Revisão e classificação da folha de pagamento Intuit quickbooks

A Intuit introduziu um serviço de folha de pagamento on-line em junho de 2018 para substituir a versão que analisamos no ano passado (Intuit Enhanced Payroll, que ainda é suportado pela Intuit, mas não está mais disponível para novos usuários). Essa nova folha de pagamento do QuickBooks pode ser usada como um site de processamento de folha de pagamento autônomo ou integrado ao QuickBooks Online. Para um produto tão jovem, o QuickBooks Payroll é um aplicativo de processamento de folha de pagamento totalmente funcional que se destaca em algumas áreas, mas carece da flexibilidade e profundidade dos concorrentes em outras. No geral, o QuickBooks Payroll oferece uma experiência de usuário simples e compreensível e suporta execuções ilimitadas da folha de pagamento.

Analisamos a folha de pagamento de serviço completo do QuickBooks, que é a versão mais cara da folha de pagamento do QuickBooks por US $ 80 por mês, mais US $ 4 por funcionário por mês. Se você precisar de uma ferramenta mais compatível com a carteira, a Folha de pagamento de autoatendimento do QuickBooks é a oferta básica da empresa; custa US $ 35 por mês, mais US $ 4 por funcionário por mês. O autoatendimento carece de alguns dos recursos avançados encontrados na folha de pagamento de serviço completo do QuickBooks, como ajuda extra para integração, pagamentos automatizados de imposto sobre folha de pagamento e depósito direto no mesmo dia.

Assistência Antecipada

A integração é de longe o elemento mais desafiador e complexo de qualquer sistema de folha de pagamento. A folha de pagamento de serviço completo do QuickBooks oferece assistência extra quando você precisar. Se você estiver usando o site para pagar seu (s) primeiro (s) funcionário (s) e não tiver nenhum dado anterior da folha de pagamento, poderá fazer a instalação por conta própria (embora o suporte por chat e telefone esteja disponível das 6 às 18 horas Horário do Pacífico, de segunda a sexta-feira).

Se você já paga funcionários ou mora em um estado com requisitos complicados de imposto sobre as folhas de pagamento, pode enviar relatórios históricos e permitir que um agente da folha de pagamento faça a configuração para você. Os arquivos de ajuda no local ainda são bastante escassos e nossas consultas trouxeram muitos acessos do QuickBooks Online, não da Folha de Pagamento do Serviço Completo. Eu não confiaria necessariamente nas orientações fornecidas pela comunidade de usuários on-line, que a Intuit oferece como um recurso, porque não é composta exclusivamente por especialistas em folha de pagamento. Outras opções de ajuda estão disponíveis, incluindo bate-papo e email.

Muitos concorrentes também oferecem ampla ajuda na configuração, como parte de seu serviço. Se isso é mais ou menos do que o que a folha de pagamento do QuickBooks Full Service fornece depende do fornecedor e da situação.

Configuração padrão

Como seus concorrentes, o QuickBooks Payroll oferece um guia de configuração de várias etapas para chegar ao ponto em que você pode executar sua primeira folha de pagamento. Você primeiro fornece informações sobre sua empresa e sobre as folhas de pagamento anteriores. Em seguida, conecte o site à conta que financiará a remuneração dos funcionários e os impostos sobre os salários.

Adicionar seus funcionários é a etapa mais demorada na configuração. Alguns sites, como o OnPay, têm áreas separadas para tarefas como criar programações de pagamento e definir benefícios e outras retenções. Outros, incluindo QuickBooks Payroll e Square Payroll, incorporam tudo isso no registro do funcionário. A folha de pagamento do QuickBooks divide essa tarefa em três seções, acessíveis clicando nas guias: Pagamento, Perfil e Emprego.

A primeira seção, Pay, é a mais envolvida. Você insere um nome, data de contratação e endereço de e-mail e depois passa a pagar a programação. Aqui, como em outras áreas do site, o QuickBooks Payroll usa linguagem simples para descrever cada item, muitas vezes colocando-o como uma pergunta, como "Com que frequência você paga à Tina?" Você escolherá entre as quatro opções mais comuns e, em seguida, dará um nome e digitará a próxima data de pagamento e o último dia de trabalho para esse período. Se você deseja usar esse dia de pagamento para outros funcionários que planeja entrar, marque uma caixa para fazê-lo. Você pode executar um número ilimitado de execuções na folha de pagamento.

"Quanto você paga a Tina?" é a introdução para a próxima tarefa; você pode inserir uma taxa horária, salário ou somente comissão e, em seguida, escolher outros tipos de ganhos que possam ser aplicados (horas extras, bônus, reembolso). A QuickBooks Payroll oferece 21 taxas padrão e permite criar tipos de ganhos adicionais ilimitados.

