Revisão e classificação do Mavenlink

Uma das melhores maneiras de tirar as equipes de projeto do email e entrar em um espaço onde o trabalho real pode ser realizado com mais eficiência é usar uma ferramenta de colaboração on-line que centraliza tarefas, comunicação e gerenciamento de fluxo de trabalho. Nesta perspectiva, o Mavenlink (US $ 39 por usuário por mês) é um serviço simples que combina bons níveis de permissões, uma interface de usuário muito profissional e algumas camadas de serviço. É rápido de configurar, mas não possui a navegação mais fácil.

Além da colaboração, esses tipos de ferramentas geralmente adicionam vários outros tipos de silos de recursos para aprimorar suas ofertas. O Mavenlink não é exceção, com foco no gerenciamento de projetos (PM) e no controle de tempo. No entanto, embora o Mavenlink seja uma escolha decente para o PM on-line, ele não supera as duas opções de editores recomendadas pela PCMag nessa categoria: Projetos de Trabalho em Equipe e Projetos Zoho - os quais oferecem às pequenas empresas um pouco mais em termos de recursos e valor. Da mesma forma, no lado do rastreamento de tempo, o Mavenlink é uma solução capaz, mas seu preço e recursos não correspondem à escolha de nossos editores nessa categoria, TSheets.

Outra ferramenta de gerenciamento de trabalho ganhou a Escolha do Editor da PCMag, embora seja mais adequada para empresas de médio porte que desejam mudar completamente a maneira como trabalham. O LiquidPlanner é uma opção fantástica, mas requer total adesão e muito treinamento para colher plenamente seus benefícios.

Preços e Planos

O Mavenlink oferece quatro níveis de serviço pago, além de um nível gratuito que é um pouco difícil de encontrar. Você pode experimentar qualquer um dos tipos de conta paga por 10 dias sem necessidade de cartão de crédito. O plano Mavenlink gratuito permite gerenciar um número ilimitado de projetos com um número ilimitado de colegas de equipe, mas você recebe apenas 500 megabytes (MB) de armazenamento.

Entre as contas pagas da Mavenlink estão as equipes Mavenlink, Professional, Premier e Enterprise. Para qualquer tipo de conta, você pode convidar colaboradores externos para ter acesso limitado à sua conta Mavenlink, o que permite, por exemplo, compartilhar o progresso do projeto com os clientes.

Uma conta do Teams fornece 10 GB de armazenamento e todas as ferramentas básicas para colaboração e PM, com algumas exceções. Porém, você não possui ferramentas para gerenciar portfólios ou solicitações de mudança. Você também não obtém ferramentas para contabilidade, planejamento de recursos ou inteligência de negócios. O preço de um plano de equipes é de US $ 19 por mês para até cinco usuários quando pago anualmente, que sai em US $ 228. Lembre-se, esse é o preço para cinco pessoas. Para adicionar mais usuários além dos cinco primeiros, você pagará US $ 4 extras por usuário por mês, o que resultará em US $ 48 adicionais por pessoa, com base no pagamento antecipado de um ano de serviço.

O Mavenlink Professional inclui 50 GB de armazenamento e adiciona mais alguns recursos, mas custa muito mais. Com essa camada, você obtém ferramentas de contabilidade de projetos, o que significa acompanhamento de tempo e despesas, além de ferramentas de orçamento para projetos, além de ferramentas de gerenciamento de solicitações de mudança. O plano Professional custa US $ 39 por usuário por mês, com um contrato anual e nenhuma opção mensal. Então você está procurando US $ 348 por pessoa durante o ano. Isso pode ficar caro muito rapidamente.

