Revisão e classificação dos negócios do Dropbox

Compartilhamento e colaboração de documentos

Os usuários podem compartilhar documentos de algumas maneiras diferentes. Primeiro, qualquer arquivo que você colocar na pasta da equipe estará automaticamente disponível para todos na mesma conta padrão. Segundo, você pode compartilhar um link de pasta ou documento, assim como o Google Drive, que pode ser definido como público (qualquer pessoa com um link pode acessar) ou pode restringi-lo de várias maneiras. Se você não deseja que um arquivo ou pasta seja público, é possível protegê-lo com senha, restringi-lo apenas aos membros da equipe e / ou definir uma data de validade. Você também pode definir permissões de edição para pastas e arquivos.

Você não pode editar documentos dentro do Dropbox; quando você clica no botão Abrir em um arquivo, é redirecionado para o Microsoft Office 365 online, onde é necessário configurar uma conta Enterprise ou fazer login em uma existente. Isso não é ideal, especialmente porque o Box (for Business) inclui acesso gratuito aos aplicativos online do Office da Microsoft. (As contas do Dropbox Basic e Pro também incluem acesso gratuito.)

Como alternativa, você pode se inscrever no Dropbox Paper, que está na versão beta, mas está aberto a todos os usuários do Dropbox. Com o Dropbox Paper, você pode criar e editar documentos, comentar e atribuir tarefas relacionadas. Depois de vincular sua conta Standard ao Dropbox Paper, você poderá acessar os documentos do Dropbox Paper no painel do Dropbox. Você pode inserir documentos do Dropbox nos documentos do Dropbox Paper, mas eles não serão editáveis. Se você deseja colaborar com documentos, é melhor criá-los no Dropbox Paper em primeiro lugar.

A falta de recursos reais de edição de documentos não se compara favoravelmente ao Google Drive for Work, que possui edição on-line e rastreia alterações. Outros sistemas DM, como o Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online e Zoho Docs Standard, também oferecem essa funcionalidade.

Se você baixar o aplicativo da área de trabalho do Dropbox, poderá usar um recurso chamado Dropbox Badge, que estende alguns recursos do Dropbox aos arquivos do Microsoft Excel, PowerPoint e Word. Um selo aparece em qualquer um dos documentos salvos no Dropbox, para que você possa ver quem está visualizando ou editando o arquivo, adicionar comentários, compartilhar o arquivo e visualizar o histórico do arquivo. O Dropbox também recomenda o uso do aplicativo da área de trabalho para carregar pastas inteiras e arquivos grandes, já que o remetente do site tem um limite de 10 GB.

Os arquivos que você marcar como favoritos também estarão disponíveis offline, embora você precise fazer isso um por um, o mesmo que no Citrix ShareFile. Esse é um recurso interessante, embora o Evernote for Business e o Google Drive for Work permitam acessar todos os seus arquivos offline.

Além de um aplicativo de desktop, o Dropbox também possui aplicativos móveis para Android e iOS. O Dropbox Business recentemente adicionou alguns novos recursos móveis no iOS que permitem que os usuários vejam a atividade do arquivo e o feedback da equipe na visualização do arquivo. A empresa planeja adicionar esses recursos no Android em breve. Todos esses aplicativos móveis são sincronizados com sua conta online. Os aplicativos móveis permitem criar arquivos e pastas e compartilhá-los. Ele também inclui outro recurso móvel importante, ou seja, a digitalização de documentos usando o telefone, a partir do rolo da câmera existente ou tirando uma foto e transformando-a em um documento. O Dropbox faz um bom trabalho ao descrever qualquer documento que você esteja tentando digitalizar, seja pequeno como um cartão de visita ou uma página em tamanho normal. Ele endireita a imagem (mesmo no caso do recibo levemente amassado que jogamos durante o teste) e permite capturar até 10 páginas por vez, que você pode salvar em qualquer pasta do Dropbox como PDF ou um arquivo PNG. Como em outros documentos no sistema Dropbox, você pode adicionar comentários ou mencionar alguém para notificá-la de que ela deve dar uma olhada.

O Dropbox Business é excelente em relação ao compartilhamento ou anotação de documentos dessa maneira, desde que você ainda esteja trabalhando com o aplicativo móvel. Você pode adicionar uma assinatura ao documento se tiver o Adobe Acrobat instalado ou fazê-lo diretamente no aplicativo. Você também pode fazer anotações na imagem com uma data ou texto personalizado.

