Cobblestone systems contract insight revisão e avaliação

O CobbleStone Systems Contract Insight (que começa em US $ 59 por usuário por mês) é outro sistema de gerenciamento de contratos altamente personalizável que oferece uma infinidade de recursos diferentes para facilitar o processo de contratação. A empresa, que existe há 20 anos, atende a uma ampla variedade de clientes - de governos a pequenos grupos e grandes organizações. Uma observação importante é que o Contract Insight é um dos relativamente poucos sistemas de gerenciamento de contratos que oferece uma versão de avaliação livremente acessível diretamente de seu site. No entanto, embora grande parte do Contract Insight seja configurável, a Agiloft, um dos vencedores do PCMag Editors 'Choice, tem ainda mais opções de personalização. Além disso, oferece um nível de serviço gratuito, o que significa que você será capaz de avaliar o conteúdo do seu coração sem tempo limite.

Preços e Planos

Existem três edições diferentes que oferecem diferentes níveis de serviço: Enterprise, Express e Work Group. O Cobblestone oferece um gráfico de comparação das diferentes edições em seu site, mas, essencialmente, as edições Enterprise vêm com recursos adicionais de fluxo de trabalho, indexação de texto completo, importação em massa, um designer de relatórios on-line e um sistema de classificação de contratos entre fornecedor e cliente. Todas as edições vêm com armazenamento ilimitado para contratos e dados.

As soluções da Cobblestone podem ser implantadas no local com o cliente ou hospedadas pela empresa em um modelo de software como serviço (SaaS), e os preços diferem dependendo da opção escolhida. As opções baseadas na Web têm preços recorrentes a preços mais baixos, enquanto no local são mais altos e únicos. A edição do Grupo de Trabalho não está disponível como SaaS e a edição Express não está disponível no local. A edição Express começa em US $ 59 por mês por usuário. A edição Enterprise começa em US $ 5.000 por ano para cinco usuários. Como vários outros produtos deste resumo, incluindo o Blueridge Software Contract Assistant e o Great Minds Software Contract Advantage, o Contract Insight requer uma instância do Microsoft SQL Server 2005 ou posterior para executar a edição Enterprise.

Uma interface simples

A interface possui um design simples: um fundo branco com vários tons de azul para indicar barras e botões. Existem ícones ao lado dos menus suspensos que parecem "fofos" para o texto. As opções de menu parecem atingir todas as principais categorias de ação de que um gerente de contratos precisará, incluindo contratos, funcionários, empresas, relatórios e pesquisas e gerenciamento e configuração.

Quando um usuário faz logon pela primeira vez, a visualização padrão é um calendário de contratos aos quais o usuário está atribuído. Isso pode ser configurado para também incluir ou ser substituído por "painéis" e "docas", que são essencialmente relatórios personalizados que serão atualizados automaticamente. Por exemplo, um usuário pode configurar uma doca que mostre todos os contratos ativos aos quais estão atribuídos ou um que mostre todos os contratos que expiram nos próximos 30, 60 ou 90 dias. Esse recurso fornece ao usuário as informações mais pertinentes a ele no momento do logon.

Semelhante à escolha dos editores da Agiloft, um dos recursos mais notáveis ​​do sistema é a profundidade da personalização. O Contract Insight está no nível superior dos sistemas de gerenciamento de contratos que permitem aos administradores criar e alterar campos de dados do contrato, automatizar e direcionar o processo de aprovação e restringir o acesso do usuário em um nível granular, inclusive por tipo de contrato, contrato específico ou campo específico.

Começando

O Contract Insight vem com vídeos instrutivos que orientam os novos usuários na configuração do sistema e na execução de tarefas comuns. Os vídeos mostram aos usuários exatamente como executar essas funções e configuram o Contract Insight exatamente ao seu gosto. Porém, embora eu tenha achado os vídeos muito fáceis de digerir, a Ajuda do sistema, por outro lado, era um pouco difícil de navegar. A grande variedade de recursos do produto faz com que até a pesquisa inteligente do wiki seja um pouco trabalhosa. No entanto, uma vez encontrada, a documentação da ajuda é apresentada claramente com ilustrações.