Se você fornecer benefícios, como subsídio de doença e férias, precisará preencher os espaços em branco para descrever a fórmula para acumulá-los. Deduções ou contribuições e adornos são os próximos. Você está limitado a planos de HSA, seguro de saúde, planos de aposentadoria e contas de gastos flexíveis, embora possa adicionar reembolsos de empréstimos e adiantamentos em dinheiro e outras deduções após impostos. As três perguntas finais aqui são fáceis: Você será solicitado a receber o subsídio de retenção W-4 do empregado, data de nascimento e sexo e método de pagamento (depósito direto ou cheque).

As próximas duas abas abrem telas muito menos complicadas. Você clica em Perfil para adicionar informações de contato (campos personalizados como ofertas do Rippling seriam bem-vindos aqui) e Emprego para obter informações como data de contratação e local de trabalho. Depois de concluir um registro de funcionário, você pode abri-lo clicando em Trabalhadores e, em seguida, Funcionários. Todos os dados que você acabou de inserir aparecem na guia Detalhes do funcionário. Clicar na Lista de cheques de pagamento abre exatamente isso. Você também pode convidar funcionários para acessar suas informações sobre o W-2 e o cheque de pagamento em um site separado e protegido por senha. O Patriot Software oferece mais dados e ferramentas para os funcionários em seus portais.

Quase tudo o que resta na configuração é inserir as informações de impostos federais, estaduais e locais da folha de pagamento, o que pode ser um grande desafio. O QuickBooks Payroll envia os registros e pagamentos, mas é necessário fornecer os detalhes do plano de fundo. O Patriot Software oferece muita ajuda nessa área, links para agências estaduais e locais que podem ajudar a fornecer as minúcias necessárias. Os agentes da folha de pagamento da Intuit devem ser capazes de ajudar com esse elemento do processo de integração.

Os contratantes são entidades separadas no QuickBooks Payroll. Você criará os registros deles - que, é claro, são muito mais abreviados que os dos funcionários - em uma tela separada. Você também precisará executar uma folha de pagamento separada para eles. O OnPay, por exemplo, permite lidar com os dois tipos de trabalhadores no mesmo procedimento.

Execução da folha de pagamento

Como é verdade em toda a concorrência, a execução de uma folha de pagamento no QuickBooks Payroll deve levar apenas alguns minutos, dependendo de quantos funcionários você tiver e de quão variados são os tipos e horas de seus ganhos. Você clica no link Executar folha de pagamento na tela Visão geral ou Funcionários para abrir sua lista de funcionários. Verifique se há um cheque na frente de cada trabalhador que precisa ser incluído nessa execução e insira o número de horas na caixa na coluna apropriada (pagamento regular, pagamento de férias, comissão e assim por diante).

Com essa tela ainda ativa, há algumas coisas que você pode fazer para verificar seu trabalho ou fazer alterações. Clique no ícone de roda dentada no canto superior direito para ver uma lista de verificação dos tipos de ganhos disponíveis. Clique na caixa na frente de qualquer um que você queira adicionar ou excluir. Se você quiser garantir que a compensação e a retenção de um trabalhador estejam corretas, clique no ícone de lápis ao lado do Pagamento total. A tela que se abre fornece uma visão abrangente desse salário: salário atual (esse salário) e acumulado do ano, impostos e deduções de funcionários e impostos e contribuições do empregador.

Se, por algum motivo, o salário não acumular férias e licença médica, você pode desmarcar essa caixa. Na parte inferior da tela, estão os totais das horas de folga usadas e disponíveis. Clique em OK se tiver feito as alterações que deseja salvar ou clique em Cancelar (ou no X grande no canto superior direito) para fechar e voltar à página Executar Folha de Pagamento.

Quando estiver convencido de que sua folha de pagamento está correta, clique em Visualizar folha de pagamento (ou Salvar para mais tarde, se desejar sair e voltar). A próxima tela fornece uma visão abrangente dessa folha de pagamento antes de você aprová-la. Na parte superior da página, encontra-se o custo total da execução da folha de pagamento, que é dividido por salário líquido, funcionário e empregador em números e em um gráfico de setores circulares. Abaixo, há uma tabela que lista os funcionários pagos nessa corrida, com colunas para Total de horas, Total de salários, Impostos e deduções de funcionários e Líquido.

