Revisão e classificação da pesquisa X1

Algumas pessoas não vêem a necessidade de um utilitário de pesquisa para desktops como o X1 Search (US $ 49, 95, mais US $ 19, 95 por ano para suporte premium opcional). Eles preferem confiar em uma estrutura hierárquica de pastas cuidadosamente mantida e religiosamente aderir a ela. Essas pessoas, sem dúvida, também nunca perdem as chaves do carro. Para o resto de nós, ferramentas como a Pesquisa X1 são a maneira ideal de encontrar os arquivos, e-mails e outros itens digitais de que precisamos quando precisamos deles e com o mínimo esforço.

Quando a Microsoft adicionou o Windows Search ao sistema operacional, reduziu parte da necessidade de programas de pesquisa na área de trabalho. Assim como o X1 Search e concorrentes como o Lookeen Desktop Search, ele cria um índice para pesquisar, para encontrar resultados muito mais rápidos do que pesquisar no texto completo de cada arquivo todas as vezes. Ele até encontra mensagens de e-mail do Outlook, para que você não precise usar o recurso de pesquisa frágil do Outlook. E como é incorporado ao Windows, é gratuito. Quaisquer que sejam os benefícios do Windows Search, no entanto, ele simplesmente não faz parte da mesma liga que um utilitário de pesquisa de desktop em grande escala. O Windows não oferece o mesmo nível de sofisticação e a capacidade do X1 Search para indexar e localizar informações em sites de nuvem de armazenamento de e-mail e arquivos como Gmail, Yahoo Mail e Box.

Indo além da área de trabalho

O X1 Search suporta o Windows 7 a 8.1 até o momento deste documento e oferecerá suporte ao Windows 10 com um próximo lançamento em breve, segundo a empresa. Ele também suporta oficialmente as versões de 32 e 64 bits do Outlook 2007 até 2013. Para meus testes, instalei a Versão 8 do programa em um sistema executando o Windows 7 de 64 bits e o Outlook 2003, e funcionou sem problemas. De acordo com o X1, ele funcionará com o Microsoft Exchange Server 2007 e posterior diretamente, por exemplo, além de indexar arquivos OST que estão no seu disco rígido. Mergulhando na nuvem, ele pode indexar mensagens em servidores IMAP, com rotinas de configuração internas para conexão com AOL, Gmail, Outlook.com e Yahoo, além de uma opção IMAP genérica para outros sites de armazenamento de e-mail. Além disso, ele pode indexar e procurar arquivos armazenados em uma conta Box.

Benéfico para uso comercial, você também pode configurar o X1 Search para funcionar como cliente com o Microsoft SharePoint, o Vault (um programa de arquivamento de email em nível empresarial da Symantec) e o X1 Rapid (o próprio programa de indexação em nível empresarial do X1 que é executado a partir de - e armazena arquivos de índice em um servidor).

Configuração

A configuração básica do programa não poderia ser mais simples. Faça o download do arquivo de instalação no site do X1 e execute-o. Quando a instalação terminar, a Pesquisa X1 criará um índice em segundo plano, incluindo todos os seus arquivos e entradas do Outlook, de contatos a entradas de calendário e tarefas. O tempo que a indexação levará depende da velocidade do computador e da quantidade de indexação, mas você pode continuar trabalhando enquanto isso ocorre em segundo plano.

Além da configuração básica, você pode navegar pelas opções de menu para personalizar as configurações e adicionar fontes de dados ou removê-las do índice. Se você arquivar regularmente os dados do Outlook no final de cada ano, por exemplo, convém indexar um ou mais arquivos PST arquivados. Adicioná-los é uma simples questão de informar ao programa onde encontrá-los no seu disco rígido. Você também pode optar por iniciar a Pesquisa X1 automaticamente ao iniciar o Windows, com que frequência indexar e detalhes sobre o que indexar. Você pode, por exemplo, especificar quais pastas incluir ou pular ou alterar as configurações para ignorar, por exemplo, entradas do Calendário do Outlook ou tipos de arquivos específicos.

