Avaliação e avaliação de Contractworks

O ContractWorks começa em US $ 600 por mês, cobrado anualmente e, por esse preço, oferece uma plataforma de gerenciamento de contratos bem projetada, focada fortemente na categorização, rastreamento e aprovação de contratos. Infelizmente, para alguns, isso significa que ele não tem muito suporte para a criação de contratos, negociações legais repetidas e nem recursos de colaboração integrados. Esse enfoque de recurso direcionado significa que você precisará mapear seu processo de negócios com base nos recursos do software com cuidado, pois essa não é uma ferramenta que faz tudo. Isso é basicamente o que está mantendo atrás dos vencedores dos Editors 'Choice neste espaço, Agiloft e Updraft.

Preços e Planos

Diferentemente da Agiloft e da maioria dos fornecedores no espaço de gerenciamento de contratos, o ContractWorks não cobra por licenças de usuário. O produto começa em US $ 600 por mês, cobrado anualmente, por seu plano de 12 meses. A outra opção de preço é de US $ 750 por mês para o plano de três meses, cobrado trimestralmente. Você pode iniciar o plano trimestral e passar para uma assinatura anual, dependendo de suas necessidades. Ambos os planos vêm com uma avaliação gratuita e oferecem a você usuários ilimitados, armazenamento de documentos, suporte e treinamento, além de implementação gratuita. Você também recebe alertas, relatórios, permissões, logs de auditoria personalizáveis, migração e configuração de documentos, marca personalizada e uma série de outros recursos, incluindo a identificação de documentos da plataforma e os recursos do modelo.

A única coisa em que o ContractWorks atribui um limite de usuário é assinaturas eletrônicas, para as quais a empresa lançou um recurso nativo de assinatura eletrônica em março de 2017. As organizações recebem cinco usuários gratuitos de assinatura eletrônica sem custo adicional, mas outros usuários vêm em pacotes de cinco assinaturas eletrônicas usuários por US $ 1.200 por ano. O ContractWorks não se integra ao Adobe Sign, DocuSign ou outros fornecedores de assinatura eletrônica de terceiros, preferindo centralizar isso em sua plataforma como um recurso nativo. O ContractWorks também oferece um desconto para organizações sem fins lucrativos, bem como pacotes de volume para escritórios de advocacia ou empresas de serviços profissionais que desejam oferecer gerenciamento de contratos por meio do ContractWorks como um serviço faturável.

Gerenciando o ciclo de vida do contrato

O ContractWorks mantém sua interface de usuário (UI) simples. A experiência é baseada em ícones e fácil de navegar, e o menu superior possui apenas seis guias: Documentos, Tags / Modelos, Usuários, Relatórios, Sinal e Configurações e uma barra de pesquisa universal. Há cinco funções padrão com visualizações personalizadas dos recursos aos quais você tem acesso: Administrador, Acesso total, Somente download, Somente visualização e Sem acesso. Mas você pode adicionar suas próprias funções personalizadas com acesso a documentos, pastas, salas etc. específicos. Ao contrário da Administração de contratos da Agiloft e Onit e a Revisão e aprovação de contratos, quando você faz login, não vê um painel personalizado com widgets em tempo real e relatórios. O ContractWorks leva você diretamente ao seu repositório de documentos para começar os negócios.

A página Documentos é apresentada como uma caixa de entrada de email. Há a caixa de entrada principal no meio, uma estrutura de pastas personalizada no lado esquerdo para organizar seus documentos e botões na parte superior para fazer upload de contratos em massa, criando novas pastas, copiando, fazendo download e adicionando anexos a documentos. Você também pode usar o recurso de arrastar e soltar para mover documentos para a caixa de entrada sem a necessidade de usar o botão Carregar. O recurso de anexo é útil para adicionar requisições de mudança ou adendos a um contrato mestre, e essa entrada na caixa de entrada mostrará os documentos anexados.

Embora você não possa editar contratos no ContractWorks, clicar em um documento abrirá o visualizador de PDF nativo, que mostra uma marca d'água dinâmica personalizada para o usuário como um recurso de segurança adicional para preservar a confidencialidade do contrato. Outro recurso de segurança bacana é a autenticação de dois fatores, que me levou a inserir um código enviado ao meu dispositivo móvel toda vez que eu fazia login.

Os recursos mais exclusivos do ContractWorks giram em torno de tags, modelos e pesquisas. Tags no sistema podem ser qualquer campo que você deseja tornar pesquisável ou gravável em seu contrato. É um recurso de categorização extremamente flexível que pode incluir texto, datas, números, porcentagens ou uma resposta sim / não. Por exemplo, você pode criar uma "Renovação automática?" ou uma "confidencialidade?" para ativar ou desativar rapidamente essa configuração de um contrato. As tags alimentam a estrutura de categorização mais flexível que define como o ContractWorks aborda o gerenciamento de contratos.

Ao criar uma nova marca, você também pode adicionar um menu suspenso que adiciona a marca a um departamento específico da sua empresa ou a um modelo de contrato maior. Portanto, se você estiver adicionando tags para contratos de trabalho, poderá adicionar o departamento de recursos humanos (RH) ao menu suspenso, enquanto, para um contrato de não divulgação (NDA), você poderá adicionar o departamento jurídico. É fácil criar tags na guia Tags / Modelos e, em seguida, você pode voltar para a caixa de entrada de documentos e associar tags a contratos específicos. A interface do usuário do ContractWorks é igualmente esparsa e intuitiva à do Concord, mas vai muito além da categorização e pesquisa granulares de contratos.

