Revisão e classificação de Surepayroll

A SurePayroll é há muito competente em criar e gerenciar registros de funcionários, processar execuções de folha de pagamento, lidar com impostos relacionados e manter as pequenas empresas a par de suas obrigações. Desde a última revisão do site, a empresa reduziu drasticamente o preço de seu serviço de folha de pagamento on-line e adicionou um novo procedimento de configuração. Além disso, o SurePayroll incorporou centenas de atualizações de impostos e conformidade, e agora você pode executar automaticamente a folha de pagamento, cancelar uma execução e emitir pagamentos no mesmo dia. No entanto, a interface do serviço ainda pode ser atualizada e sua ferramenta de inscrição precisa funcionar.

Preços SurePayroll

O SurePayroll passou de um dos sites de folha de pagamento DIY mais caros para um dos mais econômicos. O SurePayroll agora custa US $ 29, 99 por mês, mais US $ 4 por funcionário por mês, apesar de ainda cobrar uma taxa pelos W-2 e 1099 no final do ano (os concorrentes oferecem esses formulários gratuitamente). A taxa, que a empresa descreve como "nominal", não está listada; você precisa obter uma cotação da empresa.

Somente o Patriot Software, com sua oferta Básica (US $ 10 por mês, mais US $ 4 por funcionário por mês), é menos dispendioso e exige que você envie seus próprios impostos sobre a folha de pagamento. Você pagará mais pela folha de pagamento de serviço completo do QuickBooks (US $ 80 por mês, mais US $ 4 por funcionário por mês). Até o plano básico de nível básico da Editors 'Choice Gusto custa mais; custa US $ 39 por mês, mais US $ 6 por funcionário por mês.

Ajuda da configuração da folha de pagamento

Cada serviço de folha de pagamento que analisamos recentemente faz um excelente trabalho para você se preparar para pagar seus funcionários. Todos fornecem ajuda humana, além de orientações passo a passo dentro do aplicativo. Este ano, a SurePayroll introduziu um novo processo de configuração (ou "inscrição"), além de uma avaliação gratuita. Essa etapa do processo geral da folha de pagamento é dolorosamente detalhada, independentemente do serviço que você escolher. E deve ser 100% preciso.

Depois de configurar uma conta no SurePayroll, o serviço informa o que você deve esperar durante o processo de inscrição e a documentação necessária. Em seguida, leva você ao seu hub de configuração central, dividido em cinco seções. Você já terá fornecido as informações necessárias ao clicar na guia Sobre você, mas poderá editá-las, se necessário. Clique na próxima guia, denominada Informações da empresa, para fornecer seu nome legal, tipo de empresa e assim por diante. Depois, você pode estabelecer sua programação da folha de pagamento e o primeiro ciclo.

A seguir, a Configuração do funcionário (endereço, data de nascimento, tipo de salário e taxa de pagamento, impostos e status de depósito) e qualquer informação anterior sobre salário e benefícios que você tenha. Aqui, você também pode especificar se os funcionários devem ter acesso on-line aos seus W-2s e recibos de pagamento e se devem poder atualizar suas próprias informações pessoais. Se você optar por configurar os dados de funcionários ou salários anteriores durante a inscrição, você será automaticamente contatado por um representante da SurePayroll para ajudar.

A guia Impostos federais e estaduais é onde você insere os detalhes de identificação dessas obrigações e tem seu número de identificação do empregador (EIN) validado. Por fim, você fornecerá os números da sua conta bancária da folha de pagamento; isso também será verificado pelo SurePayroll. Infelizmente, é aí que a inscrição termina por enquanto; a empresa está trabalhando para incluir configurações para deduções, tipos de ganhos, férias e subsídio por doença - recursos oferecidos por concorrentes como Gusto e OnPay.

Como se locomover

O SurePayroll passou por algumas alterações na interface do usuário antes da minha revisão anterior, e parece e funciona da mesma forma este ano. Tem um sentimento mais leve e contemporâneo, embora ainda esteja um pouco ocupado e lotado. O site não é tão bom quanto o Gusto em termos de design e usabilidade, mas é melhor que o Patriot Software nesse sentido.

