Inteligência de negócios para todos

A inteligência de negócios (BI) está em alta no momento. Ponto final. Claro e simples. Entre outras coisas, minha empresa fornece recursos de pessoal para grandes empresas e, nos últimos nove meses, facilmente metade das oportunidades que nos foram solicitadas a preencher estão relacionadas ao BI.

As grandes empresas têm recursos para contratar especialistas em BI, mas parte do que está tornando o BI um tópico tão importante hoje em dia é que os especialistas em BI não são mais um requisito absoluto para que as empresas obtenham valor com essa tecnologia. Estamos trabalhando na era de ouro da tecnologia de autoatendimento, que permite a pessoas não técnicas a capacidade de interagir diretamente com várias tecnologias que anteriormente exigiam conhecimento especializado: TI, segurança e, certamente, BI.

E se você é um especialista em BI, não se assuste. A idéia por trás do BI de autoatendimento não é acabar com o seu trabalho. É encontrar maneiras de obter novo valor a partir dos dados existentes. Ao dar aos usuários de negócios da linha de frente a capacidade de consultar diretamente os armazenamentos de dados de sua organização, a teoria é que eles apresentarão novas maneiras de encarar os negócios. Isso de forma alguma invalida o que os especialistas em dados estão fazendo hoje, pois essas consultas sempre serão necessárias. Porém, com o BI de autoatendimento, os usuários da linha de frente podem gerenciar, por conta própria, consultas de alto nível com maior probabilidade de se relacionarem diretamente com seus trabalhos, deixando aos especialistas em dados mais tempo para se aprofundar ainda mais na maré crescente de novos dados e obter ainda mais insights dessa maneira.

Para aqueles que trabalham com orçamentos de TI para pequenas e médias empresas (SMB), o BI de autoatendimento também representa uma maneira de obter acesso aos benefícios da tecnologia que antes estavam fora do alcance, simplesmente do ponto de vista de custo. Esse é um desenvolvimento fantástico, especialmente agora que mesmo as menores empresas estão gerando grandes quantidades de dados mineráveis ​​por meio de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM), marketing por email, rastreamento on-line do comportamento do cliente, monitoramento de sites e muito mais. Ferramentas como essas estão gerando enormes quantidades de dados que podem fornecer todos os tipos de informações sobre seus negócios por meio do BI de autoatendimento. Tudo o que você precisa para aproveitar o poder do BI de autoatendimento é (1) dados, (2) a ferramenta certa e (3) alguma idéia contextual de como analisar seus dados.

Há mais dados do que você pensa

Obter os dados é seu trabalho e, embora eu não possa ajudá-lo diretamente, posso dizer que a maioria das pequenas e médias empresas está com muito mais dados do que imaginam. Você só precisa analisar os vários sistemas de software que sua empresa usa e rapidamente encontrará muitos dados importantes. Tomando as finanças como exemplo, converse com o pessoal da área financeira e com a equipe de TI para descobrir se sua empresa usa o Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics, Oracle ou Exact para obter dados financeiros. Talvez o Salesforce, o Siebel ou o Zoho CRM para contato de vendas e gerenciamento de oportunidades. Adobe Analytics ou Google Analytics para métricas de sites. A lista continua e continua.

Mas, tão importante quanto identificar qual software está gerando dados está aprendendo (1) como seus colegas de trabalho estão usando essas ferramentas para gerar dados e (2) onde estão esses dados. Para entender o primeiro, você deve sentar-se com eles e orientá-los sobre como eles usam o software para realizar o trabalho - essa é a melhor maneira de obter um entendimento de alto nível de quais dados estão sendo armazenados. Depois de passar por isso, trabalhe com a TI para garantir que sua ferramenta de BI de autoatendimento tenha acesso aos armazenamentos de dados corretos com as permissões adequadas.

