Xero revisão e avaliação

O Xero se destaca como um site de contabilidade para pequenas empresas. Ele foi desenvolvido para a Web desde o início e suporta todos os principais elementos financeiros que você espera de uma solução contábil de entrada dupla: vendas, compras, estoque e folha de pagamento (para a maioria dos estados). Você pode criar registros para clientes, fornecedores, funcionários e itens; e você pode usá-los em transações personalizáveis ​​padrão, como faturas, pedidos de compra e cotações. O Xero permite gerenciar ativos fixos - algo que os concorrentes não fazem. O Xero também adicionou muitos novos recursos no ano passado, incluindo gerenciamento de despesas, integração com processadores de pagamento e instituições financeiras adicionais e melhorias no aplicativo para iOS.

A empresa oferece três níveis de preços que entram em vigor após um teste gratuito de 30 dias. O Xero Early (US $ 9 por mês) tem limites mensais de cinco faturas e cotações, cinco faturas e reconciliação para 20 transações bancárias, mas não suporta folha de pagamento. O Xero Growing (US $ 30 por mês) adiciona funcionalidade ilimitada de faturamento e fatura, cotações e faturas; Ele também suporta folha de pagamento para até cinco pessoas. Xero Established (US $ 60 por mês) é a única versão a oferecer suporte a várias moedas. Também fornece folha de pagamento para até 10 funcionários. O Xero é uma solução muito mais acessível que o QuickBooks Online, que começa em US $ 20 por mês.

Atividades Antigas

Se você estiver usando outra solução de contabilidade (ou Microsoft Excel), poderá já ter criado muitos dados de contabilidade online. O Xero facilita a importação de registros, transações e alguns outros dados do QuickBooks Online usando sua ferramenta de conversão direta. Se você já possui arquivos configurados no formato CSV ou TXT (contatos, itens de inventário, faturas etc.), também pode importá-los para o Xero.

Se você está começando do zero com o Xero, recebe ajuda mínima na instalação, o que é bastante comum atualmente na contabilidade on-line para pequenas empresas (o Sage 50cloud é uma exceção). O vídeo de ajuda do Xero sugere que você entre diretamente e crie uma fatura, que é uma abordagem. Você sentirá que realmente está realizando algo rapidamente (recomendamos trabalhar com a empresa de demonstração do site antes de começar a inserir seus próprios dados ao vivo). As transações ficam mais fáceis depois que você digita alguns registros de contato e item e faz algumas entradas e configurações iniciais de dados, incluindo Configurações da organização.

Alguns sites de contabilidade, como o Kashoo, estão começando a mover as configurações para telas relacionadas no site, em vez de colocá-las em uma tela de várias partes ou conjunto de telas. O Xero também faz isso, o que parece uma prática inteligente. Pode ser intimidador lidar com todas essas opções de uma só vez.

Aparência e Navegação

O Xero e o QuickBooks Online têm uma aparência muito diferente. Onde o QuickBooks Online se espalha por toda a tela e usa fontes e gráficos grandes, o Xero é mais compacto, ocupando apenas o centro da tela em algumas páginas. Cada um deles apresenta dados financeiros importantes e links para atividades relacionadas de diferentes maneiras em suas páginas iniciais ou painéis. Ambos são eficazes, mas prefiro a abordagem de Xero. O site exibe saldos e despesas da conta; números e gráficos representando faturas pendentes e faturas não pagas; e uma lista de observação da conta. Quase tudo no painel é um link que pode levá-lo a páginas e ações relacionadas.

Todo produto de contabilidade que analisamos possui seu próprio sistema de navegação e ainda precisamos ver um que não funcione. No Xero, as guias são executadas horizontalmente na parte superior, dividindo o site em agrupamentos lógicos e funcionais: Painel, Contas, Folha de Pagamento, Relatórios, Consultor, Contatos e Configurações. A área de Contas é onde você passará a maior parte do seu dia-a-dia. Este menu é aberto para várias subfunções, como Contas bancárias, Vendas, Compras e Estoque. As ferramentas de ativos fixos também residem aqui.

