Certificar revisão e classificação

Configuração sem complicações

A configuração do plano de certificação para pequenas empresas é de autoatendimento e é realizada por uma avaliação gratuita de 15 dias, sem a necessidade de retirar um cartão de crédito inicialmente. Para testar este produto, usei uma combinação de uma conta pré-configurada do Certify e uma conta que eu configurei para entender melhor a experiência de configuração da conta do administrador. Depois que minha conta foi criada, o Certify me orientou imediatamente para os recursos disponíveis, onde encontrei o Guia de implementação de autoatendimento e um link para o campo de treinamento do Certify. Esses foram ótimos recursos que me levaram passo a passo no processo de integração. Embora não seja tão simples como algo como o Abacus, o processo de instalação do Certify, no entanto, não deve ser um impedimento para clientes de qualquer nível de habilidade técnica.

Comecei configurando departamentos, pois no Certify todos os usuários devem ser membros de um departamento. Em seguida, adicionei categorias necessárias e, em seguida, designei configurações de política, defina taxas de milhagem (você pode simplesmente usar as taxas mais recentes do IRS, que são automaticamente adicionadas) e usuários adicionados. Há um vídeo sobre exatamente como realizar cada uma dessas tarefas, o que tornou a instalação no serviço um pedaço de bolo. Os aplicativos móveis são gratuitos e estão disponíveis para Android, iOS, Windows Phone e até BlackBerry, em qualquer uma das lojas de aplicativos apropriadas e também no site da Certify. A empresa tornou a configuração e a integração ainda mais fáceis com um assistente de configuração para novos usuários. Isso inclui um painel "O que vem a seguir" para orientar os usuários no processo de integração para configurar o aplicativo Certify Mobile, configurar depósito direto, adicionar cartões de crédito e aproveitar o treinamento e os tutoriais no campo de treinamento do Certify.

Além do básico

O suporte e os recursos da Certify foram os melhores e mais completos de todos os produtos revisados, mais abrangentes que os do Concur Expense ou ExpensePath.

Na seção de suporte, encontrei vários meios diferentes de obter qualquer ajuda necessária, incluindo o endereço de e-mail do meu administrador de sistemas, um número de telefone para conversar com uma tecnologia ao vivo (disponível em 24/5), uma Base de Conhecimento e uma FAQ. Em comparação, o Abacus oferece uma caixa de pesquisa no link de suporte.

O painel baseado na Web foi redesenhado desde a última vez que analisamos este produto e está ainda melhor organizado do que antes, oferecendo fácil acesso a vários recursos. Eu pude acessar minha Certify Wallet, que contém todos os meus recebimentos e despesas pendentes; adicione novos recebimentos e despesas via celular, email, upload e até fax; iniciar um novo relatório ou verificar o status dos existentes; use o recurso ReportExecutive para montar e agendar relatórios automaticamente; e use o SpendSmart para encontrar ótimos restaurantes, hotéis e outros fornecedores.

O conjunto de recursos para funcionários da Certify é rico além dos recursos padrão de rastreamento de despesas, com recursos como captura de recibos da câmera do smartphone, armazenamento de recibos, serviços de localização geográfica e aplicativos móveis gratuitos. O conjunto de recursos Admin inclui tarefas típicas, como controle sobre roteamento de aprovação, várias funções de usuário, integração de cartão de crédito pessoal, armazenamento de recibos na nuvem e a versão SMB que testei integra-se ao software de contabilidade Intuit QuickBooks Online Plus. Para aqueles que não usam o QuickBooks, o Certify Professional Plan se integra a outros pacotes de contabilidade, incluindo Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite e SAP, entre outros - embora seja necessário trabalhar com o Certify Integration Services para que essas conexões aconteçam. Com o NetSuite, por exemplo, você pode mapear e sincronizar itens no NetSuite para campos de dados no Certify. Essa integração pode fornecer mais visibilidade para decisões de gastos. A interface do programa de aplicativos (API) da Certify torna isso possível.

