Vídeo: 5 Dicas para reuniões mais produtivas (Outubro 2024)
Uma e outra vez, estudos sobre a produtividade no local de trabalho mostram que as reuniões e o email são os maiores desperdiçadores de tempo. Mas as reuniões às vezes são inevitáveis (e-mail também).
No entanto, você pode tornar as reuniões mais rápidas e eficientes, especialmente se você é proprietário de uma pequena empresa ou chefe de um departamento e tem influência. A colocação de algumas práticas recomendadas pode ser um longo caminho. Obter as ferramentas certas para manter as pessoas em tarefas e avançar de maneira produtiva também ajuda a longo e curto prazo.
Aqui estão algumas recomendações:
Doodle
Agendar uma reunião geralmente é o primeiro ponto problemático, mas com o Doodle.com, não precisa ser assim. O Doodle é um site freemium e um aplicativo móvel que permite configurar uma enquete com possíveis horários e datas para reuniões. Você convida os participantes da reunião a visitar um URL e simplesmente seleciona os horários e datas que funcionam melhor para eles. O Doodle isola automaticamente a melhor opção, com base nas informações de todos. É simples, rápido e não cria infinitos tópicos de e-mail para definir uma data e hora a serem cumpridas.
Aplicativos para anotações
Quando se trata de tomar notas em uma reunião, você realmente precisa de um aplicativo de anotações dedicado. Os melhores aplicativos para anotações, como Evernote e Microsoft OneNote, sincronizam notas em todos os seus dispositivos; portanto, se você fizer anotações em um iPad durante uma reunião, por exemplo, elas aparecerão automaticamente no laptop do escritório antes mesmo de você voltar para sua mesa.
O Evernote e o Microsoft OneNote suportam notas de texto, gravações de áudio e memorandos e imagens, para que você possa tirar fotos de um quadro branco ou slide de uma apresentação e adicioná-lo automaticamente às suas notas.
Google Docs e Planilhas Google
Durante as reuniões colaborativas, adoro usar o Google Docs and Sheets, porque todos na reunião, estejam fisicamente presentes ou discando por telefone ou por teleconferência na Web, podem entrar no mesmo documento e editá-lo simultaneamente. O Google Docs para processamento de texto e o Planilhas para planilhas também oferecem suporte a comentários, caso você não queira que várias pessoas façam edições embutidas. É um dos melhores serviços para colaborar com arquivos em tempo real e certamente muito melhor do que enviar uma pessoa de volta para sua mesa mais tarde para editar um documento com base nas informações orais de todos. Esse método é propenso a erros!
Talkboard (para iPad)
Semelhante ao Google Docs, mas mais visual, é o Talkboard da Citrix. Pense no Talkboard como um quadro virtual, onde muitas pessoas podem desenhar na mesma superfície ao mesmo tempo. O Talkboard é especialmente útil ao revisar conceitos de arte, como um design de site ou um novo logotipo, porque todos na reunião podem ingressar no mesmo espaço do quadro branco e desenhar ou anotar a imagem que está sendo discutida em tempo real.
O comprimento importa
Uma estratégia final para tornar suas reuniões mais eficientes é mantê-las curtas. Os convites de calendário, por padrão, geralmente sugerem reuniões em blocos de 30 ou 60 minutos, mas não há nada que o impeça de agendá-los para ter apenas 8 minutos. Pensar em agendar uma reunião muito curta pode mudar as expectativas das pessoas e talvez acender uma fogueira para manter suas apresentações e comentários concisos.
