7 maneiras de tornar sua atualização de telecomunicações sem interrupções

Esteja você mudando de um antigo sistema telefônico simples (POTS) ou simplesmente migrando o serviço existente de Voz sobre IP (VoIP) para outro provedor, a troca de serviços de voz é difícil e potencialmente perigosa para a produtividade de seus funcionários. É crucial que você se prepare. Há várias etapas importantes que você precisa executar antes de ativar o serviço para garantir operações sem problemas. Largura de banda, cargas de chamadas e contingências de emergência estão entre os fatores importantes a serem considerados durante o processo de preparação.

Conversamos com Jeff Valentine, diretor de marketing da NetFortris Fonality, um dos serviços da Editors 'Choice para VoIP comercial, para discutir as etapas que sua empresa deve executar antes de uma atualização de VoIP para garantir que não haja interrupções. Na maior parte, o processo de configuração do VoIP é mais ciência do que arte. Esta é uma boa notícia para você, porque significa que, se você seguir o conselho de Valentine e o provedor de serviços de VoIP e ISP (Internet Service Provider) escolhido, deverá ter uma implementação fácil.

1. Verifique se sua conexão com a Internet está pronta para VoIP

Se você possui velocidades decentes da Internet para um escritório sem uma configuração de VoIP, entre em contato com o ISP e o fornecedor de VoIP para determinar se ele pode lidar com a carga adicional que as chamadas de VoIP serão aplicadas.

"A principal causa de problemas são as más conexões à Internet", afirmou Valentine. Ele recomenda que você teste sua conexão quanto à velocidade e qualidade e, se você determinar que não será capaz de lidar com a tensão dos dados de VoIP, há duas coisas que você pode fazer para melhorar a qualidade das chamadas sem alterar os serviços. Primeiro, para descobrir se sua conexão pode lidar com VoIP, ele aconselha que você faça uma avaliação com o provedor de sua escolha.

"Se parece bom, é mais provável que você tenha uma boa conexão", disse ele. Se você achar que sua conexão causa interrupções, ele sugere uma linha privada entre sua empresa e seu provedor de VoIP para criar uma conexão de largura de banda privada que não será perturbada por outros processos do escritório.

Segundo, Valentine aconselha seus clientes com conexões ruins a instalar um sistema VoIP / analógico híbrido para manter as cargas de trabalho no mínimo absoluto. A regra geral para a instalação de um sistema VoIP é que você deve aumentar a largura de banda em 100 Kbps. Portanto, para cada 10 usuários, você deve ter 1 Mbps de transferência de largura de banda disponível na sua rede.

2. Compre um roteador com recursos de qualidade de serviço

Alguns roteadores são capazes de dispersar o tráfego de Qualidade de Serviço (QoS). Esse recurso foi projetado para segmentar a largura de banda VoIP de todas as outras larguras de banda da rede. Basicamente, ele permite que você escolha aplicativos específicos que são executados na sua rede com base na assinatura de tráfego e, em seguida, permita que o administrador de TI atribua prioridades ou uma porcentagem garantida de sua capacidade geral de pipe a esses aplicativos, com base na importância deles para os seus negócios. Isso significa que seu tráfego de VoIP sempre é transmitido, para que você não seja interrompido nas chamadas se alguém decidir transmitir o Netflix durante o almoço. Hoje, existem muito poucos roteadores que não são capazes de obter QoS de alguma forma, mas você deve conversar com seu provedor para verificar se eles têm um parceiro preferido.

Uma coisa a ter em mente é que os roteadores não poderão ajudá-lo se a rede do seu provedor de VoIP estiver congestionada. Eles só ajudarão se a sua rede interna for o problema, o que nos leva ao próximo ponto importante.

3. Verifique a confiabilidade do seu fornecedor

Este é um acéfalo, porque, se o seu serviço de VoIP estiver desativado, não importa quão barato seja ou quão claras sejam suas chamadas. A maioria dos serviços de VoIP baseados em nuvem permite que você veja qual é o tempo de atividade médio para determinar com que frequência todo o sistema falha. Se eles não divulgarem essas informações no site deles, pergunte diretamente.

Se o seu provedor preferido tiver um histórico irregular para gerenciar o tempo de atividade, você poderá perder o serviço telefônico na hora mais importante do dia ou do ano. Uma interrupção de serviço como essa pode ser incapacitante para empresas baseadas em telefone.

