Revisão e classificação do gerenciamento de ciclo de vida do contrato Coupa

Se você está procurando uma plataforma de gerenciamento de contratos que adote de todo o coração o modelo de software como serviço (SaaS), o Coupa Contract Lifecycle Management não é exatamente o que você procura. No entanto, este é um produto altamente funcional se você for o seu público-alvo. Isso ocorre porque o Coupa é uma plataforma especializada voltada especificamente para aqueles focados no gerenciamento e compras de gastos corporativos. Embora a Coupa tenha introduzido funcionalidades avançadas no processo de fluxo de trabalho de gerenciamento de gastos, incluindo roteamento de fluxo de trabalho e gatilhos automatizados, redlining e revisão de alterações e uma operacionalização mais ampla de contratos no sistema. Mas também tornou o gerenciamento de contratos apenas um componente dessa estrutura de aplicativos corporativos muito maior.

Tudo isso se combina para tornar o Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato Coupa não tão personalizável para uma ampla gama de casos de uso quanto os vencedores da Editors 'Choice Agiloft ou Updraft. Também não é uma ferramenta de negociação e colaboração de contratos tão poderosa quanto o Onit Contract Management, embora seja semelhante ao Onit por fazer parte de uma estrutura de aplicativos maior. No entanto, nenhuma das outras plataformas de gerenciamento de contratos testadas oferece o valor unificado dos negócios e as análises orientadas pelo comércio para integrar totalmente o ciclo de vida do contrato na cadeia de suprimentos.

Estrutura de preços da empresa

A Coupa redirecionou o que antes era Contratualmente de um serviço em nuvem básico para uma solução de gerenciamento de contratos direcionada, combinada com o processo de compra, venda e transação de uma empresa. Segundo Coupa, a empresa está focada principalmente em negócios com receita anual a partir de US $ 75 milhões ou mais. Essa não é uma plataforma para pequenas e médias empresas (SMBs) e não oferece uma assinatura de software como serviço (SaaS) gratuita ou básica, como a que você encontrará na Agiloft ou na Concord. Esta é uma solução para grandes organizações empresariais globais.

O Coupa Contract Lifecycle Management está incluído como parte da assinatura do Coupa Spend Management. Isso inclui contratos, usuários, alertas e consumo e rastreamento automáticos de gastos ilimitados. A colaboração no contrato é uma taxa incremental e precificada como uma porcentagem da assinatura do Coupa Spend Management. O Coupa Contract Lifecycle Management inclui a capacidade de criar contratos ilimitados, incluindo autoria, edição e assinatura eletrônica com todas as partes, além de redlining e controle de versão.

Gerenciamento de contrato orientado para o comércio

Como se trata de uma revisão de um sistema de gerenciamento de contratos, concentramos nossos testes principalmente nos aspectos de Gerenciamento do ciclo de vida do contrato Coupa e Colaboração do contrato Coupa da plataforma geral do Coupa Spend Management. O painel do Coupa deixa claro que todos os aspectos da experiência retornam gestão de gastos e compras. Na barra de navegação superior, estão as guias Despesas, solicitações, pedidos, faturas, inventário, fornecimento, fornecedores, contratos e relatórios, juntamente com um painel de configuração extremamente granular que permite personalizar todos os aspectos da plataforma modular - de conteúdo e fornecedores a ferramentas de compra, acionadores de automação de fluxo de trabalho, integrações e muito mais. No geral, a Coupa oferece uma variedade de funcionalidades semelhantes a uma solução completa de ERP (Enterprise Resource Planning).

O painel principal também oferece uma barra de pesquisa universal dinâmica para consultas de idioma natural para navegar até o que você precisa na plataforma densa. Também fornece filtros para detalhar por departamento ou itens específicos. É um sistema projetado para destilar uma operação complexa de suprimento corporativo em dados direcionados e visualizações personalizadas, e um que você pode acessar em qualquer navegador.