A Mavenlink diz que o Premier é o nível de serviço mais popular e vem com muito armazenamento (100 GB) e recursos extras, incluindo rastreamento de tempo e despesas, faturamento, tabelas de preços, orçamentos de projetos e rastreamento de margens, planejamento de recursos, análise e utilização - e relatórios relacionados a recursos na ferramenta de inteligência de negócios da Mavenlink, Insights, que oferece 40 relatórios pré-criados e relatórios personalizados. O nível Enterprise oferece armazenamento de 1 TB, além de serviços avançados, como análise em tempo real e ferramentas de relatório personalizadas. Nenhum desses níveis de serviço tem preços de tabela; você deve entrar em contato com a empresa para obter uma cotação. O Premier e o Enterprise variam de US $ 59 a US $ 79 por usuário por mês, dependendo se os usuários optam pelo recurso Insights e Proofing, que permite anotar projetos e fornecer feedback. O Mavenlink foi um pouco vago sobre como os recursos Insights e Proofing afetam os preços nessa faixa.

Como ponto de comparação, os Projetos de Trabalho em Equipe e o Zoho Projects custam cerca de US $ 600 por ano para um número ilimitado de usuários. Um plano Mavenlink Professional para 10 usuários custaria 3.480 dólares no ano. Essas estimativas são baseadas no plano de US $ 49 por mês dos Teamwork Projects, que inclui suporte para até 40 projetos e 20 GB de espaço, e no plano de US $ 50 por mês da Zoho Projects, que permite 50 projetos e vem com 15 GB de espaço de armazenamento. Dependendo do tamanho e das necessidades de uma pequena empresa, o Zoho Projects e o Teamwork Projects podem oferecer o melhor valor.

Alguns serviços que cobram por usuário por mês são Volerro (US $ 7, 99 por usuário por mês para seu plano de equipes de negócios), LiquidPlanner (US $ 45 por usuário por mês com um mínimo de 5 usuários), Projetos Comindware (US $ 28, 49 por usuário por mês) e Projetos fáceis (US $ 24 por usuário por mês). Freqüentemente, a estrutura de taxas por usuário por mês é uma indicação de que a ferramenta é mais adequada para grandes empresas e empresas do que pequenas ou microempresas.

Estamos felizes por o Mavenlink oferecer uma conta verdadeiramente gratuita que você pode usar por um período ilimitado de tempo apenas para se familiarizar com o serviço básico e a interface do usuário. Alguns outros serviços online de PM ainda oferecem contas gratuitas também. Eles incluem Volerro, Projetos de Trabalho em Equipe, Zoho Projects, ProofHub e Wrike. Todos eles também têm limitações. Com o Volerro, você pode gerenciar apenas três projetos ou 100 MB de arquivos armazenados, qualquer que seja o teto atingido primeiro. O Teamwork Projects suporta apenas dois projetos gratuitamente, enquanto o Zoho Projects e o ProofHub suportam apenas um cada. O Wrike suporta projetos ilimitados e cinco usuários em seu plano gratuito, mas reduz os recursos, para que você não obtenha subtarefas, folhas de ponto, gráficos de Gantt ou até painéis. O Basecamp, que já foi líder em PM livre, não tem mais um plano gratuito, a menos que você seja professor ou tenha uma conta Basecamp Classic. Nesse caso, você é avô, mas está preso na interface antiga sem acesso para novos recursos.

Começando

O Mavenlink funciona como a maioria dos serviços tradicionais de MP. Está online e atualizado em tempo real, portanto, você precisará de uma conexão com a Internet ao usá-la. Para começar, configuramos alguns projetos de demonstração e transformamos um deles em um modelo para podermos reutilizar sua estrutura básica novamente.

Para cada projeto, o Mavenlink permite que você decida se o projeto é para o fornecedor ou cliente. Você também pode ajustar a visibilidade para tornar um projeto aberto a todos os membros da sua organização, abertos apenas àqueles com privilégios de administrador ou privados e acessíveis apenas àqueles que você convidar para participar. Da mesma forma, as discussões também podem ser definidas como abertas ou privadas.

