor e contrato de parceiro.

Escolhi um contrato de serviço ao cliente e o atribuai à Equipe interna do cliente (a Agiloft permite criar grupos, equipes e departamentos personalizados). A partir daí, configurei meu contrato de teste PCMag para renovar automaticamente a cada 12 meses e, em seguida, inseri a data de início e término do contrato, o valor e as informações da empresa associadas ao contrato. Você pode se aprofundar nos detalhes conforme desejar com o assistente de contrato. Esse assistente permite associar documentos e ativos anexados, configurar e-mails e tarefas e, é claro, configurar fluxos de trabalho e assinaturas de aprovação com um histórico completo e uma trilha de auditoria associada ao registro. Anexos e ativos associados podem até incluir certificados de seguro associados a uma empresa ou contrato.

Dependendo das suas permissões de usuário, quando terminar, um gerente ou administrador de contratos pode salvar as alterações no contrato ou clicar no botão "Enviar para revisão" para enviá-lo para a próxima etapa do processo. No geral, o processo de criação de contratos foi um pouco esmagador em comparação com as experiências mais simplificadas de plataformas como Concord e ContractWorks. Mas isso ocorre apenas porque a Agiloft oferece mais opções e campos granulares do que qualquer outra solução que testamos. A capacidade de personalização permite tornar o fluxo de trabalho de gerenciamento de contratos tão simples ou complexo quanto você desejar.

Fluxos de trabalho, relatórios e integrações avançados

A Agiloft brilha quando se trata de recursos avançados de gerenciamento de contratos e automação do fluxo de trabalho. No portal do administrador, você pode ver toda a gama de funcionalidades contidas na plataforma, caso decida personalizá-la nesse nível. Isso começa com a pesquisa avançada e recursos de edição nativos mais dinâmicos.

A nova barra de Pesquisa rápida é padronizada como uma pesquisa de texto, para que você possa digitar qualquer palavra-chave e a Agiloft verificará todas as tabelas no banco de dados, juntamente com todos os documentos e arquivos PDF do sistema usando o OCR. Você também pode configurar o menu suspenso de pesquisa para pesquisar campos específicos, como encontrar todos os contratos que tenham um status Pendente. Os administradores escolhem quais campos aparecem no menu suspenso de pesquisa e também é possível salvar pesquisas para uma consulta rápida e repetida. Se você pesquisou um registro específico e deseja fazer alterações em tempo real, os novos recursos de edição em tabela e edição direta de arquivo permitem fazer check-out e editar um documento no Microsoft Word. Você pode salvá-lo novamente quando terminar, com um log de alterações completo, mas sem a necessidade de salvar uma cópia local do documento.

Os relatórios também são extensos. Na interface do administrador, cada guia no menu à esquerda inclui uma opção Gráficos / Relatórios que permite extrair análises de qualquer aspecto do seu ciclo de vida de gerenciamento de contratos. Em Tarefas, por exemplo, você pode ver o tempo médio que os funcionários levam para fechar tarefas ou pode dividir as informações por equipe ou departamento. Os relatórios de aprovações podem ajudar a identificar gargalos nos contratos pendentes. Os relatórios executados em todo o banco de dados do contrato podem ajudá-lo a priorizar com base no valor monetário, vencimentos, progresso ou uma série de outros fatores. Ao criar um novo relatório, eu poderia escolher entre 10 tipos diferentes de gráficos (linha, barra, eixos múltiplos, medidores, torta, funil etc.), adicionar filtros de data e registro, adicionar formatação e personalização adicionais, programar o relatório para que se repetisse. qualquer base e envie o relatório por email a usuários, departamentos ou equipes específicos. Os gráficos e relatórios concluídos não são os mais bonitos em comparação com o Concord ou o Coupa Contract Lifecycle Management, mas a Agiloft oferece de longe a personalização de relatório mais avançada que testamos.

Se você usar os recursos de BPM de fluxo de trabalho da Agiloft (sem custo adicional se tiver um plano pago), poderá aplicar uma poderosa automação de fluxo de trabalho no topo do seu ciclo de vida de gerenciamento de contratos. O editor gráfico aprimorado de fluxo de trabalho fornece uma visão geral de todos os estados em que um registro pode estar e todas as transações que ocorrem dentro de um processo de contrato. A partir daí, é fácil adicionar ações e gatilhos a qualquer etapa do ciclo de vida do contrato, acionada por alterações em um registro. Portanto, se um contrato atingir 60 dias antes da renovação, você poderá definir um gatilho para enviar um e-mail para essa etapa do fluxo de trabalho.

Por fim, a Agiloft oferece uma forte lista de integrações e acesso à interface de programação de aplicativos (API). A plataforma não oferece um recurso proprietário de assinatura eletrônica, optando por personalizar a experiência com as integrações do Adobe Sign e DocuSign, dependendo das necessidades ou preferências da empresa. A Agiloft também oferece uma integração interna com o Salesforce para que os vendedores sincronizem contatos, empresas e registros de contratos diretamente com o sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). A Agiloft também oferece integrações de calendário com o Apple iCal, Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange e Rescue by LogMeIn. Na frente da API e da segurança, a Agiloft sincroniza com o OAuth 2 e SAML 2. Também se integra aos protocolos LDAP e Active Directory (AD). Se você estiver inscrito no plano Enterprise, também terá acesso à API REST da Agiloft, à API da Web, aos scripts Python e Perl e à integração JSON.

Onde a personalização encontra a simplicidade

O Agiloft é o sistema de gerenciamento de contratos mais personalizável do mercado. Sua abordagem de customização baseada em assistente facilita a configuração do que muitos outros sistemas. Ele pode estar pronto para sair da caixa e seu nível de serviço gratuito o torna tão viável para pequenas empresas quanto poderoso para grandes empresas. A Agiloft já era uma ferramenta do Editors 'Choice no passado, e seus aprimoramentos em usabilidade, edição dinâmica e automação de fluxo de trabalho apenas fortalecem sua posição no topo do espaço de gerenciamento de contratos.