Cargas de ferramentas e muito mais todos os dias

Se você não sabe quais ferramentas usar, a PCMag publicou recentemente um resumo das ferramentas de BI de autoatendimento, então confira. No entanto, tenho alguns dos meus favoritos que vale a pena mencionar. O primeiro é o Microsoft Power BI, principalmente porque é ótimo para quem tem um orçamento pequeno (você pode obter a maior parte de sua funcionalidade gratuitamente), mas ainda é muito poderoso e certamente o mais fácil de aprender de todas as ferramentas que usei até agora. No entanto, também gosto do Zoho Reports e descobri que muitos dos meus clientes trabalham no lado financeiro de coisas como o Tableau. Como de costume, quanto mais você estiver disposto a gastar, maior a lista que você poderá considerar. Mas se você está apenas começando, eu recomendo o Microsoft Power BI ou o Zoho Reports, pois as duas ferramentas facilitam a entrada de novos usuários nos fundamentos do BI.

Coisas para olhar

É aqui que eu entro. O BI é uma questão de olhar - olhar para seus números, olhar para relacionamentos, olhar para as coisas à medida que elas acontecem e muito mais. Considere o seguinte uma visão geral e cartilha de ferramentas de BI de autoatendimento e práticas recomendadas.

Representações visuais:

É difícil entender um monte de números na tela, mas ver os gráficos imediatamente ilumina tendências e outras informações valiosas. Boas ferramentas de BI vêm com gráficos e relatórios pré-configurados para destacar tendências críticas de negócios. Visitas ao site, vendas por dia / semana / mês, taxas de abertura de email de marketing e assim por diante. Você não precisa saber o que considerar, pois uma boa ferramenta de BI o ajudará a pintar por números - literalmente.

Como vivo como consultor, detesto dizer isso, mas boas ferramentas de BI podem substituir parte do que os consultores fazem. No passado, uma das contribuições que um bom consultor traria para a mesa eram recomendações sobre quais relacionamentos de dados observar para obter insights de negócios. Boas ferramentas de BI automatizam a criação de relatórios que exibem esses relacionamentos. É como ter um consultor gratuito na tela à sua frente. Melhor ainda, as empresas que criam ferramentas de BI podem contratar consultores líderes para orientá-los nos relatórios que criarem para você. (É verdade que um bom consultor ainda pode adicionar informações valiosas da experiência. Esse é o meu ponto para o valor contínuo da minha profissão, mas as ferramentas de BI podem ser um poderoso auxiliar para ajudar você a entender seus negócios.)

Visualizações consolidadas:

As ferramentas de BI geralmente exibem seus relatórios nos painéis. Uma tela pode incluir várias visualizações de dados relacionados a vendas. Outro pode fornecer informações sobre os recursos internos que seus funcionários acessam em diferentes horários do dia (e em diferentes tipos de dispositivos). Ter vários gráficos e relatórios relacionados na mesma tela não apenas economiza seu tempo, mas a visualização de métricas relacionadas lado a lado pode ajudá-lo a identificar tendências e relacionamentos dos quais você poderia perder.

Informações em tempo real:

Uma das grandes vantagens dos painéis de BI é que as representações e os relatórios são dinâmicos. À medida que novos dados entram, seus gráficos e relatórios são atualizados automaticamente. Alguns painéis mostram medidores que literalmente oscilam quando você os observa à medida que novos dados são recebidos. Outros são atualizados em um intervalo definido ou quando você pressiona um botão para atualizar a exibição. Realmente depende da sua empresa, a quantidade de dados que você precisa analisar, a rapidez com que novos dados são recebidos e que tipos de informações você precisa obter.

Real, em tempo real:

Quer ser em tempo real? (É como quando um dos meus filhos perguntava ao outro: "Você gosta dele ou gosta dele?" De alguma forma esse gosto extra faz toda a diferença.) Então, para ser em tempo real, você não precisa apenas de tempo real. Para acessar suas fontes de dados, você precisa de uma ferramenta de BI que permita acessar seus relatórios em tempo real - e isso significa que você precisa de uma ferramenta de BI com aplicativos móveis.

Melhor ainda, escolha uma ferramenta que permita configurar alertas para ser notificado proativamente quando os principais dados forem alterados. Dessa forma, você pode estar presente física e mentalmente no jogo de basquete da sua filha, em vez de olhar o painel de BI do seu iPhone o tempo todo. Mas você ainda pode ter certeza de que, se algo crítico acontecer, você será notificado e poderá verificar rapidamente o painel no dispositivo.