A interface do usuário do Mavenlink é bastante clara e direta. Enfrentamos algumas tentativas e erros ao descobrir como ingressar em um projeto aberto a todos. Quando você convida as pessoas a ingressar em um projeto, elas recebem um convite por email e, eventualmente, descobrimos que a melhor maneira de ingressar em um projeto era simplesmente clicar no link no email. Simplesmente procurar dentro do Mavenlink para encontrar o projeto no qual deveríamos participar não funcionou para nós. Sem um convite por email para ingressar em um projeto, a visualização do cliente fica em branco. Embora a lista de projetos estivesse em branco na exibição do funcionário, vimos uma lista completa de projetos na conta do administrador.

Mavenlink parece sério. Está muito longe da pechincha com códigos de cores do Trello, uma ferramenta leve e estilo Kanban para gerenciar o trabalho. Ainda assim, você obtém alguns códigos de cores em projetos com uma cor padrão de azul. Você pode marcar os projetos como Ativo, Enviado, Necessita de revisão ou Em espera.

Depois de começar a atribuir tarefas a pessoas, agendar prazos e marcos e fazer upload de arquivos para o seu projeto no Mavenlink, você poderá ver o seu projeto em algumas visualizações diferentes, como uma visualização do Rastreador de Tarefas ou uma visualização do gráfico de Gantt. Cada projeto também possui um Feed de atividades, no qual é possível ver todos os detalhes sobre o projeto conforme ele ocorre, bem como um feed de atividades em todos os projetos aos quais você está anexado. O feed de atividades permite @ menções, o que significa que você pode direcionar colegas para projetos e tarefas. O feed de atividades permite a remoção de arquivos do Google Drive e a funcionalidade de aprovação para solicitações relacionadas a tempo e despesas.

Para qualquer tarefa, você pode adicionar uma boa quantidade de detalhes, como responsável, data de vencimento, tags, subtarefas e até uma lista de verificação. Uma barra de tarefas acessível no lado direito da visualização Atividade permite ver as tarefas de todos ou apenas as tarefas atribuídas a você. Para obter uma filtragem mais avançada, como ver apenas as tarefas atribuídas a uma pessoa específica concluídas, você alternará para a visualização completa do Rastreador de tarefas.

Recursos mais profundos

O Mavenlink parece ser uma boa opção para organizações e empresas maiores, porque os usuários podem ter funções diferentes com permissões diferentes. Geralmente, essas permissões específicas não são necessárias em empresas muito pequenas. As opções de permissão para projetos incluem Admin, Líder do projeto, Criador do projeto e Colaborador (não vamos aborrecer muito você com todos os detalhes das permissões).

Como exemplo, um líder de projeto pode direcionar projetos financeiros, criar projetos e colaborar em projetos, mas não pode gerenciar membros da conta, editar informações de cobrança, editar detalhes e planos da conta ou alterar a marca personalizada. Um colaborador só pode colaborar no projeto e não pode tocar em mais nada.

Gostamos dos níveis de permissão porque eles fazem um bom trabalho ao ajudar uma empresa a gerenciar o acesso sem exagerar. A configuração de permissões é um processo intuitivo. Depois de selecionar funções como Admin ou Líder do projeto, Xs e marcas de seleção aparecerão ao lado dos recursos para mostrar o que está ativado para um usuário específico. Para visualizar relatórios analíticos, você precisa acessar o nível do Report Viewer e superior. Existem opções suficientes, mas elas não são esmagadoras. Algumas empresas podem precisar de um alto nível de detalhes para obter permissões e, no entanto, para essas organizações, recomendamos o Workfront. No Workfront, dependendo da sua função, você pode até ver uma interface do usuário totalmente diferente da que os outros usuários veem.

