Avaliação e avaliação de ábaco

Um aplicativo sólido de rastreamento de despesas oferece a capacidade de lidar com várias tarefas. Especialmente quando o retorno do investimento (ROI) depende de projetos de equipe e clientes; nesse caso, ele precisa ajudar o departamento financeiro e os gerentes de uma empresa a reconciliar as despesas de várias maneiras. A Abacus (que começa em US $ 9 por usuário por mês) faz um ótimo trabalho em cobrir todas essas bases para empresas que fazem negócios nos Estados Unidos com sua interface moderna e fácil de usar. A interface móvel do Abacus chega bem perto da do Editors 'Choices Certify e do Rydoo. Embora não possa corresponder totalmente ao escopo internacional ou aos recursos de definição de políticas e regras, a ferramenta de reembolso da Abacus é de primeira qualidade como parte de uma plataforma abrangente de rastreamento de despesas para empresas domésticas.

Preços e Planos

O preço da Abacus começa em US $ 9 por usuário por mês para o seu pacote Starter, que inclui controles automatizados de políticas, integrações com o Intuit QuickBooks e armazenamento ilimitado de dados, entre outros. Por US $ 12 por usuário ativo por mês (cobrado anualmente), a Abacus adiciona roteamento de aprovação programável, integração de cartão comercial e suporte adicional. Ele também oferece um plano personalizado para empresas. Usuário "ativo" significa que você paga apenas pelos usuários quando eles têm uma despesa aprovada no mês.

A Abacus também não cobra um custo extra por um funcionário que gasta muito. A Abacus também não cobra pelo seu contador, implementação ou suporte contínuo (email para o plano Starter; telefone e chat ao vivo para Professional e Enterprise). A empresa também cobre as taxas de pagamento da câmara de compensação automática (ACH) sem custos adicionais.

Você pode se inscrever para uma avaliação gratuita de 30 dias do plano Starter entrando em contato com a empresa. Parte da proposta de serviço e valor da Abacus é a crença da empresa de que o que ela entrega está no reembolso direto da ACH às despesas aprovadas. No momento, o Abacus trabalha apenas com bancos dos EUA, então as transações internacionais estão fora. Ao contrário do ExpensePath, o cliente faz toda a entrada de dados de configuração da conta. Por motivos de segurança, a conta demo Abacus foi preenchida usando seus próprios dados financeiros. Depois que a conta inicial foi configurada, convidei-me como usuário para participar de outros endereços de email.

Uma nova aparência

A empresa é jovem. Como resultado, as interfaces web e móvel são projetadas com a mais recente aparência contemporânea, experiência e experiência móvel em mente, algo que o diferencia dos concorrentes com interfaces de usuário mais difíceis, como o Expensify. A interface da Web remonta bastante a interface móvel em forma, tamanho da fonte, usabilidade e detalhamento dos recursos. A semelhança da interface facilita a passagem de um para o outro.

O cabeçalho do painel do administrador da Web da Abacus inclui os menus suspensos Lista de despesas, Exibição de gráfico e Exibição de recibo, juntamente com uma caixa de pesquisa. No lado direito, há um botão para inserir uma nova despesa e opções de filtragem, classificação e exportação. No lado esquerdo, você pode facilmente mudar de Admin para suas próprias funções pessoais. Abaixo estão os links para as telas principais: Caixa de entrada, Pendente, Aprovado, Caixa de entrada com avisos, Caixa de entrada sem avisos e Aprovado - últimos 6 meses. Você também pode ver os relatórios de despesas de várias viagens, verificar os cartões de crédito atribuídos à sua equipe, ver todas as pessoas da equipe, gerenciar a política de despesas da sua empresa e ajustar sua conta e configurações gerais.

Aplicativos móveis estão disponíveis para Android e ioS. A interface móvel é simples e fácil de entender. Depois de responder ao convite do gerente para se registrar no Abacus, você é convidado a baixar o aplicativo; Eu baixei o aplicativo Android.

