Epson workforce es-300wr scanner de documentos sem fio - revisão e avaliação da edição contábil

O altamente portátil Epson WorkForce ES-300WR - Scanner de Documentos Sem Fio - Accounting Edition (US $ 399, 99) é uma versão aprimorada da Escolha dos Editores WorkForce ES-300W que analisamos no ano passado. Esta última iteração do scanner de documentos portátil principal da Epson lista por apenas US $ 100 a mais, mas seu software centrado nos negócios, bem como uma interface de captura de documentos revisada e renomeada, torna-o mais preciso e amigável para a contabilidade, aumentando assim seu valor geral. Se coletar dados financeiros na estrada e exportá-los para uso em seu aplicativo de contabilidade - eliminando a necessidade de inseri-los manualmente - parecer atraente, considere o ES-300WR.

Um companheiro de viagem bem pensado

Observe que, se você preferir um scanner de documentos de mesa menos móvel, a Epson também oferece uma edição contábil do scanner de documentos sem fio WorkForce ES-500WR, que é um pouco mais rápido, maior e mais pesado. Quando o modelo portátil está fechado e pronto para a estrada, ele mede 2, 6 por 11, 3 por 3, 5 polegadas (HWD) e pesa 2, 9 libras. Grande parte de sua altura e peso vem de uma bateria recarregável embutida. Alguns outros scanners portáteis com baterias recarregáveis ​​incluem a Canon imageFormula P-215II Scan-Tini da Canon, um pouco menor e mais leve, e a Aparente Doxie Q muito menor e mais leve. A primeira, como a ES-300WR e sua ES-300W, vem com um alimentador automático de documentos (ADF) para 20 folhas que digitaliza os dois lados das páginas frente e verso simultaneamente, em uma única passagem. O ADF do Doxie Q, por outro lado, possui apenas oito páginas; e para digitalizar os dois lados das páginas frente e verso, você deve digitalizar um lado dos originais e virá-los manualmente para digitalizar os outros lados.

Enquanto máquinas mais leves, como o Xerox Duplex Travel Scanner de alimentação manual, o Visioneer Patriot P15 e o próprio Scanner de Documentos Duplex Portátil DS-320 da Epson e o WorkForce ES-200 são menores, mais leves e mais fáceis de transportar, eles não têm baterias, o que significa que você estará conectado a uma tomada CA.

A rapidez com que a bateria carrega depende da fonte de energia e, como muitos outros modelos portáteis recentes, o ES-300WR funcionará e carregará de fontes de energia CA ou USB ao mesmo tempo. A Epson me disse que, quando o scanner está em uso, a bateria é carregada pelas tomadas CA em apenas algumas horas; O USB 3.0 leva cerca de quatro horas e o USB 2.0 precisa de cerca de 20 horas. O scanner carrega mais rápido, é claro, quando está desligado. A Epson não reivindica uma classificação específica de duração da bateria por página, mas digitalizei centenas de páginas com uma única carga durante o teste.

O ciclo de trabalho do ES-300WR é de 500 digitalizações por dia, o mesmo que o DS-320, o ES-200 e o Canon P-215II, enquanto as classificações de volume Patriot P15 e Doxie Q são duas vezes mais.

A tampa é aberta para expor o ADF para 20 folhas e o painel de controle, que é dividido entre o canto superior direito do rosto do scanner e a borda frontal direita do chassi. Os controles em si compreendem quatro botões - Ligar, Parar (Cancelar), Iniciar, Conexão Wi-Fi (Wi-Fi Protected Setup ou WPS) - e cinco LEDs de status: Erro, Modo de alimentação automática, Pronto, Wi-Fi ativado / desativado e bateria. Além disso, observe na imagem abaixo que, localizado próximo ao lado esquerdo do rosto, quase no canto inferior dos controles, existe um seletor de modo para alternar entre documentos padrão e cartões de plástico grossos (cartões de identificação e cartões de crédito, por exemplo) Na borda frontal direita, há uma alternância para selecionar a conectividade Wi-Fi ou USB.