Depois de se aprofundar em vendas, o Xero usa as convenções padrão do Windows para entrada e navegação de dados. Quatro botões na parte superior abrem ferramentas para criar transações de vendas, enviar extratos, importar faturas de vendas e pesquisar faturas e cotações específicas. Abaixo, há informações sobre suas faturas. Os botões grandes mostram o número e o total de dólares em faturas no formato rascunho, aqueles que aguardam aprovação e pagamento e suas transações de vendas vencidas. As cotações funcionam da mesma maneira: você pode ver rapidamente que estão em forma de rascunho, enviadas, aceitas e expiradas. Alguns outros sites funcionam da mesma forma, facilitando a visualização rápida do status dos seus formulários.

Clique em Rascunho em Faturas e uma nova janela é aberta, exibindo uma tabela das transações relacionadas. Você pode destacar uma ou mais entradas e clicar nos botões para enviar para aprovação, aprovar, excluir, imprimir ou enviar por email. O Xero faz um excelente trabalho ao fornecer visualizações diferentes de seus dados financeiros e das ferramentas de navegação necessárias para trabalhar com eles.

Quem tem a melhor e mais eficaz interface de usuário? Essa é uma ligação subjetiva. Alguns usuários preferem o tipo de abordagem econômica e sem sentido do Xero. Outros gostam mais da aparência espaçosa e esteticamente agradável do QuickBooks Online e Zoho Books.

Fazendo registros

A outra área em que você fará muito trabalho - principalmente no começo - é Contatos. Aqui, você cria registros para seus clientes e fornecedores que contêm informações de contato e detalhes financeiros completos. Eles incluem campos para definir vários padrões para cada contato, como temas de imposto, conta (vendas ou compras), desconto, moeda e fatura. Por outro lado, os registros de cliente e fornecedor do QuickBooks Online contêm campos para um conjunto diferente de padrões: pagamento preferido e método de entrega, termos e assim por diante. Depois de criar um contato, o Xero exibe uma ótima tela de registro que inclui atividades e e-mails históricos, atividades pendentes e um link para os formulários de transação relacionados.

O Xero também fornece modelos de registro detalhados para os itens e serviços da sua empresa que contêm campos de informações (preço, conta, descrição etc.) sobre os produtos que você compra e vende. Clique na caixa na frente do novo campo Rastrear este item e o Xero solicita que você escolha sua conta de ativos de inventário e começa a rastrear o inventário em segundo plano. Você pode importar saldos de inventário de abertura ou inseri-los manualmente, embora não tão facilmente quanto no WorkingPoint. Os ajustes no nível de inventário são bastante simples no Xero. No geral, os recursos de gerenciamento de inventário do site são parecidos com os do QuickBooks Online, mas não tão avançados quanto os do Zoho Books.

Formulários de transação e novas despesas

Se você criou um bom suprimento de registros de contato e item / serviço, a criação de transações no Xero é um processo simples. O site fornece modelos para praticamente todos os tipos de transações de que uma pequena empresa precisa: faturas e faturas repetidas, cotações, faturas (que agora podem ser enviadas por e-mail para o Xero como PDFs), pedidos de compra e notas de crédito. Cada um contém os campos que você esperaria nesses formulários, e o nível de detalhe permitido (incluindo status de desconto, região e imposto sobre vendas) é comparável ao que os concorrentes oferecem.

Analisamos o Xero no momento em que a empresa estava fazendo a transição para um novo sistema de rastreamento de despesas na Web e em dispositivos móveis. O novo Xero Expense oferece uma melhor experiência ao usuário e funcionalidade aprimorada, principalmente em seus aplicativos móveis. Finalmente, você pode tirar fotos dos recibos e deixar o Xero inserir os detalhes relevantes em um formulário de despesa. O novo recurso permite cobrar despesas a clientes ou empregos e oferece informações detalhadas sobre quem gastou o quê. Você também pode enviar recibos que usam moedas estrangeiras.

O Xero lida com impostos de vendas excepcionalmente bem. Ao contrário de muitos outros fornecedores, você pode ativar a Pesquisa de impostos no menu Configurações, e o aplicativo aplicará a taxa correta com base na localização física do cliente. O Xero obtém essas taxas da Avalara, um dos principais fornecedores de dados de impostos sobre vendas, para garantir a precisão. O site também oferece dois relatórios de imposto sobre vendas: Resumo do Imposto sobre Vendas e Relatório de Auditoria sobre Imposto sobre Vendas.

