Revisão e classificação do Smartsheet

Toda empresa de sucesso já usa planilhas e, provavelmente, muito mais do que apenas orçamento. O Smartsheet transforma essas linhas e colunas familiares de células em um aplicativo de gerenciamento de projetos. O resultado é um híbrido exclusivo que pode lidar com tudo, desde orçamento e relatórios até gerenciamento de recursos e rastreamento de tarefas. Esse aplicativo baseado em nuvem certamente torna as planilhas mais inteligentes e, para certos tipos de trabalho, pode ser preferível a uma plataforma de gerenciamento de projetos mais tradicional. No entanto, se tentar e ser verdade é mais o que você tinha em mente, olhe para os vencedores mais tradicionais do Editors 'Choice em gerenciamento de projetos, Zoho Projects e Teamwork Projects.

Preços e Planos

O Smartsheet oferece quatro níveis de serviço, além de uma avaliação gratuita de 30 dias. No entanto, ele não possui um nível de serviço gratuito. Existem dois tipos de planos nos quais você pode se inscrever diretamente no site: Individual Standard (US $ 19 por pessoa por mês ou US $ 168 por pessoa quando pago anualmente) e Standard Business (US $ 32 por pessoa por mês ou US $ 300 por pessoa anualmente). Costumava haver uma opção chamada Equipe Smartsheet, mas ela foi descontinuada.

Além disso, o Smartsheet possui um plano Enterprise e Enterprise Premier. Ambas as camadas de serviço foram projetadas para grandes organizações que precisam de extensos controles de administrador e segurança. Entre em contato com a empresa para obter uma cotação de preço para qualquer uma das opções da empresa.

Para obter a avaliação gratuita, você precisa de um endereço de email comercial - ou seja, um que não seja uma conta de email gratuita óbvia. Você não precisa de um cartão de crédito, no entanto. O teste gratuito também tem algumas limitações. Por exemplo, você pode ter apenas 50 folhas por vez. No entanto, você pode compartilhar as planilhas com um número ilimitado de colaboradores e adicionar colegas para experimentar alguns dos recursos do plano de negócios. Cada pessoa também recebe 5 GB de espaço. Você pode brincar com os formulários do Smartsheet (esses são formulários da Web e outros tipos de formulários de coleta de dados), mas não pode publicá-los enquanto estiver usando a avaliação gratuita.

A diferença entre as contas Standard Individual e Business Standard se resume a limitações de alguns recursos e de administração de usuários. As contas individuais podem ter 10 colaboradores por item, 10 folhas no total, cinco relatórios e um painel. Essa camada vem com 50 GB de espaço de armazenamento por usuário licenciado. As contas comerciais obtêm colaboradores, relatórios e painéis ilimitados e podem ter 100 folhas por usuário licenciado. As contas comerciais também recebem 100 GB de espaço de armazenamento por usuários licenciados; controles para gerenciar usuários, grupos e recursos; e acesso aos logs de atividades.

Comparações de preços

Como o preço e o valor do Smartsheet se comparam aos de outros aplicativos? Realmente depende de como você usa o serviço. Por exemplo, se você o usar para gerenciamento de projetos, o preço será comparável aos aplicativos de médio porte nessa categoria, que custam entre US $ 30 e US $ 45 por pessoa, por mês. Os aplicativos de gerenciamento de projetos com preços mais competitivos custam de US $ 5 a US $ 12 por pessoa, por mês.

Se você usar o Smartsheet mais a partir dos ângulos do banco de dados e da planilha, poderá compará-lo com Airtable. Airtable custa menos, começando em US $ 12 por pessoa por mês e subindo para US $ 24 por pessoa por mês. Esse aplicativo também possui um nível de serviço gratuito, para que você possa experimentá-lo pelo tempo que precisar.

Introdução ao Smartsheet

Há muito o que fazer com o Smartsheet, se você estiver disposto a fazer algum trabalho. Quase tudo o que você pode fazer em um programa de planilha, você pode fazer no Smartsheet. Porém, nem tudo sobre o aplicativo é altamente intuitivo, e você deve investir um pouco de tempo assistindo a tutoriais em vídeo e aprendendo os detalhes do programa.