Um excelente recurso do Mavenlink é chamado de Snips inteligentes. Isso permite que você faça comentários destacados nos arquivos enviados diretamente no navegador. É uma maneira simples de marcar qualquer arquivo anexado a uma tarefa ou projeto, desenhando uma caixa em torno da seção que você deseja discutir e adicionando um comentário. O Volerro possui ferramentas de marcação semelhantes, mas o impede de fazer algo além de circundar uma área do documento e adicionar um comentário. Se sua equipe discute com frequência obras de arte ou apresentações, os Smart Snips do Mavenlink são um recurso inestimável. O Mavenlink Proofing também é uma ferramenta essencial. Possui todos os benefícios do Smart Snips, mas permite revisar ativos diretamente no console. Você pode anotar tipos de arquivos, visualizar um arquivo de edição completo e trabalhar com colegas para uma supervisão mais imediata.

Vale a pena ter os relatórios da conta Premier, pois incluem informações financeiras e folhas de ponto. Nos níveis mais baixos de serviço, você não recebe nenhum relatório, além da capacidade de exportar dados do projeto para um arquivo CSV ou Microsoft Excel.

Se você precisar de ferramentas de relatório, recomendamos consultar o LiquidPlanner, que oferece ferramentas de gerenciamento de trabalho e de gerenciamento de tarefas. O LiquidPlanner possui amplos recursos para acompanhar horas faturáveis ​​versus horas não faturáveis ​​e outros recursos de gerenciamento de despesas. O Mavenlink oferece um Resumo de auditoria do tempo, que mostra as horas reais trabalhadas em comparação com a "capacidade da semana de trabalho" ou a quantidade que eles poderiam trabalhar em uma semana. Ele também rastreia o status das horas aprovadas da folha de ponto.

Embora o Mavenlink mantenha os membros da equipe conectados e se comunicando enquanto trabalha em um projeto, ele não possui um aplicativo de bate-papo integrado, algo que gostamos de ver em qualquer sistema de gerenciamento de trabalho. Às vezes, as pessoas precisam fazer perguntas rápidas umas às outras que não necessariamente precisam ser arquivadas ao lado de um projeto ("Você está na sua mesa?" "Podemos fazer uma ligação agora?" "Você respondeu ao e-mail do cliente ? "). A Zoho Projects e a Volerro colocam um aplicativo de bate-papo dentro da área de trabalho, assim como o serviço de local de trabalho Podio. O trabalho em equipe oferece um aplicativo de bate-papo gratuito, mas é separado do espaço de trabalho Projetos de trabalho em equipe, que é menos do que o ideal. Você também pode usar o Slack, o Google Hangouts ou outro aplicativo de bate-papo.

Aplicativos e extras

O Mavenlink, infelizmente, não possui aplicativos móveis dedicados, mas possui um site otimizado para dispositivos móveis que você pode visualizar na maioria dos navegadores móveis. O site móvel garante que você possa ver o feed de atividades dos projetos, acessar sua lista de tarefas, acompanhar seu tempo e até registrar despesas de onde estiver.

O Trello, embora muito mais leve em recursos, oferece uma ampla variedade de aplicativos móveis para iOS, Android, Windows Phone e até Amazon Fire. O Zoho Projects e o Teamwork Projects, as opções de nossos editores no PM, têm aplicativos móveis para iOS e Android.

Em termos de conexão com outros aplicativos e serviços, o Mavenlink se sai muito melhor. Você pode integrá-lo ao Google Apps, PayPal e QuickBooks. Também há documentação da API que permite que as equipes criem os aplicativos e integrações de que precisam.

Para quem não entende de código, o Mavenlink também é suportado pela rede Zapier. Zapier é algo como o IFTTT de aplicativos de negócios. É uma ferramenta que qualquer pessoa pode usar (mesmo que você não tenha experiência em programação) para criar automações rápidas entre dois aplicativos de negócios. Por exemplo, você pode conectar o Mavenlink e o GitHub usando o Zapier, para que, quando um certo tipo de entrada for criado no Mavenlink, um novo problema do GitHub seja registrado automaticamente.

