Organize-se: 6 dicas para começar a usar o gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é uma tarefa difícil. Equipes e organizações estão tentando trabalhar de maneira mais enxuta, e isso geralmente significa eliminar o papel de um gerente de projeto dedicado. Embora ainda seja possível obter um diploma avançado no assunto, não é incomum que pessoas com pouca ou nenhuma experiência se envolvam no papel de gerente de projetos, geralmente em cima de seu trabalho oficial. Embora isso possa ser uma experiência avassaladora, há tanto software poderoso para gerenciamento de projetos no mercado que um ou dois projetos pequenos podem não exigir um gerente de projeto.

Se você não tem muita experiência em gerenciar projetos, aqui estão algumas dicas para você começar. Muito obrigado a Peter Clarkson, ex-Maestro Development, e Jason Westland, CEO do ProjectManager.com, pelas dicas sobre uma versão anterior deste artigo.

1. Verifique se você tem um projeto

Antes de começar a tentar gerenciar um projeto, verifique se você possui um projeto! Esse conselho pode parecer excessivamente simples, mas eu já ouvi várias vezes de gerentes de projetos especializados.

Um projeto é um conjunto de tarefas com data de início, data de término e entrega. Uma entrega é qualquer coisa entregue no final do trabalho, como um produto físico ou um site em funcionamento. Construir uma casa é um projeto. Redesenhar um site (conforme descrito na tela do ProofHub, abaixo) é um projeto. Se você poderia, em teoria, entregar todas as tarefas do projeto para outra pessoa e receber algo de volta dessa pessoa, é um projeto.

Às vezes, as pessoas confundem o trabalho em andamento com os projetos, então deixe-me dar alguns exemplos do trabalho em andamento para deixar claro. Escrever novo conteúdo para um site toda semana é um trabalho contínuo, mesmo que você possa ver a produção de uma única peça como seu próprio projeto. Fornecer suporte de manutenção ao código, corrigindo-o continuamente, é um trabalho contínuo. Responder a e-mails ou telefonemas de clientes é um trabalho contínuo.

2. Tenha um período de descoberta

Antes de iniciar um projeto, algumas pessoas recomendam o que é chamado de descoberta. A descoberta do gerenciamento de projetos é diferente da descoberta no sentido legal. Para nossos propósitos, é um período em que as pessoas que solicitam o projeto exploram o que querem fazer ou fazer e por quê. Pode ser uma reunião, uma série de reuniões ou um período aberto para livre pensamento e exploração.

Abaixo estão algumas perguntas para explorar enquanto você está descobrindo.

• Qual será o projeto? Quão específico você pode definir isso?
• Qual é seu propósito?
• Quais resultados você deseja?
• Que recursos você tem para levar neste projeto?
• Quando você precisa do produto final e seu prazo é razoável, considerando seus recursos?

3. Defina o escopo

Você pode ouvir um gerente de projeto experiente dizer o seguinte: "Se não está no escopo, não está no projeto".

Todo projeto precisa de um escopo claro. O escopo do projeto define exatamente o que o projeto implicará. É uma lista bloqueada de todas as facetas, ativos, recursos, entregas e outros detalhes associados ao projeto. Uma vez bloqueado, você não pode adicionar a ele. Por exemplo, se você estiver construindo uma casa, o escopo definirá quantas histórias a casa conterá, sua metragem quadrada, quantas janelas haverá, quantas escadas, interruptores de luz etc.

A razão pela qual os projetos precisam de um escopo claro antes de iniciá-los é para que ninguém tente adicionar algo que esteja fora do escopo após o início do projeto. A adição ao escopo de um projeto depois que ele inicia lança fora sua linha do tempo, orçamento e recursos disponíveis. Se você continuar adicionando tarefas a um projeto, ele pode até deixar de se tornar um projeto - pode apenas se tornar um trabalho contínuo.

A definição do escopo pode acontecer em uma reunião de descoberta ou pode simplesmente vir de conversas entre o cliente ou a pessoa que está solicitando o projeto e o líder ou gerente em potencial do projeto.

4. Realize uma reunião inicial

Uma reunião inicial é onde todos que trabalham no projeto são apresentados a ele. Esta reunião define o tom para o trabalho futuro e garante que todos na equipe do projeto tenham informações claras sobre o que farão e por que.

