Organize-se: 11 dicas para gerenciar e-mails com mais eficiência

O e-mail pode nos fazer sentir como se estivéssemos lutando para manter a cabeça acima da água. Suas páginas da caixa de entrada são longas? Você começa todos os dias lendo e-mails, pensando em responder às mensagens mais importantes, apenas para olhar para cima e perceber que uma hora passou e que você não fez nada até agora? Você está ficando sem espaço para o seu email a cada poucos dias? O email parece um multiplicador de produtividade ou um redutor de produtividade?

São necessários apenas alguns truques simples para se tornar mais eficiente ao lidar com emails, para que você não se sinta sobrecarregado. Algumas dessas dicas contam com as funções encontradas na maioria dos programas de email, mas outras são maneiras de mudar seus próprios hábitos, de modo que as pequenas interações diárias que você tem com o email o ajudam a acompanhar o gerenciamento.

Pense nisso como limpar os dentes. Há uma diferença entre a higiene dental diária e ir ao dentista, mas você precisa fazer as duas coisas. Você deve escovar duas vezes por dia e usar fio dental uma vez por dia, e esses hábitos são extremamente importantes para ter dentes saudáveis. A cada seis meses, você também deve visitar um dentista para uma limpeza mais completa, raios-x e outros cuidados preventivos. A higiene diária evita que problemas maiores se acumulem. As visitas ao dentista ajudam a detectar e corrigir problemas crescentes antes que eles fiquem fora de controle.

Claro, mesmo com os dentes, as coisas podem dar errado. Um acidente pode nocauteá-los ou seus genes podem acabar afetando-os, assim como um novo projeto ou uma mudança na posição do trabalho de repente pode causar uma explosão de e-mail. Seja qual for o caso, isso não significa que você deve parar de usar fio dental ou procurar um dentista regularmente - ou limpar seu e-mail todos os dias. Se você tiver um problema inesperado, ainda precisará seguir bons hábitos para manter tudo sob controle.

Quando você altera a forma como interage com o email a curto prazo - quando e como o verifica, com que frequência exclui mensagens e assim por diante -, sua vida fica mais fácil a longo prazo.

Aqui estão algumas dicas para tornar o email menos oneroso. Deixe-me avisá-lo de que essas dicas estão enraizadas no senso comum e não fornecem uma bala mágica, o que significa que elas não vão explodir sua cabeça ou se tornar uma sensação da noite para o dia. Mas nem o uso do fio dental.

1. Excluir primeiro

A primeira coisa a fazer quando você abre a caixa de entrada é digitalizar para ver o que você pode excluir. Veja a linha de assunto e o remetente. Isso é lixo? É um e-mail promocional que você nunca vai ler? É um aviso do seu colega de trabalho dizendo na linha de assunto que eles sairão hoje e quase não há chance de que qualquer informação adicional no corpo do email seja relevante para você? Se sim, jogue fora.

Todas as mensagens que você identifica como sem importância devem ser selecionadas e movidas para a lixeira em massa. Se você não estiver com pressa em uma manhã específica, tente identificar um ou dois e-mails regulares para cancelar a inscrição.

Por que importa fazer essa etapa primeiro? Quando você exclui mensagens irrelevantes imediatamente, facilita a visualização das mensagens restantes. Quando você pode ver as mensagens restantes, pode triar as mais importantes mais rapidamente. Se você conseguir identificar até cinco ou dez por cento do seu e-mail diário como "provavelmente não requer ação", para poder excluí-lo imediatamente, estará em uma forma muito melhor para começar o dia produtivamente.

2. Use mais de um endereço de email

Não suporto e-mails de marketing ou confirmações de remessa, muito menos lembretes do meu banco para pagar a fatura do meu cartão de crédito quando já estiver configurado para pagamento automático. (Grr.) Todas essas mensagens atrapalhariam minha caixa de entrada e dificultariam a localização de emails importantes, exceto que eu tenho uma estratégia para lidar com eles.

Eu uso um endereço de email separado para todas essas mensagens de baixa importância.

Existem algumas maneiras de fazer isso. Você pode configurar uma nova conta de email inteiramente para esse fim, e é assim que eu faço, ou criar um endereço de alias usando sua conta atual. A maioria dos provedores de e-mail permite fazer isso. Em seguida, você cria uma regra ou filtro em sua conta de e-mail para que todas as mensagens enviadas para o alias pulem a caixa de entrada e entrem em uma pasta diferente. Chame de Caixa de entrada 2 ou Baixa importância ou o que você quiser.

