Revisão e classificação de contratos da Mitratech

A navegação rápida entre as guias e as distinções de cores entre as guias são um recurso bem-vindo para empresas maiores ou para aqueles com vários contratos. Para aqueles que gerenciarão apenas um número limitado de contratos, o número de guias pode parecer excessivo. Nesse caso, pode-se optar por um design mais simples, como os oferecidos pelo Contractually ou pelo Blueridge Software Contract Assistant.

O GCD tem muitas opções para personalização em cada guia. Os usuários podem filtrar e agrupar contratos, documentos, pastas e players através de menus suspensos. Os usuários também podem reorganizar as colunas sendo exibidas. No entanto, essa personalização custa o preço da simplicidade. Todos os menus, guias e botões suspensos em toda a tela podem parecer ocupados em comparação com a limpeza de programas como o SecureDocs ContractWorks - que oferece menos personalizações imediatas, mas fornece uma interface menos complicada.

Como configurar

Quando os usuários navegam pela primeira vez pelo GCD, as janelas de introdução são exibidas ao abrir uma nova guia. A informação é particularmente útil porque não apenas explica as coisas práticas que podem ser feitas nessa área específica, mas também a teoria por trás dessa guia. Por exemplo, quando os usuários clicam na guia Pastas, o GCD informa ao usuário que "uma pasta no GCD corresponde a uma pasta ou pasta física" e mostra ao usuário como criar uma nova pasta.

Essas janelas pop-up úteis custam um Guia do Usuário mais abrangente, como as instruções passo a passo disponíveis no Contract Assistant - ou os tutoriais em vídeo disponíveis no ContractWorks e no Contract Insight. No entanto, existe um recurso "Pergunte ao GCD" para quaisquer perguntas que os usuários possam ter e que não foram respondidas pelos mini-guias.

É fácil adicionar novos contratos, documentos, players, pastas e outros itens do GCD. Os botões Adicionar são acessíveis a partir de qualquer página, em uma barra cinza fina que atravessa a parte superior da área de trabalho. Esses botões tornaram minha configuração inicial rápida e fácil, permitindo adicionar um bando de pastas e preenchê-las com contratos em questão de minutos. Ao redor dos botões de adição rápida estão as funções de pesquisa e a notificação de mensagens de e-mail para facilitar o acesso.

Um aspecto exclusivo do GCD é que ele distingue entre o que chama de contratos e documentos. Inicialmente, a GCD define Contratos como os acordos legais finalizados, que podem corresponder a um documento, muitos documentos ou nenhum. Os usuários podem adicionar documentos em um ou mais estágios durante o processo de negociação, incluindo novas versões assim que estiverem disponíveis. Quando (e se) o Documento se tornar um Contrato, ele poderá ser alterado com um clique de uma caixa de seleção.

Ações e alertas, os mecanismos pelos quais os usuários se protegem contra a perda de eventos importantes do contrato, também são simples de criar. Os alertas são anexados a contratos ou documentos e são facilmente personalizáveis. Os alertas podem ser configurados para ficar nos painéis dos usuários, enviar notificações por email, anexar documentos e incluir texto especial. Os alertas podem ser criados com base na data de vencimento, na data de fechamento ou em qualquer data que o usuário desejar. Levei cerca de 30 segundos para configurar meu primeiro alerta, quase sem instruções. Ações são tarefas ou tarefas para um usuário ou grupo de usuários específico, que também são facilmente criadas.

Em termos de personalização, todos os campos de entrada de dados são personalizáveis. Nenhum treinamento ou conhecimento de TI é necessário. Consegui adicionar e reordenar rapidamente campos ao meu gosto. Caixas de texto, menus suspensos e caixas de seleção levaram apenas alguns momentos para criar. O calendário fornece um bom visual para aqueles que preferem um estilo tradicional de calendário. Ele pode ser customizado para incluir apenas informações relevantes para um contrato e seus eventos podem ser vinculados aos contratos, documentos e ações para uma navegação rápida.

Pesquisa e relatórios

O GCD gera relatórios com base nas informações atualmente sendo visualizadas pelo usuário. Como o usuário pode filtrar e reordenar todas as informações visíveis, ele pode criar o relatório com controle completo. No entanto, uma limitação é que os relatórios só podem ser exportados para o Excel, embora o processo possa ser feito com o clique de um botão.

O GCD possui um recurso de pesquisa muito robusto, no qual todos os campos de dados inseridos pelo usuário e o texto do documento podem ser pesquisados. Uma limitação no GCD é que os resultados da pesquisa não podem ser exportados, como na Agiloft. Além disso, existem vários recursos que diferenciam a GCD de outros sistemas de gerenciamento de contratos. Um recurso útil é a integração do GCD com o Microsoft Word e o Outlook. O complemento para o Word permite que os usuários abram documentos diretamente no Word, editem ou modigy e salvem do Word diretamente no GCD. Existe um plug-in do Outlook semelhante que permite que os usuários integrem o GCD ao email existente, em vez de tentar trazer a discussão do email para o sistema de gerenciamento de contratos, como você encontrará na entrada Onit.

Alguns outros recursos interessantes são o botão Download, que permite aos usuários obter a versão mais recente de todos os documentos ou contratos listados, visualizar recursos das versões em PDF ou Word carregadas no GCD (que são totalmente pesquisáveis ​​e permitem que os usuários vejam os documentos sem baixar o arquivo) e a capacidade de enviar e-mails diretamente do GCD.

Em suma, o GCD é excepcionalmente fácil de aprender e configurar. Ele se integra aos aplicativos que seus usuários provavelmente já (como Microsoft Word, Excel e Outlook) e permite uma personalização abrangente. A pesquisa e os relatórios são fáceis, assim como a adição de novos contratos, documentos e a execução de ações de fluxo de trabalho. Há muito pouco a encontrar falhas no GCD, e é por isso que o GCD é um dos nossos dois vencedores do PCMag Editors 'Choice neste resumo.