Organize-se: 5 aplicativos que você precisa para ficar sem papel

Ficar sem papel não precisa ser difícil, especialmente se você souber quais ferramentas podem ajudá-lo. Se você está tentando desistir totalmente do papel, existem pelo menos cinco ferramentas necessárias para fazê-lo funcionar.

Onde na sua vida você ainda usa papel? Talvez você mantenha sua lista de tarefas em um caderno ou tenha uma pilha de documentos para assinar com tinta. Você pode eliminar quase todo o papel da sua vida quando tiver essas cinco ferramentas:

1. um aplicativo de lista de tarefas,
2. um aplicativo de digitalização,
3. um serviço de sincronização de arquivos,
4. ferramentas de assinatura eletrônica e
5. um serviço de entrega de documentos.

Vamos olhar mais de perto cada uma dessas ferramentas e o que elas fazem. Também dou recomendações para aplicativos específicos que você pode usar para ajudar você a começar.

1. Aplicativo da lista de tarefas

Eu nunca apontaria o dedo para alguém que usa uma lista de tarefas em papel, se achar que funciona para eles. Se você está tentando ficar sem papel, no entanto, um dos melhores lugares para começar é movendo todas as suas tarefas e listas para um aplicativo.

Os melhores aplicativos de lista de tarefas são muito mais eficientes do que as listas em papel. Com o papel, você fica preso a cruzamentos e não pode reorganizar tarefas facilmente quando suas prioridades mudam. Você também não pode atribuir tarefas a outras pessoas e receber alertas assim que elas forem concluídas.

Com um aplicativo de lista de tarefas, você recebe lembretes das próximas datas de vencimento, notificações quando outra pessoa conclui uma tarefa, a capacidade de reorganizar sua lista a qualquer momento e muitos outros benefícios. Minhas três principais opções entre os aplicativos da lista de tarefas são:

• Todoist Premium
• Asana (mostrado acima)
• Any.do

Se você estiver tentando ficar sem papel, precisará encontrar um aplicativo da lista de tarefas que funcione para você e ficar com ele por algumas semanas.

Comece criando três categorias de listas: trabalho, pessoal e família. Você sempre pode alterá-los mais tarde, se eles não forem adequados para suas necessidades. Na sua seção de trabalho, anote as tarefas no trabalho que você deve concluir esta semana. Em sua lista pessoal, anote tudo o que você precisar fazer, como enviar um cartão de agradecimento ou agendar uma consulta de corte de cabelo. Use a seção da sua casa para iniciar uma lista de compras de supermercado.

Isso é suficiente para você começar. Ao usar seu aplicativo de tarefas, você descobrirá quais estratégias funcionam melhor para você quando se trata de organizar listas, configurar lembretes e atribuir tarefas a outras pessoas. Nas primeiras duas semanas, no entanto, é melhor manter suas listas curtas e diretas. Usar um aplicativo de lista de tarefas pela primeira vez é como adotar um novo hábito; se for muito complicado, você pode não ficar com ela. Uma vez que você realmente tenha adquirido o hábito, pode começar a refinar suas estratégias da lista de tarefas.

2. Aplicativo de digitalização

Um aplicativo de digitalização é inestimável para transformar documentos importantes em papel em arquivos digitais. Ao digitalizar documentos, você faz uma cópia de backup deles, o que significa que você pode rasgar ou reciclar os originais ou arquivá-los com segurança. Alguns dos itens que você pode digitalizar são documentos fiscais em papel, documentos de identificação, certificados oficiais (como nascimento, morte, casamento ou diploma), garantias e recibos, receitas e até documentos que não sejam em papel, como detalhes e instruções impresso na parte inferior do seu roteador wifi em casa.

Os aplicativos de digitalização transformam a câmera do seu telefone em um scanner. Embora você possa usar qualquer impressora com um scanner para digitalizar documentos, os aplicativos de digitalização móvel são muito mais convenientes, para não mencionar, portáteis. Você pode tirar uma foto de qualquer coisa em qualquer lugar.

Os melhores aplicativos de digitalização detectam não apenas as bordas do item que você está digitalizando, mas também que tipo de item é, seja uma página de um livro ou um cartão de visita. Os melhores também incluem a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), para que, dentro de um minuto ou mais da digitalização de um documento, você possa copiar e colar o texto. Um bom aplicativo de digitalização também deve poder compilar várias páginas em um único arquivo.

Dois aplicativos de digitalização que atendem a todos esses requisitos e estão disponíveis para Android e iOS são:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (assinaturas de US $ 9, 99 por ano; ou US $ 59, 99 para adquiri-lo totalmente) e
• Scanbot Pro (US $ 6, 99).