Comecei na guia Contratos, que é um único repositório integrado de todos os contratos de fornecedores no sistema. Ele é apresentado em uma exibição de lista semelhante à que você encontrará no Concord ou no ContractWorks. Ele mostra detalhes como data de início e vencimento, status do contrato e grupos de conteúdo, além de ícones para editar e excluir uma entrada. A barra de filtro superior oferece opções para criar uma nova entrada de contrato, contratos de upload em massa de um arquivo, contratos de exportação para arquivos CSV ou Microsoft Excel e vários filtros para classificar seus contratos por idioma, data, prazo de validade e avançado filtros que permitem detalhar o número do contrato ou as palavras-chave. A barra de pesquisa pode executar o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) em documentos de contrato e arquivos PDF para identificar palavras e cláusulas específicas.

Tudo isso é bastante padrão nas soluções de gerenciamento de contratos que testamos. O que é único no Coupa é que o painel Contratos também fornece gráficos dos itens e mercadorias mais comprados no sistema. Isso ajuda a priorizar contratos com base no gerenciamento de gastos. Tudo também é controlado por permissão. Portanto, com base nos grupos de usuários, funções de acesso e grupos de conteúdo de contratos diferentes configurados pelo administrador na guia de configuração, cada usuário verá algo diferente. Cada contrato pode ter um ou mais grupos de contratos vinculando-o a um departamento ou grupo de usuários específico, a uma conta estratégica específica, a um país ou idioma específico ou a qualquer outro atributo.

Ao criar um novo contrato, inseri os detalhes básicos do contrato, como fornecedor e prazo. Incluí opções para selecionar tipos de documentos e serviços, fazer upload de um documento de contrato relacionado e conectar o contrato a um contrato mestre, se aplicável. Coupa me deu um conjunto de modelos predefinidos para escolher ao atribuir um fornecedor. Permiti-me escolher entre os fornecedores atualmente listados no sistema.

Depois de criar um contrato ou encontrar o contrato pelo qual você criou, você pode clicar na página Detalhes. A Coupa fornece não apenas detalhes do contrato, como tipo de documento e número da versão, mas também inclui seções sobre informações da fatura, requisições, grupos de conteúdo, preços e termos, alertas e itens ou produtos específicos no sistema de comércio eletrônico associado a esse contrato. A seção de preços e termos é particularmente bacana, permitindo que você defina os números de poupança em um contrato da maneira que desejar, seja em descontos percentuais fora dos preços de tabela ou com base em parâmetros de gasto mínimo / máximo. Isso caminha de mãos dadas com o recurso "Source This", que é um botão que oferece lances de preço comparável para bens e serviços em um contrato de fornecedor quando se trata de renegociação.

Também há um recurso pré-integrado com outros módulos, para que você esteja a um clique de ver pedidos de compras por departamento ou mercadoria, faturas ou qualquer outra seção da plataforma. A Coupa tem sua própria caixa de entrada de alertas e painel de notificações, mas a empresa disse que prefere se integrar a serviços de terceiros, como Gmail ou Slack, para enviar notificações aos usuários (em qualquer aplicativo ou interface em que eles já estejam trabalhando).

No Coupa, você não tem um módulo de colaboração e negociação de contratos nesta página, o que você faz no Onit. Para isso, você clica no botão "Contrato de autor" em qualquer página de detalhes do contrato para levá-lo ao ambiente da Coupa Contract Collaboration. É aqui que você encontrará a edição e redlining avançados do contrato, que permitem que várias partes do grupo aceitem, rejeitem e comentem as edições feitas por outras partes. Tudo isso é feito em um espaço colaborativo compartilhado que imita um Google Doc. Ele vem com controle de versão que permite reverter as alterações, além de uma trilha de auditoria para todas as edições e interações no ambiente. Você pode até definir acordos internos de nível de serviço (SLAs), definindo janelas alocadas por quanto tempo diferentes grupos dentro de uma empresa precisam negociar. Isso foi desenvolvido para melhorar os tempos de ciclo dos contratos.

