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Pierre Tremblay não pode desfazer o dia 29 de abril de 2015, o dia em que alguém da equipe de recursos humanos (RH) enviou acidentalmente um e-mail "Você não conseguiu o emprego" para cerca de 110 candidatos - incluindo pessoas que a empresa queria contratar. Ele pode garantir que isso nunca aconteça novamente.
Como esse e-mail mal direcionado, o felizes para sempre que você deseja da sua tecnologia de gerenciamento de RH pode rapidamente se transformar em um pesadelo. Alguns pesadelos não podem ser evitados. Outros podem ser evitados se você tomar medidas para diminuir o risco de estragar. Proprietários de empresas e gerentes de pessoas, como a Tremblay, que passaram por seus próprios pesadelos com tecnologia de RH também sugerem definir exatamente o que você precisa antes de revisar os fornecedores e escolher o software. Pergunte. Execute testes. Olhe para os representantes de vendas que falam com tranqüilidade para orientar as pessoas que gerenciarão sua conta. Em outras palavras, faça sua lição de casa.
"Isso não teria acontecido se tivéssemos usado o software adequado", disse Tremblay, diretor de RH da Dupray, fabricante de limpadores a vapor e ferros ambientalmente baseados em Montreal. "Poderíamos ter evitado isso sendo mais profissionais."
Um candidato rastreando seu próprio erro
A Dupray possui cerca de 30 funcionários em sua sede em Montreal e um total de aproximadamente 100 em todo o mundo. Em uma primavera de 2015, contratando uma blitz ligada ao negócio em expansão da empresa, a Tremblay procurava preencher sete posições de gerente e não gerente. Ele postou vagas de emprego no Indeed, LinkedIn e Monster, e usou uma combinação do Gmail e o software de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) da empresa para gerenciar aplicativos, agendar entrevistas e lidar com o acompanhamento. Tremblay e sua equipe de RH usaram um endereço de e-mail compartilhado para receber solicitações e responder a candidatos a emprego. Eles criaram uma pasta mestre no Gmail para a onda de contratação e, dentro dela, pastas exclusivas para cada candidato.
No dia fatídico, um dos colegas de RH de Tremblay pretendia enviar uma carta de rejeição a uma candidata chamada Tricia. Em vez disso, ele clicou em "Responder a todos" e o enviou a todos os nomes na pasta de contratação principal. O funcionário imediatamente soube que havia cometido um erro, mas era tarde demais. "O que foi feito. Precisávamos descobrir como consertá-lo", disse Tremblay.
Ele alertou os principais executivos da empresa e, junto com a equipe de RH, naquela noite telefonaram ou enviaram um e-mail a todos que haviam recebido uma carta "Dear Tricia". A equipe de RH já descartou 90 dos 110 candidatos como possíveis candidatos, mas Tremblay achou que a empresa devia a todos uma explicação personalizada do que havia acontecido, além de razões pelas quais eles não estavam sendo considerados para um emprego.
Lidar com os outros 20 candidatos foi mais difícil. A maioria entendeu o que Tremblay caracterizou como um "erro administrativo". Mas meia dúzia ficou chateada. Uma mulher que havia entrevistado para o mesmo trabalho que Tricia assumiu que a carta de rejeição significava que ela estava recebendo a oferta. No final, seis das sete pessoas que Dupray fizeram ofertas de emprego para aceitar e a sétima recusou por uma oportunidade melhor.
O incidente levou Tremblay a fazer várias alterações em seus processos de recrutamento antes de contratar mais cinco funcionários no início deste ano. Ele ainda usa o software de CRM da empresa, mas conseguiu que os programadores internos da Dupray o personalizassem para que os emails para os pedidos de emprego fossem automatizados. Hoje, a equipe de RH deve clicar em uma série de lembretes à prova de falhas antes que qualquer email seja enviado para um candidato a emprego. "É tudo uma questão de ter a tecnologia para verificar sua decisão", disse ele. "Você precisa tomar essa decisão consciente de que sim, é isso que eu quero fazer."
Software que não corresponde à demonstração
Alguns anos atrás, Peter Johnson pensou que estava sendo inteligente, avaliando um punhado de fornecedores de folha de pagamento baseados na nuvem antes de escolher o que ele considerava o mais adequado para seu então atual empregador, uma pequena empresa em rápido crescimento que o contratara para ajudar eles aumentam a equipe.
Depois de avaliar mais de sete fornecedores, a Johnson escolheu um processador de folha de pagamento nacional bem conhecido que estava no meio da atualização de seu software. O fornecedor promoveu o serviço como independente de plataforma, funcionando igualmente bem em sistemas operacionais Mac e PC. Porém, duas semanas depois de lançada, Johnson disse que ele e outros usuários de Mac na equipe viram caracteres estranhos aparecerem na interface do usuário. Também houve outros problemas, incluindo o fato de o serviço não ser realmente baseado em nuvem.
"Havia uma conexão remota que precisava ser criada através de um computador virtual", explicou Johnson. "O que esperávamos que acontecesse não estava acontecendo. Houve começo e parada. Alguns dos profissionais de RH que moravam no sistema dia após dia não queriam avançar com o software e nem eu."
Ele puxou o plugue e foi com o fornecedor da folha de pagamento que havia sido sua segunda escolha. O fornecedor que havia sido sua primeira escolha não cobrou nada à empresa; portanto, o maior custo incorrido pela equipe de RH foi o tempo gasto na criação de relatórios e na preparação dos dados para uso em um sistema que eles finalmente abandonaram.
Olhando para trás, Johnson disse que pode ter descoberto problemas em potencial ao envolver o departamento de tecnologia da informação (TI) da empresa no processo de avaliação de fornecedores, para que eles pudessem ter feito perguntas mais profundas relacionadas à tecnologia. "Mas algumas coisas você não vê até a borracha cair na estrada", disse ele. "Pelo menos não estávamos dois ou três meses nisso."
Johnson usou o que aprendeu quando ingressou no seu atual empregador, RizePoint, um fabricante de software de gerenciamento de conformidade com sede em Salt Lake City. Depois de ingressar na RizePoint como vice-presidente de RH em 2015, Johnson foi convidado a escolher um novo software de gerenciamento de folha de pagamento e RH para a força de trabalho da empresa, que é inferior a 100. Em geral, ele avaliou pequenos e grandes fornecedores. Para o sistema de gerenciamento de RH da empresa, ele escolheu um fornecedor menor, que é relativamente novo, cresce rapidamente e tem uma aparência "atual" com a qual Johnson se conectou. Ironicamente, para a folha de pagamento, ele escolheu o mesmo fornecedor nacional do qual anteriormente se afastara. Enquanto isso, o fornecedor reconstruiu todo o sistema. "A função de administração da folha de pagamento funciona bem e o módulo de relatórios é ótimo", disse ele.