Modelos são uma extensão dessa ideia. Eles agrupam tags com base no tipo de contrato, o que ajuda os clientes a rastrear as mesmas disposições de 5 a 10 em um contrato de locação, por exemplo, a procurar rapidamente esse tipo de contrato em oposição a um contrato de fornecedor, contrato de parceria, NDA ou contrato de empréstimo. Os modelos não estão relacionados à criação de contratos; são ferramentas adicionais de gerenciamento e categorização. Somente administradores ou usuários de acesso completo podem aplicar tags e modelos.

Ao testar a plataforma como administrador, consegui inserir várias tags em um modelo de teste e marcar os campos padrão, como datas de início e término, prazo e valor do contrato como campos obrigatórios. Eu poderia então configurar notificações recorrentes para usuários específicos, além de atualizações automáticas e renovação automática com base no intervalo que eu definir. Isso é útil para contratos de assinatura renovados trimestralmente ou anualmente. Você também pode fazer upload de um documento para associar-se a um modelo de contrato, mas, novamente, não é um modelo completo de autoria de contrato, como você encontra em ferramentas como a Agiloft. Dito isso, as tags e modelos do ContractWorks são mais personalizáveis ​​e fáceis de usar do que as abordagens tradicionais, além de serem totalmente pesquisáveis.

Depois de enviar documentos e adicionar tags e modelos, você pode gerenciar assinantes e assinaturas eletrônicas na guia Assinar. Como administrador, você pode designar seu assinante de cinco assinantes ou configurar um modelo de assinatura correlacionado com tipos de contrato específicos. Nesse caso, você pode marcar um documento com os locais específicos para os quais precisa de uma assinatura e quem é o signatário e, em seguida, salvá-lo como modelo. Se você já configurou um modelo, clique no ícone da caneta na guia Documentos para enviar imediatamente por e-mail um link seguro para assinatura. Todos os assinantes recebem uma cópia em PDF completa do contrato enviado a eles por e-mail e, na guia Assinar, você pode filtrar por assinaturas concluídas, incompletas ou canceladas.

A funcionalidade de assinatura eletrônica é direta e, em breve, o recurso de assinatura nativa será integrado ao Salesforce e disponível no Salesforce AppExchange, que o ContractWorks disse que poderá enviar um documento criado no Salesforce diretamente ao ContractWorks para armazenamento e assinatura, além de puxar os campos do Salesforce diretamente na plataforma como tags.

Relatórios e notificações

O ContractWorks ainda está em processo de construção de sua funcionalidade de geração de relatórios, mas há uma sólida variedade de recursos e análises com os quais trabalhar. Na guia Relatórios, você pode gerenciar relatórios e notificações relacionadas em uma exibição de calendário. Ao criar um novo relatório, pude escolher entre todas as minhas tags e modelos como colunas para puxar, além de filtrar os dados que meu relatório puxou por palavras-chave ou modelo específico. Em seguida, exportei o relatório como um arquivo PDF e Microsoft Excel.

Depois de criar um relatório, as guias Calendário de notificações e Relatório de notificações permitem configurar emails e notificações relacionadas para usuários específicos. Você também pode visualizar todos os seus relatórios na guia Relatórios salvos. Mais importante ainda, o ContractWorks fornece um log de auditoria para rastrear todas as atividades por usuário e um histórico completo de todos os contratos no sistema. Os relatórios do ContractWorks são mais sobre a movimentação de documentos pelo sistema e as ações que os usuários executam, acompanhando quando um documento é carregado, movido, renomeado e quando os detalhes são alterados para garantir a rastreabilidade e detectar erros. A esse respeito, a trilha de auditoria, os relatórios e o calendário de notificações fazem seu trabalho. Dito isso, os recursos de relatório não são tão detalhados ou enfeitados com tabelas e gráficos interativos como os da Agiloft e Onit, ou as métricas e recomendações de tendências que você encontrará nos relatórios gerados pelo Coupa Contract Lifecycle Management.

Um arquivo virtual para contratos

O ContractWorks é fácil de usar, meticuloso em sua categorização de contratos e está entre as melhores experiências que testamos para armazenamento seguro e rastreamento de documentos de contrato. A plataforma também brilha quando se trata de pesquisa rápida através de sua estrutura de tags e modelos. Além disso, seu recurso nativo de assinatura eletrônica funciona bem. Se você está procurando autoria de contrato, relatórios mais abrangentes e recursos mais profundos do ciclo de vida do gerenciamento de contratos (como automação do fluxo de trabalho, controle de versão e colaboração integrada e gerenciamento de tarefas), a Escolha do Editor Agiloft é uma ferramenta mais poderosa e personalizável opção. No entanto, para clientes preocupados principalmente com o roteamento e gerenciamento de documentos pós-criação com grande segurança e auditabilidade abrangente, o ContractWorks é uma solução projetada e executada de maneira inteligente para esses aspectos do gerenciamento de contratos.