Exporte o relatório:

Analisar um relatório de BI é valioso por si só, mas o melhor é poder compartilhar gráficos interessantes com seus colegas de trabalho. Para seus colegas de trabalho menos informados, pode parecer que você tenha passado horas processando números e criando gráficos. Mas com a ferramenta de BI certa, você começará a obter visualizações poderosas quase instantaneamente. Algumas ferramentas também facilitam a publicação de seus resultados na Web para serem compartilhados com o mundo.

Recursos de detalhamento:

Outro recurso poderoso dos painéis de BI é a capacidade de aprofundar os dados. Talvez você veja que o custo dos produtos vendidos (CPV) aumentou como uma porcentagem das vendas na semana passada. Por quê? Um gráfico estático não ajudaria. Mas um bom painel de BI permite que você faça uma busca detalhada nos dados para entender o porquê.

Perguntas reais, respostas reais:

Nos primeiros dias da pesquisa na web, era necessário inserir cadeias de texto enigmáticas para encontrar o que estava procurando. Se você pudesse adicionar alguns operadores booleanos, seria um usuário bastante eficiente do AltaVista. (Pontos de bônus se você tiver alguma idéia do que era o AltaVista; dobre os pontos se você já o usou.) Atualmente, basta fazer uma pergunta ao mecanismo de pesquisa e Bing, Cortana, Google ou Siri fornecerão dados relevantes. Algumas ferramentas de BI estão se tornando inteligentes o suficiente para permitir que você faça o mesmo com seus próprios dados. Basta perguntar: "Qual foi meu lucro por linha de produtos no mês passado?" e deixe a ferramenta trazer os dados (e informações) para você.

10 relações de dados para você começar

Mencionei anteriormente que boas ferramentas de BI virão pré-carregadas com ótimos relatórios. Esses relatórios são os consultores automatizados que ajudarão você a entender seus negócios. Portanto, considere esta lista de 10 relatórios ou visualizações a serem revisadas como simplesmente uma cartilha para ajudá-lo a começar (supondo que seus sistemas possam fornecer esses dados e a ferramenta de BI selecionada possa ajudá-lo a visualizá-los):

1. Qual a porcentagem de seus clientes que cancelam seu serviço dentro de x dias / semanas / meses e essa porcentagem aumenta ou diminui com o tempo?

2. Quais produtos (ou linhas de produtos) geram a maior margem bruta?

3. Quais dias da semana (ou meses do ano) produzem seus melhores resultados de vendas e, para vendas nesses dias / meses, você tem tendência para subir ou descer ao longo do tempo?

4. Com base em qual página do site os clientes visitam primeiro, por quanto tempo eles permanecem no site? O que há de bom nas páginas que fazem com que os usuários fiquem mais tempo ou o que há de ruim nas páginas que afastam os visitantes mais rapidamente?

5. Quais de seus vendedores têm a maior taxa de fechamento nas transações que fazem no pipeline?

6. Quais departamentos têm o maior número de chamadas para o suporte técnico de TI?

7. Ao comparar as vendas por cliente com o número de chamadas ao suporte técnico, quais clientes custam mais em custos relacionados ao suporte técnico?

8. Quais clientes falam mais sobre você nas mídias sociais e os comentários deles são geralmente positivos ou negativos?

9. Quais sites seus funcionários visitam com mais frequência durante o dia e por quanto tempo?

10. Quantos projetos foram concluídos no prazo e, para aqueles que não concluíram, quantos dias / semanas / meses estavam atrasados.

Com o acesso aos dados corretos, uma ferramenta que pode ajudá-lo a entender tudo (e por menos tempo do que você imagina), você pode se tornar o cara ou a garota de dados da sua equipe, seu departamento ou seu empresa. E, quem sabe, na próxima vez em que minha empresa estiver ocupando um cargo de especialista em BI, podemos estar batendo na sua porta.