Organize-se: 7 dicas fáceis para finalmente ficar sem papel

Quantos pedaços de papel estão no balcão da cozinha, na mesa da sala de jantar ou em algum outro lugar onde eles não pertencem? Você se apega aos recibos caso precise deles novamente? Existe uma pilha de papéis do veterinário que você guarda para o caso de precisar se lembrar exatamente de quais remédios seu animal de estimação tomou há três anos? Todo esse jornal fica lá esperando um tempo em que você será capaz de lidar com isso, o que quer que isso signifique. (Significa olhar para cada página e depois colocá-las todas na lixeira.) É hora de se livrar do papel e de toda a culpa acumulada. É hora de ficar sem papel.

Estou sem papel há quase uma década. Sem papel, não quero dizer que haja zero pedaço de papel em minha vida. Ainda preciso da minha certidão de nascimento em papel, é claro, e uso um pequeno caderno de papel para as aulas de idiomas que faço. Na maioria das vezes, no entanto, não me agarro ao papel. Em vez disso, digitalizo documentos importantes para um serviço de armazenamento e mantenho anotações digitais em um aplicativo de anotações. Também escrevo minha lista de tarefas e lista de compras no telefone e fixo as recomendações de restaurantes em um mapa on-line. Existem várias maneiras simples de remover papel da sua vida.

Tornar-se digital é fácil. A parte mais difícil é não deixar o papel voltar a aparecer. Se você está pronto para se livrar da maior parte do papel em sua vida, aqui está o que você precisa saber para começar e continuar.

1) Esqueça o Backlog

Pode parecer contra-intuitivo, mas o primeiro passo para deixar o papel sem papel é esquecer o acúmulo de papel que você já acumulou e, em vez disso, concentrar-se nos novos hábitos que você precisa adotar para deixar de usar o papel agora. Não olhe para trás: adote uma abordagem de avanço.

Você chegará às pilhas de papel existentes um dia - ou não. Por enquanto, não deixe esses papéis impedi-lo. Ter que lidar com uma lista de pendências pode parecer esmagador, e quando as pessoas se sentem sobrecarregadas, elas procrastinam. Então esqueça isso por enquanto. Em vez disso, esforce-se para garantir que o backlog não fique maior.

2) Obtenha esses cinco aplicativos

Existem cinco aplicativos ou serviços que você precisa para ficar sem papel. Eles são:

• um aplicativo de lista de tarefas,
• um aplicativo de digitalização,
• um serviço de armazenamento on-line, onde você colocará seus arquivos digitais (mais sobre isso em um momento),
• ferramentas de assinatura eletrônica (o Adobe Acrobat é um bom exemplo) para assinar documentos digitais sem imprimi-los e
• um serviço de entrega de documentos para enviar documentos oficiais sem imprimi-los.

Veja minhas recomendações para cada tipo de aplicativo aqui.

3) Escolha um serviço de armazenamento

Vamos nos aprofundar um pouco mais no terceiro aplicativo, um serviço de armazenamento, porque é mais complicado que os outros. O serviço de armazenamento é onde você mantém as versões digitais dos seus documentos em papel.

Idealmente, você deseja um serviço de armazenamento que torne seus arquivos acessíveis, não importa onde você esteja e faça o backup deles. Uma opção é usar um serviço de armazenamento e compartilhamento de arquivos on-line, como o Dropbox ou o Microsoft OneDrive.

Outra opção é usar um serviço projetado especialmente para pessoas que desejam ficar sem papel. Neat e FileThis são dois exemplos. Eles possuem ferramentas especiais para quem não usa papel, como a capacidade de rotular e etiquetar automaticamente tipos de documentos que reconhece, como impostos. O FileThis também possui um serviço de "busca" que copia automaticamente documentos importantes encontrados na sua conta de email.

Não importa qual serviço você escolher, escolha um e fique com ele para poder colocar todos os seus documentos digitais em um só lugar.

4) Inscreva-se para extratos de e-mail e pagamentos digitais

Se você ainda receber faturas e extratos em papel, inscreva-se para recebê-los por e-mail, sempre que puder. Se você ainda enviar cheques regularmente, verifique se pode mudar para efetuar pagamentos on-line.

