Revisão e classificação de livros de Zoho

A Zoho não é uma empresa dedicada de serviços financeiros como a Intuit: é uma desenvolvedora de aplicativos de produtividade on-line muito bons. Desde 2011, um deles é o Zoho Books, que reúne ferramentas que atendem à maior parte das necessidades contábeis de pequenas empresas. A usabilidade, flexibilidade e profundidade da Zoho Books em áreas padrão de contabilidade - vendas e compras, rastreamento de tempo e projeto e gerenciamento de estoque - são iguais e às vezes superam o que é oferecido pelos sites concorrentes. Ele também fornece mais recursos de ajuda do que a maioria dos rivais, o que é essencial para soluções de contabilidade. Entre os sites de contabilidade para pequenas empresas, o Zoho Books é um excelente valor, embora suas opções integradas de folha de pagamento sejam limitadas.

Preços e Planos

Após uma avaliação gratuita de 14 dias da Zoho Books, você pode se inscrever no Plano Básico por US $ 9 por organização por mês, o que limita a 50 contatos, um usuário mais um contador e cinco fluxos de trabalho automatizados (mais sobre isso posteriormente). Os recursos suportados incluem faturas, rastreamento de despesas, projetos e quadros de horários. O plano Padrão (US $ 19 por organização por mês) fornece limites mais altos para tudo no Basic e adiciona faturas, créditos de fornecedores e tags de relatórios. O Professional (US $ 29 por organização por mês) oferece contatos e usuários ilimitados e 10 fluxos de trabalho automatizados por módulo, além de pedidos de compra, pedidos de vendas e rastreamento de estoque.

Esse preço se compara favoravelmente com o do Intuit QuickBooks Online, da Editors 'Choice, que começa em US $ 20 por mês para o seu plano Simple Start. Seu próximo nível é o Essentials, que adiciona recursos de cobrança, vários usuários e controle de tempo por US $ 35 por mês. O plano Plus de US $ 60 por mês oferece acompanhamento completo do projeto e do inventário. O Sage Business Cloud Accounting começa em US $ 25 por mês. O plano inicial do ZipBooks é gratuito, oferecendo contatos e faturamento ilimitados, um feed bancário e gerenciamento de receita e despesa. O Wave também é gratuito, mas cobra taxas de transação.

Desde a última revisão, o Zoho Books incorporou dezenas de pequenas alterações que melhoram a flexibilidade e a usabilidade, além de algumas alterações importantes, como a adição de folhas de pagamento para a Califórnia e o Texas, modelos de exportação, digitalização de documentos, atalhos de teclado e um fluxo de trabalho de aprovação para transações.

Há uma área em que o Zoho Books não atende ou excede o padrão estabelecido pelo Intuit QuickBooks Online e Xero, mas é crítico para algumas empresas: Como mencionado acima, a folha de pagamento está disponível apenas para a Califórnia e o Texas; Nova York é a próxima. Mas em todas as outras áreas - registros de contato e item, transações, gerenciamento de estoque e projeto, personalização, automação e interface do usuário - está entre as melhores que analisamos.

Configuração generosa, opções de importação

Em seu processo de configuração, o Zoho Books oferece o melhor dos dois mundos. O site o orienta por uma série de telas após a criação de uma conta (o ZipBooks não possui essa ferramenta), ajudando a definir suas configurações pessoais. Ele informa em todas as páginas que você pode revisar as opções de configuração posteriormente, se preferir.

Como alguns concorrentes, o Zoho Books divide suas tarefas de configuração em grupos de tarefas relacionadas. O primeiro da lista de qualquer pessoa é o perfil da empresa, que inclui detalhes como informações de contato, base tributária e ano fiscal. A capacidade de personalização do site se torna evidente mesmo nesta página, que normalmente é uma coleção de fatos detalhados: Você pode definir até cinco campos personalizados. Em seguida, insira saldos iniciais. E se mais de uma pessoa precisar usar o Zoho Books, você poderá configurá-los como usuários adicionais, atribuindo-os a um dos vários níveis de acesso, que podem ser clonados e alguns podem ser editados.

Existem poucos dados que você não pode importar para o Zoho Books. É possível fazer o download de arquivos de amostra para garantir que seu mapeamento esteja correto e importar contatos, registros de itens e transações de vendas / compra em CSV e vários outros formatos globais (o último recurso é exclusivo do Zoho Books entre os serviços de contabilidade de pequenas empresas que oferecemos. testado).