Você pode conectar o ES-300WR sem fio à sua rede via Wi-Fi e conectar a um único PC via USB, 2.0 ou 3.0. Você pode digitalizar para dispositivos Apple iOS e Android com o aplicativo Epson DocumentScan.

ScanSmart Accounting Edition

Desde a estréia do ES-300W no início de 2017, a Epson fez alterações significativas na coleção de software que inclui em seus scanners. A mudança mais significativa é o novo ScanSmart da empresa, um utilitário de gerenciamento que integra o scanner, o software de suporte e outros aplicativos, ajudando-os a trabalhar juntos de maneira mais suave. Os novos recursos de contabilidade são específicos do software; eles fazem parte de uma versão estendida do utilitário chamada ScanSmart Accounting Edition.

O ScanSmart permite configurar e executar trabalhos de digitalização, bem como criar perfis de fluxo de trabalho (Digitalizar para arquivo, Digitalizar para e-mail etc.) ou predefinições, que a Epson chama de Ações, que definem todos os aspectos de um trabalho de digitalização. O ScanSmart Accounting Edition simplifica a obtenção de dados coletados de documentos financeiros digitalizados no seu aplicativo de contabilidade, mais especificamente, QuickBooks Online e Excel.

Basicamente, a atualização do Accounting Edition consiste em uma extensão do ScanSmart chamada Receipt Manager, que identifica e extrai automaticamente dados financeiros relativos de recibos, faturas e outras cópias financeiras, além de ajudá-lo a massagear dados compatíveis com o QuickBooks Online ou Excel. Isso pode potencialmente eliminar a entrada manual tediosa e demorada. A exportação do Excel é CSV, um formato aceito pela maioria dos programas de contabilidade. De acordo com a Epson, ao usar a ferramenta de identificação automática de arquivos e reconhecimento de arquivos do software, o ScanSmart aprende a identificar dados recorrentes, como nomes e logotipos de fornecedores, despesas recorrentes etc., simplificando assim o armazenamento, a recuperação e a localização. processos de dados e documentos críticos.

Além do ScanSmart Accounting Edition, o pacote de software inclui o Nuance Power PDF, um programa de criação e edição de PDF alternativo ao Adobe Acrobat; Nuance PDF Converter para Mac; e NewSoft Presto! BizCard, um utilitário de digitalização e arquivamento de cartões de visita.

Um scanner de documentos portátil rápido

A Epson classifica o ES-300WR em 25 páginas por minuto (ppm) no modo simplex (uma face) e 50 imagens por minuto (ou ipm, em que cada imagem é um lado de uma página em frente e verso) no modo duplex. Fiz meus testes no USB 3.0 a 300 dpi do PC padrão Intel Core i5 da PCMag, executando o Windows 10 Professional. As pontuações do ES-300WR são próximas o suficiente dos outros modelos da Epson discutidos aqui (o ES-200W, o ES-300W e o DS-320) que é seguro dizer que o próprio scanner e seu BIOS não foram submetidos a nenhum teste significativo. ajustes relacionados ao desempenho e que o ScanSmart não processa dados discernivelmente mais rápido do que os recentemente substituídos utilitários Epson Scan 2 / Image Capture Pro que usei ao testar o ES-300W do ano passado.

Veja como testamos scanners

Após descontar o tempo de latência (o período entre a última digitalização da página e o software salvar o trabalho de digitalização em uma imagem utilizável ou em um arquivo PDF pesquisável), o ES-300WR digitalizou meu documento de 25 páginas em uma face à taxa de 28, 3ppm e o documento em frente e verso de 25 páginas (50 imagens) em 54, 5ipm. Nos dois documentos, é 1ppm mais rápido que o ES-300W. As pontuações do ES-320 e ES-200W correspondem basicamente ao ES-300WR. O Visioneer P15 e o Canon P-215II têm classificações de velocidade mais baixa, em 10ppm e 20ipm, do que os portáteis Epson. A P15 obteve 17, 1ppm e 34ipm e a Canon P-215II conseguiu 15, 9ppm e 30, 9ipm.

No próximo teste, cronometrei o ES-300WR enquanto digitalizava os mesmos dois documentos e como o ScanSmart processava e os salvava em PDF de imagem. Como esperado da minha experiência com os modelos Epson anteriores, os tempos de digitalização da imagem em PDF foram quase idênticos aos da pontuação no teste anterior.

