Vídeo: O que é RH 4.0? Com Eliete Oliveira (Outubro 2024)
George Weiner deseja saber um ano atrás o que ele faz hoje sobre a escolha da tecnologia de recursos humanos (RH). Em vez disso, o fundador e CEO da Whole Whale, uma agência de marketing digital para organizações sem fins lucrativos, aprendeu da maneira mais difícil que a opção mais barata para gerenciar dados de funcionários nem sempre é a melhor, mesmo quando é uma marca de nome.
Os problemas de Weiner começaram quando ele se inscreveu em um conhecido provedor de folha de pagamento nacional baseado em nuvem (que ele se recusou a citar no registro). A interface do usuário (IU) era datada, o sistema parecia emendado e, no período de nove meses, ele tinha três gerentes de contas diferentes. Weiner alega que os erros do fornecedor o levaram a perder vários meses de pagamentos de indenizações por trabalhadores legalmente exigidos, resultando em uma multa de $ 500. As falhas de comunicação entre o fornecedor e um parceiro terceirizado usado para processar as contribuições da conta poupança 401 (k) da aposentadoria levavam a mais erros.
Depois de menos de um ano, Weiner socorreu e mudou sua agência para uma pequena empresa de folha de pagamento que, segundo ele, possui uma interface do usuário, usabilidade e atendimento ao cliente melhores. Seu conselho para outras pequenas empresas que compram tecnologia de RH: "Não compre no preço, porque você recebe pelo que paga".
O preço é apenas um dos vários fatores a considerar se você estiver atualizando de uma tecnologia de RH mais antiga ou procurando mudar pela primeira vez de planilhas para serviços baseados em nuvem. Se aprendi alguma coisa do meu tempo analisando a tecnologia de RH do PCMag.com e entrevistando fornecedores e empresários como Weiner para esta coluna, é que um comprador inteligente é um comprador informado. Se você estiver pesquisando sistemas de rastreamento de candidatos (ATS) ou software de gerenciamento de desempenho (PM) ou gerenciamento de RH, pergunte os seis elementos críticos a seguir ao avaliar potenciais parceiros de tecnologia:
1. Preço
O preço pode não ser tudo, mas é importante, e os fornecedores adotam abordagens diferentes para definir o preço do que oferecem. Muitos cobram uma taxa fixa por usuário e por mês, mas os fornecedores nem sempre classificam os usuários da mesma maneira; alguns fornecedores cobram com base no número total de funcionários de uma empresa, enquanto outros cobram apenas pelos funcionários que serão cobertos pelo sistema. Outros fornecedores cobram apenas pela equipe de RH que usará o sistema (isso é mais comum no ATS ou no software de recrutamento).
Ao fazer compras, pergunte sobre descontos por volume; alguns fornecedores fornecem uma taxa corporativa para clientes com mais de um número específico de funcionários ou usuários. Muitos oferecem recursos e preços diferenciados, para que você possa começar pequeno e adicionar funções conforme necessário ou à medida que se sentir confortável com a plataforma.
2. Demonstrações e contas de teste
Você não compraria sapatos sem experimentá-los, e uma plataforma de gerenciamento de ATS ou RH pode custar muito mais do que um novo par de tênis Nike. As demonstrações são boas para se ter uma ideia do que um programa pode oferecer (mas você e eu sabemos que são essencialmente argumentos de vendas e nem sempre refletem a realidade do uso do software).
Uma parte saudável da tecnologia de RH baseada em nuvem para pequenas e médias empresas (SMBs) oferece algum tipo de avaliação gratuita por tempo limitado. Muitos permitem converter uma conta de avaliação em uma paga, para que você possa salvar todos os dados inseridos durante o período de teste. Fornecedores como Deputy e Humanity têm contas de sandbox projetadas para tipos específicos de empresas ou setores, para que você possa ver como empresas como a sua poderiam usar suas plataformas.
3. Atualizações
Você pode não comprar um carro novo se soubesse que o fabricante estava planejando uma reformulação direta do modelo no ano seguinte. Da mesma forma, você pode não se inscrever em uma plataforma de software se soubesse que o desenvolvedor estava prestes a realizar uma grande reforma. Já é bastante difícil obter uma equipe de RH e funcionários atualizados em uma nova plataforma, sem falar em ter que fazer tudo de novo para uma nova interface de usuário pouco tempo depois.
