Revisão e avaliação do Contractsafe

O ContractSafe é uma solução sólida de gerenciamento de contratos com um bom conjunto de recursos e um amplo número de opções de preços. Como vários outros participantes deste resumo, o ContractSafe evita a criação e, em vez disso, concentra-se no armazenamento e compartilhamento de contratos, pesquisa e geração de relatórios, segurança e alertas. Essas ferramentas visam mais o uso direcionado do gerenciamento, em vez do gerenciamento completo do ciclo de vida, motivo pelo qual renuncia à autoria e à ampla personalização. Por esse motivo, fica um pouco atrás dos vencedores do Editors 'Choice, Agiloft e Updraft.

Preços e Planos

O ContractSafe começa em US $ 99 por mês para o plano Empreendedor, que oferece 100 contratos e acesso à pesquisa de contratos com reconhecimento óptico de caracteres automático (OCR). O plano Empreendedor também vem com segurança padrão, gerenciamento de função e permissão do usuário e a capacidade de enviar documentos por e-mail diretamente para a plataforma. Todos os planos também vêm com uma avaliação gratuita, usuários ilimitados e lembretes de data. A empresa possui outros quatro planos que oferecem maior capacidade de contrato e mais funcionalidade premium:

Plano básico: US $ 299 por mês para 500 contratos. Esse plano inclui o conjunto de recursos básicos, além de tipos de documentos personalizados, rastreamento de alterações e a capacidade de armazenar documentos relacionados ilimitados.

Plano padrão: US $ 499 para 1.000 contratos. Recursos adicionais incluem integração unidirecional da DocuSign, trilhas de auditoria, campos personalizados e modelos.

Plano profissional: US $ 699 para 2.500 contratos. Esse plano também vem com acesso à sala de dados virtual, logon único (SSO), integração do Active Directory (AD) e integração bidirecional do DocuSign. Atualmente, a DocuSign é o único provedor de e-sign suportado, mas a empresa disse que está trabalhando em integrações adicionais.

Plano da empresa: US $ 899 para 5.000 contratos. O plano da empresa também inclui uma integração com o Salesforce. A empresa oferece preços personalizados para empresas que precisam de mais de 5.000 contratos.

• Plano Enterprise +: uma adição recente que é igual ao plano Enterprise, mas atinge o limite de 25.000 contratos por US $ 1.299 por mês.

Gerenciando o ciclo de vida do contrato

ContractSafe mantém as coisas simples. A plataforma não inclui a criação de contratos ou os recursos avançados de autoria e edição de ferramentas como Concord e Updraft, nem a interface do usuário (UI) é tão infinitamente personalizável quanto a Agiloft. Também não há colaboração avançada e gerenciamento de tarefas ou automação do fluxo de trabalho de aprovação. O que você obtém é uma experiência simples do usuário (UX), que é fácil de navegar e pesquisar, com filtros e tags personalizados. Você também obtém todos os dados, documentos, prazos e alertas relacionados necessários para cada contrato no sistema.

Quando você faz logon no painel do ContractSafe, ele o leva diretamente ao repositório principal do contrato. Em vez de uma variedade confusa de guias e menus, como você obtém com o Coupa Contract Lifecycle Management, tudo o que você vê no ContractSafe é sua lista classificável de contratos e uma barra de pesquisa universal. Todas as tags, modelos e rótulos no sistema são personalizáveis, portanto, para cada entrada do contrato, você verá o tipo de contrato, o nome e qualquer valor monetário, contrapartes e datas associadas ao contrato.

A interface do usuário é apresentada de maneira semelhante ao Concord e ao ContractWorks, mas é ainda mais focada. Não há guias ou opções para levá-lo a outras áreas da plataforma. Tudo o que você obtém são botões para adicionar contratos, imprimir ou exportar contratos e alternar para uma exibição de calendário que mostra as próximas datas do contrato. Como não há muito em relatórios ou análises integrados, você precisará exportar dados do contrato como um arquivo CSV ou Microsoft Excel para um aplicativo de terceiros, se desejar executar relatórios detalhados.

As áreas mais avançadas do painel principal são a barra de pesquisa e as opções de filtro. Se você clicar no ícone de filtro no canto superior esquerdo, poderá executar uma pesquisa mais avançada. Você pode pesquisar por valor do contrato, data de assinatura, datas de vencimento, empresas, partes, tags, tipos, campos personalizados e muito mais.

Todas as tags, tipos e campos personalizados são configurados na guia Configurações no lado superior direito. As opções "Campos e modelos personalizados" e "Tipos de contrato" oferecem uma caixa pop-up simples para adicionar quantos parâmetros e categorias personalizados para gerenciar e marcar contratos conforme desejado. A estrutura de pesquisa e marcação do ContractSafe é muito semelhante à do ContractWorks e Contract Hound em sua simples personalização. Ele está entre os recursos mais fáceis de categorização e gerenciamento de contratos que testamos.

