Revisão e classificação do Trello

As ferramentas online de colaboração e comunicação são fornecidas em uma ampla variedade. Alguns, como Jira, são populares entre os desenvolvedores de software, que podem usar um estilo de trabalho ágil ou just-in-time. O Trello adota uma abordagem diferente e usa uma metodologia de trabalho no estilo kanban, que é altamente visual. O Trello é um espaço de trabalho colaborativo on-line usado para gerenciar todo tipo de trabalho, sejam projetos de negócios ou tarefas pessoais. Funciona de maneira bastante simples, com recursos de arrastar e soltar e uma interface intuitiva. No entanto, se você estiver pensando em usá-lo para o verdadeiro gerenciamento de projetos, considere que ele não possui princípios básicos de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt, componentes de controle de tempo e ferramentas de relatório. Você pode adicionar essas funções por meio de integrações de aplicativos e plug-ins, mas elas não são incluídas por padrão quando você se inscreve no Trello ou paga por uma conta premium. O Trello é atraente e divertido, e é uma solução de colaboração muito boa para certos tipos de trabalho e equipes. Descobrir se é certo para sua equipe pode levar algumas tentativas e erros, no entanto.

Preço e Planos

O Trello oferece quatro níveis de serviço: uma conta gratuita, mais três versões de contas pagas chamadas Gold, Business Class e Enterprise.

A conta gratuita oferece muito para você tentar sem muitas restrições. Você pode criar e gerenciar quantas placas, listas e cartões quiser e anexar arquivos com tamanho de até 10 MB. Também não há limites para o número de pessoas que podem ingressar na sua conta. As limitações são que você recebe apenas um Power-Up, ou integração, por placa. Os power-ups incluem Salesforce, Join.me (para videoconferência), Slack, Zendesk, Github e assim por diante. A lista completa de power-ups do Trello está online.

Além dessa integração, você pode se conectar a três serviços de armazenamento em nuvem diferentes: Google Drive, Box e Dropbox. Com uma conta gratuita, você obtém apenas funcionalidades básicas com esses serviços de armazenamento, o que significa que você pode adicionar links aos arquivos nos seus cartões Trello. Se você optar por tornar um desses serviços de armazenamento seu Power-Up, terá algumas funcionalidades adicionais. No caso do Google Drive, você pode visualizar arquivos diretamente do Trello e até criar novos documentos diretamente do aplicativo Trello.

Por US $ 5 por mês ou US $ 45 por ano, você pode atualizar sua conta gratuita do Trello para uma conta Gold. Há duas vantagens sérias em ter uma conta Gold. Primeiro, o tamanho máximo do arquivo para anexos aumenta para 250 MB. Segundo, você recebe três power-ups (integrações) por placa em vez de apenas uma. Os outros benefícios, como emoji personalizado e mais adesivos, parecem mais compras no aplicativo para videogames do que aprimoradores de produtividade.

As contas Business Class e Enterprise são uma história diferente. A principal diferença entre eles e as contas gratuita e Gold é que os níveis mais altos vêm com controles de administrador.

A Classe Executiva do Trello custa US $ 119, 88 por usuário por ano, o que equivale a US $ 9, 99 por pessoa por mês. Isso é o dobro do que costumava ser. Com esse nível de conta, você obtém Power-Ups ilimitados, um anexo de tamanho máximo de arquivo de 250 MB e diversas opções de personalização. O administrador de uma conta da Business Class pode especificar quais usuários podem criar painéis, com que níveis de permissão - tudo, desde painéis públicos a painéis privados ou painéis que são visíveis apenas para aqueles dentro da organização. O Trello Business Class também permite que você convide pessoas para ter acesso somente leitura aos seus quadros, permitindo que você compartilhe com segurança informações pertinentes com colaboradores externos. Você pode desativar as contas de pessoas que deixaram a organização sem apagar todos os dados históricos também. As contas comerciais também podem se integrar ao Google Apps.

O Trello Enterprise, que usa preços personalizados, é destinado a organizações com mais de 100 pessoas. A conta Enterprise vem com tudo na conta Business Class, mas com suporte por telefone, um contato dedicado no Trello e cobrança simplificada. Consulte a página Enterprise do Trello para obter mais detalhes.

O Trello costumava ser bastante barato, especialmente para equipes com menos de 15 pessoas, mas como mencionei, o preço dobrou desde 2015. Agora, o custo do Trello está mais alinhado com outros aplicativos de produtividade comercial, incluindo aplicativos dedicados de gerenciamento de projetos, que oferecem um pouco mais. Obviamente, as ferramentas de colaboração no estilo kanban, como o Trello, e os aplicativos de gerenciamento de projetos verdadeiros não são a mesma coisa; portanto, não é uma comparação entre as maçãs.

