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Vídeo: SAP Concur Expense para a simplificação da gestão de despesas (Outubro 2024)
A Concur Technologies foi adquirida em 2014 pela SAP. Como resultado, seu conjunto de soluções de viagens e despesas agora é chamado SAP Concur, e seu produto de despesa para pequenas e médias empresas (SMB) é chamado Concur Expense. O preço depende muito das suas necessidades. A Standard Edition começa em US $ 8 por relatório (com base aproximadamente em 250 transações por mês). O aplicativo de rastreamento e gerenciamento de software como serviço (SaaS) oferece um conjunto abrangente de recursos para seu preço inicial, incluindo criação e aprovação de relatórios de despesas, reforço de políticas, captura de recibos, integração de cartões pessoais e corporativos e relatórios predefinidos.
Há vários serviços opcionais (como relatórios avançados e integração com serviços de terceiros) e uma Professional Edition para empresas de médio porte. Embora as opções dos editores Certify, Expensify e Rydoo tenham conjuntos de recursos comparativamente robustos com muito mais transparência de preços, o Concur Expense é uma opção justa para uma SMB que cresce em uma empresa ou com presença internacional em países suportados.
Mistério caro
Como mencionado acima, os preços da Concur por relatório começam em US $ 8 por relatório. A taxa mínima para uma organização comprar o produto SaaS da Concur pela primeira vez é de aproximadamente US $ 994 por ano ou US $ 82, 90 por mês, o que não é razoável para um produto com todos os recursos que o Concur Expense, especialmente considerando que não há custo de instalação. Outros produtos, como o Certify, cobram taxas de instalação de US $ 1.500 e superiores.
Concur nos configurou com uma conta de teste. Em Informações pessoais, adicionamos nosso próprio endereço de e-mail para notificações de despesas e relatórios. A Concur nos enviou um e-mail para verificar sua segurança. Em Informações sobre despesas, designamos nossa moeda de reembolso e adicionamos um gerente fictício secundário como aprovador de nossos relatórios. Também verificamos o endereço de e-mail do nosso testador para poder enviar recibos eletrônicos dos fornecedores participantes diretamente para nossa conta, onde são coletados e mapeados para relatórios de despesas. Isso economizou muito tempo, já que não havia entrada de dados nem recibos em papel para serem enviados com o nosso relatório de despesas.
Interfaces com todos os recursos
A configuração móvel para o aplicativo redesenhado recentemente foi tão fácil quanto o Certify ou Abacus. O aplicativo móvel SAP Concur está disponível para iPhone, Android, Blackberry e Windows Phone. Nota: Embora o aplicativo ExpenseIt ainda esteja disponível para download, ele existe principalmente para a conveniência dos usuários existentes, que eventualmente serão movidos para o aplicativo mais recente. Novos usuários provavelmente não devem se preocupar com isso.
Quando iniciamos o aplicativo Concur Android, soubemos imediatamente que era um aplicativo comercial. Fomos parados e informados de que o aplicativo exigia um bloqueio de tela no dispositivo para segurança adequada.
O aplicativo móvel possui uma interface limpa com várias categorias, dependendo de quem você é e quais recursos sua empresa usa. Eles podem incluir categorias como Viagens (para serviços de viagens da Concur), Despesas (uma lista de suas despesas), Relatórios de Despesas, Aprovações, Solicitações (autorizações) e Orçamentos. Para adicionar uma despesa, você toca em uma câmera na parte inferior da tela (que, um tanto confusa, é rotulada como ExpenseIt) e tira uma foto do seu recibo. É então traduzido por meio do reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Tentamos com três recibos. Tudo levou menos de um minuto para digitalizar com precisão.
Também enviamos por e-mail recibos mais complexos de dois hotéis diferentes. Um dos recebimentos foi registrado com uma de suas despesas (a taxa do hotel) discriminada. No entanto, conseguimos corrigir a despesa para que todo o valor fosse contabilizado. O outro recibo foi inserido com uma despesa de US $ 0, porque o hotel o havia listado como pago. Isso também foi corrigido manualmente.
