Microsoft visio pro for office 365 revisão e classificação

Costumava ser um fardo desenhar fluxogramas, organogramas, plantas baixas, diagramas de rede e outros recursos visuais comumente usados ​​nos negócios. O Visio foi um dos primeiros softwares a simplificar como era feito, fornecendo formas e objetos pré-fabricados, em vez de canetas e transferidores virtuais. O Visio, que pertence à Microsoft desde 2000, ainda é um dos mais importantes aplicativos de fluxograma e diagramação disponíveis. É poderoso e cheio de opções, mas é melhor para empresas maiores com algum suporte de TI, pois o processo de compra e configuração é confuso.

Compra e configuração

Obter o Visio é complicado por alguns motivos. Parte do problema é que você não pode simplesmente acessar um site e comprar o Visio. Primeiro, verifique se você possui ou se inscreve no tipo certo de conta da Microsoft, seja uma conta comercial (quando você se inscreve, obtém um endereço de email que termina em "onmicrosoft.com") ou uma conta com um Office 365 inscrição. Em seguida, dependendo do tipo de conta que você possui e qual versão do Office você instalou, você precisa descobrir qual versão do Visio você pode instalar. Depois de fazer login na sua conta da Microsoft, o site verifica pelo menos a sua elegibilidade e solicita as opções corretas, mas chegar a esse ponto exige algum trabalho.

Outro obstáculo é que o Visio está disponível apenas como software instalado localmente no Windows. Você não pode usá-lo em uma máquina Mac ou Linux e não existe uma versão baseada em navegador. Apesar do nome, o Visio Online não é um aplicativo Web totalmente funcional. Mais sobre isso daqui a pouco. Em uma época em que tantos softwares comerciais são baseados exclusivamente na Web e você pode acessá-los em qualquer máquina com conexão à Internet, isso pode ser frustrante o suficiente para afastá-lo do começo. Todos os outros aplicativos de diagramação que testei - Creately, Draw.io, Gliffy, Lucidchart e SmartDraw - oferecem aplicativos da Web.

Supondo que você chegue até aqui, existem três versões atualizadas do Visio: Visio Standard 2016, Visio Pro 2016 e Visio for Office 365 (que é a versão que revi aqui). Duas versões mais antigas, Visio 2010 e Visio 2013, ainda estão disponíveis e podem ser a versão certa para algumas pessoas, dependendo dos requisitos de sistema e da conta da Microsoft. Consulte o gráfico de comparação do Microsoft Visio para obter mais informações sobre o Visio 2010 e 2013.

O Visio Pro para Office 365 (a versão que testei) e o Visio Pro 2016 são quase idênticos, exceto que, com o Pro for Office, você está comprando uma assinatura que inclui atualizações para o produto à medida que são disponibilizadas. A versão Pro for Office também possui mais alguns modelos e formas, principalmente os relacionados à educação. O Visio Standard, no entanto, é diferente, pois não inclui nenhum suporte para colaboração e possui muito menos modelos e formas.

Preços e comparações

O Visio Pro para Office 365 é vendido por assinatura. Custa US $ 15, 50 por mês ou US $ 13 por mês com um compromisso anual, que chega a US $ 156 no ano. O Visio Standard 2016 custa US $ 299, 99 e o Visio Pro 2016 custa US $ 589, 99. Ambos os dois últimos preços são taxas únicas.

Comparado com outros aplicativos de diagramação, o Visio é caro. O Lucidchart, por exemplo, é uma das principais opções para esse tipo de software e custa apenas US $ 5, 95 por mês ou US $ 59, 40 anualmente para uma conta de usuário único básica. Uma conta Pro, que é a camada que eu recomendo, custa US $ 9, 95 por mês ou US $ 107, 40 anualmente. O Lucidchart está disponível apenas no navegador, portanto, não há necessidade de se preocupar com a compatibilidade.

O SmartDraw também é uma escolha dos editores, e seu preço está mais próximo do do Visio. A versão online, chamada SmartDraw Cloud, custa US $ 179, 40 anualmente. O SmartDraw também possui um aplicativo de desktop para Windows e está disponível em três níveis: US $ 297 para o Standard, US $ 397 para o Business e US $ 2.995 (preço inicial) para o Enterprise.

Existem também outras ferramentas de diagramação que custam ainda menos. Draw.io é totalmente gratuito e oferece um serviço muito bom. Dois outros aplicativos, Gliffy e Creately, têm preços muito baixos. A Gliffy oferece alguns níveis de serviço, mas o menos caro custa US $ 14, 85 a cada três meses, o que equivale a cerca de US $ 3, 99 por mês ou US $ 59 por ano. Criativamente custa quase o mesmo. Uma assinatura online do aplicativo Web da Creately custa US $ 5 por mês ou US $ 49 por ano para um plano pessoal. Uma versão desktop para download do Creately custa uma taxa única de US $ 75 para indivíduos (chamada Desktop Personal) e está disponível para Windows, OS X e Linux.

