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Se você estiver gerenciando um escritório típico para pequenas e médias empresas (SMB), é importante começar o ano com o pé direito. As pequenas e médias empresas precisam agir rapidamente para reagir a novas oportunidades à medida que surgem e ter uma base sólida de escritório para executar esse trabalho é essencial para o sucesso. Felizmente, garantir que sua empresa esteja em boa forma pode ser realizado rapidamente. É verdade que é uma cornucópia de auditorias; apenas seja grato que nenhum deles é do IRS. Siga a lista de verificação de seis pontos abaixo e seu escritório estará pronto para enfrentar qualquer desafio que 2016 possa trazer.
1. Prepare-se para a temporada fiscal
No mundo dos negócios, você está praticamente sempre se preparando para pagar impostos de uma maneira ou de outra. Mas o início do ano (se coincidir com o ano financeiro da sua empresa) é especialmente importante. Comece sentando-se com sua cabeça financeira para fazer uma auditoria geral dos livros do ano passado.
Claro, você pode suar frio quando a palavra "auditoria" e "finanças" são usadas na mesma frase, mas superam isso: não estamos falando sobre aplacar agentes ranzinza do IRS. Esta é uma auditoria projetada para fornecer a você, sua liderança e quaisquer investidores atuais ou potenciais que suas finanças - e, por extensão, sua organização - estejam operando da maneira que deveriam. Você está verificando os números do ano passado, avaliando os procedimentos comerciais e financeiros e comparando o que realmente aconteceu com o que você esperava que acontecesse e com o que relatou. Você pode ter a auditoria realizada por seus líderes contábeis internos ou por uma empresa externa ou CPA. Você pode até criar uma pequena força-tarefa para fazer o trabalho em grupo. O que você procura inclui:
Todo o rendimento obtido no ano anterior e de que fonte,
Todas as despesas efetuadas no ano anterior, usando quais métodos de pagamento, para quais beneficiários e atribuídos a qual orçamento; prestar especial atenção às despesas de escritório, tecnologia, serviços de terceiros e infraestrutura de negócios,
Revisões de extratos bancários,
IRS e impostos estaduais / municipais (se houver), arquivando análises,
Verifique se os procedimentos contábeis adequados estão sendo seguidos; caso contrário, entenda o motivo, porque pode ser devido a um processo comercial específico que pode precisar de revisão e
Coloque os resultados da auditoria em um relatório restrito (essa é uma ferramenta que você realmente deseja usar durante o ano, para torná-la curta, organizada e valiosa - não tão volumosa que não consiga encontrar nada).
Feito corretamente, essa auditoria não deve levar mais de uma semana e seu relatório fornece uma ferramenta básica contra a qual tudo pode ser usado - desde planos de compra até metas de vendas.
2. Auditoria de Hardware
Do ponto de vista do gerente de escritório, saber onde está o dinheiro se torna apenas o primeiro passo. Agora você também precisa saber onde está todo o resto. Comece com o hardware de tecnologia. Isso pode parecer óbvio, mas está se tornando rapidamente uma zona de perigo para muitas pequenas e médias empresas - especialmente aquelas que se inclinam mais para o tamanho médio do que para o pequeno. Isso se deve à frase Traga seu próprio dispositivo (BYOD). Muitos profissionais de TI odeiam e muitos usuários empregam para utilizar qualquer hardware em que possam colocar as mãos - de qualquer fonte e frequentemente pagos de maneiras estranhas ou desonestas. No mínimo, coloque essas informações em uma planilha organizada à qual você pode se referir ao longo deste ano e no próximo. Melhor ainda, coloque as informações em um aplicativo de gerenciamento de área de trabalho dedicado, como o Microsoft System Center Configuration Manager ou o MMSoft Pulseway.
Comece com o relatório de auditoria da Etapa 1, pois isso deve fornecer uma lista oficial de suas compras de hardware. Depois, acompanhe quais dispositivos estão realmente sendo empregados (é garantido que você encontrará algumas surpresas). Alguns funcionários usarão dispositivos pessoais pelos quais pagaram para fazer o trabalho, enquanto outros usarão dispositivos de consumidor para tarefas profissionais e pessoais que foram pagas pela empresa. Descubra quem possui o quê, se está sendo usado adequadamente, e isso ajudará você a decidir se pode haver uma maneira melhor de pagar por isso.
E, depois de percorrer esse pântano de novas tecnologias, não se esqueça de fazer a auditoria de hardware tradicional para procurar PCs, servidores, impressoras e outros hardwares de escritório que estejam chegando ao fim da vida útil ou do fim da vida útil. para que você saiba o que precisará ser atualizado este ano e quando. Trabalhe com os representantes de vendas de hardware e seu departamento de contabilidade para desenvolver um plano para descontinuar esse hardware antigo e substituí-lo por novas unidades.
3. Auditoria de Software
As auditorias de software têm o mesmo objetivo básico que uma auditoria de hardware: descubra o que você instalou, onde está instalado, como foi pago (ou seja, a que orçamento foi atribuído) e quais licenças ou assinaturas estão chegando para renovação. Certifique-se de marcar as do seu calendário.
Assim como uma auditoria de hardware, no entanto, os tempos modernos tornaram a auditoria de software um pouco mais complicada. Semelhante aos funcionários que usam dispositivos pessoais para o trabalho, muitos também estão usando seus próprios serviços baseados em nuvem. Isso pode acontecer porque um único usuário decide se inscrever em um serviço específico, ou mesmo uma equipe inteira implanta um serviço em nuvem apenas entre si.