A navegação é compreensível e clara. O SurePayroll é aberto no Painel, que usa bem os links de navegação. Ele exibe outras cinco guias para as principais seções do site: Folha de pagamento, Relatórios, Funcionários, Empresa e Recursos (como preferências de lembrete, formulários de inscrição e informações de final de ano). Clique em um e um menu suspenso exibe todas as tarefas da seção. Essa é a única ferramenta de navegação global; tudo o resto é tratado nas próprias telas de trabalho.

Essas telas usam uma combinação de campos em branco, listas suspensas, botões de múltipla escolha, barras interativas e hiperlinks para entrada e navegação de dados. Quando você digita informações de funcionários, por exemplo, um painel vertical à esquerda exibe os vários tipos de informações que você precisará inserir para cada trabalhador, incluindo Banco, Impostos e Deduções. Clique em um e o lado direito da tela muda para refletir suas opções. A guia Emprego abre a tela mais complexa e com muitos detalhes. Você preencherá os campos e clicará nos botões para fornecer um perfil que contenha informações como Tipo de funcionário, Cargo, Data de contratação e Tipo de pagamento. Quando você concluir uma seção, um pequeno ícone ao lado do rótulo mudará para Concluído.

Uma tela útil

Depois de configurar tudo para sua primeira execução da folha de pagamento, o painel do SurePayroll provavelmente será o seu próximo destino. As informações sobre sua folha de pagamento atual - os dados mais críticos na página - são exibidas no canto superior esquerdo. Aqui você vê opções para o período de pagamento, início, término e data da verificação; prazo (a data / hora mais destacada da página); e um grande botão laranja que diz Continuar (ou Iniciar) Folha de pagamento. Você não pode perder isso.

Diretamente abaixo dessa seção, há um resumo da sua execução de pagamento mais recente (com as anteriores em uma lista suspensa), incluindo todos os itens de ação pendentes. Outro conteúdo inclui lembretes, um gráfico personalizável que exibe instantâneos das tendências da folha de pagamento e links para atividades fora do ciclo, como verificações adicionais. Esta página é mais informativa do que o painel da folha de pagamento quadrada.

Folha de pagamento flexível

O SurePayroll oferece um nível de flexibilidade não encontrado em nenhum serviço concorrente. Ele pode atender às necessidades especializadas de vários tipos de negócios, incluindo empresas domésticas, sem fins lucrativos, restaurantes e odontológicas. Ele também suporta indústrias verticais como transporte, agricultura e outras configurações de assistência médica. E integra-se a mais aplicativos de contabilidade que a concorrência. Além do QuickBooks e do Xero, o SurePayroll compartilha as informações da folha de pagamento com sites como Kashoo e Sage 50. O Sage Payroll Essentials Plus não oferece essa flexibilidade, e o QuickBooks Payroll apenas vincula o QuickBooks.

Supondo que você inseriu todos os detalhes necessários durante a instalação, o processo de execução de uma folha de pagamento deve ser simples. O SurePayroll apresenta uma tela dividida horizontalmente em funcionários horistas, assalariados e 1099 contratados. A área de cada membro da equipe contém quatro tipos de informações. Na coluna Ganhos para funcionários por hora, você insere as horas em que trabalhavam com a taxa de pagamento regular, horas extras, etc., e quaisquer taxas adicionais.

As outras duas categorias de trabalhadores contêm apenas horas regulares, embora você possa adicionar horas extras e outros tipos de horas. Clicar na seta para baixo no campo Selecionar da coluna Outras remunerações abre uma lista de tipos de pagamento adicionais que podem precisar ser incluídos na verificação atual (bônus, comissão ou reembolso, por exemplo), juntamente com a opção de criar outros.

Na coluna Mais, você pode inserir férias ou horas de folga ocupadas e adicionar deduções únicas, além daquelas que você já definiu. Se você criou departamentos durante a instalação, pode atribuir salários e horas a eles. Cada um desses três itens possui um pequeno ícone de lápis ao lado. Clicar aqui permite adicionar horários de folga, por exemplo, e até criar departamentos e deduções em tempo real durante o processamento, como é possível com o OnPay. A quarta coluna exibe o salário bruto de cada trabalhador.