O Concur permite criar uma despesa manualmente ou calcular sua milhagem de três maneiras: digitando manualmente os endereços nos quais você iniciou e terminou, usando o GPS ou agendando o aplicativo para capturar milhas em horários específicos. Esse nível de detalhe em suas capacidades organizacionais é refletido no melhor de seus concorrentes, como o Expensify.
Quando terminar, você move as despesas para um relatório (que pode ser criado automaticamente por um recurso chamado Assistente de Despesas). O software sinaliza qualquer problema. Você envia o relatório para aprovação. As despesas cobradas em um cartão corporativo serão correspondidas automaticamente com os recibos listados. Os gerentes que precisam aprovar relatórios também podem fazê-lo no aplicativo móvel.
A interface da web da Concur estava passando por uma revisão completa no momento em que este artigo foi escrito. O novo design deve estar disponível para todos os usuários até o final do ano ou no início de 2019. A interface atual oferece o que você esperaria de um produto experiente e com todos os recursos. No cabeçalho superior, há menus suspensos separados para os vários aplicativos da Concur, incluindo Viagem (se estiver sendo usada), Despesa e seu App Center. No canto direito, encontra-se o menu suspenso do perfil do usuário e o link para ajudar. O App Center é uma página muito interessante que contém aplicativos inovadores malucos otimizados para o Concur para ajudar os usuários com relatórios de viagens e despesas. Eu poderia ter passado horas bisbilhotando esses aplicativos. Este é apenas um dos exemplos em que a Concur agrega valor para apoiar seu preço.
Criamos duas contas para testar o Concur: uma para um funcionário fictício e outra para um gerente; o último poderia aprovar relatórios. Do ponto de vista de um funcionário, o Concur Expense nos permitiu personalizar algumas das configurações de preferência. Configuramos notificações por e-mail para enviar quando o status de um relatório de despesas enviado fosse alterado, quando um relatório de despesas fosse enviado ou quando novas transações com cartão da empresa caíssem na minha conta. Gostamos que tivesse a opção de selecionar um delegado para atuar no aplicativo em nosso nome. A Concur armazena dados pelo período de sete anos necessário, se não mais, para atender às regras de auditoria do IRS do cliente.
Se você usar o Concur Travel, todos os dados desse aplicativo - hotel, despesas de viagem aérea, cobranças de cartão corporativo - serão alimentados diretamente no Concur. A aquisição da Concur pela SAP fornece aos clientes acesso a soluções SAP por meio de modelos de conectores pré-criados criados em torno das estruturas de arquivos SAP. Ele garante que os dados relacionados às despesas capturados nas mensagens do Concur sejam precisos na solução SAP, o que significa que o Concur agora tem uma posição firme no mercado comercial de médio e grande porte.
O Concur Expense é tão fácil de usar quanto o ExpensePath, mas um pouco mais envolvido que o Abacus, Certify ou Rydoo. Se você reservar um tempo para configurar seu perfil, sua experiência na criação de relatórios de despesas será acelerada. O aplicativo de captura de OCR de imagem móvel aumenta muito a qualidade da imagem e reduz a quantidade de pressionamentos de tecla necessários para concluir um relatório de despesas, melhorando a experiência geral.
Bastante aperfeiçoado
Desde a última revisão deste produto, o aplicativo móvel ExpenseIt foi incorporado ao Concur Expense, tornando o processo muito mais simples do que era. Quando experimentado em conjunto como usuário final, o produto oferece todas as necessidades que uma solução de rastreamento de despesas deve e muito mais.
O Concur Expense é uma solução mais adequada para PMEs que possui pelo menos 10 a 15 funcionários ou mais que estão enviando relatórios de despesas. Depois que o redesenho da web for lançado, é provável que rivalize com a qualidade das escolhas dos editores e do Rydoo.