O Certify permite adicionar reembolsos de depósitos diretos, integração de cartões corporativos, reembolsos em moeda estrangeira, relatórios de várias moedas e relatórios em tempo real ao seu sistema. Você também pode deduzir despesas diárias de deslocamento de negócios selecionando a categoria de distância de deslocamento em seus relatórios de despesas. O Certify aprimorou seus recursos de relatório desde nossa última revisão, com a capacidade de imprimir painéis corporativos como arquivos PDF, além de novas visualizações de relatórios de políticas de despesas, atualizações de relatórios de impressão e uma nova coluna de data processada adicionada aos Meus relatórios de despesas. Outro recurso útil é a capacidade do Certify de criar, em um cronograma definido, um rascunho de relatório para um gerenciador revisar.

O aplicativo armazena todos os dados existentes do cliente pelos sete anos necessários, mas se um cliente se desconectar do Certify, ele removerá todos os dados após 90 dias. O armazenamento de recibos na nuvem está incluído em todos os planos do Certify. Para maior tranquilidade, o Certify também oferece um serviço de aceitação, permitindo que os clientes baixem uma cópia dos dados mensais, que custa US $ 25 por mês.

A segurança para todos os planos de Certificação é abrangente, usando certificados SSL (Symantec Secure Sockets Layer) e executando testes semanais de avaliação de vulnerabilidades da Verisign. A empresa faz parceria com o ControlScan para certificação trimestral e anual de conformidade com PCI e usa data centers certificados pela Rackspace SSAE 16. A Certify também tem disponível uma API (interface de programação de aplicativos) para integrações mais profundas.

OCR Magic

O aplicativo para Android é um dos melhores que já experimentei e um dos mais precisos. A página principal permite tirar uma foto de um recibo ou digitar manualmente uma despesa. Quando você escolhe o recibo, é solicitado que você selecione a resolução da imagem entre alta, média ou baixa. Você também pode pegar uma imagem fotografada anteriormente na galeria do seu telefone. Depois de tirar a foto, você pode aceitá-la ou rejeitá-la (infelizmente, a versão Android não possui as opções de limpeza que o aplicativo iOS oferece). Em seguida, você é enviado para a página Inserir despesa e um botão de preenchimento automático lê o recibo em alguns segundos usando sua tecnologia ReceiptParse, com marca registrada. Você pode fazer as correções que desejar. Um assistente de limpeza permite revisar todas as despesas que precisam de atenção por qualquer motivo - por exemplo, aquelas que excedem a despesa permitida - permitindo evitar surpresas desagradáveis ​​mais tarde. A Certify também possui integração direta com vários fornecedores, como o Uber.

Depois que os recibos são inseridos, você precisa voltar à tela principal e sincronizá-los manualmente, usando um botão no canto superior esquerdo.

Após a entrada de todos os seus recibos ou despesas, você poderá criar um novo relatório, verificar se alguma das despesas viola alguma regra e enviar o relatório. Se você tiver mais de uma pessoa que pode aprovar suas despesas, poderá selecionar a pessoa para a qual deseja enviá-las. Você pode enviá-lo depois de passar por uma tela que solicita a classificação de alguns dos lugares que aparecem no seu relatório de despesas (por exemplo, no meu caso, eram Staples e Dunkin Donuts).

Outros botões na tela principal permitem que você faça check-out e responda a quaisquer perguntas feitas sobre suas despesas na linha e use o aplicativo de viagens da Certify para reservar voos, hotéis, aluguel de carros etc.

Em suma, o Certify é um produto de rastreamento de despesas extremamente abrangente que se adapta a um ambiente SMB e estará presente com suporte corporativo quando o SMB estiver pronto. O produto faz um ótimo trabalho em atender às demandas administrativas e financeiras, com a necessidade do usuário móvel de simplicidade de relatórios de despesas de ponta a ponta. Dos produtos que testei, o Certify está vinculado ao Rydoo para a nossa Editors 'Choice como o software de rastreamento de despesas com o máximo a oferecer para pequenas e médias empresas.