É fácil adicionar um novo contrato ao sistema: basta clicar em "Adicionar contrato". No entanto, o Contract Insight adiciona uma camada de perfil do contrato aqui. Trata-se de informações do banco de dados e do fluxo de trabalho que o sistema precisa para processar o documento e gerenciar seu ciclo de vida. O perfil do contrato pode ser criado juntamente com o upload do arquivo do contrato ou com base nas informações do fornecedor ou cliente. O processo de entrada real envolve o preenchimento dos formulários aplicáveis, que podem ser personalizados em uma combinação quase ilimitada pelo administrador do sistema ou pelo Cobblestone, se você estiver empregando o software no modelo SaaS. Os campos podem ser adicionados ou removidos com base no tipo de contrato, restritos com base no ID do usuário ou na classe de usuários e configurados para aceitar apenas certos tipos de informações, como número inteiro, data, moeda ou item de uma lista suspensa.

Após inserir todos os dados, o usuário pode personalizar ainda mais o perfil de documento do contrato. Há uma lista no lado direito do perfil do contrato que fornece aos usuários uma variedade de opções, incluindo Tarefas e e-mails, Designar funcionários, Imprimir, Atualizar, Vincular contratos, Exibir histórico e E-mail. Além disso, os usuários podem anexar um número ilimitado de arquivos ao perfil do contrato.

Adicionar perfis de funcionários e empresas é rápido e fácil usando a barra do Menu Principal. Ao preencher um formulário simples para adicionar o funcionário ou empresa ao sistema, os usuários podem se proteger contra imprecisões na pesquisa e nos relatórios. Por exemplo, se não houvesse perfis de empresas preexistentes, um usuário poderia escrever em "XYZ Corp." e o outro poderia escrever em "XYZ Corporation", o que poderia causar a omissão de contratos nos resultados e relatórios de pesquisa.

A pesquisa também é um assunto altamente personalizável. Uma pesquisa pode ser feita em qualquer campo e depois reduzida com base em qualquer categoria de informações associadas. As colunas de dados podem ser facilmente alteradas e configuradas ao gosto do usuário. Depois que a pesquisa estiver configurada corretamente, o relatório poderá ser impresso ou exportado para Word, Excel ou PDF. Além de seus recursos personalizáveis, o sistema também inclui várias pesquisas e relatórios predefinidos e os usuários podem criar suas próprias pesquisas ad hoc para uso futuro.

Além do básico

Um recurso útil é Solicitações, que provavelmente seriam mais úteis para empresas maiores. Como seria de esperar, o recurso Solicitar permite que os usuários solicitem um novo contrato à pessoa apropriada. O usuário clica em "Adicionar nova solicitação" e adiciona as informações relevantes. Os administradores podem configurar quem será notificado da solicitação com base nas informações fornecidas.

Para usuários mais avançados, o Contract Insight possui um recurso realmente útil para quem usa frequentemente contratos baseados em modelos. Usando o recurso Pacotes, os administradores podem configurar modelos que extraem os metadados de um contrato ou perfil da empresa. Os administradores também podem configurar bibliotecas de cláusulas para ajudar na criação de contratos.

O Cobblestone permite que o Contract Insight seja ainda mais personalizado através de uma variedade de módulos complementares. Um dos complementos mais úteis é o Módulo de Colaboração de Documentos e eSign, que é essencialmente a versão do Cobblestone System de um sistema de assinatura online. O módulo permite que o contrato seja totalmente executado on-line, tanto pelos membros da organização quanto pelas contrapartes. Autentica a identidade do assinante. Se sua organização preferir usar a DocuSign, a Cobblestone também poderá incorporar esse programa ao ciclo de vida do contrato.

Existem outros módulos disponíveis para uma variedade de outras circunstâncias e geralmente são focados em um determinado setor ou tipo de trabalho. Por exemplo, um dos módulos disponíveis é o Portal de acesso público, que permite que determinados contratos sejam publicados na web. Esse recurso seria usado principalmente para entidades públicas que estariam sujeitas às leis de liberdade de informação. Também existem módulos para gerenciamento de pedidos de compra, relações vendedor-cliente e um conector do Salesforce para citar alguns. Esses complementos permitem uma personalização ainda maior com base nas necessidades do usuário.

O Contract Insight é uma solução muito personalizável, mas será confuso e assustador para alguns. Sistemas semelhantes, como a Agiloft, aliviam alguns desses problemas de complexidade de personalização por meio de uma abordagem do assistente cuidadosamente implementada. No entanto, o Contract Insight oferece muitos módulos e complementos para ajudar a adaptar o produto às necessidades do cliente, por isso vale muito a pena procurar empresas com fluxos de trabalho multifacetados e requisitos complexos de criação de contratos.