A edição do contrato ocorre em um editor básico do WYSIWYG, com um log de auditoria no lado direito para ajudá-lo a obter a linguagem do contrato pré-aprovado, números de outras fontes ou cláusulas específicas. Quando você salva as alterações, o Coupa oferece a opção de visualizar uma comparação de versões lado a lado, com as alterações explicitamente marcadas e codificadas por cores. Se você convidar usuários adicionais, eles verão apenas alterações a partir do momento em que começaram com o contrato. O novo usuário verá uma janela pop-up automática com quem é o principal proprietário do contrato. A partir daí, o proprietário pode controlar as permissões, adicionar e remover usuários ou atribuir tarefas específicas no ambiente de colaboração. O processo de colaboração e negociação de contratos é mais centralizado e unificado no Onit. No entanto, o Coupa fornece um nível de controle granular no processo de edição correspondente em nossos testes apenas pelas alterações de faixa e pelas opções de formatação avançadas do Concord.

Por fim, a Coupa inclui uma integração direta da DocuSign no final do processo do ciclo de vida do contrato para concluir o processo de assinatura eletrônica e executar o contrato. A Coupa carrega automaticamente o documento gerado no DocuSign com uma simples experiência de clicar e assinar, tanto para o usuário interno quanto para o fornecedor ou fornecedor externo que celebra o contrato. No Coupa, basta digitar o nome do assinante, clicar em Assinar e o Coupa captura o endereço IP do assinante. Isso registra uma pegada digital exclusiva para auditoria de segurança. O fornecedor e todas as partes relevantes recebem automaticamente um email com uma cópia em PDF do contrato.

Relatórios granulares

O Coupa Contract Lifecycle Management também oferece alguns dos relatórios e análises mais detalhados de todas as plataformas de gerenciamento de contratos que testei. A guia Relatórios apresenta uma métrica personalizada chamada Perfect Fit Insights, que analisa a porcentagem de seus gastos em relação ao volume de um contrato, valor em dólares ou outros fatores para determinar "métricas de sucesso" e recomendações para otimizar o lucro. Esse relatório de vendas orientado a metas é diferente de qualquer outra ferramenta que eu testei, gerando análises por contrato rotuladas em verde, vermelho ou amarelo para designar metas de economia em contratos específicos de fornecedores. A Coupa também me forneceu recomendações de economia, eficiência e uso sobre como otimizar catálogos, faturas e fontes para obter maior retorno sobre o investimento (ROI). Essas recomendações inteligentes não existem no vácuo; você pode atribuir uma tarefa diretamente da página de recomendação para começar a executar ações nos insights de dados.

Existem vários outros relatórios e métricas também, que podem ser personalizados para grupos ou departamentos de conteúdo específicos ou divididos por setor. Por exemplo, gráficos gastam porcentagens de fornecedores da indústria de tecnologia versus fornecedores da indústria de manufatura. Coupa disse que as recomendações de inteligência vêm de dados empíricos reais que foram anonimizados por centenas de clientes corporativos e suas transações. Essas métricas de relatórios estão, obviamente, ligadas ao cenário restrito de gerenciamento e compras de gastos dos serviços da plataforma. Porém, as análises se aprofundam em insights de contratos focados nos resultados finais, mais do que a Agiloft, Onit ou qualquer outra plataforma de gerenciamento de contratos revisada neste resumo.

Focado na linha de fundo

O Coupa Contract Lifecycle Management não é uma plataforma de gerenciamento de contratos "faça tudo" para todos os tipos de contratos e negócios de qualquer forma e tamanho. Em vez disso, é uma plataforma de gerenciamento e aquisição de gastos corporativos, com recursos de gerenciamento de contratos e relatórios especializados para esse caso de uso. É muito mais avançado como resultado. Para criação flexível de contratos, negociação e gerenciamento do ciclo de vida, o Agiloft e o Concord são mais baratos, fáceis de usar e muito mais personalizáveis ​​em termos de layout e interface do usuário. Essa não é a solução para o gerenciamento de contratos SMB. No entanto, para grandes organizações corporativas que gerenciam um dilúvio de contratos com fornecedores e um inventário denso de produtos business-to-business (B2B), a Coupa oferece um nível de gerenciamento especializado e poderoso do ciclo de vida dos contratos com métricas de inteligência focadas no ROI que você ganhou Não encontre em nenhum outro lugar.