Revisão e classificação de Concord

O Concord (que é gratuito para até três usuários) é uma plataforma de gerenciamento de contratos extremamente simples, mas enganosamente poderosa, para todo o ciclo de vida do contrato. Com uma interface intuitivamente projetada, edição rica de documentos e uma impressionante variedade de negociações, gerenciamento, recursos de assinatura e integrações, está entre as plataformas mais bem projetadas e acessíveis que testamos, para empresas de todos os tamanhos. Embora a Concord não ofereça o nível de personalização corporativa, automação do fluxo de trabalho, gerenciamento de tarefas ou métricas e visualizações detalhadas de relatórios da Editors 'Choice Agiloft, é uma poderosa plataforma de ciclo de vida de contratos. Ele vem em um pacote elegante, ideal para um gerenciamento de contratos abrangente e direto.

Preços e Planos

O Concord é gratuito para até três usuários e inclui recursos básicos de edição de documentos, discussão, alertas de prazo, assinatura eletrônica e trilha de auditoria. Não há limites para contratos ou alertas, e a Concord não cobra pela implementação, treinamento ou suporte. No entanto, divide seus usuários em três categorias com preços diferentes. Os criadores podem acessar todos os recursos do Concord em qualquer plano em que o cliente esteja inscrito. A organização pode personalizar as funções e o acesso a todos os criadores. Os colaboradores têm menos recursos à sua disposição, podendo executar ações limitadas de criação, edição e colaboração de documentos. Por fim, os espectadores podem visualizar apenas documentos e exportar informações do ciclo de vida do contrato.

Levando em consideração esses três grupos de usuários, o plano do grupo começa em US $ 100 por criador por mês, US $ 50 por colaborador por mês e é gratuito para os espectadores. (Todos esses números são cobrados se os custos forem cobrados anualmente). O plano do Grupo inclui controle de versão, controle de acesso avançado (supervisão de administrador, funções personalizadas, regras de acesso e grupos de usuários) e gerenciamento de alterações para atualizar contratos.

O plano Professional custa US $ 150 por criador por mês, US $ 75 por colaborador por mês e, novamente, é gratuito para os espectadores. A camada Professional inclui um recurso de envio em massa, fluxos de trabalho de aprovação de contrato e acesso ao painel de análise da Concord, políticas de identificação personalizadas e exportação de dados. Por fim, o plano da empresa chegará a US $ 195 por criador por mês e US $ 95 por colaborador por mês, com os espectadores novamente livres. Esse plano adiciona marcas personalizadas, localização de dados, suporte a LDAP, gerenciamento subsidiário, acesso à API (Interface de Programação de Aplicativos) da Concord e integrações com Box, Dropbox, Google Drive e Salesforce. Embora o plano gratuito da Agiloft seja um pouco mais robusto, mas no geral, os preços entre as duas plataformas são comparativamente bons.

Gerenciando o ciclo de vida do contrato

A interface do Concord é o mais simples possível. A plataforma foi projetada para se parecer com o Gmail. A primeira tela que você vê após o login é a caixa de entrada do contrato do Gmail, que mostra todos os contratos atualmente em seu pipeline, com ícones de status coloridos mostrando se um contrato ainda é um modelo, em negociação, em andamento, assinado e pendente, aprovado e assim por diante. A caixa de entrada também mostra a empresa ou parte à qual um contrato está associado e quando foi modificado pela última vez. À medida que um contrato passa pelo pipeline, o Concord atualiza automaticamente seu status da caixa de entrada. O Concord se parece tanto com uma caixa de entrada de e-mail que você pode até filtrar a lista por "lido" ou "não lido".

O menu de navegação esquerdo oferece o restante das funcionalidades do Concord. Existem alguns ícones selecionados: um ícone de adição para adicionar um novo documento ou modelo, o ícone da caixa de entrada, a guia Analytics e um ícone que leva você a contratar prazos e relatórios de atividades. Mais abaixo, existem ícones para adicionar novos usuários, ajuda e configurações. Na própria caixa de entrada, aparece um menu adicional que imita uma estrutura de pastas do Gmail.

Há um grande botão vermelho "Novo documento" na parte superior e, abaixo disso, você pode filtrar sua caixa de entrada para exibir apenas contratos para os quais são necessárias ações, contratos com um status específico, rascunhos e contratos excluídos e pastas personalizadas para classificar contratos em diferentes departamentos como finanças, jurídico, marketing, compras e vendas. No Concord, essas opções são chamadas de tags, e você pode adicionar novas tags e organizar tags com subpastas ilimitadas e categorização adicional, como o tipo de contrato recorrente com o qual está negociando, seja um contrato de venda, contrato de trabalho ou outro contrato. - contrato de divulgação (NDA).

A barra de pesquisa universal da Concord pode executar consultas em todo o sistema, não apenas em texto, mas também em tags e modelos, e busca de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) em arquivos PDF digitalizados e outros documentos enviados para palavras-chave, seções ou cláusulas específicas. O recurso de pesquisa e a estrutura de marcação são semelhantes ao ContractWorks, exceto sem o nível extra de incorporar uma seleção de tags nos modelos de categorização de contrato. Como o Concord, ao contrário do ContractWorks, inclui recursos de autoria de edição, edição e negociação de contratos, o modelo é tratado de maneira diferente.

O Concord permite criar um contrato do zero, criar modelos de contrato e fazer upload de contratos existentes para revisão, negociação e assinatura. Quando você clica no ícone de adição ou no botão Novo documento na caixa de entrada, pode criar três tipos de documentos: um novo documento para assinar, um novo modelo ou adicionar um documento executado. Ao criar um novo documento para assinar, o Concord levou-me a uma interface completa de processamento de texto com opções de formatação que lembram o Microsoft Word e o Google Docs. Consegui criar e formatar meu Contrato de Teste PCMag como se estivesse usando um processador de texto completo, incluindo a capacidade de alternar Rastrear Alterações para sugerir edições e fazer alterações embutidas no contrato. A Agiloft também possui um módulo de criação de contratos, mas não é tão poderoso ou tão natural quanto o processador de texto completo que você obtém nativamente no Concord.

