Vídeo: ShareFile and the New Remote Workstyle (Outubro 2024)
O Citrix ShareFile, apropriadamente chamado, oferece gerenciamento de documentos adequado para empresas e pequenas e médias empresas (SMBs). O Citrix ShareFile possui uma avaliação gratuita de 30 dias (sem necessidade de cartão de crédito) e três planos pagos. A conta pessoal (US $ 16 por mês cobrada anualmente) oferece 100 GB de armazenamento com um tamanho máximo de arquivo de 10 GB. Uma etapa é a conta da equipe (US $ 60 por mês cobrado anualmente por 5 contas de funcionários; US $ 8 por conta adicional), que oferece armazenamento de 1 TB com um tamanho máximo de arquivo de 10 GB e adiciona assinaturas eletrônicas, edição móvel, plug-ins de e-mail. e integrações de terceiros. Por fim, a conta comercial (US $ 100 por mês cobrada anualmente por 5 contas de funcionários; US $ 10 por conta adicional) oferece armazenamento ilimitado com um tamanho máximo de arquivo de 100 GB e adiciona recursos de segurança, entrada e saída de arquivos, convites para pastas e Mais. É uma boa ferramenta para o compartilhamento básico de arquivos, mas se você precisar de recursos de colaboração, como comentários e tarefas, será melhor usar o Zoho Docs Standard dos Editors 'Choice.
Introdução ao Citrix ShareFile
Para se inscrever na avaliação gratuita do Citrix ShareFile, é necessário fornecer apenas seu nome e e-mail e configurar uma senha. Em seguida, insira o nome da empresa, que cria um site personalizado do Citrix ShareFile. A parte superior do seu painel mostra a quantidade de tempo restante em sua avaliação, com um link para atualização.
Ao visitar seu site pela primeira vez, você pode fazer um tour pelos recursos, que mostram como criar pastas e gerenciar permissões, fazer upload e compartilhar arquivos com usuários internos e externos, solicitar um arquivo e baixar aplicativos móveis. Você pode encontrar este tour, vídeos de treinamento e artigos de suporte na seção Ajuda. Um guia de introdução de 10 páginas é colocado em sua conta. O software também solicita que você execute tarefas comuns para começar, como upload e compartilhamento de arquivos, criação de pastas e similares.
A interface do usuário do Citrix ShareFile (UI) é escassa, mas não datada. Como o Zoho Docs Standard, ele tem alguma semelhança com o layout do Google Drive, embora se destaque com seu esquema de cores e gráficos. No painel esquerdo, há links para seus arquivos e pastas, arquivos compartilhados, pastas favoritas e conectores, que são links para outros serviços de armazenamento de arquivos, incluindo Box for Business, Dropbox Business e Google Drive for Work ou para o seu computador. Logo abaixo, há uma caixa de entrada, uma lixeira e uma caixa de arquivo para armazenamento temporário e para aceitar os arquivos solicitados. Você pode expandir um menu "Outras opções", que permite exibir o log de atividades, obter um link de solicitação, adicionar notas, adicionar URLs, copiar pastas e muito mais. Um menu na parte superior do painel permite gerenciar usuários, compartilhar e solicitar documentos, acessar configurações administrativas (itens de alto nível) e Minhas configurações (sua senha, fuso horário etc.).
Compartilhamento e colaboração de documentos
Você pode compartilhar arquivos de três maneiras diferentes: da sua conta Citrix ShareFile, carregando arquivos do seu computador ou arrastando e soltando arquivos no formulário de envio. Quando você compartilha um arquivo com um usuário externo, ele pode visualizá-lo no Microsoft Word Web App ou baixá-lo.
