Vídeo: Intro to Evernote Business (Outubro 2024)
Você pode pensar no Evernote como uma plataforma simples de anotações, mas se expandiu muito além disso para incluir ferramentas de compartilhamento e colaboração de documentos. É uma ótima ferramenta para capturar sessões de brainstorming, armazenar documentos e incorporar áudio e imagens em anotações. No entanto, é melhor para equipes pequenas com necessidades limitadas; empresas maiores que precisam de ferramentas robustas de colaboração ficarão desapontadas.
O Evernote Business oferece uma avaliação gratuita de 30 dias que requer um cartão de crédito adiantado. Depois disso, você pagará US $ 12 por usuário por mês para até 25 usuários; se precisar de mais do que isso, entre em contato com as vendas para um plano personalizado. O Evernote também oferece um plano básico gratuito, um plano Plus (US $ 34, 99 por ano) e um plano Premium (US $ 69, 99 por ano). O plano de negócios inclui controles de administrador e gerenciamento de usuários. Embora ofereça recursos de colaboração, compartilhamento de documentos e acesso offline a todos os arquivos em todos os seus dispositivos, ele ainda não pode competir com o Zoho Docs Standard, nossa Escolha do Editor nesta categoria.
Introdução ao Evernote for Business
A inscrição no Evernote Business é simples. Primeiro, você fornece informações de contato e cria uma senha, depois adiciona informações de cobrança e seleciona um plano de pagamento e, finalmente, concorda com os termos de serviço do Evernote. Você pode pagar anualmente por cartão de crédito (US $ 120 por usuário), mensalmente por cartão de crédito (US $ 12 por usuário) ou anualmente por fatura (US $ 120 por usuário). Em seguida, você pode convidar os membros da equipe um por um ou em massa ou salvá-lo para mais tarde; você também pode concluir seu perfil com uma foto, número de telefone celular e tamanho da sua empresa.
Os botões do painel de controle exibem notas, pesquisas, abertura de um bate-papo de trabalho, criação de atalhos, visualização de anotações e cadernos de anotações e tags. Abaixo disso, você pode visualizar os detalhes da sua conta e o console administrativo. À direita desses botões, há uma lista de suas anotações, que são separadas em anotações pessoais (não compartilhadas) e comerciais (compartilhadas com outras pessoas). Você pode classificar a lista por data de criação, quando foi atualizada pela última vez ou por título. Passar o mouse sobre uma nota revela botões para compartilhar, definir lembretes, adicionar atalhos ou excluir. Clique em uma nota e você pode visualizá-la no console direito.
Compartilhamento e colaboração de documentos
Embora o Evernote seja conhecido principalmente como software de anotações, você também pode usá-lo para armazenar e compartilhar arquivos, embora não da mesma maneira que o Box for Business ou o Dropbox Business. Você pode criar cadernos, que são basicamente pastas, e as anotações dentro deles, mas para compartilhar documentos, você precisa anexá-los a uma anotação. Então, para editar os documentos, você deve abri-los no aplicativo Evernote; você só pode visualizar arquivos da interface online. Depois de editar um documento usando o aplicativo da área de trabalho e salvá-lo, o anexo será atualizado em todas as plataformas e usuários, para que você não precise carregá-lo novamente. Um recurso interessante: quando você incorpora um arquivo no Evernote, esse conteúdo se torna totalmente pesquisável.
Sua conta do Evernote agora pode ser vinculada ao Google Drive; Depois de ativá-lo, você poderá incorporar facilmente os arquivos do Google nos cadernos e anotações do Evernote. Todas as edições no arquivo do Google são salvas automaticamente, o que serve como uma solução alternativa para a edição colaborativa. Da mesma forma, você pode vincular as notas do Evernote na sua conta do Google Drive. Isso permite que você aproveite os recursos que você gosta nas duas plataformas. Você também pode conectar o Evernote ao Dropbox e Box para armazenamento em nuvem e ao Basecamp, para gerenciamento de projetos.
O Evernote Business também possui uma variedade de modelos disponíveis, como calendário, rastreador de despesas, registro telefônico e outros documentos específicos do setor.
Você pode convidar usuários um a um ou em massa colando endereços em uma caixa. Os convidados devem criar uma conta ou fazer login em uma existente e preencher um perfil. Em seguida, o usuário é solicitado a baixar o aplicativo da área de trabalho, sem nenhuma maneira de pular, a menos que você abra uma nova janela e entre. Isso foi um pouco chato, mesmo que o aplicativo da área de trabalho seja necessário para acessar algumas funcionalidades.
Embora o Evernote não esteja conectado ao seu domínio como o Google Drive for Work, você pode especificar seu domínio nas configurações e qualquer pessoa com um endereço de e-mail que termine nesse domínio poderá ingressar automaticamente na sua conta comercial; nenhum convite ou aprovação é necessário.
Para compartilhar cadernos e anotações individuais, você usa o bate-papo profissional incorporado, que eu achei um pouco entediante. Eu tive que pesquisar na seção de ajuda do Evernote para descobrir como compartilhar Notebooks e outros conteúdos com toda a sua equipe. Descobriu-se que esse é outro recurso somente para desktop. Lá, você clica no botão de compartilhamento em um bloco de anotações e seleciona "publicar bloco de anotações". Em seguida, você pode escolher permissões: exibir, editar ou editar e convidar.
Os membros da equipe podem colaborar usando notas, mas os usuários não podem editar uma nota simultaneamente. Você será alertado se tentar abrir uma nota que alguém já está editando; no entanto, você ainda pode optar por abri-la. Nesse caso, se você fizer alguma edição, o Evernote criará uma segunda cópia do arquivo, que pode se tornar confusa. Não há como bloquear outros usuários de um arquivo.
Um grande bônus é que você pode acessar todos os seus notebooks e arquivos de qualquer dispositivo, mesmo quando estiver offline. Isso é muito mais conveniente do que selecionar documentos um por um para acesso offline, como você faz no Citrix ShareFile e no Dropbox Business.
Nas notas, você pode criar listas de verificação e definir lembretes para o gerenciamento de projetos em pequena escala. O Evernote possui aplicativos para Android, iOS e Windows, que oferecem acesso offline aos seus arquivos.
O Evernote Business oferece gerenciamento básico de documentos
Quando precisar de ajuda, você pode acessar o centro de aprendizado do Evernote, que inclui guias para introdução, tutoriais e artigos para solução de problemas. Você também pode entrar em contato com o suporte usando um formulário da web; Quando você fornece uma palavra-chave específica relacionada ao seu problema, o Evernote fornece links para artigos que podem responder à sua pergunta. Você também recebe o Guia do Usuário do Evernote Business depois de se inscrever.
O software de consumidor do Evernote é muito fácil de usar; seu plano de negócios oferece mais funcionalidade e, infelizmente, mais complicações. Adoro o fato de oferecer acesso offline a todos os arquivos em todos os seus dispositivos, mas ter que confiar em um aplicativo para computador ou no Google Drive para edição de documentos é inconveniente. Se você precisar desse recurso, recomendo consultar o Box Business, o Google Drive for Work ou o Zoho Docs Standard dos Editors 'Choice.