Use seu processo de verificação para descobrir se um fornecedor tem uma interface do usuário ou outras alterações em andamento, para que você possa usar essas informações em seu processo de tomada de decisão. Mesmo que um desenvolvedor não tenha grandes mudanças planejadas, descubra com que frequência ele faz atualizações de plataforma (todos os dias, a cada duas semanas, mais?) Para que você possa usar as informações para decidir se isso é frequente ou não o suficiente para o seu negócio.
4. Arquivos dos funcionários
A menos que você seja uma iniciante, provavelmente você tem dados pessoais armazenados em algum lugar, mesmo que sejam apenas no Microsoft Excel ou no Google Drive. Na maioria dos casos, o upload dos dados para a plataforma de um novo fornecedor será mais fácil e rápido do que digitar novamente os dados dos funcionários ou fazer com que os funcionários façam login e preencham os próprios perfis (a menos que os dados existentes estejam bastante sujos).
Muitas plataformas de RH para pequenas empresas que revisei possuem funções internas para importar dados do Microsoft Excel e outros formatos que não custam nada extra. É um pouco mais complicado para empresas de médio e grande porte; se você tem centenas ou milhares de funcionários, pode acabar pagando uma taxa por um fornecedor para carregar dados de funcionários existentes para você. Às vezes, essas informações aparecem na página de preços do site de um fornecedor e às vezes não, por isso não deixe de perguntar.
5. Aplicativos móveis
O software de agendamento e planejamento de turnos dos funcionários que revi recentemente mostrou como os aplicativos móveis se tornaram importantes para as empresas e seus funcionários, incluindo trabalhadores horistas. No entanto, quando se trata de aplicativos móveis, os fornecedores de tecnologia de RH estão por todo o lado. Muitos oferecem aplicativos para dispositivos Android e iOS, mas nem todos os aplicativos cobrem todas as funções das plataformas baseadas na Web dos fornecedores. Alguns fornecedores optam por tornar seus sites responsivos a dispositivos móveis em vez de criar aplicativos separados. Se um é melhor que o outro depende da sua empresa, do tipo de funcionários que você possui e de como essas pessoas trabalham.
A grande maioria dos aplicativos de tecnologia de RH são complementos gratuitos que os clientes recebem quando se inscrevem - mas nem sempre. Pelo menos um fornecedor de tecnologia de RH que analisei nas cobranças adicionais de agendamento e planejamento de turnos extras para aplicativos, assumindo que a maioria dos funcionários de seus clientes prefere fazer logon em um site compatível com dispositivos móveis.
6. Suporte
Os fornecedores de tecnologia de RH baseada em nuvem para pequenas empresas se esforçam para fornecer suporte gratuito por meio de tutoriais em vídeo, webinars, perguntas frequentes, fóruns de usuários, posts em blogs e outros materiais online. É do interesse deles oferecer suporte de autoatendimento, porque custa menos do que a equipe de suporte ao vivo por telefone e chat ou atribuir gerentes de contas a clientes específicos.
Saiba em que tipo de apoio você deseja e se ficará à vontade para descobrir as coisas por conta própria. Se você preferir conversar com alguém quando precisar, isso pode ser um fator decisivo entre procurar um fornecedor que forneça o que você precisa e um que não forneça. Além disso, descubra qual suporte, integração e treinamento estão cobertos na taxa de assinatura da plataforma - e pelo que você teria que pagar extra.
Dependendo do seu negócio, você pode ter outros fatores a considerar. A plataforma cobre moedas e feriados fora dos EUA? Está disponível em outros idiomas que não o inglês? Possui uma interface de programação de aplicativos (API) aberta que facilita a integração com outra tecnologia de RH que você já está usando? Quanto tempo e dinheiro um fornecedor dedica à adição de novos recursos e quanto tempo e dinheiro consertam os bugs à medida que aparecem?
"Crie critérios do que você está procurando", disse Weiner. "Chute os pneus no UX. Faça perguntas básicas. Converse com o gerente da conta."