Ao lado do editor de documentos, há uma guia Resumo, na qual você pode adicionar terceiros, campos e cláusulas; vincular o contrato a outros documentos e definir fluxos de trabalho de aprovação para designar a ordem na qual os usuários precisam revisar e assinar o contrato para que ele seja aprovado e executado. Também pude definir as notificações do ciclo de vida do contrato aqui, com a opção de inserir uma data de assinatura e a duração do contrato e, em seguida, configurar os avisos de renovação e rescisão. O Concord envia alertas automaticamente em qualquer intervalo que você definir nos modelos de contrato ou configurar de forma personalizada. Além disso, as cláusulas podem ter prazos separados com notificações por email separadas.

Ao lado da guia Resumo, há uma guia de discussão direta, que é basicamente um log de bate-papo interno para um contrato. Você pode postar comentários e mensagens enquanto edita e adiciona alterações de controle a um contrato durante as negociações de maneira simples e integrada. O Concord também permite que você escolha se qualquer comentário que você faz será visível publicamente ou apenas internamente e atribui cores a cada usuário que edita o contrato.

Esses detalhes são expandidos no ad nauseum na guia Histórico, que fornece uma descrição detalhada das versões, comentários e uma trilha de auditoria completa do contrato que você está visualizando ou editando. Você pode reverter para uma versão anterior do contrato ou fixar uma versão para fazer uma comparação lado a lado das alterações e, em seguida, mergulhar na trilha de auditoria para obter um histórico com data e hora de cada edição feita. A funcionalidade de controle de versão e trilha de auditoria da Concord está em pé de igualdade com o que você encontrará na Agiloft, na Administração de contratos Onit e revisão e aprovação de contratos e no Gerenciamento do ciclo de vida do contrato Coupa. No entanto, o Concord's é integrado de maneira mais natural em uma única interface de edição de documentos e mesclado aos recursos de colaboração e negociação de contratos. Isso proporciona uma experiência de gerenciamento de contrato mais holística, oferecendo total transparência nos bastidores.

A função eSignature da Concord também é incorporada; a plataforma não se integra a fornecedores de terceiros, como Adobe Sign e DocuSign. Permite soltar o campo de assinatura no documento na parte inferior do contrato ou em vários campos. Isso permite atribuir assinantes específicos e enviar notificações a esses usuários como parte do fluxo de trabalho de aprovação. Ao todo, a Concord fornece um processo de ciclo de vida unificado para gerenciamento de contratos, que parece meticuloso em sua atenção aos detalhes do contrato, mas intuitivo em sua execução e experiência do usuário (UX).

Além dos principais recursos do ciclo de vida, a guia Configurações permite que os administradores configurem integrações, marcas personalizadas para empresas e, o mais importante, uma interface para definir e supervisionar grupos granulares de usuários, visibilidade de recursos e direitos de acesso a contratos. Assim como na Agiloft, o Concord permite criar grupos de usuários personalizados para diferentes departamentos e vincular esses grupos a tags. Isso garante que a equipe de vendas veja apenas contratos de vendas e a equipe de compras apenas veja contratos de gerenciamento da cadeia de suprimentos e fornecedores, etc. Você também pode editar os direitos de acesso individuais de diferentes níveis de usuário com permissões de administrador, usuário, somente leitura ou personalizadas. O ContractWorks e o Coupa Contract Lifecycle Management oferecem controles de acesso ao usuário semelhantes.

Por fim, o Concord fornece guias para rastrear os prazos do contrato, um relatório de atividades resumindo todas as ações do usuário no sistema e a guia Analytics com alguns relatórios básicos e visualizações de dados. Os relatórios são bem básicos. É possível visualizar visualizações, como um gráfico de linhas ou barras, de status e números cronológicos na criação do documento, o número de assinaturas eletrônicas e algumas outras opções. Comparado aos relatórios da Agiloft, do Coupa Contract Lifecycle Management e da Onit Contract Administration e do Contract & Approval, os relatórios são provavelmente o elemento mais fraco da plataforma, mas fazem o trabalho. A guia Prazo é útil para fornecer uma visão rápida das renovações e rescisões de contratos em um determinado período, e você pode exportar todos os dados de relatórios no formato CSV ou Microsoft Excel ou fazer o download de uma imagem de qualquer gráfico.

Uma experiência perfeita de gerenciamento de contratos

O Concord torna o gerenciamento de contratos o mais simples possível, sem perder a complexidade e o controle granular que as equipes jurídicas e os departamentos empresariais exigem de uma plataforma de ciclo de vida do contrato. A interface semelhante ao Gmail do produto e o poderoso ambiente de criação e colaboração de contratos são impressionantes por si só, em comparação com interfaces mais antigas e antiquadas. Adicione controles administrativos fortes e a profunda rastreabilidade que você obtém com o controle de versão do Concord e o histórico da trilha de auditoria, além de criar uma combinação de negócios potente.

Escolha dos editores A Agiloft possui o Concord em termos de capacidade de personalização, relatórios e análises e automação do fluxo de trabalho, além de uma ligeira vantagem nos pacotes de preços. Mas o UX da Concord e o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos são os melhores que testamos neste resumo. Não importa o tamanho da sua empresa ou suas necessidades específicas de gerenciamento de contratos, o Concord é fácil de usar e possui um conjunto de recursos que tem algo para todos.