Em seguida, cronometrei o ES-300WR, com a ajuda do ScanSmart, digitalizei e converti o documento de 25 páginas e 50 imagens para o PDF pesquisável mais versátil. Ele concluiu a tarefa em 55 segundos, com apenas um intervalo de 0, 5 segundos entre a digitalização para PDF pesquisável e a digitalização para a memória, sem conversão ou formatação.

Os outros modelos da Epson, é claro, tiveram desempenho semelhante, e o P15 conseguiu a mesma tarefa cerca de 40 segundos mais devagar, mas o P-215II venceu o ES-300WR em cerca de 5 segundos.

Exatidão e Exportação

Prefiro que meu scanner seja lento que impreciso. Para esse fim, o ES-300WR converteu minhas páginas de fonte Arial e Times New Roman sem erros para 6 pontos, tornando-o o mais preciso de todos os scanners mencionados aqui. que é um pouco mais preciso que o DS-320. Os outros dois portáteis Epson, o ES-200W e o ES-300W, ainda eram um pouco menos precisos. Também examinei todos os scanners de documentos portáteis que o PCMag revisou nos últimos dois anos e descobri que o ES-300WR com o ScanSmart obteve as melhores pontuações de precisão para um scanner de documentos portáteis até agora.

Também examinei os recursos de contabilidade no software ScanSmart Accounting Edition. Obter seus dados financeiros de cópia impressa para seu aplicativo de contabilidade é um processo de duas partes, digitalização e exportação. Você digitaliza seus recibos, faturas e assim por diante no ScanSmart, como faria com qualquer outro documento e, ao terminar, usa uma ação do ScanSmart para enviar os dados ao Receipt Manager para revisá-los e gerenciá-los.

Clicar em Exportar e Salvar fornece as opções para Exportar para QuickBooks ou Salvar como CSV. Se você escolher o primeiro, verifique se o QuickBooks está aberto, para que o ScanSmart possa encontrá-lo. O ScanSmart abre uma janela do QuickBooks que primeiro convida você a fazer login no QuickBooks e, em seguida, orienta você pelo processo de correspondência de campos e exportação dos dados. Embora eu não tenha feito isso com o ScanSmart e o QuickBooks, no dia em que eu fazia minha própria contabilidade, eu exportei dados dentro e fora do QuickBooks com frequência. Suspeito que esse processo seja semelhante. As primeiras vezes envolveram a correspondência de rótulos de campos de dados do QuickBooks (por exemplo, "Despesas / Automóvel / Manutenção") com os rótulos correspondentes nos dados recebidos. (É aqui, suspeito, que o ScanSmart faz a maior parte de seu aprendizado.)

Ao exportar para um arquivo CSV, basta escolher essa opção, nomear o arquivo e o software a partir daí. Como você usa os dados depois disso é com você. Na maioria dos cenários, no entanto, como, digamos, colocar os dados no FreshBooks, você provavelmente precisará massagear um pouco, pelo menos combinando e rotulando cada registro CSV com os registros correspondentes no software de contabilidade. Se você tem experiência com o Excel, tudo isso é Introdução às Planilhas 101 e há informações abrangentes disponíveis on-line (e provavelmente a documentação do seu aplicativo de contabilidade) sobre a preparação de arquivos CSV para importação. Mesmo assim, gostaria que o ScanSmart Accounting Edition suportasse vários pacotes de contabilidade adicionais, pois nem todos usam o QuickBooks.

Bom para negócios

A diferença entre o Editors 'Choice ES-300W e este novo modelo ES-300WR está no software. Portanto, quando se trata de decidir se vale o prêmio de US $ 100, você deve pensar no seu negócio. Se essa nova iteração contábil de nosso atual scanner portátil de documentos favorito poupar a você ou a outra pessoa em sua organização as horas de inserção manual de dados financeiros (que, além de chatos, aumentam o potencial de erros de entrada) a cada mês, é claro. Mas se você não vê sua empresa se beneficiando deste software aprimorado, o ES-300W é o caminho a percorrer.