Assim como nas ferramentas de rastreamento de tempo independente, como VeriClock e TSheets, o temporizador no Mavenlink é exibido de maneira proeminente no aplicativo móvel. O botão Iniciar foi bem projetado, assim como o botão azul Salvar. No entanto, faltam os recursos bem projetados Clock In, Clock Out e Take Break do TSheets, nossa escolha dos editores na categoria de acompanhamento de tempo. O navegador móvel é uma maneira conveniente e fácil de registrar o tempo para o Mavenlink e é fácil de usar como o VeriClock.

Controle de tempo para grandes empresas

Embora você nunca use o Mavenlink como uma ferramenta de rastreamento de tempo independente, ele oferece uma ampla variedade de recursos de gerenciamento de tempo e despesas. Ao contrário de ferramentas como Hubstaff e TSheets, que são ferramentas de rastreamento de tempo de reprodução puro projetadas para trabalhadores e gerentes, a funcionalidade de rastreamento de tempo do Mavenlink é criada para ajudar a fornecer aos gerentes uma melhor supervisão sobre quanto trabalho está sendo feito, quanto dinheiro está sendo gasto e qual a melhor previsão para projetos semelhantes no futuro. Como resultado, alguns recursos, como chamada para check-in, check-in por SMS, check-in por foto ou vídeo, criação de campos personalizados (para itens como quilometragem e rastreamento baseado em quantidade), não estão disponíveis. Antes de mergulharmos profundamente no que o Mavenlink não possui, vamos discutir a experiência do usuário (UX).

Como trabalhador, você pode acessar os recursos de rastreamento de tempo no Mavenlink pesquisando em um projeto ou clicando no botão de tempo de rastreamento, que fica sempre no lado superior direito do console, independentemente do módulo em que você está. O botão de controle de tempo é a maneira mais rápida de os trabalhadores entrarem no console de controle de tempo do Mavenlink. Há um pequeno cronômetro ao lado do botão "Track Time. Este é um recurso interessante que você não encontrará em ferramentas como o Wrike, nas quais você é forçado a entrar em uma tarefa antes de começar a executar o relógio. As entradas também aparecem no painel do aplicativo. Uma coisa estranha no Mavenlink é que você pode começar a rastrear o tempo antes de indicar qual projeto está rastreando. Depois de especificar o projeto na caixa pop-up Entrada de tempo, você pode salvar as informações em Adicionar entradas de horas em horas e minutos na página Folha de ponto é um processo semelhante ao do TimeSolv Pro.

Você pode acompanhar a hora do dia, bem como um gráfico de barras do tempo trabalhado para a semana. O painel também fornece uma visão útil de quanto tempo faturável foi usado. O Mavenlink fornece acesso a um relógio de ponto que permite que você comece a trabalhar e verifique novamente quanto tempo você trabalhou depois que sua tarefa foi concluída. Ou você pode adicionar uma duração, se souber que estará trabalhando, por exemplo, 8 horas e 25 minutos. Nessa visão, você poderá visualizar todos os projetos nos quais está trabalhando, escolher o projeto para o qual acompanhará o tempo e selecionar a tarefa, função e despesas associadas específicas para o seu tempo atual período de rastreamento.

A programação semanal permite ver as horas e tarefas em que você está trabalhando. Você pode ajustar e editar qualquer mudança dentro do cronograma, o que é um grande benefício para os funcionários que gostam de alternar entre projetos e tarefas ou para trabalhadores que não trabalham de acordo com um cronograma estrito de 9 a 5. Você também pode adicionar turnos à sua planilha de horas, visualizar aprovações pendentes e entradas rejeitadas. Qualquer pessoa com acesso à ferramenta pode enviar uma mensagem aos usuários usando @ menções para perguntar por que eles não enviaram ou por que não entraram e saíram. A menção será exibida no feed de atividades do usuário e eles receberão um email sobre a menção.