Excelente interface do usuário, navegação e ajuda

O painel da Zoho Books fornece mais informações financeiras do que o Kashoo, mas não é tão interativo quanto o Xero. Contas a receber / contas a pagar e a receber, correntes e vencidas, aparecem na parte superior em números e gráficos. Abaixo, há um gráfico personalizável que compara receitas e despesas e uma contabilidade de suas principais despesas. O status do projeto e os saldos das contas, com links para registros de transações, completam os dados da tela.

A interface de usuário da Zoho Books é excepcionalmente limpa, atraente e fácil de entender. O painel vertical esquerdo exibe links de navegação para as áreas funcionais do Zoho Books: Painel, Contatos, Itens, Bancos, Vendas, Compras, Contador, Quadro de Horários e Relatórios (e agora Folha de Pagamento). Alguns levam você diretamente para uma tela de trabalho, enquanto outros exibem um submenu de opções. Uma combinação eficaz de botões, listas suspensas, campos preenchidos em branco e caixas de seleção tornam as opções de navegação e entrada de dados bastante claras.

Clique no pequeno ícone de roda dentada no canto superior direito e um menu é aberto, exibindo links para as páginas de configuração de vários recursos. Isso inclui moedas, impostos, modelos, lembretes e automação. Há também um link para uma página que lista todas as integrações internas que o Zoho Books possui com outros aplicativos (além de seu próprio Zoho CRM, Zoho Expenses e outros), como Office 365, Outlook, Avalara, Slack e Square.

Você também deseja clicar no link para as Preferências do serviço antes de iniciar suas operações financeiras. Entre muitas outras coisas, você pode desativar alguns dos módulos mais avançados, especificar configurações do portal do cliente (incomum neste nível do produto), criar vários campos personalizados para quase todos os tipos de registro e transação e estabelecer configurações para notas de entrega e guias de remessa (duas ferramentas não encontradas nos sites dos concorrentes).

Um link para ajudar os recursos também aparece na parte superior direita da tela. As numerosas ferramentas de orientação da Zoho Books (FAQs, documentação, comunidade) são equivalentes às do Xero, que têm algumas das melhores opções de suporte que eu já vi. Você também pode entrar em contato com especialistas via chat, telefone e email. Observe, no entanto, que a Zoho Books não tem quase a rede de especialistas à disposição que o QuickBooks construiu em mais de um quarto de século desde que foi lançado. Dito isto, seu pool é respeitável para um produto lançado apenas em 2011.

Registros impressionantes

O Zoho montou um conjunto de modelos de registros, formulários de transação e relatórios que impressionam. Observe, no entanto, que o QuickBooks ainda tem vantagem quando se trata de relatar a capacidade de personalização.

Os contatos podem ser clientes ou fornecedores ou ambos. Você insere seus detalhes de contato principais na parte superior de cada registro e, em seguida, desce para uma janela com guias abaixo que permite alternar entre detalhes de impostos e pagamento, endereço, pessoas de contato, campos personalizados, tags de relatório e observações. Nenhum outro site de contabilidade para pequenas empresas que vimos permite criar até 10 campos personalizados para registros, e nenhum deles suporta perfis tão detalhados para contatos.

Depois de criar alguns registros de contato, é possível ver cada um em uma janela que é, mais uma vez, melhor que os rivais da Zoho Books. As principais informações de contato são exibidas na tela padrão, além de números e gráficos de contas a receber / contas a pagar e receitas / despesas - como um minipainel para cada cliente. Clique na guia Transações e você obtém uma lista de todas as transações com esse contato e o status de cada uma. A guia Atividades recentes abre um tipo de trilha de auditoria para o contato atual.

Os recursos de gerenciamento de inventário também superam a concorrência. Os registros de itens contêm campos padrão (descrição de vendas e compras, taxas e contas), mas você também pode criar e usar unidades de medida. Se você indicar que deseja rastrear o inventário, poderá preencher os campos para abertura de estoque, taxa de estoque inicial por unidade, ponto de reabastecimento e fornecedor preferido. As faturas exibem o número disponível quando você insere um item. Você também pode configurar facilmente listas de preços e ajustar os níveis de estoque aqui. Nenhum outro site de contabilidade para pequenas empresas oferece essa profundidade de rastreamento de inventário, especialmente com a facilidade que o Zoho Books oferece.

