Vídeo: Os 7 erros que podem quebrar o seu escritório contábil - Nibo (Outubro 2024)
Se você tem a tarefa de encontrar o melhor software para gerenciar os livros da sua empresa, há muitos fatores importantes que você deve considerar. Em primeiro lugar, é crucial que você determine se sua empresa precisa de um serviço de contabilidade on-line para pequenas empresas ou software de classe empresarial que possa ser dimensionado à medida que suas operações crescem. Depois de tomar essa decisão, há várias ótimas soluções disponíveis para fornecer exatamente o que você precisa para manter suas contas em perfeitas condições.
Para aqueles que precisam apenas de algo pequeno e ágil, não há como errar com o Intuit QuickBooks e Freshbooks. Ambos os sistemas são ideais para pequenas lojas que não exigem muita sofisticação de back-end. No entanto, se você decidiu que sua grande organização precisa de alguns cavalos de potência contábil, consulte o Intacct.
Independentemente de sua escolha, há cinco erros cruciais que você deve evitar ao implementar seu software de contabilidade. Você precisa saber o que são, por que evitá-los e como aproveitar ao máximo seu novo sistema.
1. Não seja barato
Como mencionei acima, grandes empresas precisam de grandes sistemas. Claro, Intuit e Freshbooks oferecem soluções acessíveis e capazes, fáceis de implementar. Mas as empresas com equipes grandes e operações multinacionais desejam gastar um pouco mais de moeda para um sistema que possa escalar e integrar-se com ferramentas de outras linhas de negócios. Por exemplo: Os sistemas de classe corporativa podem lidar com consultas até mesmo nos sistemas mais abrangentes de business intelligence (BI), gerenciamento de projetos e gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM).
Além disso, o software de contabilidade de classe empresarial permite criar um sistema exclusivo com base nas necessidades específicas da sua empresa. Eles oferecem opções diferentes para diferentes verticais e podem ser adaptados para atender a várias geografias e moedas. Mas se você optar por um software mais barato, ficará preso usando um sistema plug-and-play que é do tamanho único.
2. (Provavelmente) Não compre no local
Se você espera que seus negócios cresçam, não deseja adquirir um sistema que depende da infraestrutura de seu data center. Com os sistemas baseados em nuvem, você acabará pagando uma pequena taxa para aumentar as demandas de infraestrutura de seu fornecedor, mas isso não é nada comparado ao que você pagará se precisar atualizar seu próprio ecossistema interno.
Aumentar a escala do software de contabilidade local exigirá que você pague mais em taxas de licenciamento e manutenção. Você também precisará atualizar continuamente seu hardware para servidores mais capazes e expansivos para lidar com os requisitos adicionais de dados, o que significa mais custos de energia e mais software para monitorar o desempenho da sua rede. Como mencionei anteriormente, as soluções baseadas em nuvem ainda exigirão que você pague um pouco mais à medida que suas necessidades aumentam, mas os custos não serão tão dramáticos quanto em um sistema local. Agora, se você pode fazer o upgrade em todos os aspectos, ou apenas se sentir mais confortável ao hospedar seus dados em seu próprio data center, ignore tudo nesta subseção.
3. Não ignore o banco de dados
Independentemente de você escolher o software local ou externo, você deve estar atento ao banco de dados que está usando para armazenar todas as suas informações. Se você optar por um único usuário ou sistema de prateleira, provavelmente confiará no banco de dados do fornecedor para armazenar todos os seus dados. Alguns fornecedores limitam a quantidade de dados que você pode armazenar em seus sistemas; portanto, você terá que trocar de software se sua empresa se expandir drasticamente.
Felizmente, a maioria das soluções de classe corporativa pode lidar com uma variedade de bancos de dados, por isso é importante determinar se o banco de dados e o sistema podem funcionar bem entre si para maximizar seu desempenho de back-end. O SQL Server da Microsoft é uma opção capaz e padrão que muitos de vocês já podem estar usando. MYSQL é outra escolha popular. A maioria dos sistemas de contabilidade combina muito bem com os dois bancos de dados. Trabalhe com seu departamento de TI e equipe de contabilidade para determinar qual sistema é a melhor opção para sincronizar com seus dados, especialmente se sua empresa usa um nicho ou uma linguagem de programação de banco de dados exclusiva.
4. Não se esqueça de incluir RH
Seu software de gerenciamento de recursos humanos (RH), como o BambooHR da Editors 'Choice, interagirá com o software de contabilidade mais do que a maioria dos outros sistemas que você adota. Deixar de garantir uma integração suave entre as duas ferramentas quase garantirá que você precisará trocar uma ou outra em pouco tempo.
A combinação desses dois sistemas oferece uma visão panorâmica de como seus funcionários afetam os resultados. Você será capaz de entender melhor o impacto cruzado de tudo, desde gerenciamento de despesas, custo de recrutamento e custo de demissões. Você será capaz de sobreviver sem integrar os sistemas, mas suas operações serão mais lentas, menos inteligentes e menos automatizadas do que os concorrentes que seguiram esse conselho.
5. Não negligencie o ponto de venda (POS)
Você ficará surpreso com quantas soluções de contabilidade não oferecem integração com POS. Esse é um problema enorme, especialmente para empresas e restaurantes tradicionais que realizam várias transações pequenas em vários locais.
A solução certa poderá reunir, organizar e sincronizar transações automaticamente dentro da sua solução contábil. Essa integração reduz drasticamente a quantidade de entrada manual de dados necessária à sua equipe de contabilidade e supervisiona onde e quando a receita está sendo gerada. Sem mencionar como esse capital pode ser aplicado imediatamente aos saldos pendentes da empresa.