4. Tráfego de VoIP separado via VLAN

Além dos roteadores de QoS, você pode usar uma rede local virtual (VLAN) para segmentar o tráfego de voz. Você pode pensar em uma VLAN como uma rede dentro da rede. As VLANs podem se basear em várias características, incluindo localização, dispositivos, grupos de usuários e, sim, tipo de tráfego. No caso do VoIP, uma VLAN simplesmente segmentará esse tráfego dentro da sua capacidade geral de rede para fornecer uma resposta mais imediata. Isso é particularmente útil para empresas com mais de 50 funcionários que usam um serviço de VoIP.

Você também pode querer experimentar uma rede de área ampla definida por software (SD-WAN), que fornece uma conexão à Internet que fica sobre a sua conexão à Internet existente. Por exemplo, se você possui a Internet da Time Warner, um roteador SD-WAN canaliza o tráfego por meio de uma VPN (Rede Privada Virtual) sobre o tráfego da Time Warner para garantir que o tráfego chegue ao local onde é mais necessário. Ou permitirá que você conecte um segundo serviço do ISP à sua VPN para determinar qual serviço está funcionando melhor no momento, a fim de direcionar o tráfego para essa rede.

5. Determine a carga de chamadas correta

Valentine recomenda uma proporção de 1 para 1 entre o número de funcionários usando VoIP e a carga total de chamadas disponível em seu sistema. Isso significa que seu serviço de VoIP deve ser capaz de lidar com todos os funcionários que atendem uma chamada de VoIP ao mesmo tempo.

Isso exigirá um pouco de previsão de sua parte, pois pode ser necessário expandir ou subtrair o número de funcionários em sua empresa. Portanto, se você planeja uma grande onda de contratações ou se está planejando demissões, leve em consideração qual deve ser sua carga máxima de chamadas.

6. Avalie mais de um telefone SIP

O protocolo principal que une chamadas e periféricos de VoIP é o SIP (Session Initiated Protocol). Quase todos os dispositivos VoIP - incluindo roteadores, comutadores e dispositivos portáteis - suportam SIP, a menos que façam parte de uma solução proprietária que use seu próprio protocolo. Quando você estiver procurando por aparelhos compatíveis com VoIP, o SIP será um protocolo que você quase sempre verá listado como "suportado". Mas isso não é tudo o que há para um telefone VoIP.

Você definitivamente deve testar várias variedades diferentes de telefone SIP para ver como elas funcionam com o provedor de VoIP escolhido. Seu provedor normalmente terá parceiros de hardware preferenciais e pode até ter um serviço que pré-configurará esses telefones para o seu antes do envio, para que você possa conectar e tocar quando chegarem. No entanto, não deixe essa conveniência influenciá-lo desnecessariamente, pois há outras considerações.

Por um lado, você deve testar seus aparelhos para ver como eles funcionam com a plataforma de roteamento escolhida, bem como com os aplicativos em execução que ficam na parte superior da sua rede VoIP ou se conectam a ela - coisas como a plataforma de helpdesk, seu cliente aplicativo de gerenciamento de relacionamento (CRM) e, certamente, suas ferramentas de gerenciamento de TI. Por fim, se você estiver fornecendo chamadas VoIP sem fio para dispositivos móveis e alguma delas vier do seu provedor de telefones, também deverá testá-los completamente. A voz é uma plataforma de comunicação crítica e certamente uma tecnologia madura, mas o VoIP ainda possui muitas armadilhas para os não testados ou os incautos; verifique se você não está entre eles.

7. Estabelecer um plano telefônico de emergência

Se você seguir as etapas descritas acima, provavelmente terá uma transição sem esforço. No entanto, você deve estar preparado para cenários de desastre. Uma maneira de garantir que você sempre terá tempo de atividade é criar um sistema VoIP híbrido local / baseado em nuvem. Dessa forma, se a nuvem do seu provedor cair, você poderá usar seus recursos internos para transferir chamadas. Ou, se houver uma inundação no seu bairro, você poderá transferir toda a sua carga de trabalho para a nuvem do seu provedor.

"Isso acontece com frequência crescente", disse Valentine. "Se um edifício perde energia, um negócio que depende de telefones está fora do negócio. Se você mudar para a nuvem, poderá evitar o problema de interrupções locais. Mas, se a nuvem tiver uma interrupção, seu provedor poderá enviar chamadas através de linhas telefônicas em vez da conexão à Internet ".

Se o sistema telefônico estiver inativo tanto na nuvem quanto no nível local, é crucial que você direcione o tráfego telefônico para outros métodos de comunicação, como bate-papo e email. Seus clientes ainda ficarão zangados, mas provavelmente optarão por expressar seu descontentamento aos seus agentes de bate-papo, em vez de desabafarem nas mídias sociais.