Você tem duas opções: Primeiro, você pode, se desejar, tirar uma foto de um recibo para uso posterior. Ao contrário do aplicativo iOS, o aplicativo Android não fornece uma transcrição do recibo no aplicativo. No entanto, você pode recuperar o recibo na interface da web, onde o fornecedor e o valor serão inseridos para você.

Sua outra opção é inserir as informações de cada despesa manualmente no aplicativo móvel. Ao inserir o nome do fornecedor, o aplicativo procurará e listará estabelecimentos com nomes semelhantes na sua área (o que pode ser inconveniente se o estabelecimento em questão for novo e não na sua região). Você pode associar a despesa a uma viagem criada usando a interface da web.

Cada despesa, uma vez concluída, é enviada imediatamente sem ter que esperar para criar um relatório. Quando enviei três despesas usando uma conta fictícia de funcionário, elas apareceram quase imediatamente na caixa de entrada da minha conta de administrador; um, que foi enviado sem um recibo, foi devidamente sinalizado como "Com avisos". Eu poderia então enviar uma mensagem perguntando sobre o recibo ausente, que o funcionário recebeu em seu e-mail. A partir daí, o funcionário pode fazer login na conta da web e enviar uma resposta.

Embora o aplicativo Android seja bem projetado, ele não faz muito mais do que criar e enviar despesas. Isso contrasta com serviços como o Concur Expense, que oferecem funcionalidade completa em seus aplicativos móveis.

Reembolso fácil de despesas

Os funcionários que enviam despesas regularmente vão gostar do Abacus. Apreciei que poderia enviar despesas, uma de cada vez, para reembolso, sem o incômodo de preencher um relatório completo com vários tipos de despesas. Esse processo difere de aplicativos como o ExpensePath, que permitem apenas enviar despesas por meio de relatórios. Ainda mais importante, a maioria dos funcionários não quer ficar no lugar de carregar as despesas da empresa por semanas.

Com o Abacus, a recuperação do reembolso é de cerca de dois dias. Dedicar tempo para criar um relatório pode ser menos demorado do que enviar uma despesa de cada vez, mas se o processo de aprovação retroceder uma aprovação inteira do relatório para reembolso de apenas um item, os funcionários vão gostar? Não muito.

No lado Admin da equação, achei a configuração de regras mais fácil que o ExpensePath. A seção Configurações continha todas as opções de Regras de aviso e bloqueio, Quilometragem e Despesas automáticas que eu poderia usar e mais algumas. É extremamente simples aprovar despesas, individualmente ou em grupo, e enviá-las de volta ao funcionário com um comentário. O funcionário é imediatamente notificado do comentário por e-mail e pode responder por sua vez. Também é fácil reatribuir uma aprovação a outro gerente.

Do ponto de vista contábil, percebi que o Abacus me deu mais opções do que o Certify. Ele é sincronizado automaticamente com o software de contabilidade Xero, QuickBooks e Oracle NetSuite. Também gostei que o Abacus armazene dados e permita o acesso pelo período exigido de 7 anos do IRS, fornecendo uma trilha de auditoria completa. Depois que o gerente e o administrador aprovam as despesas de reembolso, o pagamento da ACH é feito dentro de um período de 24 horas.

O Abacus também toma medidas extras de segurança para garantir as contas de administrador do cliente. Alguns dias depois que comecei a testar o Abacus, a empresa me enviou um e-mail dizendo que os pagamentos de reembolso haviam sido suspensos até a verificação de identidade e solicitou os últimos quatro dígitos do número do Seguro Social do testador. Essas etapas extras são irritantes em um nível, mas tranquilizam em outro.

O custo de fazer negócios (em outras palavras, despesas) é o segundo maior item de linha abaixo dos salários para a maioria das empresas. Garantir que isso seja feito com precisão é fundamental, e isso começa com o processo de envio menos oneroso. A autoconfiguração, a facilidade de uso e o reembolso direto rápido da Abacus são uma vantagem, desde que o cliente esteja bem em divulgar informações bancárias confidenciais para que isso aconteça. É uma escolha sólida para pequenas e médias empresas sem presença internacional que buscam rastreamento de despesas rápido e sem complicações e reembolso de funcionários.