3. Ferramenta de assinatura eletrônica

Se você ficar sem papel, precisará assinar documentos sem imprimi-los. Quase não há motivo para imprimir e assinar um pedaço de papel que alguém lhe envia eletronicamente. Você deve conseguir assinar a maioria dos documentos digitalmente, com muito poucas exceções. Para fazer isso, você precisa de um aplicativo que permita criar uma assinatura digital e aplicá-la aos arquivos.

Alguns exemplos de software que incluem ferramentas de assinatura eletrônica são:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign, e
• Visualização para o macOS (mostrado acima).

Para começar, você deve primeiro criar uma assinatura, que geralmente é a parte mais difícil, porque as assinaturas tendem a parecer desleixadas quando feitas com mouse, dedo e tela sensível ao toque ou caneta. A boa notícia é que você só precisa executar esta etapa uma vez. Depois de criar e salvar uma assinatura, você pode usá-la repetidamente. Para obter mais detalhes sobre dois dos métodos mais populares, você pode obter mais detalhes sobre as histórias do PCMag sobre como assinar um PDF usando o Acrobat Reader e como assinar um PDF na visualização do macOS.

Se você se esforçar para assinar seu nome com um mouse, dedo ou caneta, verifique se há uma opção para tirar uma foto de uma assinatura em papel e caneta que você pode carregar.

4. Serviço de sincronização de arquivos

Um serviço de sincronização de arquivos disponibiliza todos os seus documentos, independentemente do dispositivo que você tem em mãos. Aqui está um exemplo de como um serviço de sincronização de arquivos é indispensável: eu estava no aeroporto há alguns anos, solicitando o Global Entry. Meu entrevistador pediu uma prova do endereço para correspondência. Não está na minha carteira de motorista e não trouxe nenhuma correspondência comigo para mostrar a ele. Lembrei-me de que havia digitalizado e salvo um documento imobiliário enviado a mim no endereço que eu precisava. Abri o aplicativo móvel do meu serviço de sincronização de arquivos e puxei o documento para mostrar ao entrevistador. Ele ficou satisfeito e eu recebi minha entrada global.

Três dos serviços de sincronização de arquivos mais conhecidos - e não hesito em recomendar nenhum deles - são:

• Caixa,
• Dropbox e
• Google Drive.

Muitos programas de sincronização de arquivos permitem que você salve cópias offline de documentos em seus dispositivos, o que é mais útil para tudo o que você pode precisar em uma semi-emergência, como certificados de seguro, um ID ou nomes e números de telefone em uma árvore telefônica.

Alguns dos melhores serviços de sincronização de arquivos também possuem ferramentas de compartilhamento de documentos, nas quais podemos entrar em seguida.

5. Ferramenta de Compartilhamento de Documentos

Uma maneira comum de enviar documentos digitais é anexá-los a um email. Essa opção nem sempre é ideal, no entanto, porque nem sempre é possível saber quando ou se o destinatário as recebeu. (Você pode usar os recibos de leitura, mas eles só funcionam se o destinatário não os tiver bloqueado ou recusado.) Outro problema com o email é que alguns arquivos são muito grandes ou seu programa de email diminui automaticamente a qualidade do original.

Uma maneira alternativa de enviar documentos digitais é compartilhá-los por meio de outro serviço baseado em nuvem. Os serviços de sincronização de arquivos, como os mencionados na seção anterior, geralmente permitem que você compartilhe um arquivo gerando um link para o qual você pode enviar da maneira que desejar. Os serviços de armazenamento em nuvem (muitos dos quais agora são indistinguíveis dos serviços de sincronização de arquivos) geralmente os possuem também.

Normalmente, você coloca os arquivos que deseja compartilhar em uma pasta no aplicativo de armazenamento em nuvem ou sincronização e clica com o botão direito do mouse para obter um link que você pode compartilhar. A partir desse link, o destinatário pode baixar os arquivos. Dependendo do serviço que você possui, você pode ter a opção de ver quando ou com que frequência a pessoa baixa o arquivo. Alguns serviços, incluindo o Dropbox, permitem criar uma data de validade para o acesso.

Olhe para a frente, comece hoje

Um último conselho sobre como ficar sem papel é começar hoje e olhar para a frente e não para trás. O que quero dizer com isso é que não se preocupe em digitalizar qualquer que seja o estoque de papel que você possui. Em vez disso, adote alguns aplicativos que ajudarão você a ficar sem papel a partir de agora e poderá seguir em frente com seus novos hábitos.