Começando

A aquisição de uma cópia do Visio pode ser confusa, mas não é possível começar com ela depois que você iniciar o aplicativo. Ele possui um layout familiar do Microsoft Office para navegar nos menus e opções básicos. Seu espaço de trabalho fica no centro, com uma barra de menus com guias (interface da faixa de opções) na parte superior. À esquerda, há um painel que contém objetos. O que você encontra lá muda com base no tipo de diagrama que você está criando ou editando. Mais opções aparecem à direita quando são relevantes, como opções de formatação quando objetos específicos são selecionados.

Os modelos podem criar ou interromper um aplicativo de diagramação, porque, em primeiro lugar, os aplicativos de diagramação são úteis porque ajudam a criar fluxogramas, plantas baixas e outros elementos visuais sem precisar desenhá-los à mão como você faria se estivesse usando software de vetor. O Visio possui dezenas de modelos. Alguns exemplos das categorias de modelos encontrados são: Negócios, Fluxograma, Engenharia, Rede e Planta Baixa.

Em qualquer uma das categorias, há muitos modelos mais específicos. O grupo Planta baixa possui opções para um plano residencial, um plano de local, layout de escritório, mapa 3D direcional, plano elétrico e de telecomunicações e muito mais. Continue explorando e você encontrará gráficos de Gantt, diagramas de brainstorming e diagramas muito específicos relacionados ao uso do SharePoint.

Alguns dos modelos têm conteúdo quando você os abre. Quando iniciei um organograma, por exemplo, ele foi preenchido previamente com um executivo-chefe, alguns gerentes abaixo dessa posição e funcionários abaixo deles. Mas outros modelos iniciam você com uma tela em branco e uma lista de formas e objetos prováveis ​​que você usará no painel à esquerda.

Usando o Visio

É muito fácil arrastar e soltar objetos, redimensioná-los, girá-los, adicionar texto, adicionar linhas de conexão para mostrar relacionamentos e assim por diante. As ferramentas são simples, mas existem muitas, e a interface certamente pode ser reduzida. É desajeitado da mesma maneira que muitos produtos de software da Microsoft. Há tanta coisa empacotada em um aplicativo que percorrer menus e opções pode ser cansativo. A Adobe, outra empresa que se esforçou para ajustar centenas de recursos em um único aplicativo, teve algum sucesso ao criar um espaço de trabalho personalizado, de modo que, dependendo do tipo de trabalho que você está realizando, a interface é reduzida às suas necessidades. Os aplicativos de diagramação, inclusive o Visio, tendem a fazer a mesma coisa em termos de fornecer a você as seleções de objetos apropriadas, mas no caso do Visio, pode funcionar bem para reduzir o restante da interface também, com base no modelo selecionado.

Clicar com o botão direito do mouse em um objeto ou grupo de objetos também traz ferramentas relevantes. Você pode alinhar e distribuir objetos com facilidade, agrupá-los e desagrupá-los e fazer outras alterações, embora mais uma vez a lista de opções seja mais longa do que precisa.

O Visio possui algumas conveniências, a maioria das quais também são oferecidas pela competição. Por exemplo, desenhei uma planta baixa e queria agrupar alguns objetos. Quando passei o cursor pelos objetos desejados, o aplicativo inteligentemente não selecionou as paredes ou a forma que representa o espaço geral do piso. Outro exemplo é a capacidade de remapear rapidamente o organograma que eu fiz em um arranjo diferente, como lado a lado, vertical ou horizontal. Também existem opções de estilo, como as do Microsoft PowerPoint, que alteram o esquema de cores de todo o diagrama em um clique. Se você trabalha com uma máquina Windows habilitada para toque, também pode usar uma caneta ou o dedo para trabalhar com o Visio.

Arquivos orientados a dados

Um dos maiores pontos de venda do Visio é que você pode conectar um diagrama a um conjunto de dados de outro produto do Office e gerar diagramas com base nos dados. É semelhante à criação de um gráfico no Excel com base nos dados de outras células. Quando você altera os dados principais, o diagrama é atualizado automaticamente.

Você pode criar diagramas e gráficos controlados por dados usando dados de algumas fontes diferentes, como Excel (deve estar hospedado no SharePoint) e Microsoft Access, e pode exibir os diagramas finais como desenhos da web para que qualquer pessoa possa visualizá-los, mesmo pessoas quem não tem uma cópia do Visio.