Formulários de transação e muito mais

O Zoho Books oferece mais tipos de transação e mais flexibilidade nos formulários do que qualquer outro produto. Além dos formulários de vendas padrão que os concorrentes suportam, inclui faturas de retenção, notas de entrega e guias de remessa. As faturas contêm campos para custos de remessa e ajustes, além de descontos e impostos sobre vendas. As transações de compra - despesas, faturas, pedidos de compra etc. - são igualmente detalhadas e flexíveis. Como os registros, os formulários de transação podem conter até 10 campos personalizados, exclusivos do Zoho Books.

Ninguém mais nesse nível de solução oferece fluxos de trabalho automatizados, como o Zoho Books. Essa ferramenta vem com um pouco de curva de aprendizado - na verdade, é bastante complexa, a menos que você tenha trabalhado com fórmulas multissegmentos antes - mas pode ser bastante útil. Você pode, por exemplo, especificar que deseja que o gerente de vendas receba um alerta por email quando um valor estimado for alterado em mais de US $ 250. Esse é um exemplo simples: você pode criar fórmulas com ainda mais condições e resultados.

Desde o ano passado, a Zoho Books adicionou um recurso que normalmente não é encontrado em sites de contabilidade para pequenas empresas - a opção de exigir aprovações para transações de vendas e compras. Quando ativado nas Preferências, apenas um administrador (ou alguém designado pelo administrador) pode aprovar transações como faturas e pedidos de compra.

Outra novidade deste ano é o gerenciamento de documentos. Digitalize documentos como faturas e recibos de despesas e envie por e-mail ou faça upload deles no Zoho Books. O site então lê a data, nome do comerciante, valor e categoria de despesa (depois que o Zoho Books reconhece um padrão de categorização ou apenas "sabe" automaticamente)) e insere essas informações em formulários de transação; você completa o resto. Cinco digitalizações por mês estão incluídas na sua taxa de assinatura, mas você pode comprar mais. Nenhum outro produto nesse nível oferece esse recurso.

O gerenciamento de projetos no Zoho Books é mais capaz do que outros deste grupo, com exceção do Kashoo. Você pode atribuir projetos aos clientes e selecionar entre quatro tipos de taxas de cobrança (custo fixo, com base nas horas da tarefa) e atribuir usuários e tarefas a eles. Você também pode registrar entradas de horas individualmente e torná-las faturáveis ​​ou inserir as horas trabalhadas em um formato de planilha. Menos Contabilidade não possui esse recurso, embora o QuickBooks Online seja bastante capaz no rastreamento de tempo.

As pequenas empresas geralmente precisam trabalhar com um contador para atualizar de um aplicativo de negócios pequeno para um de médio porte, portanto, os recursos de exportação são importantes. Zoho Books e QuickBooks Online, entre outros, possuem.

Uma boa experiência móvel

O Zoho Books exibe tanta excelência em seu aplicativo para iPhone e Android quanto na versão baseada em navegador. Os registros de contato, por exemplo, bastante robustos na versão baseada no navegador, são excepcionalmente bem executados no aplicativo móvel. Abra um e você verá instantaneamente as informações de contato e o saldo de contas a receber / pagar. Os ícones nesta tela permitem ligar, enviar por e-mail ou enviar uma mensagem ao contato, enquanto outro ícone leva você a links para criar novas transações, aceitar pagamentos e muito mais.

Outras ferramentas são tão profundas, como os registros de produtos do aplicativo, pagamento de contas, controle de tempo, relatórios e projetos. De fato, você provavelmente poderia administrar seus negócios a partir do telefone, se necessário - os aplicativos são tão abrangentes. As versões para iPhone e Android têm sistemas de navegação diferentes, mas oferecem um conjunto semelhante de ferramentas. O aplicativo para iPhone usa uma barra de ferramentas na parte inferior da tela, enquanto o Android funciona em um menu vertical; ambos são bastante eficazes e atraentes.

Um excelente valor

O Zoho Books acomoda uma grande variedade de necessidades de negócios. Você pode usar o que precisa com facilidade, sem que os recursos mais avançados atrapalhem. Ele não possui a personalização de relatórios ou uma vasta rede de consultores, como o nosso QuickBooks Online oferece, mas ainda não oferece as opções abrangentes de folha de pagamento oferecidas pelos concorrentes. Mas o serviço oferece vários recursos exclusivos não encontrados nos concorrentes, como campos de transação personalizados, importação de CSV e fluxos de trabalho automatizados. Ainda assim, o que Zoho Books faz, ele se sai extremamente bem. Se você está no mercado para uma nova solução contábil e já tem um serviço de folha de pagamento satisfeito, vale a pena considerar o Zoho Books.