Procurando

A capacidade de pesquisa do programa é impressionante, tanto pela facilidade de uso quanto pelos recursos sofisticados. A janela Pesquisa X1 inclui várias caixas de texto nas quais você pode inserir frases de pesquisa. Digite o texto na caixa de pesquisa principal (por falta de um termo melhor) e o programa analisará todo o índice, encontrando todas as correspondências, independentemente de o texto estar em um nome de arquivo, no texto completo de um documento, email ou entrada de contato; ou em qualquer campo de qualquer item do Outlook.

As outras caixas de texto permitem pesquisar em campos específicos. Para e-mails, por exemplo, as opções incluem os campos De, Assunto, Data e Nome. Para arquivos, eles incluem Nome (do arquivo), Data de modificação e Caminho.

Supondo que o programa já esteja sendo executado em segundo plano, tudo o que você precisa fazer para iniciar uma pesquisa é pressionar Ctrl duas vezes - ou clicar duas vezes no ícone X1 na Área de Notificação - para acessar a janela de pesquisa e digite uma pesquisa. frase ou frases em uma ou mais caixas de texto. Você também pode optar por restringir a pesquisa destacando um tipo de item - email, contato ou documento, por exemplo - em uma lista no lado esquerdo da tela.

Se eu estivesse pesquisando todos os itens no meu computador relacionados à Pesquisa X1, por exemplo, digitaria a Pesquisa X1 na caixa de pesquisa principal. Se eu quisesse encontrar apenas esta revisão, poderia escolher o tipo de documento e inserir X1 na caixa Nome. Se isso resultasse em muitos hits, eu poderia restringir ainda mais a pesquisa adicionando outras informações na caixa de texto apropriada, como a data aproximada em que foi escrita, como Após 10-06-2015, ou uma frase provável no arquivo, como "De acordo com X1" (completo com as aspas) . As aspas ao redor do último exemplo dizem ao programa para encontrar uma correspondência exata para a frase. Sem eles, os resultados também incluiriam qualquer arquivo que inclua cada uma das palavras em qualquer lugar do arquivo.

Busca Avançada

Para uma pesquisa mais sofisticada, você pode criar frases de pesquisa complexas usando e , ou , não ou próximo (para encontrar duas palavras separadas por não mais que um número especificado de palavras entre elas) e pré (semelhante a próximo, mas também especificando quais a palavra vem primeiro). Você também pode usar parênteses: (cachorro ou gato) e comida , por exemplo, encontraria itens com as palavras cachorro e comida , bem como itens com as palavras gato e comida , enquanto cachorro ou (gato e comida) encontraria todos os itens com a palavra cão mais todos os itens com as palavras gato e comida .

Muito parecido com o Outlook - ou o Lookeen - a Pesquisa X1 mostra a lista dos itens encontrados junto com um painel de visualização, para que você possa navegar pela lista e ver uma visualização de cada item à medida que o destaca. Quando você encontrar o item que deseja, clique duas vezes nele ou pressione Enter para abri-lo com o programa ao qual está associado, assumindo que exista um instalado no seu sistema. A empresa diz que a visualização do programa suporta mais de 500 tipos de arquivos, para que você possa ver os arquivos no formato correto, independentemente de ter um programa instalado que permita trabalhar com o arquivo ou não.

Conclusão

Mesmo que você não esteja convencido de que precisa de algo mais do que o Windows Search para encontrar itens no seu disco rígido, é aconselhável que experimente o teste gratuito de 14 dias do X1 Search ou a versão gratuita do Lookeen para ver o que está faltando. É provável que você decida rapidamente que o Lookeen e o X1 Search são ferramentas de pesquisa muito melhores que o Windows Search. Se você está preocupado apenas com a busca de arquivos no disco rígido, a versão gratuita do Lookeen provavelmente será sua melhor escolha. Se você também deseja encontrar e-mails do Outlook, o Lookeen Standard ou o X1 Search o farão.

Dito isso, se você pode tirar proveito da capacidade do X1 Search de estender seu alcance para o SharePoint ou o e-mail baseado na nuvem e o Box ou usar sua capacidade de criar frases de pesquisa muito mais sofisticadas do que o Lookeen pode suportar, o X1 Search é a escolha óbvia. Esses recursos adicionais - juntamente com uma configuração mais fácil do que o Lookeen para alguns recursos e uma interface igualmente fácil de usar - fazem dele a escolha do editor para utilitários de pesquisa na área de trabalho.