Revisão e classificação de projetos da Microsoft

Optar por usar o Microsoft Project como o aplicativo de gerenciamento de projetos dedicado da sua equipe, só faz sentido quando várias estrelas se alinham. Primeiro, você realmente deve ter um gerente de projeto certificado a bordo para conduzir o software. Segundo, Tempo precisa estar do seu lado e seu gerente de projeto certificado não pode se apressar para aprender a usar a ferramenta. Terceiro, sua equipe já deve ser uma casa da Microsoft, ou deveria estar disposto a tornar-se um . Quarto, o número de projetos que sua equipe gerencia e o nível de complexidade deles devem ser bastante altos. Se sua organização atender a esses critérios, o Microsoft Project pode se mostrar uma ferramenta inestimável. Caso contrário, você será melhor atendido por outra opção, e há muitas.

Se você leu até aqui e percebeu que o Microsoft Project não é adequado para sua equipe, recomendo três outras opções. Para pequenas empresas, o Zoho Projects e o Teamwork Projects são as escolhas dos editores da PCMag. Ambos têm preços razoáveis ​​e são fáceis de aprender a usar, mesmo que você ainda não seja um mestre em gerenciamento de projetos. A outra ferramenta que ganha a Escolha do Editor é o LiquidPlanner, uma ferramenta de ponta ideal para equipes maiores que gerenciam não apenas projetos, mas também pessoas e outros recursos.

Algumas Advertências

O Microsoft Project leva muito tempo para aprender a usar e ainda mais para dominar. Estou escrevendo esta resenha do ponto de vista de alguém que não a domina (nem de perto), mas que tem experimentei por algumas semanas e fez perguntas aos representantes da Microsoft para saber mais. Meu ponto de vista inclui testes de comparação com dezenas de outros aplicativos de gerenciamento de projetos, desde aplicativos leves projetados para pequenas empresas até opções de nível empresarial.

Como o Microsoft Project é uma espécie de urso, eu recomendaria complementar meu artigo com revisões de usuários de pessoas que trabalharam extensivamente com a ferramenta e podem fornecer idéias diferentes sobre como ela se mantém a longo prazo.

Preços e Planos

Existem duas maneiras de comprar o Microsoft Project. Você pode adicioná-lo a uma assinatura do Office 365 ou comprar uma versão autônoma para implantação local. As opções ficam confusas, então deixe-me examiná-las, peça por peça.

Complemento do Office. Ao adicionar o Microsoft Project a uma assinatura do Office, você obtém a versão baseada em nuvem do aplicativo. Existem três níveis de preços para esse tipo de compra: Project Online Professional, Premium e Essentials.

O Project Online Professional custa US $ 30 por pessoa, por mês. Com esse nível de serviço, cada pessoa pode usar o aplicativo de área de trabalho do Microsoft Project em até cinco computadores apenas para gerenciamento de projetos, não para gerenciamento de portfólio. Mesmo sendo um aplicativo de desktop, ele ainda é executado na nuvem ( ou seja , requer uma conexão à Internet para ser usado). O acesso via navegadores da web também está incluído.

O Project Online Premium custa US $ 55 por pessoa, por mês. Oferece tudo na conta Professional, além de ferramentas de gerenciamento de portfólio. Ele vem com recursos avançados de análise e gerenciamento de recursos que você não obtém na conta Professional.

O terceiro nível, o Essentials, não é um nível de serviço, mas um tipo de função que você pode escolher para os membros da equipe que têm responsabilidades bastante limitadas no aplicativo. Custa US $ 7 por pessoa, por mês. Você precisa ter uma associação Professional ou Premium primeiro para utilizar a opção Essential. Usuários essenciais só podem acessar o Microsoft Project por meio de um navegador da web ou dispositivo móvel. Eles só podem atualizar status de tarefas, trabalhar com quadros de horários, compartilhar documentos e se comunicar com colegas. Eles não recebem aplicativos de desktop ou outras funcionalidades.

Implantação local independente. Se você não quiser usar a versão hospedada em nuvem do Microsoft Project, poderá hospedá-la localmente e há três opções para fazê-lo.