Na guia Gerenciar usuários, você pode criar um funcionário ou cliente. Com os funcionários, você primeiro insere o endereço de e-mail e, em seguida, nome e endereço, seguido de uma senha para eles e de um limite de largura de banda, se desejar. Você pode editar permissões básicas, como se os usuários podem criar pastas no nível raiz, editar o catálogo de endereços compartilhado e alterar sua senha. Você também pode definir privilégios de administrador, como acessar as caixas de arquivo de outros usuários, gerenciar usuários de funcionários, editar informações de cobrança e até delegar privilégios de administrador para outras pessoas. Em seguida, você pode adicionar os usuários a determinadas pastas e permitir permissões de download e upload, além de definir notificações. Você pode clonar usuários existentes, se os tiver. Em seguida, você pode enviar um email de boas-vindas, que você pode visualizar ou copiar um link de ativação para enviar por email em outro momento.
Adicionar um cliente é um processo semelhante, exceto que você pode conceder menos permissões de usuário e nenhum privilégio de administrador. Eu tive problemas para adicionar funcionários e clientes a pastas, um recurso um pouco complicado. A qualquer momento, você pode acessar as contas de usuário e reenviar e-mails de boas-vindas. Se você permitir que os usuários alterem suas senhas, eles serão solicitados a fazê-lo imediatamente.
Os usuários podem solicitar por email que alguém faça upload de arquivos na caixa de arquivos ou em uma pasta designada por eles. A primeira vez que enviei uma solicitação, ela foi para a pasta de spam do destinatário. Quando tentei fazer upload de um arquivo, pressionei acidentalmente o botão Upload antes de anexar um arquivo, mas não recebi um alerta, o que era estranho. O solicitante recebe um alerta de e-mail quando um usuário faz upload de um documento solicitado com êxito.
O Citrix ShareFile possui um plug-in do Microsoft Outlook que permite compartilhar e solicitar arquivos diretamente da plataforma de email. Depois de instalá-lo e fazer login na sua conta, você verá opções no lado superior direito de Converter anexos, Anexar arquivos e Solicitar arquivos ao criar uma nova mensagem. Também há um aplicativo de desktop Citrix ShareFile que você pode baixar se preferir trabalhar fora de um navegador da web. Você pode optar por sincronizar todos os seus arquivos Citrix ShareFile na área de trabalho, como pode com o Dropbox Business e Evernote Business.
O Citrix ShareFile não possui tarefas, comentários ou edição online interna. Para editar documentos online, sua empresa deve ter uma assinatura paga do Microsoft 365. O concorrente Zoho Docs oferece todos esses recursos. Para editar um arquivo no Citrix ShareFile sem uma assinatura da Microsoft, é necessário "fazer check-out" e voltar a entrar. Você pode designar arquivos para acesso offline, o que é útil, mas você pode fazê-lo um de cada vez. O Google Drive for Work permite acessar todos os seus arquivos offline.
Para compartilhamento simples de documentos, o Citrix ShareFile faz o truque
O Citrix ShareFile possui aplicativos básicos para Android, BlackBerry, iOS e Windows Phone, onde você pode visualizar e compartilhar arquivos e pastas. Você também pode acessar o site Citrix ShareFile em um navegador móvel.
Se você precisar de ajuda ao longo do caminho, o Citrix ShareFile possui uma base de conhecimento pesquisável, vídeos de treinamento, um guia de Introdução e uma comunidade de usuários. Você também pode enviar uma solicitação de ajuda on-line e visualizar uma lista de problemas conhecidos e seus status. Você também pode acessar o suporte por telefone 24/7, suporte por e-mail, registrar-se para treinamento ao vivo e até mesmo obter suporte do Twitter, de segunda a sexta, das 9h às 17h EST.
Se você precisar de um repositório para seus arquivos comerciais importantes, o Citrix ShareFile o cobrirá. No entanto, se você estiver procurando por uma ferramenta de edição robusta e uma maneira de gerenciar o fluxo de trabalho, ficará desapontado. As melhores opções incluem o Box for Business, o Dropbox Business e o Zoho Docs Standard, do Editors 'Choice, todos com ferramentas de colaboração, como comentários e gerenciamento de tarefas.
