Escolhendo entre software de contabilidade para pequenas empresas gratuito e pago

Os setores de serviços com muita concorrência costumam gerar montes de acordos cada vez mais baratos para atrair novos clientes. Na indústria de software de contabilidade, a tendência mais recente é oferecer software gratuitamente, enquanto procura capitalizar no futuro. Às vezes, essas ofertas podem fazer muito sentido para certas empresas, mas as empresas que experimentam um rápido crescimento precisam ter cuidado.

Com freemium, pequenas empresas e ferramentas corporativas disponíveis, pode ser difícil para pequenas e médias empresas (SMBs) determinar qual solução é a mais adequada para elas. Você pode ter dinheiro para comprar softwares caros, como o Cougar Mountain Denali Summit e o Microsoft Dynamics GP, mas você realmente precisa de toda essa funcionalidade e escala de personalização? Por outro lado, talvez você consiga usar ferramentas gratuitas de empresas como Wave, mas a ferramenta é inteligente o suficiente para lidar com tarefas mais complexas?

Para descobrir o que as pequenas e médias empresas devem procurar ao escolher software de contabilidade pago, conversei com Scott Davisson, co-fundador da Acclivity, fornecedora da ferramenta de contabilidade para pequenas empresas baseada em desktop AccountEdge. Perguntei a ele sobre preços, flexibilidade, segurança e atendimento ao cliente.

Seu software pago faz mais do que o núcleo quatro?

Davisson disse que a maioria das ferramentas contábeis gratuitas pode lidar com gerenciamento de contas, rastreamento de despesas, faturamento e vendas. Essas são as tarefas mínimas mínimas que qualquer ferramenta deve poder ajudá-lo a realizar, independentemente de quanto você está disposto a pagar.

"Esse é o núcleo", disse Davisson. "Se tudo o que você precisa é fazer isso, provavelmente está bem em um modelo freemium. À medida que essas necessidades se tornam mais complexas… é aí que você pode começar a avaliar suas necessidades sobre o que há no mercado e quanto custa".

Poderão surgir necessidades adicionais que sua ferramenta freemium não pode atender. Se você precisar de um software capaz de lidar com coisas como cobrança por tempo, rastreamento de estoque e folha de pagamento, provavelmente precisará investir em uma ferramenta paga. Além disso, embora a maioria das ferramentas gratuitas possa manipular dados de vendas, se sua empresa tiver vários departamentos, convém usar uma ferramenta mais complexa, porque a maioria das ferramentas freemium não permitirá a inserção de dados de vendas por departamento (em vez disso, você precisa inserir os dados como uma única unidade).

Qual é a flexibilidade da sua ferramenta de contabilidade?

Uma das principais razões pelas quais as empresas selecionam software de contabilidade de nível corporativo em relação a aplicativos de baixo custo ou freemium é que as ferramentas corporativas geralmente oferecem personalizações ilimitadas que podem curvar e estratificar o software específico para as necessidades de cada cliente. Ferramentas para pequenas empresas, como a fornecida pela Acclivity, não oferecem esse nível de complexidade.

No entanto, isso não significa que você esteja preso ao que sai da caixa. Pense em quais integrações de terceiros seu software SMB oferece. Ele se integra a uma ferramenta de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM)? Ele extrai dados do seu software de comércio eletrônico? Se uma ferramenta de contabilidade para pequenas empresas pode fornecer várias integrações e complementos, talvez você não precise gastar muito dinheiro em uma plataforma de nível empresarial.

"O software precisa ser flexível o suficiente para atender às suas necessidades", disse Davisson. "Mas é uma meta complicada. Nosso software não é para um tipo específico de setor. Precisamos ter uma solução que atenda às suas necessidades, mas não temos essa capacidade de personalização imediata. Somos uma espécie de como um canivete suíço. Nossos complementos oferecem aos clientes componentes adicionais que se prendem ao software para continuar a torná-lo relevante para suas necessidades ".

Seu software é seguro?

Um dos principais pontos de diferenciação que você encontrará entre os softwares de contabilidade de classe empresarial, SMB e freemium é o nível de segurança que seu fornecedor pretende fornecer. Se você não está pagando um centavo pelo seu software, espera realisticamente a segurança no nível do Fort Knox?

Esse é um dos motivos pelos quais Davisson disse que seus clientes preferem software local a ferramentas baseadas em nuvem. "Muitas pessoas são atraídas para a nuvem contra sua vontade", disse ele. "Mas eles não confiam em suas finanças na nuvem. Trata-se de segurança e controle".

O AccountEdge é uma ferramenta baseada em desktop que pode ser expandida na nuvem com um aplicativo complementar. No entanto, o Acclivity não oferece uma versão apenas da nuvem da ferramenta. "Parte do motivo pelo qual estamos vendo muita atividade e interesse é porque, uma vez licenciado o software para desktop, você pode colocá-lo em sua própria rede, atrás de um firewall, é seu", disse Davisson. "Em termos de segurança, isso oferece o controle final."

Isso não significa que as ferramentas baseadas na nuvem sejam inerentemente menos seguras que os aplicativos de desktop. Por exemplo, o Intuit QuickBooks Online Plus armazena dados em servidores protegidos por firewall nos quais os dados são criptografados. Quando seus dados saem do navegador, eles são transmitidos pela tecnologia de criptografia Secure Sockets Layer (SSL). O Intuit também permite que os administradores limitem quem pode acessar tipos específicos de dados dentro da ferramenta, caso decidam disponibilizar determinadas informações apenas para funcionários de nível executivo.

Serviço ao cliente

Este deve ser um acéfalo. Quanto mais competitivo o mercado se torna, mais importante deve ser o atendimento ao cliente. Você pode entrar em contato com o fornecedor do software de contabilidade se e quando algo não estiver funcionando corretamente? Você pode alcançá-los no meio de sua escolha ou eles o forçam a escolher uma plataforma de comunicação específica? Os representantes de serviço estão falando o seu idioma ou o fornecedor terceirizou sua equipe de suporte técnico?

Essas são perguntas incrivelmente importantes que você deve fazer a cada um de seus possíveis fornecedores. É altamente provável que o software de contabilidade de nível corporativo ofereça suporte 24/7, especialmente se você estiver disposto a fazer pagamentos anuais de cinco dígitos ou mais. No entanto, se você estiver tentando escolher entre uma lista de ferramentas SMB pagas e freemium, deverá investigar atentamente suas opções de serviço.