Epson workforce es-500wr scanner de documentos sem fio - revisão e avaliação da edição contábil

O Scanner de documento sem fio Epson WorkForce ES-500WR - Accounting Edition (US $ 499, 99) é um scanner de documento de mesa com alimentação de folhas de tarefas leves a médias, apropriado para uso em pequenos escritórios e grupos de trabalho. É uma variação do WorkForce ES-500W, que inclui o utilitário de digitalização e processamento de documentos atualizado da Epson, o ScanSmart, e o complemento compatível com a contabilidade do ScanSmart Accounting Edition. Se sua empresa exige a entrada manual recorrente de dados financeiros, o ES-500WR será uma alternativa atraente à nossa Escolha dos editores entre os scanners de documentos de nível básico, o Brother ADS-2700W.

Ensinar novos truques a um cachorro velho

A maior diferença entre o ES-500WR e o ES-500W está no software Accounting Edition, portanto, não há muitas atualizações de hardware aqui. Como o ES-500W, ele mede 6, 6 por 11, 6 por 6, 9 polegadas (HWD) com suas bandejas fechadas e pesa 8, 1 libras. Isso é um pouco maior e 2, 5 libras mais pesado que o Brother ADS-2700W, próximo em tamanho e 2, 1 libras mais leve que o Panasonic KV-S1026C-MKII, e um pouco menor em todas as dimensões do que o Editors Choice HP ScanJet Pro 3000.

Porém, lembre-se de que, enquanto estão fechadas e fora de serviço, nenhuma dessas máquinas ocupa muito espaço na mesa. Mas com os alimentadores automáticos de documentos (ADF) e as bandejas de saída abertos e prontos para o trabalho, eles normalmente dobram em altura e triplam (ou mais) de comprimento.

O ADF no ES-500WR comporta até 50 originais e seu ciclo de trabalho diário é de 4.000 digitalizações. Os modelos concorrentes mencionados aqui também vêm com ADFs para 50 folhas. Em termos de ciclo de trabalho, o ES-500WR fica no meio do pacote, com o ADS-2700W e o KV-21026C-MKII suportando mais 1.000 verificações diárias e o ScanJet 3000 com 500 menos.

Você pode conectar-se ao ES-500WR diretamente via USB 3.0, através de sua rede com ou sem fio com Ethernet ou Wi-Fi, ou do seu smartphone ou tablet com NFC (comunicação de campo próximo). NFC é um protocolo de rede ponto a ponto que permite digitalizar as folhas carregadas na bandeja de entrada para o seu dispositivo móvel, tocando-o no ponto de acesso NFC localizado em frente ao painel de controle na face do scanner. Você pode conectar-se aos seus dispositivos móveis com o Wi-Fi Direct ou digitalizar para unidades de memória flash e outros dispositivos de armazenamento através de uma porta USB na parte traseira do chassi.

O painel de controle é simples, com sete botões: Energia, Wi-Fi Protected Setup (WPS), Wi-Fi ativado / desativado, Ignorar detecção de alimentação dupla, Modo lento, Parar, Iniciar e NFC. Há também sete luzes de status: modo AP (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, erro, modo de alimentação automática, pronto, salto de detecção de alimentação dupla e modo lento. Observe que não há botões ou visor para selecionar perfis, escolher a digitalização de um ou dois lados ou fornecer ao scanner outras instruções. Tudo o que é tratado no ScanSmart, manualmente após a digitalização das páginas ou automaticamente, de acordo com um conjunto de instruções pré-configuradas salvas nos perfis de fluxo de trabalho que a Epson chama de Ações.

Software comercial robusto

O ES-500WR é fornecido com acesso para download ao ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (para Windows), Nuance PDF Converter (para Mac) e Presto! BizCard. Em vez de uma interface real do scanner e um programa de processamento e gerenciamento de documentos, o ScanSmart é mais um shell que integra os utilitários e programas existentes, ajudando-os a interagir com o próprio scanner e um ao outro com mais fluidez. O Epson Scan 2 e o Document Capture Pro estão incluídos no ScanSmart.

Com o ES-500WR, você obtém o complemento Accounting Edition, também conhecido como Gerenciador de Recebimentos. Além da capacidade do ScanSmart de aceitar extensões adicionais e integrar aplicativos, de acordo com a Epson, ele também aprende a identificar dados recorrentes, como nomes e logotipos de fornecedores, despesas mensais e assim por diante. Em outras palavras, quanto mais você o usa, mais eficiente o Receipt Manager lida com suas verificações financeiras. Ele reconhece e extrai dados de recibos, faturas e outros documentos financeiros digitalizados e os salva em seu próprio banco de dados interno. O Receipt Manager pode exportar os dados para o QuickBooks Online ou arquivos compatíveis com o Microsoft Excel que você pode importar para um ou muitos outros programas de contabilidade, com, ou seja, alguma manipulação das colunas de dados no Receipt Manager ou no arquivo CSV exportado no Excel, ou ambos.

Minha única reclamação real sobre o ScanSmart Accounting Edition é que ele não suporta outros programas populares de contabilidade diretamente.