No entanto, é bom saber quanto software está na mesma categoria geral custa para ter uma noção do que é bom e do que não é. As duas plataformas favoritas de gerenciamento de projetos da PCMag, Zoho Projects e Teamwork Projects, têm preços excepcionalmente atraentes. O Teamwork Projects cobra um plano de US $ 49 por mês (taxa fixa) para usuários ilimitados, e esse plano inclui suporte para até 40 projetos com 20 GB de espaço de armazenamento. Ele também inclui gráficos e ferramentas Gantt interativos (compatíveis com o recurso de arrastar e soltar) para rastrear marcos - tudo o que você esperaria de um aplicativo de gerenciamento de projetos rigoroso. Um pacote semelhante da Zoho Projects custa US $ 50 por mês para 50 projetos e 100 GB de espaço de armazenamento.

Muitos outros aplicativos de gerenciamento de projetos cobram por usuário por mês. O LiquidPlanner, por exemplo, começa com uma taxa muito maior de US $ 29 por usuário por mês (e tem um mínimo de dez usuários), mas possui extensas ferramentas de relatório e cobrança. O Comindware Project, um serviço tradicional de gerenciamento de projetos com recursos um pouco mais modestos, tem o mesmo preço da Trello Business Class: US $ 9, 99 por usuário por mês.

Introdução ao Trello

O Trello e outros aplicativos kanban usam quadros, listas e cartões em vez da estrutura baseada na linha do tempo vista nos aplicativos de gerenciamento de projetos, que analisam projetos, tarefas e marcos. O gerenciamento de projetos é projetado para projetos que têm uma data de término concreta e uma entrega, enquanto os quadros kanban são projetados para ajudar as equipes a gerenciar diferentes tipos de trabalho, e não necessariamente projetos finitos.

Ajuda a ter um exemplo, e eu fornecerei um exemplo muito básico. Imagine que você tenha um quadro Kanban para uma lista de tarefas da família. Você pode imaginá-lo como uma cartolina com notas adesivas. Existem três colunas (o Trello as chama de listas) rotuladas Como fazer, Fazer e Concluído. Na primeira coluna Tarefa, os membros da família colocam cartões com uma tarefa que precisa ser realizada. Digamos também que a família decidiu que cada pessoa é responsável por não mais do que três tarefas por vez. (Essa é uma regra típica do estilo kanban - ajuda os usuários a se concentrarem.) Quando os membros da família escolhem as tarefas que serão executadas ou que lhes são atribuídas, eles escrevem seu nome nos cartões apropriados e os movem para a coluna Fazer. Quando uma tarefa é concluída, a pessoa responsável a move para a coluna Concluído.

A partir do exemplo, você pode obter dois benefícios principais do Kanban. Uma é que o design e as regras de engajamento limitam a quantidade de trabalho que as pessoas podem ter em seus pratos por vez, para que não fiquem sobrecarregadas. A segunda é que todos têm visibilidade do estado do trabalho que a organização (neste caso, a família) precisa fazer. Isso permite a responsabilidade e a possibilidade de ajudar outros membros da equipe que estão ficando para trás.

Os cartões no Trello podem conter muitos detalhes. Além de conter uma tarefa e o nome do responsável, um cartão pode ter uma lista de subtarefas, data de vencimento, descrição detalhada, hiperlinks, anexos e muito mais.

Interatividade

O Trello é um aplicativo da Web interativo, com excelentes recursos de arrastar e soltar. Por exemplo, se você quiser fazer upload de imagens ou anexar PDFs a um cartão, poderá selecioná-las no seu computador e arrastá-las diretamente para o cartão. Eles enviam em apenas alguns segundos. Você também pode fazer upload do Google Drive, Box, Dropbox ou um URL. Gosto que o Trello use os recursos visuais que você carrega e adicione um deles como imagem de capa ao seu cartão, para que você possa identificar facilmente a tarefa sempre que olhar o quadro.

Embora você possa atribuir alguém a um cartão e definir uma data de vencimento, não encontrará recursos mais avançados de gerenciamento de projetos, como estimar os melhores e os piores casos para quanto tempo uma tarefa pode levar para ser concluída. Também é estranho para mim que os cartões não possam ser marcados como concluídos, mesmo que eles possam ter uma data de vencimento, mas talvez eu esteja tentando fazer com que eles sejam tarefas quando não estão. Você pode arquivar cartões quando terminar com eles, no entanto.

O Trello permite adicionar etiquetas com códigos de cores aos cartões, mas, apesar das grandes esperanças, achei que eram uma decepção. Cada etiqueta deve ser codificada por cores, o que significa que você fica sem cores facilmente identificáveis ​​depois de 10 ou 12 anos. Gostaria também de ver as palavras-chave que escolhi usar como etiquetas ou tags e ter ferramentas confiáveis ​​para pesquisar e filtrar informações com base em eles.

