Revisão e classificação da gestão de contratos Gimmal

O Gimmal Contract Management é outro sistema de gerenciamento de contratos altamente personalizável e rico em recursos que é imediatamente diferenciado pelo seu preço imponente: US $ 20.000 por ano. Mas não deixe que o choque da etiqueta o melhore; O Gimmal Contract Management (anteriormente conhecido como Prodagio antes da aquisição da empresa no início deste ano) é uma solução flexível que oferece todas as funções principais de gerenciamento de contratos, além de oferecer uma variedade de recursos adicionais, como automação de fluxo de trabalho, geração de contrato baseada em modelo e usuário Tarefas que podem valer a pena para alguns. No entanto, a Agiloft, vencedora do Editor's Choice, ofereceu um nível equivalente de personalização com menos complexidade e preço mais baixo.

Se você considerar Gimmal, a complexidade provavelmente será o seu maior obstáculo. Depois de configurar o Gimmal da maneira que você precisa, são excelentes sistemas, mas é importante observar que a quantidade de personalização necessária para o sistema complicará seriamente a vida dos administradores encarregados da implementação. Ainda mais infeliz, não há opção para experimentar antes de comprar. A Agiloft tem um nível equivalente de personalização, mas consegue ser menos complexa porque optou por uma configuração baseada em assistente, que é algo que a Gimmal deve considerar.

Em suma, o preço inicial da Gimmal é certamente alto para organizações menores. Essas empresas devem garantir que uma licença por usuário não as sirva melhor e, em vez disso, devem examinar de perto o Getting Contracts Done, o outro vencedor do PCMag Editor's Choice. O Gimmal Contract Management é voltado diretamente para organizações de médio e grande porte em escala corporativa, que precisam avaliar o software com base na customização versus complexidade e manutenção.

Opções e planos de preços

O Gimmal oferece três edições diferentes, diferenciadas em grande parte pelo número máximo de usuários, mas também por diferentes níveis de capacidade versus complexidade.

Ironicamente, a edição Essentials de menor preço permite um número ilimitado de usuários. Isso ocorre porque a edição do Essentials é voltada para aqueles que procuram principalmente um repositório de contratos e não precisam se integrar a outros sistemas ou ter contratos ou fluxos de trabalho não padrão. A edição Advanced destina-se a departamentos individuais de grandes empresas ou organizações de médio porte com menos de 25 usuários cujas necessidades são mais especializadas e que possivelmente exigem integração com os sistemas existentes. Por fim, a edição Enterprise é para empresas com mais de 25 usuários e necessidades especializadas além das da edição Advanced.

No momento da redação deste artigo, Gimmal ainda não havia incorporado completamente o Prodagio em suas propriedades da web. E com um preço inicial de US $ 20.000, é compreensível que informações detalhadas sobre preços não estejam disponíveis na Internet, mas sim cliente a cliente através do contato direto com os representantes de vendas da Gimmal. O Gimmal também não oferece uma avaliação gratuita para download ou acesso; portanto, você também contará com o pessoal de vendas para testes de pré-compra.

Interface de ícone pesado

A interface Gimmal possui muitos ícones e, portanto, é facilmente navegável. Os grandes ícones no canto direito da tela cobrem todas as áreas essenciais ao gerenciamento de contratos, incluindo Documentos, Minhas tarefas, Relatórios, Pesquisa e Admin (para aqueles designados como administradores). Depois que um ícone é selecionado, as guias acima da área de trabalho mudam para refletir a categoria de informação disponível.

O formato da área Documentos do Gimmal será imediatamente familiar para qualquer pessoa que tenha usado um computador com Windows. Os ícones para executar funções básicas são executados na parte superior da área de trabalho (por exemplo, nova pasta, documento de importação e cópia), com um índice semelhante a um gabinete de arquivos sendo executado ao longo da esquerda, chamado apropriadamente de Gabinete. Gimmal optou por um design testado e comprovado, que torna a introdução intuitiva.

A guia Documentos é especialmente útil porque possui o método organizado pela empresa para armazenar contratos (gabinetes), mas também fornece aos usuários guias de acesso rápido aos documentos mais recentes, além de uma lista na qual eles podem salvar seus contratos "favoritos". Além da exibição totalmente personalizável das colunas de dados do contrato ao exibir listas de contratos, os ícones aparecem ao lado dos contratos para indicar quando há lembretes, obrigações, documentos relacionados ou notas anexados. Achei que esse era um recurso útil, então reconheci imediatamente quais contratos tinham esses tipos extras de informações anexados.