Tipos de arquivo suportados

Quando se trata de trabalhar com uma grande variedade de tipos de arquivos, o Visio é o aplicativo a ser batido. Possui mais opções para importação e exportação do que qualquer outro aplicativo de diagramação no mercado. O Visio pode exportar para BMP, EMF, GIF, JPG, PNG, SVG, TIF, WMF e muitos outros formatos quando você usa a opção Salvar como, em vez da exportação. PDF, desenho do AutoCAD, VSS de estêncil e VST de modelo são apenas alguns exemplos. O Visio também tem o suporte mais forte para os tipos de arquivos que você pode importar: BMP, DIB, DWG, DXF, EMF, EMZ, GIF, JPG, GIF, JPG, PNG, SVG, SVGZ, TIF, TIFF e WMF.

O suporte a todos esses tipos de arquivos pode ser importante para o seu trabalho se você trocar diagramas frequentemente com pessoas que usam outras ferramentas, como o AutoCAD.

Observe que o Visio não suporta a importação de formatos de aplicativos de diagramação concorrentes, como os tipos de arquivos proprietários usados ​​pelo Edital 'Choice Lucidchart.

Colaboração e Integração

O Visio suporta alguma colaboração, mas há alguns requisitos que você deve primeiro atender para fazê-lo funcionar. A colaboração é suportada apenas pelo Visio Professional 2016 e pelo Visio Pro para Office 365 (não pelo Visio Standard 2016), o que significa que todos os colaboradores primeiro precisam atender a todos os requisitos necessários para obter um desses aplicativos. Então, todo mundo que deseja colaborar precisa do SharePoint ou de uma conta do Office 365, além de ter o software Visio.

Se você atender aos requisitos, obterá ferramentas de coautoria, comentário e anotação. Assim como em outros produtos do Office, você também pode configurar a integração do Skype for Business para atender virtualmente pelo Skype enquanto estiver trabalhando em conjunto.

Para torná-lo mais concreto, você pode colaborar totalmente com outras pessoas no Visio, mas somente se todos tiverem uma cópia de trabalho do Vision Professional ou Visio Pro já instalada. Portanto, pode funcionar para colaboração intra-organização.

Como você compartilha diagramas com pessoas de fora da organização ou com quem não possui uma cópia do Visio? A Microsoft lançou o Visio Online recentemente (estava em beta desde o final de 2016), mas não fica muito animado - o nome é um pouco enganador. Se o que você espera é, digamos, um aplicativo on-line que ofereça as mesmas funções que as versões do Visio para Windows, você ficará desapontado. O Visio Online é muito mais limitado que isso. Digamos que eu crie um diagrama e queira compartilhá-lo com Susan, que não possui uma cópia do Visio. Posso enviar a ela um link para uma versão somente visualização do meu arquivo que aparecerá em seu navegador. Susan pode ver o arquivo e adicionar comentários a ele. Mas ela não pode editar. Ela ainda precisaria de uma cópia instalada localmente do Visio para isso.

Se Susan possui uma cópia do Visio, ela pode ir da versão online para a edição do diagrama em apenas um ou dois cliques. O Visio Online encontra o arquivo para ela, para que ela não precise procurá-lo. É isso - não é particularmente impressionante.

Se a colaboração é importante para o seu trabalho, eu recomendo desmontar o Visio e examinar o Lucidchart, porque ele oferece edição colaborativa em tempo real e você não precisa passar por nenhum processo para obtê-lo. Funciona de forma simples e fácil e funciona para todos os níveis de serviço. A única palavra de aviso é que as limitações de diferentes tipos de conta ainda se aplicam ao colaborar. Por exemplo, se alguém com uma assinatura de equipe convidar um titular de conta gratuito para colaborar em um diagrama, o usuário gratuito poderá editar o arquivo apenas se tiver menos de 60 objetos e se não incluir objetos limitados a usuários pagantes.

Melhor para grandes empresas

O Visio é um aplicativo inegavelmente poderoso, com uma tonelada de recursos. Também é complicado começar, caro, e só funciona em computadores Windows. Além disso, você não pode colaborar com usuários que não são do Visio enviando um link para um diagrama e fazendo o logon em um aplicativo Web. Existem outros aplicativos de diagramação que são mais fáceis de obter, custam menos e fazem o que a maioria das pessoas precisa.

O Visio é um software de qualidade, mas provavelmente é o mais adequado para grandes organizações com administradores de TI responsáveis ​​pela compra e configuração. Apesar do poder do Visio, os pequenos empresários podem achar outras opções mais atraentes. Opções dos editores O Lucidchart e o Smartdraw, em particular, são muito mais fáceis de começar e usar.