7 dicas ao escolher um serviço de voip comercial para seu smb

Certamente, os provedores de voz sobre IP (VoIP) de nível empresarial são a escolha mais popular entre pequenas empresas e startups atualmente. Afinal, você obtém toda a funcionalidade de um PBX de grandes empresas por uma fração do dinheiro e que é cobrado mensalmente e por usuário na maioria dos casos. Além disso, você obtém um novo cenário de flexibilidade, porque suas chamadas telefônicas agora são dados.

Isso significa que eles podem ser integrados a outros sistemas, como o CRM (Customer Relationship Management) ou o sistema de suporte técnico, e também podem ser extraídos para novas idéias sobre como seus clientes estão se sentindo em relação aos seus negócios e quais dados demográficos compõem o seu público-alvo.

Se você decidiu atualizar para um serviço VoIP, mas está se perguntando por onde começar, a resposta curta é: mova-se devagar, faça sua lição de casa e não faça dos custos a principal consideração. Existem vários sistemas VoIP empresariais incríveis por aí, mas cada um tem um conjunto diferente de recursos e uma estrutura de preços diferente, portanto, a escolha pode ser difícil. O RingCentral Office é uma das opções do Editors 'Choice, mas isso não significa que você deva acessar automaticamente o site deles para comprá-lo. De fato, outros sistemas podem se concentrar em diferentes recursos, como o Freshcaller, com sua especialização em recursos de call center.

Portanto, você deve fazer sua lição de casa para garantir que o serviço de VoIP que você escolher seja o certo para o seu negócio em particular. Com isso em mente, compilamos esta lista de critérios importantes que você precisa considerar antes de escolher um sistema VoIP comercial.

1. Planos e preços

Podemos começar com a característica mais importante: custo. Qual a vantagem de escolher um serviço de VoIP comercial com todos os sinos e assobios se você não puder pagar? O AT&T Collaborate, nosso outro vencedor da Editors 'Choice, possui uma seleção fantástica de recursos, mas começa em US $ 34, 95 por usuário por mês para o seu pacote Basic Voice Solution, embora isso seja reduzido para US $ 17, 48 por usuário por mês, se comprado on-line. O RingCentral oferece preços básicos e intermediários semelhantes a partir de US $ 19, 99. Se você passar para a camada premium, estará começando em US $ 44, 99 por usuário por mês, mas esse nível traz novas capacidades, incluindo atendedor automático multinível, nome de identificação de chamadas de entrada, gravação de chamadas e alguns recursos de gerenciamento de identidade.

Porém, existem soluções mais baratas do que as opções de nossos editores, como o Grasshopper, que começa em US $ 26 por mês (não por aspecto do usuário), mas você trocará recursos aqui. Por exemplo, com o Grasshopper, você não poderá transcrever mensagens de correio de voz e seu sistema não gravará automaticamente todas as chamadas para posteridade. Esses são ótimos serviços para empresas que fazem tudo, desde seus laptops ou tablets, mas não são tão bons quanto o RingCentral ou o AT&T Collaborate para empresas que lidam com um alto volume de chamadas recebidas e efetuadas.

Como você sabe o que é certo para você? Pare de se concentrar no preço e pense apenas nos recursos que você precisa. Depois de mapear recursos para os processos de negócios que precisam de voz, você saberá o que sua plataforma de voz mínima precisa oferecer suporte. A partir daí, é apenas uma comparação de compras.

2. Aplicativos móveis personalizados

Seus funcionários provavelmente estão em movimento pelo menos uma parte do tempo, então você desejará um serviço de VoIP que possa viajar com eles. Infelizmente, nem todos os provedores de VoIP oferecem aplicativos móveis que oferecem o mesmo valor e serviços que os aplicativos de desktop. A maioria dos sistemas que analisamos oferece aplicativos móveis Apple iOS e Google Android, mas a qualidade varia, assim como o conjunto de recursos entre o que é oferecido no softphone de desktop completo e o que você encontrará no cliente móvel. Às vezes, por exemplo, o aplicativo móvel não poderá criar um log para essas chamadas nem criar transcrições de correio de voz se a chamada não for atendida.

3. Gerenciamento de chamadas

À medida que as plataformas VoIP amadurecem, os conjuntos de recursos são adaptados para públicos específicos. Isso significa que você não encontrará necessariamente os mesmos recursos, mesmo em produtos que competem diretamente entre si. Para organizações que estão investindo em VoIP por causa de seus "cérebros" de software, isso significa que você precisará ter muito cuidado para garantir que a inteligência de que sua empresa precisa esteja realmente no produto. O gerenciamento de chamadas é um bom exemplo, pois é um termo genérico para quase tudo o que o sistema pode fazer com uma ligação típica.

Por exemplo, se você receber um grande volume de chamadas em um determinado conjunto de números de telefone (como uma central de atendimento) ou entrar no sistema em uma determinada época do ano (chamada de feriados), poderá precisar de enfileiramento de chamadas onde o VoIP O sistema pode distribuir de forma inteligente as chamadas entre ramais diferentes, com base na disponibilidade, região geográfica ou outros critérios. Outro exemplo pode ser o gerenciamento de extensões, em que o sistema não apenas atribui extensões a usuários individuais, mas também gerencia um diretório de nomes que se integra ao diretório de rede do departamento de TI.

4. Integração de terceiros

Esta é a chave de um VoIP. Por ser um software, esses sistemas geralmente têm uma lista de integrações pré-criadas com os aplicativos que o fornecedor acredita que seus clientes gostam. O RingCentral, por exemplo, oferece uma boa dose de extensões, incluindo Desk.com, Dropbox e Google Drive.

