Revisão e avaliação do Bluefolder

O BlueFolder é uma solução de gerenciamento de serviços que inclui recursos de gerenciamento de ordens de serviço, agendamento de equipes e gerenciamento de clientes / contatos. É fornecido como um serviço hospedado para o portal do funcionário (para quem presta o serviço) e para o portal do cliente (para quem solicita o serviço). Também está disponível um portal móvel, onde os funcionários podem efetuar login e ver suas atribuições, obter informações do cliente e gerenciar seus calendários. Em suma, é uma excelente solução de gerenciamento de ordens de serviço, mas seu faturamento limitado, rastreamento de equipamentos e gerenciamento de clientes farão com que lojas maiores se voltem para soluções mais robustas.

Instalação

A introdução levou um pouco mais de esforço do que a criação de uma conta, após a qual o BlueFolder me enviou meu nome de usuário e senha. Nunca é uma boa ideia enviar um nome de usuário e uma senha juntos no mesmo e-mail, portanto, recomendo alterar sua senha imediatamente. A primeira vez que entrei na conta do BlueFolder, havia uma lista de tarefas exibidas para me ajudar a começar, como adicionar usuários, gerenciar itens, personalizar o portal, integrar-se ao QuickBooks e definir configurações adicionais. Havia também vídeos introdutórios, um link para o centro de suporte e informações sobre a execução do BlueFolder a partir de um dispositivo móvel.

Voltando às minhas tarefas de iniciação, adicionei mais alguns usuários e atribuí-lhes diferentes funções, como agendador e técnico; essas funções determinam suas permissões no BlueFolder. Em seguida, criei itens para serem incluídos em ordens de serviço e cobrança, como despesas, taxas de mão-de-obra e materiais. Depois, carreguei o logotipo da minha empresa e personalizei o portal do cliente, onde os clientes podem inserir novas solicitações de serviço e rastrear seu status. Você também tem a opção de integrar o BlueFolder ao QuickBooks, que é um ótimo recurso para quem já fez um investimento considerável de tempo e esforço na configuração desse programa. Também tive a opção de importar clientes, contatos, endereço, equipamento ou itens como arquivos de texto. Com base no meu teste, pude ver que uma pequena empresa seria capaz de configurar e personalizar completamente o BlueFolder em meio dia no máximo.

O portal da Web BlueFolder é organizado usando uma interface com guias na parte superior da página da Web que lista os recursos comumente acessados, incluindo introdução, favoritos, painel, clientes, ordens de serviço, calendário, equipamento, contratos, cobrança e relatórios. Passar o mouse sobre uma guia exibe uma lista de tarefas comuns; por exemplo, a guia clientes exibe um menu com novos clientes, lista de clientes, lista de contatos e importar registros de clientes. Essas tarefas também aparecem logo abaixo da guia após clicar em uma guia e navegar para essa seção. A maioria das páginas, como clientes, ordens de serviço e equipamentos, aparece como tabelas ou grades preenchidas com informações relevantes. O BlueFolder faz um ótimo trabalho ao ocultar a granularidade na guia Configurações, para que a interface principal permaneça otimizada e organizada.

Trabalhando com o BlueFolder

Painel é a guia mais informativa na interface do BlueFolder. Há um painel de serviço e um painel pessoal, a diferença é que o painel pessoal mostra minha agenda e minhas ordens de serviço e o painel de serviço mostra ordens de serviço, cobrança e atividade para todos no sistema. É realmente fácil definir qualquer página no portal como favorita; Pude ver um técnico definindo seu painel pessoal como favorito e usando-o como sua interface principal para o BlueFolder.

Clicar em uma ordem de serviço exibe informações detalhadas. A partir daqui, pude ver rapidamente o valor do BlueFolder: é rápido e fácil implementar um sistema completo de ordens de serviço que rastreia clientes, equipamentos, localização de equipamentos, informações de contato, descrições detalhadas do trabalho a ser realizado, peças, faturamento e o data e hora em que o projeto foi aberto e fechado. Eu também poderia adicionar anexos a ordens de serviço, como contratos ou fotos de equipamentos. Cada ordem de serviço inclui comentários nos quais os técnicos podem compartilhar informações detalhadas. As ordens de serviço também podem ser clonadas para aliviar o fardo de inserir informações geralmente necessárias.

O gerenciamento de equipamentos está muito longe do software de gerenciamento de ativos da concorrência e rastreia uma quantidade mínima de informações para cada item, incluindo seu nome, o cliente ao qual está atribuído, o local, a marca, o modelo, o número de série e as informações de compra. O equipamento pode ser adicionado manualmente ou importado como um arquivo delimitado por vírgulas ou tabulações (tamanho máximo de arquivo 4 MB). Este é um inventário básico que é útil para o gerenciamento de serviços. Se você precisar de mais funcionalidades, procure recursos de gerenciamento de ativos mais robustos em outros lugares, como LanGuard ou ManageEngine.

Há um botão de ajuda em todas as telas do portal da Web BlueFolder, mas o botão não é sensível ao contexto; simplesmente o leva à página principal de suporte do BlueFolder. A ajuda online é completa, no entanto. Eu poderia pesquisar facilmente um tópico ou navegar por quatro seções: introdução, configuração e personalização, guia do usuário e desenvolvedores. Os primeiros passos incluíam um guia passo a passo que abordava apenas "familiarização com o BlueFolder", dois seminários on-line informativos e longos, quatro tutoriais em vídeo e um link para serviços de configuração e treinamento de contas. Com exceção do guia passo a passo incompleto, a ajuda on-line do BlueFolder é excelente, pois cada tópico contém explicações e instruções detalhadas e um vídeo e / ou capturas de tela. Suporte por telefone e e-mail gratuito está incluído e informações sobre como obter suporte são exibidas de forma destacada no site do BlueFolder.

Os relatórios no BlueFolder são bem diretos. Existem mais de 30 relatórios organizados por assunto, como cliente, equipamento do cliente, serviço, cobrança ou mão de obra e despesas. Os relatórios são essencialmente a mesma exibição de tabela das informações que eu vi na interface, filtradas por assunto, data ou funcionário. Também é fácil criar relatórios personalizados clicando em novo relatório na página do relatório, embora os relatórios personalizados sejam bastante básicos em termos de formatação, assim como os relatórios incluídos. Qualquer relatório pode ser impresso, salvo no Excel ou exportado no formato CSV.

Gerenciamento de serviços simplificado com fortes recursos móveis

O BlueFolder faz um excelente trabalho de gerenciamento de serviços; por exemplo, agendar e rastrear ordens de serviço é fácil e poderoso. O serviço ganha pontos por ter um portal do cliente e um portal do funcionário, ambos com versões móveis. No entanto, recursos como gerenciamento de clientes e gerenciamento de equipamentos carecem de funcionalidade e a maioria das organizações exige soluções externas adicionais. Os painéis são excelentes e os relatórios são muito bons. O BlueFolder faz um ótimo trabalho no gerenciamento de serviços e um bom trabalho em todo o resto.