Como mencionei, o Trello não possui nenhuma ferramenta de rastreamento de tempo, gráficos de Gantt ou relatórios de progresso, mas você pode adicionar alguns desses recursos por meio de extensões do Google Chrome de terceiros. Eu mexi com um chamado Plus for Trello, que adiciona recursos de rastreamento de tempo, relatórios e scrum (scrum é um estilo de trabalho focado na iteração, popular entre desenvolvedores de software). Eles não são ruins, mas também não são tão poderosos quanto os recursos nativos de relatório e estimativa de tempo encontrados no LiquidPlanner, por exemplo. O LiquidPlanner pode fazer coisas como reconfigurar uma linha do tempo inteira de tarefas que dependem umas das outras se até uma pessoa perder um prazo.

Você pode conectar o Trello a outros aplicativos de negócios além do que está na loja de extensões do Chrome. As ferramentas de relatório de tempo Toggl e Harvest oferecem integração com o Trello. Tudo bem se você estiver interessado em montar um conjunto exclusivo de ferramentas para sua equipe usar. Entretanto, muitas equipes preferem um pacote único que ofereça todos os recursos de que precisam, mas não há nada de errado em adotar a abordagem DIY, se você tiver os recursos para fazê-lo.

Um dos pontos fortes do Trello é que há mais de uma maneira de usá-lo. É flexível o suficiente para se curvar à sua vontade, e você pode ser bastante criativo. Por exemplo, criei um quadro no Trello para acompanhar as idéias de viagens. Minhas listas são para diferentes regiões de viagem e os cartões são para viagens específicas. Dentro dos cartões, tenho anotações sobre quando os festivais estão acontecendo nessas áreas, amigos locais com quem devo entrar em contato antes de chegar e fotos do local. Também tenho uma lista de verificação de subtarefas, como verificar se preciso de um visto, reservar um voo, reservar acomodações etc.

A flexibilidade do Trello pode parecer um ativo, mas também pode ser um fardo, pois você precisa descobrir a melhor maneira de usar o serviço. Há muito tempo, sinto o mesmo sobre o Asana, uma maravilhosa ferramenta de gerenciamento de tarefas que possui tão poucas regras de como usá-la que pode ser assustadora para novos usuários, enquanto tentam descobrir como isso pode funcionar para eles. O Trello e o Asana podem ser excelentes ferramentas, mas é preciso uma equipe forte e unida para aguentar algumas tentativas e erros ao adotar a ferramenta e decidir como usá-la.

Aplicativos e extras

O Trello funciona bem com aplicativos móveis. O serviço oferece o Trello para telefones e tablets Android, bem como iPhones e iPads. Há também um aplicativo Trello para o Slack. Os aplicativos móveis são quase idênticos ao site. Por um lado, isso significa que é fácil passar do aplicativo Web para os aplicativos móveis. Por outro lado, os aplicativos móveis não têm o mesmo espaço de tela, e acho muito difícil usá-los como produtos autônomos, sem o aplicativo da Web servindo como interface principal. Em outras palavras, os aplicativos móveis do Trello funcionam melhor como aplicativos complementares ao aplicativo Web, não como sua principal maneira de interagir com o serviço.

Além das muitas extensões do Chrome e aplicativos compatíveis que você pode adicionar ao Trello, ele é suportado pelo Zapier e pelo Ifttt. O Zapier e o Ifttt são serviços que permitem conectar aplicativos e ferramentas on-line que não são nativamente interoperáveis, e a chave é que você não precisa saber como codificar para que eles conversem entre si. Por exemplo, você pode conectar o Trello e o GitHub para que toda vez que um novo problema seja criado em um repositório GitHub escolhido, um cartão Trello seja criado automaticamente em uma placa especificada com os detalhes do problema.

Flexível, visual e leve

O Trello fornece um aplicativo flexível para gerenciar o trabalho de forma colaborativa. Por ser flexível, no entanto, pode ser necessário experimentar algumas experiências para descobrir como melhor usá-lo para sua equipe e a carga de trabalho que você gerencia. É uma alternativa razoavelmente leve, flexível e focada às ferramentas de colaboração da Editors 'Choice, como o Asana, que exigem muito mais tempo para serem configuradas e que, se não forem implementadas corretamente, podem desviar o foco do trabalho. Se o que você realmente deseja é um software tradicional de gerenciamento de projetos, o Trello pode ser leve nos recursos, pois não possui ferramentas de relatórios integradas, miniaplicativos de controle de tempo e até tarefas tradicionais como você os conhece. Para um gerenciamento direto do projeto, recomendo o Zoho Projects e o Teamwork Projects, as opções dos nossos editores na PCMag.