Usando essas extensões, os clientes podem criar fluxos de trabalho personalizados para ajudá-los a trabalhar com mais eficiência. Por exemplo, uma chamada telefônica recebida do cliente via RingCentral pode iniciar o softphone RingCentral dentro do aplicativo de suporte técnico Desk.com. O representante de serviço pode atender a chamada e, de acordo com o procedimento padrão, preencher um ticket de problema que é armazenado no Dropbox como um arquivo de documento que também está vinculado ao número do ticket no banco de dados do Desk.com. Mas, como parte da integração, você também pode armazenar uma gravação automática da chamada como um arquivo.wav, vinculado ao arquivo de texto do ticket e ao número do ticket Desk.com, portanto, sempre que alguém chamar esse registro, ambos os arquivos aparecer como documentação de suporte.

Se você deseja desenvolver suas próprias integrações personalizadas, procure fornecedores que suportem APIs de integração, como opções de custo extra ou disponíveis gratuitamente para download para os clientes. Normalmente, eles estão em conformidade com o padrão REST, que se tornou uma maneira muito comum de integrar diferentes serviços em nuvem.

5. Suporte

Como em qualquer produto, o nível de serviço que você recebe é crucial para o funcionamento do serviço. O RingCentral oferece suporte telefônico 24/7 para clientes com planos para dois ou mais usuários. Se você é um usuário único, poderá chamar alguém de alerta durante bloqueios de 13 horas de segunda a sexta-feira. O RingCentral também oferece suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. Se você administra uma empresa global com necessidades 24 horas por dia, deseja encontrar um provedor de serviços que garanta que suas perguntas sejam respondidas imediatamente (ou pelo menos em tempo hábil). Se eles não puderem oferecer isso, convém procurar em outro lugar, especialmente se o seu sistema telefônico for o principal método de comunicação com os clientes.

Entretanto, tenha cuidado ao adicionar recursos ao seu sistema telefônico, especialmente no caso das integrações personalizadas mencionadas acima. Só porque o RingCentral oferece uma boa política de suporte ao cliente não significa que o fornecedor do que você integrou ao RingCentral faz. E mesmo que o façam, é improvável que eles apóiem ​​um mecanismo de integração desenvolvido internamente. Observe cada componente do seu sistema geral de comunicação por voz e saiba para quem ligar, quando ligar e por que. Além disso, se você estiver desenvolvendo integrações personalizadas, é uma boa ideia procurar opções de suporte premium. Sim, é um dinheiro extra, mas ter especialistas disponíveis durante o desenvolvimento e as operações do dia-a-dia pode render enormes dividendos no futuro.

6. Segurança

A segurança é essencial para todos os serviços baseados em nuvem conectados aos seus negócios, e os vetores de ataque evoluem todos os dias. Para um aplicativo conectado à Internet como o VoIP, que serve como o centro de suas comunicações comerciais, medidas de segurança de dentro para fora são ainda mais imperativas. Faça sua devida diligência com os fornecedores para saber onde está a responsabilidade pelos dados armazenados em um serviço baseado em nuvem e, se possível, negociar os termos de segurança em seu contrato. Procure serviços que ofereçam criptografia de ponta a ponta, criptografia de dados em repouso (se houver) e não apenas autenticação básica, mas também opções avançadas, especialmente autenticação multifatorial e biometria.

Por trás do seu firewall, fale com sua equipe de TI e verifique se a segurança também é importante. Verifique se o seu hardware de rede local reconhece VoIP e possui recursos de segurança de nível comercial disponíveis… e verifique se eles estão ativados onde precisam. Por exemplo, LANs virtuais (VLANs) costumam ser usadas para segregar o tráfego de voz por motivos de qualidade de chamada, uma vez que ter uma rede dedicada para esse tráfego significa que os dados de outros aplicativos de rede não podem interferir e causar artefatos de áudio durante uma chamada ou até uma queda de chamadas. Mas as VLANs também são ótimas para proteger conversas de VoIP, desde que a TI as configure com isso em mente. Para mais, consulte esta lista de tarefas e não tarefas quando se trata de proteger suas comunicações VoIP.

7. Comunicações Unificadas

Seu provedor de serviços de VoIP também pode ser um balcão único para todas as suas necessidades de comunicação, e a maioria implementou esse recurso com o nome de comunicações unificadas como serviço (UCaaS). Isso significa integrar a funcionalidade de bate-papo, chamadas em conferência, e-mails, telefonemas, videochamadas e correio de voz em um aplicativo. Todos os serviços que analisamos oferecem algum tipo desse tipo de serviço, mas nem todo provedor de VoIP lida com o mesmo procedimento.

Por exemplo, plataformas como os vencedores do Editors 'Choice, AT&T e RingCentral, possuem recursos de comunicação unificada muito ricos que cobrem todos os canais mencionados acima, além de espaços de reuniões inteligentes e recursos de colaboração semelhantes. Mais fornecedores de software, como o Dialpad, oferecerão softphones muito avançados e altamente unificados, mas não poderão incorporar telefones de hardware com a mesma facilidade. Por fim, fornecedores de baixo custo, como o Grasshopper, podem não oferecer provisão de comunicações unificadas ou apenas um ou dois canais extras, como fax e texto.

Descobrir quais canais sua empresa usa no dia-a-dia para realizar o trabalho é a chave para uma implementação eficaz de comunicações unificadas. Se tudo que você usa é voz, não precisa se preocupar com isso, mas hoje em dia é praticamente um unicórnio. Toda empresa se comunica usando mais canais que simplesmente exprimem a voz e ter um sistema unificado significa poder usá-los com mais eficiência. Sem um aplicativo UCaaS, você executará sistemas diferentes em sua SMB, sem nenhuma maneira de acompanhar quem recebeu qual mensagem, em qual dispositivo e por qual mídia.