Um benefício do uso de um endereço de e-mail separado para essa finalidade é manter esse e-mail não muito inútil, às vezes chamado de correio cinza, separado do e-mail importante. Além disso, se uma empresa vender seu endereço de e-mail para outra lista de distribuição, qualquer mensagem de marketing nova e indesejada também não aparecerá na sua caixa de entrada principal. Um terceiro benefício é que você não se distrai com essas mensagens, considerando que precisa fazer login em outro programa de email ou navegar para uma caixa de entrada diferente para acessá-las.

3. Escreva Breve

Ao escrever e-mails, diga o que você quer dizer, seja claro e conciso. Por quê? Escrever um resumo ajuda as pessoas que leem sua mensagem a chegar ao ponto e processar seus e-mails com mais eficiência. Eles podem entender o seu tom e responder da mesma maneira, o que facilitará a sua vida.

Algumas situações exigem frases completas e linguagem formal, mas fragmentos podem ser extremamente eficazes no email. Use-os quando fizer sentido. A polícia da gramática não vai atrás de você. Certamente, às vezes você precisa ser altamente detalhado e tirar proveito do aspecto da trilha de papéis do e-mail - há um registro de tudo. De um modo geral, no entanto, o padrão é uma linguagem concisa, clara e direta.

Nem todo mundo é adepto da brevidade e pode parecer tão curto. Para evitar parecer hostil, você pode adicionar um emoji ou pontos de exclamação. Ou simplesmente informe às pessoas que você tenta ser conciso no e-mail e elas não devem levar isso para o lado pessoal.

4. Use grupos ou listas de distribuição

Se você enviar uma mensagem para o mesmo grupo de pessoas repetidamente, configure um alias de grupo ou e-mail. No Outlook, ele é chamado de Lista de Distribuição. No Gmail, vá para Contatos (contacts.google.com), selecione as pessoas que você deseja adicionar a um grupo e clique no ícone do marcador. Dê um nome ao seu grupo. Depois de salvar, você pode digitar esse nome para redigir automaticamente uma mensagem para todos no grupo.

O uso de grupos não apenas economiza tempo, eliminando a necessidade de digitar o nome de cada pessoa quando você envia um e-mail para o grupo, mas também o prepara para facilitar táticas de exclusão, como explico um pouco mais adiante.

5. Crie modelos ou respostas predefinidas

Se houver uma mensagem que você envie repetidamente, não a escreva do zero a cada vez. Reutilize o que você já escreveu criando um modelo ou resposta em lata, como o Gmail chama.

Alguns exemplos de mensagens que as pessoas enviam com frequência são do tipo:

• Obrigado por entrar em contato, mas não estou interessado,
• Confirmação de recebimento. Obrigado e por favor me avise se precisar de mais alguma coisa do meu fim, e
• Parece um trabalho para o nosso departamento jurídico. O melhor ponto de contato é…

Depois de configurar alguns modelos, você pode responder a mensagens que normalmente levariam tempo desnecessário sem nem pensar muito nisso, permitindo que você continuasse com um trabalho mais importante.

6. Reutilizar linhas de assunto

Reutilizar mensagens enviadas por meio de modelos e respostas em lata aumenta sua eficiência, minimizando a gravação. Reutilizar linhas de assunto permite excluir ou arquivar mais facilmente e rapidamente mensagens antigas. Vou explicar como a seguir.

7. Classifique para excluir

Os limites de dados podem se aproximar de qualquer pessoa, mesmo de pessoas altamente organizadas. A maneira de liberar espaço é excluir as mensagens desnecessárias em massa. Esse é o tipo de tarefa que você pode considerar semelhante a ir ao dentista. Você não precisa fazer isso todos os dias, mas fazê-lo periodicamente e regularmente ajudará a evitar problemas maiores. Acho três métodos de exclusão particularmente úteis.

Primeiro, classifique as mensagens enviadas por tamanho de arquivo ou anexo e jogue fora as maiores que você não precisa. A razão pela qual me concentro nas mensagens enviadas é porque, se eu enviei um anexo, há uma boa chance de eu ser o proprietário do arquivo e, portanto, tenho outra cópia salva em outro lugar.

O segundo método é classificar os emails enviados por linha de assunto e procurar mensagens que você envia regularmente. Se você enviar uma mensagem semanal com o assunto "Limpeza da geladeira hoje às 16:00", poderá ver, selecionar e excluir rapidamente todas de uma só vez.