Um é o Project Standard, que custa US $ 589, 99 cobrado Como uma taxa fixa única. Com esta versão, você obtém um software instalado localmente em um computador e apenas uma pessoa pode usá-lo. É um software antigo, no sentido de que não possui nenhum recurso de colaboração. Você obtém ferramentas de gerenciamento de projetos, mas nada para o gerenciamento de recursos.

A próxima opção é o Project Professional por US $ 1.159, 99. Cada licença é válida para apenas um computador. Possui tudo no Project Standard, além da capacidade de colaborar via Skype for Business, ferramentas de gerenciamento de recursos, quadros de horários e a opção de sincronizar com o Project Online e o Project Server.

O Project Server, a última opção, é uma versão do Microsoft Project que as empresas podem obter com o SharePoint 2016. Eu poderia entrar em detalhes sobre como obter o SharePoint 2016 e os três níveis de serviço corporativo do Office envolvidos, mas assumirei que, se essa opção é do seu interesse, você já tem uma pessoa de suporte na Microsoft e pode solicitar mais informações.

Preços de comparação

Se usarmos o preço de US $ 30 ou US $ 55 por pessoa e por mês para o Project Online Professional como nossa base de comparação, que são os níveis de serviço que imagino estarem na sua casa do leme, se você estiver lendo este artigo, os preços da Microsoft estão no topo para pequenas e médias empresas.

O TeamGantt é um bom lugar para começar a comparação. Ele oferece serviços que variam de uma conta gratuita a uma associação avançada que custa US $ 14, 95 por pessoa por mês. É uma ferramenta baseada na Web que inclui colaboração e é muito mais fácil aprender a usar do que o Project.

Um plano comparável ao Zoho Projects custa uma taxa fixa de US $ 50 por mês, independentemente de quantas pessoas o usem. O Teamwork Projects oferece uma taxa mensal fixa semelhante (US $ 69 por mês para quantos membros da equipe você precisar), assim como o Proofhub (US $ 150 por mês).

Se recorrermos a mais ferramentas de ponta, o LiquidPlanner começa em US $ 599, 40 por ano para uma conta de pequenas empresas de até cinco pessoas. Esse preço é baseado em uma taxa de US $ 9, 99 por pessoa, por mês, mas esse plano específico é vendido apenas em um pacote de cinco lugares. O plano mais popular do LiquidPlanner, Professional, é melhor para empresas de médio a grande porte. Isso custa US $ 45 por pessoa por mês, com um mínimo de dez pessoas. Como o Microsoft Project, o LiquidPlanner leva tempo para dominar em parte porque oferece muitas ferramentas para gerenciamento de projetos e gerenciamento de recursos.

Outras plataformas de gerenciamento de projetos que são adequadas para organizações maiores incluem Clarizen (de US $ 45 por pessoa por mês), Celoxis (US $ 25 por pessoa por mês; mínimo de cinco pessoas) e Workfront (cerca de US $ 30, dependendo da configuração).

Começando

Não posso enfatizar o suficiente o fato de que o Microsoft Project deve ser usado por gerentes de projeto experientes ou treinados com mais precisão. Não foi projetado para aprender em tempo real. Ele não vem com tutoriais claros para começar. Ele pressupõe familiaridade com os grandes conceitos e com os detalhes do gerenciamento de projetos. Se você pensa que pode usar este software, mas você (ou a pessoa que está usando o aplicativo) não sabe o que é um relatório de burndown, aconselho seriamente que considere uma ferramenta diferente.

O aplicativo em si se parece muito com o Excel. Ele tem a mesma interface familiar da faixa de opções vista em outros aplicativos do Microsoft Office. A parte da planilha do aplicativo contém todos os dados relacionados a tarefas ou recursos. À direita das células, há um gráfico de Gantt que reflete a programação conforme você a cria.

O Microsoft Project suporta todas as coisas típicas que você deseja fazer em um aplicativo de gerenciamento de projetos. Para cada tarefa, você pode inserir muitos detalhes, como descrição, notas, data de início, duração da tarefa e assim por diante. Eventos recorrentes são suportados, assim como dependências, campos personalizados e linhas de base para rastrear o progresso real versus o planejado.