A única falha é no texto de ajuda, que contém apenas uma breve menção de como fazer o reconhecimento de texto, e essa entrada era principalmente informações inúteis. Chegamos a entrar em contato com o suporte técnico para obter mais informações (sem informá-los de que estávamos na imprensa), e eles simplesmente pediram mais informações e nunca responderam depois que demos a elas. O motivo da consulta é que o aplicativo móvel tem um campo de pesquisa, o que implica que você pode fazer uma pesquisa de texto em um documento digitalizado salvo em PDF. No entanto, a pesquisa da palavra "chocolate" em um documento de duas páginas que dizia respeito especificamente ao chocolate não produziu resultados. Até onde sabemos, os usuários devem considerar o recurso de digitalização móvel mais como um mecanismo de captura de imagens do que como uma ferramenta para reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Se uma grande pilha de documentos que precisam de OCR estiver no seu futuro, você estaria melhor com um dos vencedores do Editors 'Choice em nosso resumo de aplicativos de digitalização móvel, Abbyy FineScanner ou Evernote Scannable.

Outros recursos eram igualmente confusos, como o compartilhamento. Você pode enviar por e-mail um documento digitalizado para alguém ou criar um link para compartilhar quase tudo, mas passará alguns minutos frustrantes encontrando esses recursos na interface. Depois de encontrá-los, a digitalização móvel do Dropbox é uma ferramenta decente o suficiente, embora o OCR completo seja uma adição muito procurada em versões futuras.

Integração e Segurança

O Dropbox está no jogo de armazenamento em nuvem há muito tempo e tem uma presença significativa da API para integrações personalizadas. De fato, o suporte ao Dropbox tem sido onipresente entre alguns dos aplicativos mais populares de empresas como Adobe, Microsoft, Salesforce e Slack. É também uma das APIs mais acessíveis, suportando uma grande variedade de linguagens de programação acessíveis. Isso se traduz diretamente em atender aos requisitos de negócios futuros, além das necessidades atuais de processo e colaboração. Além disso, a plataforma Dropbox DBX oferece integração com várias ferramentas e fornece um local central para conectar conteúdo, dispositivos e aplicativos.

No lado da segurança de dados, o Dropbox mantém as certificações ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 22301. Ele também mantém as garantias SOC1, SOC2 e SOC3. A conformidade com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA) não está ativa por padrão e requer um Contrato de Associado Comercial (BAA) com sua organização antes da conformidade. Os logs de auditoria de atividades também estão disponíveis para os administradores, o que pode ser útil para manter a conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley (SOX). O Dropbox divulga esse sucesso regulatório e os atribui em grande parte ao seu investimento em data centers proprietários. Ao contrário do Jungle Disk, por exemplo, que simplesmente oferece sua solução de software sobre a infraestrutura de armazenamento Amazon Web Services (AWS) ou Rackspace Managed Cloud, o Dropbox investiu em seus próprios datacenters. Isso proporciona um controle mais direto da segurança dos dados e possíveis problemas de conformidade regulamentar do que os concorrentes que deixam isso para terceiros.

O Dropbox ainda não produziu um recurso de gerenciamento de chave de criptografia de usuário, portanto, todas as chaves estão sob o controle do Dropbox. No entanto, eles colocam controles rígidos sobre quais dados estão disponíveis para os técnicos para fins de solução de problemas e somente quando são absolutamente necessários. Não é uma privacidade completa, mas eles trabalharam duro para garantir que sua confiança seja conquistada. Embora isso possa não ser suficiente para se qualificar para o FedRAMP, provavelmente é bom o suficiente para muitos casos.

O Dropbox também suporta várias estratégias de autenticação de dois fatores e multifatores (MFA), que incluem o uso de uma mensagem de texto SMS que fornece um código separado para o dispositivo móvel do usuário, Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA ou Windows Authenticator. O Dropbox recomenda enfaticamente que os usuários aproveitem esses recursos porque adicionam uma boa camada de segurança em torno de dados confidenciais.

Quase um balcão único

O Dropbox oferece muita ajuda, caso você encontre problemas, incluindo um guia em PDF, suporte autoguiado, uma Central de Ajuda pesquisável e suporte via chat ao vivo, email e telefone (dias úteis, das 8h às 20h ET). Para suporte por telefone, você precisa gerar um código PIN, o que pode ser feito diretamente na página principal de ajuda.

Com uma interface de usuário simples, armazenamento ilimitado e recuperação de arquivos e vastas permissões de usuário, o Dropbox Business ajuda sua equipe a colaborar com mais eficiência. De fato, o Dropbox possui que 300.000 equipes usam o Dropbox Business. Para editar arquivos online, é necessário obter uma conta separada do Microsoft 365, que pode aumentar os custos, ou usar o Dropbox Paper, que não está totalmente integrado. Para o melhor software de gerenciamento de documentos, consulte o Zoho Docs Standard da Editors 'Choice. Mas, para uma solução de armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos de classe empresarial para todos os fins, o Dropbox Business é uma excelente solução e merece totalmente a designação PCMag Editors 'Choice.