Terceiro, classifique suas mensagens por destinatário. Você provavelmente tem alguns colegas, amigos ou grupos de pessoas que envia por e-mail com frequência. É provável que muitas das mensagens enviadas entre você e eles não sejam muito importantes. Se você nunca mais precisar delas, selecione várias mensagens ao mesmo tempo e exclua-as em massa.

8. Desative as notificações, feche o email para focar

Obter um alerta na tela sobre todas as mensagens recebidas é incrivelmente interruptivo e perturbador. Eu acho que a grande maioria dos trabalhadores estaria melhor com os alertas por email completamente desativados. Só é útil nos casos mais raros. Portanto, desative suas notificações.

Da mesma forma, feche o aplicativo de email ou a guia do navegador quando precisar fazer um trabalho altamente focado por pelo menos 30 minutos. Dói-me escrever essa dica, sabendo que quase ninguém a seguirá. Muito poucas pessoas realmente fazem isso, mas eu gostaria de convencer mais pessoas a tentar. Imagine como será mais fácil encontrar seu fluxo quando você não se distrair com o e-mail.

Lembre-se da última vez em que você trabalhou off-line, seja em um avião sem Wi-Fi ou quando sua internet estava inativa. Ou talvez você tenha trabalhado em um fuso horário no qual não tenha muitos outros colegas e, portanto, não tenha interrompido os emails por um longo período do seu dia. Ao fechar o e-mail, você chega perto de replicar a experiência de não ser interrompido, enquanto ainda pode acessar outras informações on-line, conforme necessário.

9. Coopte Respostas Automáticas

Em relação à dica anterior, digamos que você não feche sua janela de email porque está preocupado que alguém tente entrar em contato com você com um assunto urgente e você sentirá falta dela. A solução alternativa? Configure uma mensagem de ausência temporária ou de resposta automática que diga: "Se este for um assunto altamente urgente, envie uma mensagem de texto / ligue / envie uma mensagem para…" e forneça seu número de telefone, manípulo do Slack ou linha preferida de comunicação.

10. Excluir! Ou arquivar correio em pastas

Um e-mail não excluído geralmente é uma boa intenção que não foi atendida. Saiba quando deixar ir. Não se apegue a mensagens se você provavelmente nunca fará nada com elas. Deixar mensagens sem importância na sua caixa de entrada é altamente improdutivo, perturbador e apenas lembra o que você gostaria de fazer em um mundo perfeito, mas não pode.

Eles não estão fazendo nenhum favor a você por estar na sua caixa de entrada.

Se a exclusão de mensagens parecer grave, mova-as para uma nova pasta. Chame essa pasta de pendente ou de boas intenções. O importante é tirá-los da sua Caixa de entrada. Aguarde alguns meses. Veja quantas você já desenterrou ou respondeu. Se a resposta for zero, talvez reconsidere excluí-las em primeiro lugar.

11. Esvazie o lixo periodicamente

Esvazie o lixo periodicamente. A exclusão do lixo libera espaço. A maioria dos programas de email, incluindo o Outlook, tem uma configuração para despejar o lixo automaticamente quando você sai do aplicativo. Se você nunca se lembrar de despejar o lixo, recomendo ativar esse recurso.

A maioria das pessoas provavelmente não precisa esvaziar o lixo mais de uma vez por mês ou uma vez por trimestre. Existe o perigo de excluir o lixo com muita frequência, pois é onde você lida para resgatar e-mails que você pensou que não precisava, mas acontece que sim. Eu salvei muitas mensagens da lixeira, geralmente no mesmo dia em que as coloquei lá.

Como puxar o cabo de emergência

Agora, se você está desesperado por uma lista limpa com sua caixa de entrada, aqui está um último truque que você pode tentar:

1. Crie uma nova pasta. Nomeie-o como Caixa de entrada ou correio antigo antes de julho de 2019 (ou o mês e o ano atuais).

2. Selecione tudo na sua caixa de entrada. Mova tudo para a nova pasta.

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Voilà. Você está na caixa de entrada zero e nem precisou enviar uma única mensagem.

Ninguém espera que você revise uma caixa de entrada caótica da noite para o dia. Adapte alguns hábitos positivos aos poucos. Execute algumas das ações periódicas, como esvaziar a lixeira ou excluir em massa as mensagens enviadas, para ajudá-lo a sentir que está progredindo.