Quando você inicia o Smartsheet, que é executado na nuvem (por meio de um aplicativo Web) e no iOS e Android, você cria uma folha em branco ou escolhe um modelo. Os modelos são organizados por categoria, que inclui recursos humanos, marketing, TI, projetos, vendas e outras áreas. Para ter uma idéia do intervalo, você pode encontrar modelos para os usos mais gerais, como Formulário de Comentários do Cliente e Calendário Anual por Dia, além de usos mais direcionados, como Manutenção de Propriedades de Aluguel, Relatório de Despesas, Pipeline de Vendas por Representantes e Plano e orçamento de eventos. Depois, existem modelos para gerenciamento de projetos, incluindo especificamente:

• Projeto Ágil com Gantt
• Rastreador de problemas com formulário
• Plano de Lançamento do Projeto
• Projeto com variação de Gantt e orçamento
• Projeto com prazo final e Gantt
• Conselho de Planejamento da Sprint

Não importa como você mergulha no aplicativo, as sobreposições aparecem na tela para explicar todos os recursos importantes. Uma dica de ferramenta e um link para vídeos de documentação e treinamento estão sempre ao seu alcance, necessários em algum momento. Mesmo se você é um gênio do Excel, o Smartsheet ainda pode acabar surpreendendo você às vezes. Nem todas as fórmulas são idênticas nos dois aplicativos.

O Smartsheet mantém uma interface organizada. A planilha ocupa o meio da tela. Uma barra de ferramentas semelhante à Microsoft na parte superior possui botões de formatação e opções para alterar a exibição. Quando um gráfico de Gantt é incluído na sua planilha, você pode visualizá-lo; aparece à direita das células. Os controles deslizantes permitem alterar a largura das janelas para personalizar melhor sua exibição.

Um painel lateral esquerdo dobrável permite ver todas as folhas que você criou ou que as pessoas compartilharam com você. Você o usa para se mover rapidamente entre suas folhas.

No lado direito da interface, existem vários ícones que permitem ver as conversas realizadas nesta planilha, anexos e comentários relacionados a solicitações de revisão. Dependendo do seu nível de acesso e tipo de conta, você também poderá ver solicitações de atualização, um log de atividades, um botão de publicação que torna a planilha visível em um URL público e um resumo da planilha.

Recursos e uso

O Smartsheet torna os dados da planilha mais dinâmicos para os gurus que não são do Excel. Cada linha ou coluna pode ser um menu suspenso de valores personalizados, uma lista de contatos, uma data, uma caixa de seleção, um símbolo e assim por diante. Para criar uma lista de tarefas, por exemplo, você pode colocar as caixas de seleção em uma coluna e nomeá-la como Concluída, depois colocar uma coluna chamada Nome da Tarefa ao lado. Você pode até adicionar uma terceira coluna contendo sua Lista de Contatos para poder adicionar um Responsável. O Smartsheet também permite atribuir várias pessoas a uma tarefa. Na coluna Lista de Contatos, você deve optar por permitir vários contatos por célula.

Se você estiver pensando em usar o Smartsheet apenas para rastreamento simples de tarefas, também poderá compará-lo com outros aplicativos de gerenciamento de trabalho, como Airtable e Trello. O Trello, em particular, recebe elogios por ser tão fácil de usar. Ele pode fazer apenas uma fração do que o Smartsheet pode, mas se tudo o que você deseja do aplicativo é uma maneira de gerenciar e rastrear tarefas de forma colaborativa, o Trello pode ser mais adequado.

Ao contrário do Trello, no entanto, você pode adicionar hierarquias à sua lista de tarefas no Smartsheet. Com um clique, você pode recuar linhas nas linhas pai. Você pode arrastar facilmente células e linhas para dentro e fora das linhas pai ou agarrar a linha pai para movê-la e todas as suas linhas filho.

Deseja visualizar sua planilha de uma maneira diferente? Adicione uma coluna para as datas de início e término e você poderá gerar um gráfico de Gantt para a planilha. Adicione mais algumas colunas e ajuste algumas configurações, e as tarefas podem ser vinculadas no gráfico de Gantt para refletir quando uma termina e outra começa. Infelizmente, o gráfico de Gantt compartilha de maneira deselegante a tela com sua planilha.

O Smartsheet se destaca por adicionar o tipo de ferramentas que você deseja que as planilhas padrão sejam fornecidas de maneira mais amigável. Por exemplo, sua ferramenta de formatação condicional permite definir o estilo de preenchimento de parâmetros em branco. Leva apenas alguns cliques para configurar uma planilha que realça automaticamente qualquer linha com os valores que você deseja enfatizar. O mesmo vale para o sistema de geração de relatórios, que distribui novas planilhas com base nos critérios especificados.

Como o Smartsheet tem todas as ferramentas de um aplicativo de planilha e de um gerente de projeto, você pode criar documentos híbridos poderosos. Por exemplo, você pode criar uma folha de orçamento que use fórmulas para calcular os gastos de cada projeto em uma empresa e também pode atribuir quem é responsável por cada projeto, o tempo em que esse projeto progrediu e o tempo para o início de cada projeto. e fim.