O Xero não possui a ferramenta de faturamento de tempo da atividade individual encontrado em ZipBooks e não controla os custos por projeto, como o Kashoo. Mas ambas as funções estão em obras e podem ser visualizadas. O site adicionou uma nova guia de navegação desde o ano passado: Projetos, cujo menu contém gerenciamento de projetos e entradas de tempo. Projetos está incluído no plano estabelecido.

Inovações Xero

No verão de 2019, você poderá ver algumas melhorias mais revolucionárias no Xero. A empresa trabalha com aprendizado de máquina (ML) e inteligência artificial (AI) para adicionar processos automatizados ao site, além de melhorar a conectividade com sites financeiros relacionados.

Enquanto isso, Xero está desenvolvendo o que já era um site de contabilidade capaz e inovador. Por exemplo, as transações de vendas online do site permitem a comunicação em tempo real e o compartilhamento de dados entre você e seus clientes. Os concorrentes desta classe não oferecem um recurso comparável. As listas inteligentes oferecem suporte a pesquisas sofisticadas. As categorias de rastreamento no Xero são semelhantes ao recurso Classe no QuickBooks Online, pois ambas permitem atribuir categorias às suas transações contábeis.

O Xero já havia adicionado capacidade de personalização avançada a seus modelos de relatório antes de nossa revisão no ano passado. Este ano, você verá vários novos relatórios, incluindo Detalhes de penhora (na folha de pagamento), Resumo da fatura a pagar e Despesas faturáveis ​​pendentes. A folha de pagamento agora suporta 37 estados (embora nem todos ofereçam arquivamento eletrônico de impostos sobre a folha de pagamento), e seu estábulo de relatórios relacionados é excelente.

Aplicativos integrados, Ajuda, Celular

Xero construiu um ecossistema financeiro. Ele trabalha em estreita colaboração com alguns dos melhores fornecedores de aplicativos de terceiros para integrar-se com suas próprias ferramentas de contabilidade. Isso pode ajudar as empresas em expansão a expandir os recursos do Xero em áreas específicas. O site e sua rede de consultores continuam a crescer rapidamente. O QuickBooks Online também possui centenas de aplicativos complementares de terceiros em várias categorias financeiras e outras de produtividade, mas o Zoho Books não possui.

O suporte é extremamente importante para os usuários do site de contabilidade de pequenas empresas. Esses indivíduos geralmente começam com pouca ou nenhuma experiência com a contabilidade on-line. O Xero possui uma rede global de consultores especialistas no site e pode trabalhar com pequenas empresas. A documentação on-line do site é excepcional, oferecendo instruções passo a passo para os recursos do produto. A menos que você esteja trabalhando com um consultor, sua única opção para obter respostas às perguntas é via e-mail. Isso pode parecer bom - até você ter um problema urgente. O Zoho Books complementa seu email com arquivos de telefone, bate-papo e ajuda online.

O Xero oferece um aplicativo para Android e iPhone, mas eles têm uma maneira de corresponder ao que sites como o QuickBooks Online e o Zoho Books oferecem. Começando com o Painel, que lista apenas saldos de contas, totais de vendas e compras e um gráfico de entrada / saída, todos os elementos dos aplicativos do Xero são uma versão abreviada do que está disponível no site. Clique no ícone "Vendas" na barra de ferramentas e você pode visualizar as faturas e cotações existentes e criar novas. Clicar no ícone "Compras" oferece a opção de visualizar e pagar contas e criar recibos manualmente. (Você precisa fazer o download do aplicativo Xero Expense separado para tirar fotos dos recibos.) Sua lista de clientes e fornecedores está lá, mas contém apenas detalhes básicos de contato; é isso aí. O Xero baseado em navegador é tão completo que estamos desapontados que mais dessa funcionalidade não estava disponível remotamente.

Uma rápida evolução

Xero começou sua vida na Nova Zelândia, mas cresceu rapidamente desde que entrou no mercado dos EUA há vários anos. Sua usabilidade, recursos, extensibilidade e rede de consultores o tornam um dos melhores sites de contabilidade para pequenas empresas disponíveis atualmente. No entanto, o QuickBooks Online teve mais tempo para se tornar um site de contabilidade mais abrangente, extensível e simplificado, e mantém o prêmio Editors 'Choice.