Freqüentemente, esses serviços são pagos por cobranças recorrentes atribuídas a cartões de crédito pessoais ou corporativos, e a contabilidade pode ter dificuldade em descobrir o que está sendo comprado. Isso pode gerar erros contábeis, mas esses são pequenos em comparação com os possíveis problemas de TI quando esses serviços em nuvem pedem aos usuários que baixem software (que não só não foi testado pela TI, mas que os ignorou completamente). Enraize esse software, verifique se ele está sendo pago corretamente e, em seguida, decida se deseja mantê-lo ou substituí-lo por uma solução mais eficaz.
Em uma frente mais tradicional, use sua auditoria de software para prestar atenção especial ao software de segurança - antivírus, rede virtual privada (VPN) e criptografia são três exemplos. Esses são os blocos de construção da solução que podem interromper um processo em caso de queda de suas licenças; portanto, saiba quando licenças e assinaturas precisam ser renovadas e quais usuários precisarão delas.
Por volta do tempo de auditoria do software, também é uma boa ideia examinar os procedimentos de backup e segurança de dados. Isso geralmente envolve hardware e software, mas é um requisito para a maioria dos processos de software, portanto, não ofereça atenção. Execute testes de planos de backup e recuperação de desastres (DR) para garantir que eles ainda funcionem, faça auditoria de dados de backup localmente e na nuvem para garantir que não estejam corrompidos e verifique o que você pagou por essas soluções no ano anterior para veja se você pode fazer melhor.
4. Auditoria de Rede
Você precisará do seu líder de TI para ajudar com este. Uma auditoria de rede permite:
Saiba qual infraestrutura de rede você está usando no momento (física e na nuvem),
Associe essa infraestrutura aos processos de negócios em execução para verificar a capacidade e
Avalie não apenas o que você está pagando, mas se está recebendo o que pagou; isso é especialmente importante para todos os provedores de Internet e redes móveis.
Analise sua conexão com a Internet, não apenas no escritório, mas também em servidores da Web externos, serviços em nuvem ou telecomutadores e sites remotos. Você está obtendo o desempenho pelo qual pagou? Se o seu departamento de TI interno não souber como testar essas informações, converse com um consultor de rede de terceiros. Por fim, verifique se a TI atualiza os roteadores, comutadores e outro hardware de rede do escritório para que eles executem o firmware mais recente - e verifique se tudo foi testado com o seu conjunto atual de aplicativos essenciais para os negócios antes de implementá-lo. Se você possui sites remotos ou telecomutadores que se conectam em casa, verifique se o hardware de rede também está piscando e seguro.
5. Dê uma volta no escritório
Isso pode parecer invertido, mas é um passo sério. Você não pode descobrir tudo o que precisa saber sobre seus negócios por meio de uma planilha ou painel de gerenciamento. Levante-se e faça o passeio. Converse com os funcionários sobre como eles estão realizando seu trabalho, especialmente os líderes de equipe e processo. Compreender como o trabalho é realizado é essencial não apenas para implantar a ferramenta certa para o trabalho certo, mas também para descobrir novas oportunidades de economia ou receita.
No lado mais mundano, faça um balanço da aparência e do funcionamento do seu escritório em um nível físico. Prestar atenção em:
Móveis de escritório,
Artigos para sala de descanso e utensílios de cozinha,
Quadros de sala de conferência, telas, telefones e
Aparelhos de escritório compartilhados - trituradores, impressoras, aparelhos de fax.
Verifique se essas coisas são necessárias, em boas condições de funcionamento e abastecidas com os suprimentos necessários para a operação (por exemplo, toner, papel etc.).
6. Analise seus planos de negócios e marketing
Você ficou de cabeça para baixo nos números. Agora é hora de levantar a cabeça e olhar para o cenário geral da sua organização, e isso sempre começa com o seu plano de negócios. Sente-se com sua equipe de liderança e analise seu plano em detalhes. Você está onde deveria estar (ou seja, onde seu plano diz que você estaria)? A maneira como você faz negócios ainda é a mais eficaz? Faça esta pergunta independentemente de o negócio estar ou não com um ótimo desempenho; sempre pode haver uma maneira melhor. Liste seus processos de negócios, consulte os funcionários-chave sobre esses processos, mapeie-os passo a passo e considere-os em detalhes. Existem ferramentas, software ou serviços mais eficazes que você poderia estar usando para ser mais competitivo? As pessoas certas estão fazendo esses trabalhos? Os processos são eficientes ou redundantes? O objetivo aqui não é demitir pessoas ou microgerenciar; é entender completamente como sua empresa faz negócios, de sopa a nozes.
Analise o plano de marketing do ano passado com um olhar semelhante. Verifique os resultados e pergunte se você está realmente onde deveria estar quando os resultados são comparados com as despesas. Onde você está fraco e como pode melhorar? Preste especial atenção a:
Pesquisa de mercado,
Promoção e publicidade,
Eventos e
Assessoria de imprensa.
Como parte deste exercício, não se esqueça de analisar seus perfis da Web e de redes sociais online. Eles estão alcançando os clientes certos? Eles estão atualizados? As descrições de produtos ou serviços, preços e até nomes de executivos foram atualizados? Verifique esses detalhes vigorosamente, porque nada desativa os clientes on-line mais rapidamente do que acessar um site que eles acham que não está sendo mantido.
Claro, é mais fácil escrever essas seis etapas do que fazê-las. Estamos falando de uma quantidade considerável de trabalho, sem dúvida. Mas, se você se curvar e conseguir que as pessoas certas ajudem, tudo isso poderá ser realizado em algumas semanas. E essas duas semanas podem pagar dividendos significativos de processo, despesa e até lucro para os seus negócios pelo resto do ano.
