Índice:
- Opções de instalação e preços
- Introdução ao Dokmee
- Ferramentas de Gerenciamento de Documentos
- Uma opção viável no local para pequenas e médias empresas
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Dokmee do Office Gemini certamente não tem o reconhecimento da marca do Microsoft SharePoint Online ou do Adobe Document Cloud Standard. No entanto, julgar um produto apenas por sua marca raramente é uma coisa ideal a se fazer. Direcionado principalmente para pequenas e médias empresas (SMBs), o Dokmee (que começa em US $ 29 por usuário por mês) procura oferecer os principais recursos para o gerenciamento de documentos, sem se tornar tão complexo que os usuários não possam se beneficiar da ferramenta. Embora repleto de recursos atraentes, ele não supera nossos dois vencedores do Editors 'Choice, Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online, na categoria de gerenciamento de documentos.
Opções de instalação e preços
Várias opções estão disponíveis em termos de onde o Dokmee pode ser instalado e usado, embora seja necessário considerar uma consideração significativa sobre como isso afeta a disponibilidade e os preços. A solução básica, o Dokmee Desktop, destina-se a um único usuário e fornece funcionalidades básicas, como indexação de arquivos, anotações, rastreamento de metadados pelos campos principais e alguns recursos de digitalização. O Dokmee Desktop pode ser adquirido por um apartamento de US $ 249 da empresa.
Para empresas que procuram minimizar o processo de configuração, o Dokmee Cloud oferece
As opções locais do Dokmee, Dokmee Professional e Enterprise, são aplicativos mais tradicionais, baseados em servidor, que permitem a vários usuários gerenciar e rastrear documentos. O maior benefício do recurso de escolher uma das soluções Dokmee locais é que você ganha a capacidade de usar vários gabinetes de arquivos. Essa capacidade fornece uma camada de gerenciamento extra para itens como segurança, armazenamento e recursos de pesquisa. Essa flexibilidade adicional vem com o custo adicional de executar tarefas de instalação e gerenciamento de servidor, incluindo pré-requisitos como Microsoft SQL Server e Internet Information Services. A edição Dokmee Professional oferece um recurso semelhante ao Dokmee Cloud, adicionando acesso ao SDK (Software Development Kit) e a capacidade de importar e exportar documentos com metadados (no formato XML), mas perdendo o controle de versão ao editar documentos.
O Dokmee Enterprise adiciona a capacidade de gerenciar a segurança no nível de arquivo e pasta, além de gabinetes de arquivos, backups automáticos, integração com o Microsoft Active Directory (AD) e reconhecimento óptico de caracteres (OCR) automático para documentos digitalizados.
O Dokmee Professional e Enterprise também oferecem recursos como um portal somente leitura e importação automática de arquivos usando o Dokmee Sync, embora esses recursos sejam módulos adicionais que devem ser adquiridos separadamente. Até os recursos que consideramos essenciais
Os preços do Dokmee Professional custam cerca de US $ 1.500 por servidor, enquanto o Dokmee Enterprise o aproximará de US $ 4.500. Nos dois casos, você também deve comprar licenças de usuário, que custam US $ 800 por usuário simultâneo e diminuem à medida que sua base de usuários aumenta. É importante observar que esses são custos únicos, o que significa que você não precisa pagar uma taxa mensal ou anual para usar. No entanto, a manutenção e o suporte (por exemplo, telefone, email e acesso a atualizações de software) após o primeiro ano custarão 20% a mais de sua compra inicial de licença anualmente. O Dokmee também oferece uma solução em nuvem privada, a partir de US $ 250 por mês, que coloca o Dokmee Professional ou Enterprise em uma instância de servidor baseada em nuvem dedicada ao uso da sua empresa, enquanto utiliza o Dokmee para o gerenciamento do aplicativo e do servidor.
Introdução ao Dokmee
A instalação do Dokmee Enterprise envolve o estabelecimento de pré-requisitos, como a instalação do Microsoft SQL Server (o Express Edition gratuito é suficiente) e a função Serviços de Informações da Internet. Esses pré-requisitos estão claramente detalhados no guia de instalação do Dokmee. Depois que os pré-requisitos forem atendidos e o instalador do Dokmee for executado, o aplicativo do servidor Dokmee poderá ser inicializado.
O aplicativo do servidor Dokmee permite inserir suas informações de licença, definir configurações do aplicativo como credenciais do SQL Server ou AD e gerenciar o local do repositório de arquivos. As tarefas do Dokmee, como criar gabinetes de arquivos, editar campos de índice e gerenciar segurança, também são executadas no aplicativo do servidor Dokmee.
Ferramentas de Gerenciamento de Documentos
Uma ferramenta de gerenciamento de documentos que não vai além de uma estrutura básica de arquivos e pastas não vale a pena gastar seu tempo, e o Dokmee oferece alguns recursos que facilitarão sua vida. O Dokmee pode ser configurado para observar as pastas existentes em busca de novos documentos, que podem ser importados automaticamente para um gabinete de arquivos do Dokmee para gerenciamento. Para que esse upload automático funcione, é necessário criar um relacionamento 1 para 1 entre uma pasta de arquivos e a pasta Dokmee e uma programação deve ser configurada. Infelizmente, essa é a extensão da funcionalidade, pois você não tem controle sobre quais tipos de arquivos são absorvidos pelo recurso, embora você possa ativar o OCR para arquivos importados.
A retenção de arquivos é um recurso crítico para empresas que lidam com conformidade regulatória ou legal, como a Lei Sarbanes-Oxley, e o Dokmee suporta esse recurso por meio de um, se seus módulos complementares. A retenção de arquivo pode ser configurada por gabinete de arquivo e você pode definir o período de retenção, bem como de qual campo de índice o período de retenção é calculado. As opções de descarte também são configuráveis, o que significa que você pode escolher como os arquivos expirados serão tratados, movidos ou exportados e enviados para uma fila de arquivos expirados ou mesmo excluídos permanentemente. As opções de notificação também são configuráveis, o que permite que os administradores recebam notificações avançadas de que determinados arquivos expiram.
Os fluxos de trabalho são uma ferramenta essencial para os sistemas de gerenciamento de documentos, pois podem ajudar a reforçar e otimizar os processos que fazem seus negócios funcionarem. Ter um sistema que possa tomar decisões com base nos metadados do documento, em vez de exigir que o usuário execute essas ações, tornará seus negócios mais eficientes, minimizará erros humanos e permitirá que você execute esses processos quando os usuários não estiverem disponíveis. Por uma questão de curso, haverá alguma montagem necessária para criar um fluxo de trabalho que atenda às necessidades de seus negócios (com processos grandes de várias etapas que exigem configurações mais complexas). Os fluxos de trabalho simples envolvem algumas instruções if / then seguidas de uma ação a ser executada, como mover o documento para outro lugar, enviar um email, executar uma atualização em um campo de índice ou interromper o fluxo de trabalho no documento.
Uma opção viável no local para pequenas e médias empresas
É difícil recomendar o Dokmee sobre o Microsoft SharePoint Online ou o Ascensio System OnlyOffice, pois ele não pode ser comparado com preço ou recursos. Onde o Dokmee provavelmente pode atender às suas necessidades está em uma situação local para uma SMB que hesita em optar por uma solução baseada em nuvem. O Dokmee Professional e o Enterprise exigem algumas habilidades de um administrador para a instalação e configuração inicial, mas, como plataforma, o Dokmee é simples o suficiente para que os usuários finais gerenciem as tarefas diárias.