Observe como a realização de uma reunião inicial não é nem perto da primeira coisa que você faz ao gerenciar um projeto! Como o kickoff ajuda a colocar todos na mesma página, você deve ter uma noção clara do projeto e do escopo para entregá-lo a todos os outros com confiança.

Durante uma reunião de início, o líder do projeto deve definir pelo menos estas quatro coisas:

• Escopo do projeto,
• Jogadores e seus papéis,
• Entregas e
• Milestones.

Já falamos sobre o escopo do projeto. Para os jogadores e seus papéis, o líder do projeto apresentará as diferentes equipes e colaboradores. Além disso, a reunião inicial é o momento ideal para discutir a hierarquia, ou seja, quem se reporta a quem e quem assina o trabalho.

Uma discussão sobre as entregas se sobrepõe à discussão sobre hierarquia, porque você deve responder à pergunta "Quem receberá cada entrega?"

Marcos (como mostrado no software Teamwork Projects, da Editors 'Choice), acima, são pontos em um projeto que mostra um progresso claro em direção ao objetivo final. Ao construir uma casa, o ponto em que você tem uma base derramada e preparada pode ser um marco. Quando você coloca a moldura no lugar, isso é outro marco. No momento de uma reunião inicial, você deve saber quais serão os marcos do projeto, mesmo que você ainda não tenha datas bloqueadas para eles. Às vezes, você precisa de outros especialistas da equipe, como o líder de programação ou o líder de design, para ajudar a descobrir exatamente quando esses marcos devem cair. É bom entrar em uma reunião de kickoff com uma idéia aproximada de seus prazos, mas dê a cada equipe a chance de pesar e fazer ajustes neles.

5. Mapeie os prazos do seu projeto

Anteriormente, falamos sobre como cada projeto tem uma data de início e uma data de término. O pontapé inicial pode ser sua data oficial de início. A data final deve marcar o fechamento final absoluto de todo o trabalho. Nenhum trabalho no projeto acontece após essa data. É um verdadeiro momento sem mãos, com lápis para baixo.

Agora que você teve uma reunião inicial, todos os principais participantes (como o gerente de projeto e os líderes da equipe) podem descobrir os marcos e datas de entrega exatos e plotá-los em um calendário entre a data de início e a data de término.

Se você estiver usando um software de gerenciamento de projetos, será quando você começará a usá-lo. Coloque todas as suas datas importantes no aplicativo. Você também pode carregar outra documentação que você criou até o momento, como o escopo do projeto. Agora também é a hora certa de começar a convidar todos os jogadores para participar do software. À medida que as pessoas ingressam no aplicativo de gerenciamento de projetos, elas podem receber atribuições, atualizar seu progresso e colaborar de outras maneiras. Um exemplo de todas essas informações, mapeadas em um gráfico de Gantt no TeamGantt, pode ser visto abaixo. Para saber mais sobre os gráficos de Gantt, você pode ler meu artigo em 5 Passos simples paraG Introdução aos gráficos de Gantt.

6. Defina expectativas para a comunicação

Após a reunião de lançamento e ao longo do projeto, é importante manter as linhas de comunicação abertas. Se seu grupo tem um gerente de projeto em período integral ou não, quem quer que seja o principal ponto de contato do projeto precisa ser aquele que incentiva e facilita a comunicação. Não é uma má idéia realizar outra reunião completa antes que o projeto aconteça, para que as pessoas possam fazer as perguntas restantes.

Defina expectativas para a comunicação com antecedência. Os líderes da equipe enviarão uma atualização semanal sobre o progresso da equipe? Quantas reuniões individuais você terá durante o curso do projeto - às vezes elas não são necessárias; o que seu projeto precisa? Freqüentemente, equipes menores de um projeto, como a equipe de design ou a equipe de programação, têm reuniões recorrentes de check-in, onde todos recapitulam o que fizeram recentemente e levantam possíveis problemas. Quanto mais as pessoas expressarem cedo os problemas em potencial, maiores serão as chances de todos frustrá-las ou enfrentá-las.

Avançando

Armado com essas dicas para começar, agora você pode se aprofundar na carne do projeto. O software de gerenciamento de projetos ajuda bastante a manter todos os envolvidos no projeto atualizados sobre seu progresso. No entanto, também é necessária uma boa quantidade de interação humana e a maior clareza possível sobre o projeto e seus detalhes.