Os documentos podem ser gerados através de modelos ou importados diretamente para o sistema. Todo documento é fornecido com um painel pop-up, no qual todas as informações do contrato podem ser acessadas com facilidade. Os campos esperados estão todos lá, incluindo documentos relacionados, notas, lembretes e trilha de auditoria. Mas o Gimmal também vem com muitos outros campos, incluindo obrigações contratuais que podem ser adicionadas, listas de verificação de processos de negócios criados por administradores que podem ser atribuídos, o fluxo de trabalho do contrato que pode ser visualizado e os contatos anexados que podem ser gerenciados.

Os relatórios são mantidos simples. Simplesmente escolha um tipo de relatório em uma lista, insira os dados do relatório (por exemplo, datas restritas ou nome, tipo ou ID do documento) e gere. Todo o processo leva apenas alguns segundos. O Gimmal vem com vários relatórios padrão predefinidos, mas novos relatórios também podem ser gerados pelos administradores por meio de um processo simples. O relatório pode ser impresso ou exportado para CSV (após a opção de adicionar, remover ou reordenar colunas de dados) e pode ser aberto no Excel.

Se as informações desejadas não estiverem disponíveis por meio de um relatório, um componente de Pesquisa robusto estará disponível. Os usuários têm a opção entre uma pesquisa rápida e uma mais avançada. A pesquisa rápida verifica os dados inseridos pelo usuário e os documentos anexados. Um recurso interessante do Gimmal é que ele vem com recursos de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) que convertem PDFs de imagens em documentos pesquisáveis. Os resultados da pesquisa são muito úteis e incluem porcentagens de classificação e contexto para as correspondências. Achei esse recurso particularmente útil para ajudar a filtrar uma grande quantidade de resultados de pesquisa e evitar ficar atolado ao abrir e verificar resultados de correspondência única.

Para usuários que procuram informações mais específicas, o recurso de pesquisa mais avançada fornece aos usuários as ferramentas para encontrar praticamente qualquer contrato. Os usuários podem procurar palavras ou frases específicas, tipos de documentos, o conteúdo de qualquer campo específico ou até o tamanho do arquivo, em qualquer combinação concebível. Depois que os resultados desejados forem encontrados, o usuário poderá destacar as entradas desejadas e clicar com o botão direito do mouse para exportar para CSV, tornando efetivamente qualquer pesquisa ou lista reportável. Se é provável que o usuário use a pesquisa novamente, ela pode ser salva e até tornada pública a todos os usuários para acelerar o processo no futuro.

Como configurar

A Gimmal oferece os dois serviços disponíveis imediatamente, que podem ser criados em apenas um dia, e integrações e especializações mais complexas. A versão pronta para uso do software provavelmente forneceria os recursos necessários para aqueles que buscam as principais funções do gerenciamento de contratos, incluindo Loja, Rastrear e Alertar, Pesquisa e Relatório.

Recursos mais avançados podem ser criados para aqueles que desejam automatizar ainda mais seus processos de negócios. Os administradores mais experientes podem criar fluxos de trabalho que automatizam o processo de aprovação de novos contratos, listas de verificação de itens de pendências anexados a contratos e modelos que podem ser preenchidos com dados inseridos pelo usuário.

Gimmal oferece uma ampla variedade de recursos úteis e uma guia Referência completa na seção Documentos. Esta seção contém guias para a criação de modelos, guias de referência rápida, vídeos de treinamento e guias do usuário. E, se o problema específico não for coberto por nenhum desses recursos, um Guia do Usuário completo com mais de 250 páginas provavelmente terá a resposta. Além disso, o suporte ao cliente está disponível através do contrato de suporte anual.

O Gimmal Contract Management oferece um sistema altamente personalizável que pode ser adaptado para atender às necessidades de um cliente específico. Apesar da enorme quantidade de serviços que o Gimmal oferece, ele criou uma interface que é facilmente navegável e intuitiva. Ele oferece muitos recursos que vão além das funções básicas de gerenciamento de contratos para automatizar ainda mais as práticas de negócios e economizar o valioso tempo dos funcionários. No entanto, a personalização pode ser assustadora e difícil de entender, e o preço pode ser alto para organizações menores.