Revisão e classificação do Expensebot

Os funcionários desejam que o processo do software de rastreamento de despesas seja tão simples que não precise ler um manual. No entanto, administradores e contadores desejam controle otimizado sobre as políticas de negócios e o fluxo de trabalho de aprovação. Para a maioria das tecnologias nessa situação, você pode dizer "Nunca os dois se conhecerão", mas com o ExpenseBot (que começa em US $ 9 por mês) que pode não ser válido. O aplicativo de contabilidade de despesas não sobrecarrega os funcionários com opções, mas oferece à equipe de contabilidade opções de personalização exclusivas. Apenas um processo de exportação um pouco clinky e a falta de um processo de compra por autoatendimento o mantêm atrás dos vencedores do Editors 'Choice Certify Now e Expensify.

Preços e Recursos

Uma assinatura ExpenseBot custa US $ 9 por mês por usuário ativo, com um mínimo de US $ 99 por mês. Existem descontos não divulgados para contratos anuais ou empresas com mais de 1.000 usuários. Você não pode experimentar para saber se o ExpenseBot é o software certo para você, pois não possui versão gratuita ou avaliação gratuita. A introdução requer uma conversa por email com a empresa; não é auto-serviço.

Os funcionários não encontrarão nenhum recurso sofisticado, e a maioria deles ficará agradecida. Você insere dados de despesas no ExpenseBot por meio de um navegador da Web, do aplicativo móvel, encaminhando um recibo para um ID de email dedicado ou diretamente por uma transação de cartão de crédito (usando uma empresa registrada ou cartão de crédito pessoal). Cada um captura os dados contábeis relevantes, como nome do fornecedor, categoria de despesa e data da transação, antes de atribuir a despesa a um relatório. As despesas podem ser marcadas como faturáveis, para que você possa repassar os custos para um cliente.

Como em todos esses aplicativos, a maioria das pessoas recorre primeiro ao aplicativo móvel para capturar recibos. Se não estiver no ponto de venda, no final de cada dia, enquanto você ainda pode encontrar o papel amassado no bolso e lembrar para que serve. O aplicativo móvel é bastante simples, com categorias para relatórios, despesas, recebimentos e configurações. Enquanto outros (como o Expensify) tentam fornecer todas as ferramentas na ponta dos dedos, o ExpenseBot não coloca tudo no aplicativo.

Não há motivo para reclamar sobre os recursos de digitalização de recibos. O ExpenseBot analisou com precisão vários recibos, incluindo dicas rabiscadas, e lembrou categorias e nomes de fornecedores usados ​​anteriormente. O processo é pouco exigente e minimiza a tomada de decisões. Se você vincular um cartão de crédito pessoal ou corporativo, depois que o ExpenseBot digitalizar e transcrever um recibo, ele tentará associar o recibo às transações com cartão de crédito.

Você pode enviar as despesas de milhagem manualmente. Ou, se você digitar o endereço inicial e final, o ExpenseBot chama o Google Maps para descobrir a distância real (um recurso compartilhado pelo ExpensePoint). Isso certamente é útil para uma viagem só de ida, mas seria melhor se você pudesse dizer: "Agora duplique esse cálculo de quilometragem, já que conheci alguém no centro e depois voltei ao escritório". Uma resposta melhor pode estar a caminho: até o final do ano, a empresa afirma que o ExpenseBot terá integração com GPS e calendário. Portanto, se você tiver uma reunião agendada, ela dirá: "Você está indo para o Cliente-A a 53 milhas; deseja adicioná-lo ao seu relatório?"

Um detalhe incomum: qualquer funcionário pode nomear um delegado, dando a esse indivíduo a capacidade de criar despesas e relatórios. Se você tiver a sorte de ter uma equipe de suporte de escritório para gerenciar suas despesas, isso é um grande benefício.

Simples não significa simplório

O ExpenseBot pode aplicar o princípio "mantenha as coisas estúpidas" (KISS) para os funcionários, mas oferece aos administradores e contadores bastante poder personalizável. Os aprovadores podem rejeitar uma única despesa e aprovar o restante do relatório, para que o item de US $ 5 que você está discutindo não precise reter o reembolso pelo restante dos US $ 2.500 que você gastou em uma viagem a São Francisco. As despesas podem ser aprovadas por email, para que o gerente de departamento não precise gastar muito tempo no Web client. O ExpenseBot verifica possíveis despesas duplicadas e oferece mesclá-las também. ("Duas visitas à Starbucks no mesmo dia pela mesma quantia? Você tomou muito café ou a enviou duas vezes?")

O ExpenseBot vem com categorias básicas de contabilidade pré-configuradas e, naturalmente, você pode adicionar mais. Cada categoria de despesa pode ser vinculada a um razão ou código de conta, exigir períodos ou listas de participantes e oferecer suporte a campos personalizados (como "Número da loja"). Também é possível organizar as coisas de maneira lógica, para que as taxas de passagem e bagagem sejam rastreadas relacionadas, mas separadamente, com suas próprias regras e políticas.

O gerenciamento de políticas permite controlar quanto um usuário gasta em uma determinada categoria, como um limite mensal de US $ 40 nos custos domésticos da Internet. Você controla se os usuários podem enviar uma despesa que exceda a política (e exibir um aviso ao aprovador) ou impedir que o relatório seja arquivado com uma transgressão em vigor. As personalizações se estendem aos relatórios, não apenas às despesas; por exemplo, uma cadeia de fast food pode exigir o número da loja em cada relatório.

Isso é apenas uma amostra. O ExpenseBot oferece suporte a vários aprovadores, perfis de departamento e usuário (os chefes recebem tratamento diferente), vencimento de despesas ("Você deve enviar o relatório em 30 dias", que é apenas a média) e muitas moedas.

Infelizmente, apesar de todo o seu poder de personalização, o ExpenseBot é fraco na integração com sistemas de contabilidade de terceiros. O gerenciamento de relatórios de despesas é um processo discreto, mas seus resultados precisam ser registrados em outros sistemas, geralmente pelo menos em um sistema contábil e, às vezes, mais. Com o ExpenseBot, no entanto, você só pode integrar-se ao Intuit QuickBooks quando é hora de realmente reembolsar o funcionário. Mais lamentável, quando comparada a alguns dos outros produtos que analisei, a empresa admite que sua integração com o QuickBooks "requer o uso do conector da web Intuit e um pouco de elegância para configurar". A única outra opção é exportar dados para o formato CSV e abri-los com outro aplicativo, como o Microsoft Excel.

Compare isso com os concorrentes da ExpenseBot, como a integração da Expensify não apenas com o QuickBooks, mas também com o Xero, NetSuite e Intacct, entre outros. Com todos esses recursos, você obtém muitas informações da empresa. De fato, você não pode evitá-lo; O ExpenseBot trabalha com todos os clientes pessoalmente para configurar as coisas.

No momento da redação deste artigo, o ExpenseBot é uma combinação de "Oh, que legal" e "Por que não faz isso?" É uma boa opção para quem quer simplesmente coisas para os usuários, sem minimizar os controles administrativos. Mas a falta de uma interface de autoatendimento, suporte apenas à integração do QuickBooks e preço que não parece tão amigável quanto deveria ser, combinam tudo para mantê-lo apenas um nível abaixo das ferramentas vencedoras da escolha dos editores Certify Now and Expensify. No entanto, se os negativos não o afastarem imediatamente, peço que considere o ExpenseBot para os seus negócios. Seu equilíbrio de simplicidade e poder é genuinamente bom.