O menu Configurações também permite que cada usuário personalize seu painel e configure quais campos ele deseja exibir em seu repositório. Também é aqui que você encontrará seu endereço de e-mail dedicado para enviar contratos por e-mail diretamente para o ContractSafe, opções para atualizar seu plano e onde você poderá configurar a autenticação de dois fatores (2FA), SSO e integração com DocuSign se tiver assinado um conta com esses recursos. Mais importante ainda, para administradores de TI ou gerentes de departamento jurídico que supervisionam o processo de gerenciamento de contratos, é aqui que você pode convidar usuários para a plataforma e gerenciar funções e permissões. Os usuários podem receber acesso completo, acesso somente leitura ou permissões personalizadas com base em tipos e tags de contrato específicos para ajudar a delinear o que vários departamentos podem ver.

Para testar a plataforma, adicionei alguns tipos e tags básicos de contrato para classificar contratos em vários departamentos e usos e, em seguida, carreguei alguns contratos de amostra no sistema. Você pode fazer upload de contratos escolhendo arquivos ou arrastando e soltando documentos no sistema, bem como enviando contratos por e-mail.

Ao adicionar meu contrato de teste PCMag, o ContractSafe ofereceu uma variedade de opções de categorização e campos de informações relacionados. Primeiro, defino o tipo de contrato (em uma lista de opções disponíveis, ou você pode criar um novo tipo diretamente da página do contrato). Eu poderia associar o contrato a uma conta específica, se quisesse. Eu também fui capaz de definir um valor de contrato. Você também seleciona caixas para saber se o contrato está ativo ou não e se foram feitas alterações ao contrato. Você também pode adicionar tags pesquisáveis. O ContractSafe também permite associar documentos relacionados a um contrato, carregando outro documento ou vinculando o contrato a outro arquivo no sistema.

Rolando para baixo, existem várias outras guias de detalhes que você pode definir para cada contrato. A seção Datas / Lembretes é onde eu adicionei uma Data Efetiva e Data de Rescisão para o meu contrato. Você também pode adicionar outras datas importantes que deseja acompanhar, juntamente com lembretes. Você pode definir lembretes automatizados por email, rastrear contratos de renovação automática com alertas de lembrete e definir datas recorrentes para pagamentos e outros parâmetros do contrato que podem ser visualizados no próximo calendário de datas em seu painel.

Abaixo, há mais algumas seções de detalhes do contrato. A guia Partes permite adicionar detalhes da empresa e da contraparte às informações de contato associadas. A guia Campos personalizados é outra área na qual configurar os campos e modelos personalizados que você pode associar a qualquer contrato. A seção mais exclusiva é a guia Jurídico, que oferece vários campos mais detalhados para sua equipe jurídica. Os campos incluem números de formulários, leis aplicáveis, jurisdições, disposições de arbitragem e confidencialidade e outros parâmetros que você pode associar a um contrato.

Finalmente, há uma seção do Notes onde você pode adicionar informações adicionais. Há também uma seção Exibir documento para realmente dar uma olhada no seu contrato. A barra de pesquisa no visualizador de contratos executa o OCR automático para palavras-chave e termos de pesquisa, não apenas no banco de dados, mas nos próprios documentos do contrato. O ContractSafe não oferece nenhum recurso de autoria ou edição de contrato; portanto, tudo o que você pode fazer com seus contratos no sistema é visualizá-los e pesquisá-los. Em suma, a experiência de armazenamento e gerenciamento de contratos tem mais em comum com o ContractWorks, embora o ContractSafe simplifique ainda mais a experiência. Há uma trilha de auditoria e funcionalidade de rastreamento de alterações, mas não no grau dos recursos mais avançados de controle de versão e colaboração de contrato que você obtém na Agiloft, Concord ou Coupa.

Armazenamento de contrato seguro e direto

O ContractSafe não está tentando gerenciar todo o ciclo de vida completo da criação, revisão e gerenciamento de contratos. A plataforma está focada em tornar o armazenamento e o rastreamento de contratos simples e seguros, com ótima pesquisa e categorização personalizável, e é isso que ele faz. Os recursos de segurança oferecidos em todos os níveis do plano são amplos, incluindo data centers com certificação ISO 27001- e PCI DSS, criptografia AES de 256 bits, failover automático, backup externo, além de intrusão, malware e detecção de vírus, além de testes de vulnerabilidade e penetração.

Para empresas que buscam uma plataforma completa de gerenciamento de ciclo de vida de contratos ponta a ponta, ferramentas como Concord, Contract Advantage e Agiloft Choice do editor oferecem recursos dinâmicos de criação e edição de contratos, colaboração multipartidária nativa e revisões com controle de versão, bem como automação avançada do fluxo de trabalho e relatórios e análises integrados e abrangentes. No entanto, se suas necessidades forem mais direcionadas e essas informações forem supérfluas em comparação com uma plataforma de gerenciamento de documentos simples, segura e facilmente configurável para todos os tipos de contratos, o ContractSafe pode ser o ajuste ideal para sua organização.