À frente do bloco

A Epson classifica o ES-500WR em 35 páginas de um lado por minuto (ppm) e 70 imagens em frente e verso por minuto (ou ipm, onde cada lado da página é uma imagem). Testei o ES-500WR sobre Ethernet a 300 dpi com o ScanSmart Accounting Edition em nosso PC de teste padrão Intel Core i5 executando o Windows 10 Professional. O novo software não aumentou as velocidades de digitalização e processamento de documentos sobre o ES-500W, que já era um forte desempenho.

Veja como testamos scanners

Descontando o tempo entre o momento em que a última página atinge a bandeja de saída e o ScanSmart salva o documento em um formato de arquivo utilizável - o que chamamos de tempo de "atraso" - o ES-500WR digitalizou nosso documento de texto de 25 páginas em 40 ppm e nosso Documento frente e verso de 25 páginas a 75, 7 ipm, significativamente mais rápido que as classificações da Epson. O ES-500WR digitalizou, processou e salvou os mesmos documentos de teste na imagem PDF em 37.7ppm e 67.7ipm, um desempenho respeitável em comparação com suas classificações e com seus concorrentes.

Isso é 2, 5ppm mais rápido e 1, 5ipm mais lento que o ES-500W, 3ppm mais rápido e 2, 3ipm mais lento que o ADS-2700W da Brother, 2, 4ppm e 2, 5ipm mais rápido que o ScanJet 3000 da HP, e 6, 1ppm e 7, 7ipm na frente do KV- da Panasonic. S1026C-MKII.

Ao digitalizar para PDF pesquisável, um formato mais propício aos aplicativos de pesquisa e recuperação de documentos, o ES-500WR digitalizou e salvou nosso documento de teste de 25 páginas em duas faces (50 imagens) em 44 segundos. Essa pontuação empatou o seu irmão ES-500W e é um ou dois segundos mais rápido que os modelos Brother e HP. Em 1 minuto e 6 segundos, a Panasonic apareceu na traseira.

Digitalização sólida de negócios

Qual a vantagem de um scanner incrivelmente rápido se o texto editável resultante exigir horas de correção de erros? Felizmente, a tecnologia OCR de hoje é muito mais precisa do que isso. O ES-500WR, por exemplo, digitalizou e converteu nossas páginas Arial e Times New Roman padrão sem erros até 6 pontos, o que é mais do que preciso o suficiente para a maioria dos aplicativos de negócios. Isso supera os 8 pontos do ES-500W anterior para ambas as fontes sem erros.

Com 5 pontos sem erros em nossa página de teste Arial e 4 pontos sem erros na página Times New Roman, o formidável ADS-2700W da Brother continua sendo o scanner mais preciso analisado aqui em cerca de um ano. Enquanto isso, o Panasonic KV-S1026-MKII empatou o ES-500WR e o HP ScanJet 3000 conseguiu digitalizar até 8 pontos com as duas fontes sem erros.

Também digitalizei algumas pilhas de recibos e faturas de cartão de crédito e, em seguida, usei um perfil do ScanSmart Action para mover os dados e abrir o Gerenciador de Recebimentos.

A próxima fase envolve a exportação dos dados para o QuickBooks Online ou para um arquivo CSV do Excel. A integração do Receipt Manager com o QuickBooks é bem automatizada. Quando você, depois de abrir o QuickBooks no seu PC, clicar em Exportar para o QuickBooks no ScanSmart, ele abre uma janela que o convida a fazer login no QuickBooks e, em seguida, segue as instruções que o orientam pelo restante do processo.

Ao exportar para um arquivo CSV, basta selecionar essa Ação no ScanSmart, nomear e salvar o arquivo. O que acontece a seguir depende do que você deseja fazer com os dados. Para prepará-lo para importação em um programa de contabilidade, provavelmente será necessário pelo menos alguma manipulação no Excel. Se você possui um conhecimento básico do Excel, é simples preparar arquivos CSV para importar para outro programa. Dependendo do programa em que você deseja importar os dados, o processo pode ser descrito na documentação desse software.

Caso contrário, existem vários documentos que cobrem a rotulagem e manipulação de registros CSV no site da Microsoft e em outros lugares. Embora às vezes isso possa ser um trabalho complexo, não é realmente complicado. Mas seria muito mais fácil se o ScanSmart Accounting Edition suportasse alguns aplicativos de contabilidade mais populares.

Software que economiza tempo

Ao administrar uma empresa doméstica ou de pequeno escritório, talvez uma das tarefas mais entediantes e recorrentes seja inserir dados de recibos, faturas e outros documentos financeiros em um programa de contabilidade. Com o suporte à digitalização de documentos financeiros, a coleta de dados relevantes, a preparação e a exportação para as planilhas do QuickBooks Online ou Excel, a Epson ES-500WR faz uma tentativa decente de automatizar esse processo. A integração do QuickBooks é bem desenvolvida e deve economizar o tempo de você ou da sua organização, automatizando grande parte do processo de entrada de dados financeiros. Com a integração do Excel, por outro lado, você pode precisar massagear os dados em registros CSV compatíveis com seu aplicativo de contabilidade.

Embora uma integração mais ampla com outros programas de contabilidade forneça um valor maior para as organizações que não usam o QuickBooks, o processo de preparação dos registros CSV para importação no Excel é básico. Embora custe US $ 100 a mais que o ADS-2700W da Editors 'Choice Brother, o ES-500WR vale o preço mais alto se a capacidade de digitalizar e exportar dados financeiros economizar um tempo valioso para os seus negócios.