A coluna final, denominada Comparar com o último, abre uma pequena tabela que faz exatamente isso: compara o salário atual com o anterior. Eu não vi isso em nenhum site concorrente. Você também pode clicar no ícone de lápis para ver uma lista abrangente de compensação e retenção novamente antes de clicar em Enviar folha de pagamento (ou Salvar para mais tarde). Tudo o que resta a fazer é inserir números de cheque, se necessário, e imprimir recibos de pagamento na próxima página e clique em Concluir folha de pagamento para voltar à Visão geral.

A folha de pagamento no mesmo dia é uma opção para assinantes da folha de pagamento de serviço completo do QuickBooks. Se você enviar sua folha de pagamento às sete da manhã, horário do Pacífico, sua folha de pagamento estará pronta para o dia. Outros oferecem este serviço.

Aplicativos e relatórios para celular

Os aplicativos móveis QuickBooks Payroll estão disponíveis para os sistemas operacionais Android e iOS, mas não são tão abrangentes quanto a interface da área de trabalho. O aplicativo Android abre para quatro ícones. Você pode inserir horas e executar uma folha de pagamento, mas não pode fazer outras alterações na execução.

No entanto, você pode visualizar sua folha de pagamento e ver quais cheques e depósitos diretos precisam ser ou serão processados. O ícone Histórico de pagamentos abre uma lista de folhas de pagamento anteriores; você pode detalhar essas datas para ver os detalhes subjacentes. Impostos e formulários mostra os formulários e pagamentos enviados. Além disso, você pode ver registros de funcionários muito abreviados - apenas informações de pagamento e contato básico.

A versão do iPhone é diferente. Ele é aberto na sua lista de funcionários, com um gráfico de barras mostrando os totais das quatro folhas de pagamento mais recentes. Clicar no nome de um funcionário abre o mesmo registro breve da versão Android e um link Payday no canto superior direito leva você a uma execução na folha de pagamento. Você clica no nome de um trabalhador para inserir as horas, clique para visualizar e clicar para aprovar. Um link no canto superior esquerdo da tela abre seu menu de navegação. Além da folha de pagamento, você pode acessar as informações fiscais e o histórico da folha de pagamento, mas também há um link para as configurações ausentes na versão Android. Aqui, você pode definir lembretes, configurar o Touch ID ou a senha, ativar e desativar os sons e entrar em contato com as fotos e optar por fazer com que o aplicativo lembre-se do horário da folha de pagamento.

Relatórios são bons; existem 16 deles, com opções limitadas de personalização - geralmente apenas período. É um grupo melhor e mais focado do que o oferecido pela Square Payroll. Eles variam de Detalhes do funcionário ao Resumo da folha de pagamento, Custo total da folha de pagamento e Remuneração dos trabalhadores. Você pode imprimi-los ou exportá-los para o Excel; Gusto oferece mais opções aqui.

A folha de pagamento de serviço completo do QuickBooks prepara e arquiva automaticamente seus formulários W-2. Obviamente, ele possui as informações necessárias para os anos 1099, mas você terá alguns custos extras aqui para enviá-los ao IRS e a seus contratados. Antes de 16 de janeiro, os três primeiros formulários eram de US $ 12, 99. Os formulários 4 a 20 custam US $ 2, 99 cada e os formulários 21 e posteriores são gratuitos. Em 16 de janeiro, o preço sobe para US $ 14, 99 / US $ 3, 99 / grátis. Ou você pode comprar um kit 1099 da Intuit (US $ 58, 99 para 10 formulários e envelopes); você terá que imprimir e enviá-los por conta própria. A maioria dos sites oferece esse serviço como parte de seus preços de assinatura.

Recursos futuros?

É inteligente começar devagar quando você está apresentando um novo aplicativo - especialmente um tão exigente quanto a folha de pagamento. A folha de pagamento do QuickBooks é desenvolvida o suficiente para executar com êxito uma folha de pagamento, e seu nível de detalhe é bom e até excelente em alguns lugares. Mas falta uma parte da flexibilidade e profundidade oferecidas por sites como Gusto e Workful, incluindo portais de funcionários robustos, ajuda on-line focada, campos de clientes nos registros de funcionários e uma presença móvel mais robusta. Esperamos ver o QuickBooks Payroll crescer ao longo dos anos.

Gusto é novamente a nossa escolha dos editores. Analisamos seu nível Principal, mas vimos novas funcionalidades interessantes nas versões Completa e de Concierge, incluindo rastreamento de tempo integrado no local e folha de pagamento sob demanda (atualmente em testes limitados). O Gusto Core combina um conjunto inteligente de recursos para uma grande variedade de pequenas empresas com uma experiência de usuário limpa e compreensível, que simplifica o elemento mais complexo da contabilidade.

Para obter mais análises de serviços financeiros para você e sua pequena empresa, consulte nossos resumos dos melhores serviços de contabilidade on-line e software tributário.