Obviamente, você pode fazer muito mais com o Smartsheet. Por exemplo, você pode vincular células em uma planilha a células em uma planilha completamente diferente, permitindo que os dados fluam entre os projetos. Você pode criar formulários da web para coletar dados que são adicionados automaticamente à planilha apropriada. Com algumas finalizações, você pode adicionar barras de progresso aos gráficos de Gantt. Com um ajuste ainda mais preciso, você pode visualizar e gerenciar a quantidade de trabalho atribuída a cada pessoa em sua empresa e equilibrar a carga de acordo. O serviço também pode importar suas planilhas antigas, permitindo que você aprimore seu sistema organizacional existente.

Levando o Smartsheet adiante

O Smartsheet possui alguns recursos interessantes que vale a pena aprender. Em particular, vale a pena explorar os fluxos de trabalho. Fluxos de trabalho é um recurso que permite criar sua própria automação no aplicativo. Você define alguns parâmetros e, quando as condições são atendidas, outra ação ocorre automaticamente. Por exemplo, você pode criar o seguinte fluxo de trabalho: Após 1 de janeiro, quando qualquer item estiver marcado como "concluído", notifique Mary Manager com uma mensagem lembrando-a de revisar o trabalho com o cliente.

A interface Workflows é fácil de usar, embora não pareça muito impressionante, com um design bastante rudimentar.

Em uma revisão anterior do Smartsheet, observamos que não é um sistema ideal para controle de tempo, relatórios e algumas outras tarefas comerciais comuns. Certamente, você poderá encontrar e personalizar um modelo que atenda às suas necessidades específicas, ou poderá criar um sistema se estiver familiarizado o suficiente com planilhas. Mas atualmente não há nada no aplicativo para rastrear o tempo. Quando perguntamos a um representante da empresa sobre esse problema, eles mencionaram que a Smartshee havia adquirido recentemente 10000 pés, um aplicativo comercial para planejamento de recursos, planejamento de projetos e controle de tempo. Com o tempo, espere ver mais sinergia entre os dois aplicativos.

Outra coisa observada em uma revisão anterior que foi alterada é como o Smartsheet salva dados. Anteriormente, não havia salvamento automático. Você tinha que pressionar manualmente um botão de salvar, o que é altamente incomum para um aplicativo baseado em nuvem. Agora, no entanto, existem opções para salvar automaticamente em intervalos. Em suas Configurações pessoais, selecione as duas opções: Salvar automaticamente após 1 minuto de inatividade e Salvar automaticamente minhas alterações quando sair de uma planilha, relatório ou painel. Essas configurações são melhores, mas ainda não são ideais. Gostaríamos que o Smartsheet tivesse salvamento automático por padrão para todas as atividades.

Integração e aplicativos móveis

Pronto para uso, o Smartsheet funciona com um bom número de outros aplicativos e serviços, como Box, Dropbox e Google Drive. Há também uma extensa loja de aplicativos para adicionar mais funcionalidades. Se você não encontrar o que precisa, use o Zapier para conectar o Smartsheet a outros aplicativos ou trabalhar com a API do Smartsheet.

No lado móvel, o Smartsheet possui aplicativos para iOS e Android. O aplicativo móvel é bem otimizado no sentido de que não é tão impressionante e estonteante quanto você imagina para um aplicativo do tipo planilha. Funciona melhor para coisas como acompanhar discussões ou revisar arquivos.

O melhor e o pior dos dois mundos

O Smartsheet é uma ferramenta poderosa de gerenciamento de projetos, de maneiras boas e ruins. Para muitos gerentes de projeto, as planilhas vêm com familiaridade e flexibilidade. Eles lidam com dados brutos e você pode construí-los para fazer o que quiser. Aprender a usá-los pode ser trabalhoso, no entanto, se você ainda não estiver atualizado. Além disso, a quantidade de personalização necessária às vezes pode exigir habilidades que são um pouco tímidas da programação real do computador.

O bom: o Smartsheet é poderoso e flexível, com uma enorme seção de documentação de ajuda e vídeos tutoriais. O ruim: você acaba tendo que dominar o software de gerenciamento de projetos e o software de planilha.

Se o gerenciamento de projetos por meio de planilhas parecer o seu caminho, você não encontrará nada melhor que o Smartsheet. Se você é uma pequena empresa que precisa entender rapidamente o gerenciamento de projetos sem um mestre do Excel ao seu lado, atenha-se a algo mais fácil de usar. Suas principais opções devem ser o Zoho Projects, que é excelente para pequenas empresas com orçamento limitado, o Teamwork Projects, que é notável por sua facilidade de uso, e o LiquidPlanner, ideal para organizações muito grandes com necessidades complexas.