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A Autotask IT Business Management Solution é uma plataforma de automação de serviços profissionais escalável e baseada em nuvem que visa capacitar seus clientes a serem provedores de serviços de TI mais proativos, mais proficientes e mais rentáveis. A capacidade de automatizar tarefas, o uso de modelos de tíquetes e a interface do usuário altamente personalizável tornam esse pacote atraente. Com uma extensa lista de recursos, o Autotask pode levar algum tempo para dominar, e é caro, mas vale a pena o investimento, que começa em torno de US $ 65 por usuário, por mês.
Os painéis personalizáveis oferecem um número quase infinito de opções, capturando resumos de tickets e projetos, oportunidades, cronogramas de renovação de contratos e muito mais. Para equipes ou associados localizados centralmente espalhados pelo mundo, o Autotask está disponível em sete idiomas, com suporte internacional para que seu talento, não importa quão remoto, possa ser totalmente suportado.
Os níveis de serviço
Obter uma cotação da Autotask não é uma tarefa simples. Foram necessários três e-mails e tantas ligações telefônicas para abrir a discussão sobre preços: o profissional de vendas da Autotask tinha mais recursos e documentos técnicos de suporte que ele simplesmente tinha que compartilhar comigo primeiro. Dito isto, a Autotask certamente leva tempo realizando a devida diligência para entender sua empresa e suas necessidades. Durante nossas chamadas de descoberta, o representante da Autotask perguntou quais plataformas semelhantes eu estava testando. Quando mencionei o BlueFolder, que oferece quatro níveis de serviço de pagamento conforme o uso a partir de US $ 79 por mês para três usuários, me disseram que o conjunto de recursos mais robustos da Autotask exigiria um pouco mais de investimento, mas proporcionaria algo além do que eu experimentaria em outros lugares.
Três níveis de serviço estão disponíveis para o Autotask: Essentials, Premium e Ultimate. O nível do Essentials começa em US $ 65 por usuário por mês e abrange uma boa variedade de recursos básicos para roupas menores, buscando principalmente a funcionalidade de rastreamento de projetos e tickets. Alguns dos recursos adicionais no nível do Essentials incluem gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e gerenciamento de oportunidades, conector do Microsoft Exchange Server, contratos e cobrança e Autotask LiveMobile, sua plataforma móvel. Email de loop fechado, um portal de acesso para cliente e integração com o QuickBooks são recursos opcionais disponíveis por uma taxa adicional no Essentials, mas todos estão incluídos nos níveis Premium e Ultimate.
Sendo um nerd de dados, adoro a flexibilidade do módulo Data Warehouse, que traz o poder da analítica para a frente e para o centro via Crystal Reports ou Microsoft SQL Server, onde você pode manipular seus dados do seu jeito. O Data Warehouse é opcional no nível Premium e incluído no Ultimate. Outras ferramentas de análise e painel estão disponíveis para assinantes Premium e Ultimate, enquanto o pacote Essentials inclui um conjunto respeitável de relatórios padrão.
Como todos os níveis de serviço são cotados para cada cliente em potencial individualmente, eles incluem opções de suporte, como suporte on-line, e-mail e telefone, além de eventos de webinar ao vivo com base em suas necessidades e orçamento. Vídeos de treinamento e comunidades de usuários online oferecem caminhos adicionais para a personalização. Na falta disso, a equipe de serviços profissionais da Autotask tem várias opções para ajudar a aproveitar ao máximo a plataforma e as integrações.
Onde brilha o Autotask
A emissão de bilhetes é o local para o Autotask. O email de loop fechado pode disparar respostas e capturar automaticamente anexos, que são salvos no ticket relevante. Simplesmente responder a uma sequência de email atualiza o ticket com a comunicação mais recente. A personalização no Autotask permite que usuários e administradores criem painéis e áreas de trabalho para atender especificações bastante detalhadas.
Configuração e facilidade geral de uso
Inicialmente, o Autotask não é tão amigável quanto as outras plataformas de gerenciamento de negócios existentes, em parte devido a todos os recursos e ferramentas personalizáveis. O aplicativo é tão rico em recursos que é difícil eliminar tantos itens nas telas. Não parece haver uma maneira de desativar as funções que podem não se aplicar à sua empresa; portanto, tudo é exibido. Isso torna a definição dos campos personalizados desajeitada e às vezes confusa.
Depois que os campos personalizados são identificados e os modelos estão em vigor, os usuários podem criar facilmente novos tickets com base em critérios comuns, onde muitos dos pontos de dados necessários podem ser preenchidos automaticamente. Os fluxos de trabalho automatizados, quando projetados, eliminam as adivinhações dos processos e avançam os itens de maneira eficiente. Você nunca perderá outro prazo com alertas automatizados. As funções de ajuda estão disponíveis na própria solução para perguntas dinamicamente.
Espreitar sob o capô
Quando você olha para os bastidores, a Autotask é campeã de provedores de serviços de TI de pequeno a médio porte. Os SLAs podem ser gerenciados em vários níveis com fluxos de trabalho automatizados e personalizados e aprimorados continuamente por meio de análises constantes em tempo real. A integração com os fornecedores de software de contabilidade significa que os quadros de horários podem ser aprovados e publicados a partir de uma fonte com apenas alguns cliques do mouse. Recursos adicionais, como uma API aberta, gerenciamento de terceirização e estoque, devem atingir o ponto ideal para a maioria das empresas que trabalham com recursos internos e externos. As instâncias móveis e de desktop da Autotask são totalmente suportadas para dispositivos Windows, Android e Apple. Vendas e técnicos em movimento podem inserir instantaneamente o horário, atualizar tickets e editar os status do projeto a qualquer momento, em qualquer lugar onde haja Wi-Fi.
Integrações
A Autotask possui uma lista impressionante de parceiros de integração em vários tipos de ferramentas e aplicativos, como gerenciamento de senhas, desempenho dos funcionários, contabilidade (sim, seu amado QuickBooks está lá) e outros utilitários, como o RepairTech. Ao fazer parceria com a Agility, a Autotask pode sincronizar dados como eventos e contatos com o Google Apps a cada 15 minutos. Uma conexão do Exchange Server pode ser personalizada para sincronizar sua agenda.
Plataformas comparáveis
As ferramentas de gerenciamento de negócios são escassas, pois inúmeras empresas de pequeno e médio porte procuram automatizar o maior número possível de aspectos de seus serviços. O BlueFolder é mais ágil e possui um tempo de implementação mais rápido, mas não é tão rico em recursos ou personalizável quanto o Autotask. O Desktop Central oferece ótimos recursos para dispositivos móveis e é fácil de implementar, mas a interface do usuário pode ser confusa, dificultando a localização do necessário. Para os compromissos de dinheiro e prazo de entrega, no entanto, a Autotask traz o moxie.
O Autotask é uma sólida plataforma de gerenciamento de TI, com módulos robustos de rastreamento de tickets, gerenciamento de projetos e produtividade. Embora os preços possam ser um pouco mais altos que os da concorrência, a capacidade de personalizar a plataforma para suas necessidades específicas será atraente para organizações de médio e grande porte. No entanto, organizações menores e aquelas com requisitos de TI mais diretos descobrirão que o Autotask é um pouco complexo e caro demais para suas necessidades.