A tela Folha de pagamento padrão é nova. Se sua folha de pagamento permanecer a mesma de ciclo para ciclo, você poderá configurá-lo para executar automaticamente. Você pode configurar isso apenas para alguns de seus funcionários, como os que recebem salário. Obviamente, você pode alterar esses valores sempre que necessário. Outros serviços, como o Gusto, também oferecem esse recurso.

A grande imagem

Role para baixo até a parte inferior da tela quando terminar de inserir dados e você verá três opções: Redefinir Executar e recomeçar, Salvar (a maioria dos sites não oferece essa opção; o Gusto oferece) e Visualizar. O número de cheques pagos e o salário bruto total também são exibidos aqui. A página de visualização do site é uma das melhores que já vimos. Ele informa quais valores serão retirados da sua conta bancária na data estabelecida, divididos em depósitos diretos, impostos de funcionários e impostos de empregador.

Essa tela também contém lembretes de todos os cheques de funcionários que precisam ser impressos, além dos valores devidos aos provedores de benefícios. Quando você rola para baixo, sua lista de funcionários aparece em uma tabela que contém os principais números dessa execução. Clique em um e você poderá ver todo o contracheque. Os totais de todos os desembolsos aparecem na parte inferior. Você só pode clicar no botão Aprovar folha de pagamento depois de marcar uma caixa ao lado de um extrato dizendo que entende que uma certa quantia de dinheiro será retirada em uma data específica para folha de pagamento e impostos e que deseja aprovar a execução.

Depois de aprovar a execução da folha de pagamento, o SurePayroll calcula e envia seus impostos da folha de pagamento e informa quando você pode esperar que depósitos diretos estejam disponíveis para os funcionários. Exceto pelo Workful, todos os outros serviços que revisei fazem o mesmo. Ele também prepara os relatórios que devem ser arquivados com o IRS e outras agências tributárias periodicamente. Outros relatórios estão disponíveis, é claro, e o site se sai bem aqui, com um grupo generoso de relatórios em áreas como benefícios e funcionários. Os relatórios do SurePayroll não são tão robustos quanto os do Sage Payroll Essential, mas suas opções de exibição e exportação são melhores que as da Gusto: PDF, Excel, Rich Text e Compatível com a impressora.

SurePayroll oferece uma opção de pagamento acelerada. Se você perder uma data limite, por exemplo, e atender a certos critérios, poderá executar sua execução no mesmo dia ou no dia seguinte (o período de espera padrão é de dois dias), embora você deva pagar uma taxa adicional. O site também permite cancelar uma execução da folha de pagamento dentro de uma janela de tempo limitado.

Uma escolha certa

O SurePayroll é um excelente serviço para empresas muito pequenas (por causa de seus novos preços) e empresas maiores (por causa de sua flexibilidade e capacidade de personalização). Também oferece um bom suporte ao cliente e relatórios de alto nível. O SurePayroll é um serviço confiável de folha de pagamento DIY por muitos anos, e suas inúmeras opções de integração permitem compartilhar dados facilmente com aplicativos relacionados. O SurePayroll é especialmente apropriado se você estiver executando um dos tipos de empresas para os quais oferece recursos e suporte especiais, como um restaurante ou um consultório dentário. Dito isto, o site é carregado lentamente e sua interface não é tão atraente quanto a do OnPay.

O premiado Gusto do Editors 'Choice, por outro lado, é o melhor no que diz respeito à interface do usuário e à navegação, e abrange o básico sem adicionar muita complexidade que muitas pequenas empresas não precisam. Não é o serviço de folha de pagamento DIY mais barato, mas achamos que vale a pena pagar mais por um conjunto inteligente de ferramentas e uma experiência superior ao usuário. Por esses motivos, o Gusto é novamente nosso serviço de folha de pagamento de escolha para pequenas empresas.

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