As barras no gráfico de Gantt são interativas. Assim, conforme você as ajusta, as informações nas células também são atualizadas. Quando uma tarefa está em andamento, você pode indicar a porcentagem realizada deslizando uma linha menor dentro da barra de chave associada à direita.

Além de ter uma exibição de gráfico de Gantt, o Microsoft Project também oferece exibições de calendário e diagrama. A exibição do calendário é auto-explicativa, enquanto a exibição do diagrama é semelhante à exibição de Gantt, apenas contém detalhes adicionais sobre a tarefa. Se você seguir uma linha do tempo melhor quando houver uma narrativa por trás dela, a exibição do diagrama poderá ser útil.

Como mencionado, na primeira vez em que você usa o aplicativo, não há muito treinamento sobre como começar. Alguns aplicativos fornecem tutoriais interativos na tela. Outros iniciam você em um projeto de amostra. Ainda outros apontam você para um canal de vídeos de ajuda para começar. O Microsoft Project não tem nada disso. De fato, o pouco que o Project fornece pode meramente aumentar sua confusão, como essa pequena pepita de informação que vi no primeiro dia:

"Para deixar claro, o Project Online NÃO é uma versão baseada na Web do Project Professional. O Project Online é um serviço totalmente separado que oferece ferramentas completas de gerenciamento de portfólio e projeto na Web. Inclui o Project Web App e pode, dependendo da sua assinatura, também incluem o Project Online Desktop Client, que é uma versão de assinatura do Project Professional ".

Mesmo depois de analisar detalhadamente todas as opções de preços e planos, essas palavras ainda fazem minha cabeça girar.

Recursos e detalhes

O Microsoft Project é poderoso quando se trata de aspectos mais detalhados do gerenciamento de projetos, como gerenciamento de recursos, relatórios e quadros de horários. Poderoso não significa fácil ou simples, é claro.

No Microsoft Project, com as camadas de serviço que incluem gerenciamento de recursos, você pode gerenciar o trabalho (que inclui pessoas genéricas e pessoas específicas, além de outros recursos relacionados ao "trabalho"), materiais e custos. Você pode fazer muito com esses elementos se tiver tempo e inclinação.

Por exemplo, você pode adicionar detalhes aos recursos de materiais, como uma unidade de medida, e se você quiser obter detalhes detalhados, poderá inserir custos para os materiais. E se os custos de um material alterar hora extra? No Microsoft Project, um painel de detalhes adicionais permite rastrear e contabilizar alterações de custo ao longo do tempo.

Com os recursos de trabalho, mencionei que você pode rastrear pessoas específicas ou generalizado pessoas. Dependendo do trabalho que você está acompanhando, pode ser necessário atribuir recursos humanos gerais, como um "programador front-end" ou "testador de controle de qualidade", em vez de uma pessoa específica. Tudo depende do que você está gerenciando e como.

Os relatórios são altamente personalizáveis, embora, como o restante do aplicativo, leve tempo para aprender como usá-los. No entanto, alguns dos recursos mais rudimentares são legais e surpreendentemente simples de usar. Você pode gerar um relatório navegando até a seção de relatório e selecionando quais dados você deseja que apareçam em diferentes módulos da página. Usando uma caixa de seleção de campo à direita, você pode tornar o elemento mais alto do projeto e abaixo isto você pode adicionar uma tabela mostrando quanto de cada fase do projeto já está concluída e assim por diante.

Todos os elementos adicionados ao relatório são estilizados e não se ajustam automaticamente para acomodar um ao outro. Por exemplo, se o texto de um elemento demorar muito, ele poderá colidir com outro. Outros elementos visuais menores geralmente também precisam de requinte. Você pode perder muito tempo redimensionando caixas e empurrando os elementos para a esquerda e para a direita para torná-la decente, o que provavelmente não é o que você está sendo pago para fazer. Esse é o trabalho de um designer, na verdade.