Como administrador, você pode visualizar todas as horas atribuídas a um projeto durante uma determinada semana no visualizador de programação semanal. Você pode aprovar ou rejeitar turnos a partir daqui. Você pode obter uma divisão das entradas de tempo por projeto ou por tarefas. Você pode ver o que não foi enviado e o que está pendente. O Mavenlink foi além do limite para alinhar as horas trabalhadas com os pagamentos associados a uma determinada tarefa, tanto que uma pessoa específica registrada no Mavenlink pode ser configurada automaticamente para pagar uma taxa diferente por uma tarefa diferente. O Wrike não permitirá que você atribua taxas automaticamente a ninguém, e as horas faturáveis ​​versus as não faturáveis ​​devem ser adicionadas como um campo personalizado. Com o recurso de relatórios do Mavenlink, você pode ver quantas horas foram registradas, quantas são faturáveis ​​versus não faturáveis. Você pode comparar e contrastar projetos com base em como o tempo foi rastreado e como as despesas por hora foram pagas.

Usando a ferramenta Insights, você pode ver quantas coisas foram registradas, aprovadas e rejeitadas em um período ou projeto específico. Você também pode ver o que agendou e o que está planejado para agendar. As integrações com Concur e Expensify fazem desta uma excelente ferramenta para empresas que usam software para automatizar o rastreamento de tempo, cobrança e pagamentos. As integrações são orgânicas; portanto, os dados fluem para frente e para trás entre os sistemas, sem dados negativos. Além disso, o Mavenlink permite agendar quando os relatórios saem e eles podem ser enviados automaticamente por e-mail para um projeto específico. Você pode visualizar relatórios que mostram quais folhas de ponto foram aprovadas. Agora você também pode agendar quando os relatórios serão enviados por email com base nas necessidades de um determinado projeto. Você pode escolher um horário como 10h30 e enviá-los automaticamente todos os dias naquele horário. Criamos um relatório para análise de desempenho e conseguimos visualizar entradas de tempo faturáveis ​​ou não faturáveis.

Como mencionamos, você não desejará comprar o Mavenlink apenas por suas proezas de rastreamento de tempo. Outras ferramentas, como Hubstaff, TSheets e VeriClock, foram projetadas como ferramentas de rastreamento de tempo de reprodução puro. Eles aprimoraram o rastreamento de uma maneira quase draconiana: o TSheets e o VeriClock permitem ver a localização GPS dos check-ins de smartphones e cronometrar automaticamente quando você alcança o raio da cerca geográfica. Eles também permitem bloquear endereços IP para que os funcionários trabalhem apenas na área em que você deseja que eles trabalhem, e podem ser configurados para forçar os funcionários a tirar uma selfie na frente do local de trabalho para provar a presença. O Mavenlink não foi criado para esse nível de supervisão. Em vez disso, foi projetado para organizações maiores rastrear, gerenciar e prever o comparecimento do projeto para melhorar as operações. Se é isso que você precisa, o controle de tempo do Mavenlink pode ajudar apenas sua empresa.

Uma escolha sólida

O Mavenlink é um sólido serviço de MP. A interface não é tão atraente quanto as ferramentas de rastreamento de tempo de reprodução puro, como TSheets ou outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Zoho Projects, mas a funcionalidade é robusta. O nível Premier de serviço oferece um conjunto útil de recursos, incluindo ferramentas de relatórios, integrações financeiras e assim por diante. Mesmo assim, para as pequenas empresas, a PCMag recomenda os Projetos Zoho e Editors 'Escolhas dos Editores, porque eles oferecem muito valor de produtividade para equipes em crescimento, principalmente porque seu preço por mês suporta um número ilimitado de usuários. Organizações maiores que estão considerando o Mavenlink também podem querer investigar o LiquidPlanner, que também é uma escolha dos editores.

Para mais informações sobre a Mavenlink e o CEO Ray Grainger, confira nossa entrevista, O CEO aventureiro da Mavenlink estabeleceu suas vistas sobre o Oriente.