Embora as empresas de serviços públicos e os bancos honrem os pagamentos digitais há anos, os últimos holdouts que nem sempre os aceitam são proprietários e empresas de gestão. Se você estiver preso a essa situação, tente explicar que eles receberão seu dinheiro de forma mais rápida e confiável quando aceitarem pagamentos digitais. Mesmo as menores empresas podem aceitar transferências bancárias diretas com pouca ou nenhuma taxa. Quando você pode pagar todas as suas contas digitalmente, e não com cheques e envelopes, fica mais perto de ficar sem papel.

5) Digitalizar e desfiar

Agora é hora de começar a desenvolver novos hábitos. A digitalização, trituração ou reciclagem é a que você provavelmente fará mais. Prefiro digitalizar usando um aplicativo móvel, mas você também pode usar um scanner de mesa ou a função de digitalização em uma impressora multifuncional.

Faça uma regra para você mesmo, da seguinte forma: Quando eu pegar um novo pedaço de papel que preciso digitalizar, usarei meu telefone para digitalizá-lo imediatamente e depois colocarei o papel na pilha de reciclagem ou trituração. Melhor ainda, descarte-o diretamente no triturador. Porque esperar?

Forçar-se a seguir esse hábito pode ser difícil. "Não tenho tempo para escanear isso agora", você pode dizer. Pratique seu novo hábito digitalizando um ou dois documentos do seu backlog, apenas para testá-lo. Quanto tempo leva? Qual aplicativo você usou? Você também pode descobrir que a digitalização de documentos com luz natural é mais suave do que com iluminação interna. Depois de ter uma idéia de como fazê-lo e quanto tempo leva, você pode ter mais facilidade para seguir adiante.

6) Desenvolver outros fluxos de trabalho

A digitalização e a trituração são um fluxo de trabalho. Ao se familiarizar com seu estilo de vida sem papel, você descobrirá que precisa de mais fluxos de trabalho para outras situações.

Aqui está um exemplo: Ao comprar um novo produto, você pode tirar fotos do manual do proprietário, recibo, garantia e número de série ou qualquer outra informação relevante. Carregue essas fotos no seu serviço de armazenamento e depois se livre de papéis estranhos.

Outro fluxo de trabalho que você pode criar é salvar uma pilha de papéis que você acha que deveria rasgar, mas que não tem certeza no momento, e depois examiná-los em um dia dedicado. Escolha a hora e a data, todos os sábados ou o primeiro domingo do mês, e use essa hora para limpar sua pilha.

Às vezes, você pode digitalizar papéis e também manter os originais, no caso de certificados de seguro, documentos do proprietário e assim por diante. Ao digitalizá-los, você cria uma cópia de backup e garante o acesso às informações que eles contêm, mesmo que não consiga colocar as mãos no original.

7) Não pense demais

Existem alguns documentos que você questionará se deseja manter os originais ou digitalizá-los e triturá-los. Quando você estiver enfrentando uma chamada difícil, não pense demais. Ser sem papel deve tornar sua vida mais simples e fácil - não mais estressante. Coloque o original em uma pasta, pasta de acordeão ou armário de arquivos. Ninguém virá e levará seu cartão do Paperless Club se você pegar alguns papéis.

Os registros médicos são complicados, pois você só deve digitalizá-los e armazená-los eletronicamente se tiver um sistema compatível com HIPAA. Você pode simplesmente colocá-los em uma pasta ou pasta de acordeão e peneirá-lo uma vez por ano para qualquer coisa que esteja pronta para ser lançada.

Dito isto, não se apegue a documentos de digitação que não têm propósito. Se você é do tipo de pessoa que diligentemente se agarra ao papel acreditando que está fazendo a coisa responsável, pode parecer assustador rasgar e reciclar qualquer coisa . Mas você precisará desse recibo para um sanduíche ou uma explicação das declarações de benefícios de dois anos atrás? Destrua-os e deixe-o ir.