Dito isto, elaborar os relatórios dessa maneira tem um propósito. Depois de concluir todos os ajustes, o produto final parece pronto para exportar diretamente para uma apresentação (no PowerPoint, sem dúvida), para que você possa passar da geração de relatórios para compartilhá-los sem muitos etapas adicionais.

Na seção de quadros de horários, para as versões do aplicativo que o incluem, você pode solicitar aos membros da equipe que preencham os quadros de horários semanais pela duração que você precisar, como semanal ou mensalmente. Os membros da equipe podem relatar não apenas o tempo gasto em tarefas relacionadas aos projetos, mas também podem indicar que horas de trabalho foram, como pesquisa e desenvolvimento ou realização. Outra opção permite que as pessoas adicionem tempo às planilhas de horas para tarefas não relacionadas especificamente a um projeto. Por exemplo, se Julia for se encontrar com um cliente, a equipe pode querer registrar esse tempo e faturá-lo, mesmo que a viagem não apareça como uma tarefa em um projeto.

Quarto para Melhoria

Eu já aludi ao fato de que o Microsoft Project poderia oferecer mais assistência para ajudar as pessoas a começarem a aprender e usá-lo.

Além disso, o Project é fraco quando se trata de comunicação no aplicativo. O problema é que a Microsoft é um reino, e dentro de sua reino já possui muitas ferramentas para comunicação. Você pode disparar um email com o Outlook, agendar uma reunião no Calendário ou acessar o Microsoft Teams para bate-papo ou Yammer para conversas, Skype para videochamadas e assim por diante. Mas, às vezes, quando você está trabalhando em um projeto, você só quer enviar uma mensagem para alguém ou fazer ping em um bate-papo e fazer uma pergunta sem quebrar o contexto do seu trabalho, navegando para outro aplicativo. Como essas ferramentas já existem, por que duplicá-las no Project? (Alguns podem se referir à Microsoft como tendo um "ecossistema" em vez de reino. Um ecossistema não pode deixar de ser o que é, mas um reino escolhe seus limites.)

De fato, viajar pelo reino me irritou sem parar enquanto eu testava o Microsoft Project. Um desejo de compartilhar informações pode resultar no aplicativo me levando para o Outlook. Necessidade de atualizar algo sobre uma reunião agendada no meu projeto pode deixar meu computador carregando uma nova guia do Google Agenda sem o meu consentimento. Muitas vezes, eu queria ajustar todos os detalhes relacionados ao meu projeto no aplicativo de gerenciamento de projetos, e não em outro lugar.

Embora a Microsoft tenha muitos aplicativos próprios que funcionam com o Project, muitas organizações confiam em ferramentas que vêm de outro lugar, sendo o Salesforce um excelente exemplo. Projeto não se integra a muitas outras ferramentas. Também não é suportado pelo Zapier, que é uma ferramenta online que às vezes pode conectar aplicativos e serviços que não se comunicam nativamente. Se você deseja inserir seu aplicativo de gerenciamento de projetos em outros serviços online que sua equipe já usa, seja Slack, Trello ou Salesforce, o Microsoft Project não é uma boa ferramenta para escolher.

Uma ferramenta poderosa em seu reino

Embora poderoso e completo em muitos aspectos, o Microsoft Project se encaixa apenas em empresas muito específicas. Cada vez mais, este é o caso de muitos aplicativos da Microsoft. Sua equipe já deve estar investida nos produtos Microsoft para que o Project faça sentido. Também funciona melhor para organizações de médio e grande porte, mas não para pequenas. Além disso, você precisa de um gerente de projeto qualificado e experiente na equipe para ser a pessoa que dirige o aplicativo. Entretanto, nossos leitores tiveram uma boa experiência com o software, pois concederam a ele um prêmio Business Choice para gerenciamento de projetos em 2019.

Se o Microsoft Project não é um candidato ideal para as suas necessidades de gerenciamento de projetos, sugiro que pequenas roupas analisem os Zoho Projects e o Teamwork Projects, enquanto organizações maiores que gerenciam muitos outros projetos e recursos mergulham no LiquidPlanner. Todos os três ganharam a PCMag Editors 'Choice.