Vídeo: Documentos Comerciais e Fiscais - ALTOGA.com SOFTWARE DE GESTÃO (Outubro 2024)
Se sua empresa está considerando um software de gerenciamento de documentos comerciais, deixe que os números o guiem. Certamente, você provavelmente está preocupado com mais uma taxa perpétua de licenciamento de software, que aumentará mês após mês e ano após ano, mas, com certeza, essas ferramentas economizarão mais dinheiro do que custam. Uma ferramenta Escolha dos editores, como o Zoho Docs, oferece mais flexibilidade, recursos de colaboração e capacidade de armazenamento que você jamais terá com papel, pastas de arquivos e armários de armazenamento.
Conversei com Lisa Croft, gerente de marketing de produtos em grupo da Adobe Document Cloud, uma ferramenta de gerenciamento de documentos de negócios capaz e econômica, sobre as várias maneiras pelas quais o gerenciamento de documentos de negócios pode economizar tempo, espaço e, o que é mais importante, muito dinheiro à sua empresa. Aqui estão as quatro maneiras mais óbvias de essas ferramentas oferecerem excelente retorno sobre o investimento.
1. O custo da impressão
Se você conseguir se livrar totalmente de documentos em papel, tornando toda a sua operação digital, você acabará comprando muito menos papel que seus concorrentes. Além disso, você gastará menos dinheiro com impressão, o que inclui custos de energia, tinta e os selos associados ao envio físico de documentos para locais remotos.
As empresas que imprimem 10.000 documentos economizarão aproximadamente US $ 2.740 mudando para documentos digitais (10.000 documentos são aproximadamente 1/6 de um GB; mais sobre isso mais tarde), de acordo com os cálculos da Adobe. Se o custo do papel não influenciar você, pense em quanto estará ajudando o meio ambiente. Dez mil documentos requerem 11.427 galões de água, 961 libras de resíduos e 3.725 libras de madeira para produzir. Isso causa muitos danos ao nosso ecossistema.
"Tente nunca imprimir", disse Croft. "Depois de imprimir um documento, você está introduzindo um custo para gerenciar esse documento. Se você o mantém digital de ponta a ponta, economiza dinheiro desde o início."
2. Custos de armazenamento
O custo dos imóveis comerciais no centro de Manhattan, onde estão localizados os escritórios da PCMag, é de aproximadamente US $ 73 por pé quadrado. Se você dedica apenas 100 pés quadrados ao armazenamento de documentos, gasta aproximadamente US $ 7.300 por mês ou US $ 87.600 por ano, apenas armazenando papel.
No entanto, se você digitalizar completamente sua operação baseada em papel, poderá armazenar 64.800 páginas de documentos do Microsoft Word em menos de 1 GB de armazenamento em nuvem digital. Com o Zoho Docs, por exemplo, você poderá pagar apenas US $ 96 por 100 GB de armazenamento por ano. Cem gigabytes é o equivalente a 64.800.000 páginas do Word. Com o Zoho Docs, você também terá acesso a recursos como compartilhamento de arquivos em grupo, edição on-line e simultânea da equipe e até logs de auditoria que informam exatamente quem acessou e fez alterações em seus documentos (mais sobre isso mais adiante).
3. Faça mais por menos e mais rápido
Mencionei anteriormente alguns recursos digitais que tornam os sistemas de gerenciamento de documentos comerciais mais valiosos para os seus negócios do que os documentos em papel padrão. Nesta seção, irei aprofundar um pouco mais. Com o Adobe Document Cloud, por exemplo, você pode enviar um único arquivo para vários usuários e solicitar assinaturas de cada destinatário. Pense em quão mais complexo e custoso esse processo seria com o papel e o Serviço Postal dos Estados Unidos. Agora, multiplique esse custo por quantas vezes você repetir o processo ao longo do ano.
"Assinar eletronicamente um documento economiza seu dinheiro", disse Croft. "Você não precisa fazer isso pela FedEx. Você não precisa esperar que ele seja enviado de volta. Isso reduz o tempo e as cópias adicionais do documento. Você também elimina problemas com pessoas que mudam o documento, para conhecer o documento que saiu e foi assinado é o documento que você realmente enviou ". Entrarei em segurança na próxima seção.
E a edição em grupo? Com ferramentas como o Zoho Docs, você pode reunir um grupo e fazer alterações simultâneas nos documentos sem precisar enviá-los de um membro para outro. Mesmo se você já estivesse usando o Microsoft Word e o email, esse processo seria muito mais lento e menos colaborativo. Você provavelmente criaria um documento e o enviaria para a cadeia de comando para várias revisões; nesse momento, o documento seria enviado de volta a você para revisões. Com o software de gerenciamento de documentos comerciais, todas as partes investidas podem fazer edições no documento de uma só vez, tudo no mesmo visualizador de documentos.
"Ser capaz de colaborar em um documento é definitivamente um benefício", disse Croft. "O valor é que ele economiza dinheiro em viagens e também reduz os ciclos de revisão. Você está levando um documento do começo ao fim por um ciclo bastante complexo. A qualquer momento, você pode reduzir esse tempo e economizando dinheiro. Essas coisas periféricas nas quais as pessoas não pensam, mas economizam dinheiro a longo prazo."
4. As muitas facetas da segurança de documentos
É impossível quantificar quanta segurança de documentos pode salvar sua empresa até que seja tarde demais. Por exemplo: E se alguém aceitar um contrato que você enviou a ele em um pedaço de papel físico e fizer alterações não confirmadas nos termos do contrato? É possível que você não veja as alterações refletidas no documento fraudulento antes de assiná-lo. Agora você é legalmente responsável pelos termos do novo e falso contrato.
Além disso, e se alguém perder um pedaço de papel que contém informações vitais da empresa e essas informações caírem em mãos erradas? Você pode perder sua vantagem competitiva ou ser processado. Embora não haja como definir um número de quanto esse dano pode custar aos seus negócios, é quase certamente menor que o preço de uma assinatura anual de gerenciamento de documentos comerciais.
As "ferramentas de gerenciamento de documentos comerciais" informam quem tem acesso e o que elas podem fazer com um documento ", disse Croft. "Posso enviar um arquivo e avisar quando você o abriu, se você o olhou, o imprimiu. Eu sei onde está o documento., Esse documento ficará nas mãos erradas? Essas ferramentas eliminam esse risco inteiramente É algo em que você não pensa em economizar, mas a longo prazo pode ".
Encontre a ferramenta certa para você
Embora o Zoho Docs e a Adobe estejam entre as melhores ferramentas do mercado, outros produtos, como Google Drive, Microsoft SharePoint e Dropbox Business, oferecem conjuntos de recursos exclusivos que podem atender melhor às suas necessidades.
Por exemplo: o Google Drive oferece acesso on-line completo aos documentos, pode ler arquivos do Microsoft Office e oferece armazenamento ilimitado para mais de cinco usuários. O SharePoint é a ferramenta ideal para empresas que dependem principalmente das ferramentas do Microsoft Office 365, como Word, PowerPoint e Excel. O Dropbox é o melhor para armazenar, gerenciar e transferir arquivos. A empresa adicionou recentemente ferramentas de administrador de TI para oferecer mais flexibilidade sobre quem vê quais documentos.
